Beleidsregels Algemene subsidieverordening Gouda 2003 (zoals gewijzigd op 28 november 2006) 1 Inleiding Voorgesteld wordt de beleidsregels te wijzigen en aanvullingen op te nemen, zoals in onderstaande set is verwerkt. Nieuwe beleidsregels zijn: 4 beoordelingscriteria voor het verlenen van meerjarige subsidies 5 de mogelijkheid om bij meerjarige subsidies budgetten over de jaarschijven te verschuiven 6 de nieuwe uitgangspunten voor het aanleggen van reserves, aanvullend op de ASG 7 de nieuwe uitgangspunten omtrent monitoring en voortgangsgesprekken 10 de regels omtrent ambtshalve vaststelling ingeval van meerjarensubsidies 13 het overgangsartikel om er voor te zorgen dat de wijzigingen alleen gelden voor de subsidiecyclus vanaf 2008 (te beginnen met de aanvragen op uiterlijk 1 mei 2007) In de overige beleidsregels, die reeds bestonden, zijn de volgende wijzigingen aangebracht: - In beleidsregel 3 is de datum van aanvraag van subsidies verschoven van 1 april naar 1 mei; - In beleidsregel 8 is het woord boekjaar vervangen door tijdvak waarvoor de subsidie is verleend en is de datum van aanvraag van subsidies verschoven van 1 april naar 1 mei Tenslotte is de huidige beleidsregel over reserves geschrapt omdat deze achterhaald is na de bovenstaande wijzigingen. In de bijlage is de oude beleidsregel opgenomen. Algemeen Deze beleidsregels gelden in aanvulling op de Algemene Subsidieverordening Gouda 2003. 1 Aanvragen tot subsidieverlening die niet volledig zijn worden niet in behandeling genomen Indien een aanvraag tot subsidieverlening niet volledig is, wordt de aanvrager hiervan door het college schriftelijk in kennis gesteld en krijgt hij de gelegenheid de gebreken binnen een bepaalde termijn te herstellen. Als het de instelling niet mogelijk is de gebreken binnen de gestelde termijn te herstellen, dan kan zij binnen de gegeven hersteltermijn - met haar contactambtenaar een andere hersteldatum afspreken. De genoemde datumafspraak wordt door het college schriftelijk aan de instelling bevestigd. Bij overschrijding van de gestelde termijn of van de afgesproken hersteldatum krijgt de instelling binnen vier weken een besluit van het college dat de aanvraag wegens onvolledigheid niet in behandeling wordt genomen. 2 Voor een per boekjaar verstrekte subsidie geldt dat een aanvraag tot subsidieverlening voor het jaar n + 1 pas in behandeling wordt genomen als de vaststellingsaanvraag voor het jaar n - 1 volledig is ontvangen. Als een instelling op het moment dat zij een aanvraag tot subsidieverlening voor het jaar n + 1 indient nog geen volledige vaststellingsaanvraag voor het jaar n 1 heeft ingediend, is sprake van een onvolledige verleningsaanvraag voor het jaar n + 1 en is het gestelde onder beleidsregel 1 van toepassing. 3 Handhaving van indieningstermijnen voor aanvragen tot subsidieverlening (artikel 7, lid 1): Volgens artikel 7, lid 1 van de AsG 2003 moet de aanvraag vóór 1 mei van jaar n 1 bij de gemeente worden ingediend. Medio mei krijgen de instellingen die deze aanvraag dan nog niet hebben ingediend - en die op dat moment met hun contactambtenaar ook geen afspraak hebben gemaakt over het op een latere datum indienen van de aanvraag - een brief van het college. In deze brief wordt de instelling erop gewezen dat als de aanvraag niet binnen een bepaalde termijn is ontvangen of als de instelling binnen die termijn met haar contactambtenaar geen afspraak heeft gemaakt over het op een latere datum indienen van de aanvraag een eventueel na deze termijn of datum ontvangen aanvraag kan leiden tot vertraging in de behandeling of tot het niet in behandeling nemen van de aanvraag. Alle datumafspraken worden door het college schriftelijk aan de instelling bevestigd. 4. Beoordelingscriteria voor het toekennen van een meerjarige subsidie Het College van B en W kan een aanvraag voor een meerjarige subsidie toekennen op grond van de volgende overwegingen: Indien uit landelijke ontwikkelingen blijkt dat de financiering voor meerdere jaren te garanderen is; Indien de ontwikkelingen op het beleidsterrein voor meerdere jaren te overzien zijn en indien het College van B en W voor de komende jaren geen beleidswijzigingen voorziet op het betreffende beleidsterrein; Indien wordt voorzien dat het betreffende subsidiebudget op korte of middellange termijn niet moet worden aanbesteed op een private markt;
2 Indien de bedrijfsvoering van de instelling voor meerdere jaren te overzien is en dat op grond van het recente verleden voldoende vertrouwen in het financieel beheer van de instelling bestaat. Het College van B en W kan een aanvraag voor een meerjarige subsidie weigeren en zal een dergelijk besluit onderbouwen op grond van één van de vijf hierboven genoemde criteria. Het College van B en W kan de instelling in een dergelijke situatie verzoeken de aanvraag te herformuleren tot een aanvraag voor een éénjarige subsidie. 5. Vrijheid tot verschuiving van middelen tussen subsidie-jaarschijven (artikel 24, lid 1 en 2) In de in de subsidiebeschikking worden de subsidiebedragen per jaar opgenomen. Indien een meerjarige subsidie wordt verstrekt, is de instelling vrij om binnen de subsidie-jaarschijven budgetten te verschuiven; dit moet specifiek zichtbaar worden gemaakt in de jaarlijkse rapportage. Een subsidie-jaarschijf mag dus een overschrijding dan wel een onderschrijding vertonen, voor zover aan het eind van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend wordt voldaan aan artikel 24 van de ASG. 6. Aanleggen van reserves (artikel 24, lid 3 en 4) De volgende nadere regels gelden met betrekking tot de beoordeling door het College van B en W bij een aanvraag tot dotaties aan reserves conform artikel 24 lid 3 en 4: Indien sprake is van een éénjarige subsidie, kan een hogere reserve dan twintig procent van de jaarinkomsten van de instelling worden aangelegd, indien de noodzaak daartoe door de instelling wordt aangetoond en hiervoor specifiek toestemming is verleend door het College van B en W. Indien sprake is van een financieel overschot aan het eind van een meerjarige subsidieperiode en dit overschot is ontstaan als gevolg van een efficiëncyverbeteringen in de bedrijfsvoering van de instelling, zal het College van B en W toestemming verlenen om het overschot te behouden. Geen toestemming hiertoe wordt verleend indien het overschot is ontstaan door neveninkomsten naast de verstrekte gemeentelijke subsidie. 7. Voortgangsrapportage en monitoring Instellingen die (gemiddeld) per jaar meer dan 100.000,- ontvangen, dienen drie maal per jaar een voortgangsrapportage aan te leveren bij de gemeente Gouda; de jaarrapportage is hierbij inbegrepen. De momenten waarop deze rapportages moeten worden aangeleverd, zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Op basis van elk van deze rapportages vindt een gesprek plaats tussen de gemeente en de instelling, waarbij tenminste één keer de bestuurlijk portefeuillehouder aanwezig is. Instellingen die (gemiddeld) per jaar tussen 25.000,- en 100.000,- ontvangen, dienen twee maal per jaar een voortgangsrapportage aan te leveren bij de gemeente Gouda; de jaarrapportage is hierbij inbegrepen. De momenten waarop deze rapportages moeten worden aangeleverd, zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Op basis van elk van deze rapportages vindt een gesprek plaats tussen de gemeente en de instelling, waarbij tenminste één keer het management van de dienst Beleid is vertegenwoordigd. Instellingen die (gemiddeld) per jaar minder dan 25.000,- ontvangen, dienen jaarlijks een rapportage aan te leveren (de jaarrapportage) bij de gemeente Gouda. 8. Handhaving van indieningstermijnen voor de aanvraag tot subsidievaststelling (artikel 20): Deze aanvraag moet volgens artikel 20 van de AsG 2003 binnen drie maanden na afloop van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend of binnen drie maanden na afloop van de gesubsidieerde activiteit worden ingediend. Instellingen die deze aanvraag niet op tijd hebben ingediend - en met hun contactambtenaar ook geen afspraak hebben gemaakt over het op een latere datum indienen van de aanvraag ontvangen medio mei een brief van het college. In deze brief wordt een termijn gesteld voor het alsnog indienen van de aanvraag en wordt vermeld dat als het de instelling niet mogelijk is binnen deze termijn de aanvraag in te dienen, zij binnen deze termijn - met haar contactambtenaar een andere datum van indiening kan afspreken. In de brief wordt vermeld dat overschrijding van de gestelde termijn of van de afgesproken datum tot gevolg heeft dat de verleende subsidie met toepassing van de artikelen 4:44 en 4:47 Awb ambtshalve zal worden vastgesteld. Alle datumafspraken worden door het college schriftelijk aan de instelling bevestigd. Indien een ingediende aanvraag tot subsidievaststelling onvolledig is, wordt de aanvrager hiervan door het college schriftelijk in kennis gesteld en krijgt hij de gelegenheid de gebreken binnen een bepaalde termijn te herstellen. Als het de instelling niet mogelijk is de gebreken binnen de gestelde termijn te herstellen, dan kan zij - vóór het aflopen van de hersteltermijn - met haar contactambtenaar een andere hersteldatum afspreken. Deze datumafspraak wordt door het college schriftelijk aan de instelling bevestigd. In de brieven wordt gemeld dat overschrijding van de gestelde termijn of van de afgesproken hersteldatum tot gevolg heeft dat de verleende subsidie met toepassing van de artikelen 4:44 en 4:47 Awb ambtshalve zal worden vastgesteld. Bij niet per boekjaar verstrekte subsidies wordt dezelfde lijn gevolgd met dien verstande dat de data waarop een en ander gebeurt afhankelijk is van de datum waarop de gesubsidieerde activiteit afloopt.
3 9. Ambtshalve vaststelling bij het niet nakomen van de hersteltermijn, zoals bedoeld onder beleidsregel 8 Bij een ambtshalve vaststelling zoals bedoeld onder 8 wordt een verleende subsidie vastgesteld op grond van gegevens over de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten die op dat moment bij de gemeente bekend zijn. In ieder geval zal de subsidie niet hoger worden vastgesteld dan 90% van de verleende subsidie. Vaststelling op een lager bedrag, mogelijk zelfs op nihil, behoort tot de mogelijkheden. Er volgt zo spoedig mogelijk verrekening dan wel terugvordering van teveel betaalde voorschotten. Het niet alsnog indienen van de voorgeschreven verantwoording zal betrokken worden bij de beoordeling van nieuwe subsidieaanvragen van de betreffende instelling. 10. Ambtshalve vaststelling bij meerjarige subsidies a. Ingeval van meerjarige subsidies zal de gemeente op basis van de jaarrapportages de subsidie per boekjaar ambtshalve vaststellen (behalve na het laatste jaar van de subsidieperiode; zie onder b). De in de vorige beleidsregel bedoelde jaarrapportage bevat een inhoudelijk verslag van de behaalde resultaten (op basis van de prestatie-afspraken, zoals opgenomen in de subsidie-beschikking) en bevat een financiële paragraaf waarin een overzicht van inkomsten en uitgaven is opgenomen en waarin de gemeentelijke subsidie specifiek zichtbaar is. b. Aan het eind van het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, dient de instelling een aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen en worden meer voorwaarden verbonden aan de jaarrapportage (zie ASG, artikel 21 en verder). 11. Accountantsverklaring Artikel 21, lid 2 van de AsG 2003 stelt dat burgemeester en wethouders kunnen verlangen dat een aanvraag tot subsidievaststelling is voorzien van een accountantsverklaring. De Awb vermeldt in de toelichting bij artikel 4:45 dat een goedkeurende accountantsverklaring niet gevraagd kan worden als de kosten van zo n verklaring onevenredig hoog zijn in verhouding tot de hoogte van de subsidie. De toelichting bij Awb 4:78 noemt een aantal criteria voor de beoordeling of vrijstelling dan wel ontheffing van accountantscontrole kan worden verleend: - Als de informatievoorziening van de instelling zelf van goede kwaliteit is en het bestuursorgaan op grond hiervan zelf in staat is de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de subsidie te beoordelen. - Als het bestuursorgaan zelf over voldoende deskundigheid beschikt om de ingediende gegevens te beoordelen. - Als de kosten van accountantscontrole niet meer in redelijke verhouding staan tot het subsidiebedrag moet een accountantscontrole in beginsel achterwege blijven. Het rijk hanteert vaste grensbedragen. Door lagere overheden zal mogelijk vaker een accountantsverklaring worden vereist gezien het relatief grotere belang van een subsidie ten opzichte van de totale begroting. Gezien het bovenstaande wordt bij het voorschrijven van een accountantsverklaring zoals bedoeld in artikel 21, lid 2 AsG 2003 een grensbedrag gehanteerd van 25.000,00. Tenzij wij vooraf een ontheffing hebben verleend, verlangen wij bij subsidies tussen de 25.000,00 en 100.000,00 een verklaring van minimaal een accountant-administratieconsulent, bij subsidies boven de 100.000,00 dient, wederom tenzij wij vooraf een ontheffing hebben verleend, de verklaring te worden afgegeven door een registeraccountant. Bij subsidies van minder dan 25.000,00 wordt automatisch vrijstelling gegeven van het indienen van een accountantsverklaring. In overige gevallen zal ontheffing worden verleend als op grond van de bovengenoemde redenen geen behoefte bestaat aan een accountantsverklaring. 12. Het indienen van een balans Een balans moet op grond van artikel 4:76 Awb worden ingediend indien de subsidieontvanger zijn inkomsten geheel ontleent aan een per boekjaar verstrekte subsidie. Op grond van artikel 4:77 Awb is in de AsG 2003 (artikel 22) bepaald dat artikel 4:76 Awb ook geldt voor instellingen die een per boekjaar verstrekte subsidie ontvangen en waarbij de subsidie meer dan 50% omvat van de totale inkomsten van de instelling of van het gesubsidieerde onderdeel van de instelling. In aanvulling hierop wordt een balans gevraagd in gevallen waar de instelling afschrijvingen opneemt in haar exploitatierekening en/of haar exploitatierekening sluit met een overschot dat vervolgens op grond van de regels uit de AsG 2003 - door de instelling wordt gereserveerd. Ook zal een balans worden gevraagd in gevallen dat het vermoeden bestaat dat een instelling over voldoende eigen middelen beschikt om de activiteiten zonder subsidie uit te voeren.
4 13. Inwerkingtreding Deze beleidsregels zijn van toepassing op de subsidieperiode vanaf 1 januari 2008, inclusief de daarvoor ingediende aanvragen die in het kalenderjaar 2007 door de gemeente worden ontvangen. Voor alle subsidieperioden tot en met 2007 (dus inclusief de verantwoording en de vaststellingen over het subsidiejaar 2007) zijn de oude regels van toepassing. Aldus vastgesteld door het College van burgemeester en wethouders op 28 november 2006, de secretaris, de burgemeester,
Bijlage Beleidsregel, die per 28 november 2006 wordt geschrapt 5 Reservepositie De AsG 2003 omschrijft de reservepositie als het totaal van reserves en de voorzieningen van een instelling. Onder reserves verstaan wij: gelden die uit de winst zijn afgezonderd en opgespaard en die dienen ter dekking van onvoorziene uitgaven of van door het bestuur aangegeven bestemmingen. Onder voorzieningen verstaan wij: - verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; - kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar; - van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, maar die nog niet zijn besteed. Bij de toepassing van artikel 27, lid 3 van de AsG 2003 zullen bij het bepalen van de 20%-grens die op grond van artikel 27, lid 2 aan de reservepositie van een instelling wordt gesteld, alleen voorzieningen worden uitgesloten en geen reserves en dat alleen indien en voorzover het vormen van deze voorzieningen bij de subsidieverlening met de instelling is overeengekomen. Voorzieningen die zijn gevormd door afschrijvingen op deze vaste activa worden alleen bij het bepalen van de 20%-grens uitgesloten indien en voor zover bij het berekenen van de hoogte van die afschrijvingen de gemeentelijke richtlijnen voor afschrijvingstermijnen zijn gevolgd.