Toolkit Nationale Sportweek buurtsportcoaches 9 17 september 2017
Inleiding Beste buurtsportcoaches, Na de zomervakantie is het nog maar een paar weken en dan is het alweer Nationale Sportweek. De week loopt dit jaar van 9 tot en met 17 september. Deze editie van de NSW wordt gekoppeld aan de Albert Heijn door de zogeheten AH Sportactie. In plaats van sparen voor pannen, hotelovernachtingen of vershoudbakjes gaat er gespaard worden voor gratis sportactiviteiten. Dezelfde actie heeft vorig jaar al gedraaid als pilot in Utrecht en werd gewaardeerd met het cijfer 9 onder de deelnemers en sportaanbieders. Er deden maar liefst 324 sportclubs mee, waarbij ruim 4.000 sportmomenten werden geboekt. Uiteindelijk is 70% van de deelnemers lid geworden van een sportvereniging, waardoor de sportparticipatie in het pilotgebied is gestegen naar 20%. Dit ten opzichte van de 15% landelijk geeft reden genoeg om het project nu uit te rollen over heel Nederland. Om ervoor te zorgen dat het succes zo groot mogelijk wordt en zodat jullie niet overal de informatie vandaan moeten halen, hebben wij dit document voor jullie gemaakt. Hierin zetten we alles even op een rijtje en bieden we handvatten om de actie ook binnen jouw gemeente tot een succes maken. Wat kun je vinden in deze handleiding: Korte samenvatting van de actie Een stappenplan om te gebruiken binnen jouw gemeente Ideeën over samenwerkingen tussen sportclubs en de plaatselijke AH winkel Alle belangrijke data op een rijtje Een kant en klare uitnodiging voor de verenigingen om deel te nemen. We wensen je veel plezier en succes met het opzetten van de actie en het ondersteunen van de verenigingen hierbij. Mochten er verder toch nog vragen of opmerkingen zijn, dan kunnen jullie natuurlijk altijd mailen naar sportactivatie@nocnsf.nl & ilse.wonink@geldersesportfederatie.nl Met sportieve groet, Krista Schakel & Ilse Wonink Gelderse Sport Federatie
Inhoudsopgave Inleiding... 2 Inhoudsopgave... 3 AH Sportactie... 4 De actie in een notendop... 4 Hoe kunnen de verenigingen deelnemen?... 4 Waarom is deze actie aantrekkelijk voor de verenigingen?... 4 Rol van de buurtsportcoaches... 4 Stappenplan voor jouw gemeente... 6 Stap 1 Maak een account aan voor jouw gemeente... 6 Stap 2 Uitnodigen van sportclubs in jouw gemeente... 6 Stap 3 Meld je eigen sportactiviteiten aan en betrek hierbij de AH... 6 Stap 4 Herinneringsmail invoeren sportactiviteiten + versturen contactgegevens AH... 6 Stap 5 Promoot de actie via social media... 6 Stap 6 Stuur de verenigingen een mail met een checklist voor succes... 7 Stap 7 Presenteer de resultaten... 7 Belangrijke data... 8 Uitnodiging sportverenigingen... 9
AH Sportactie De actie in een notendop De consumenten gaan sparen voor vijf keer gratis sporten op momenten die worden aangeboden door sportclubs uit de buurt. Drie weken lang is er de tijd om een volle spaarkaart (10 zegels; bij elke 10 boodschappen een zegel) te genereren, welke aan de kassa wordt omgezet naar een waardebon met een code. Op één code kunnen vijf lessen gereserveerd worden, waarvoor je een dag van tevoren nog een enthousiasmerende mail krijgt. De code is niet persoonsgebonden en dus kunnen de vijf gratis lessen ook worden gedeeld met vrienden/kennis/gezinsleden. De drieweekse spaarperiode start een week voor de Nationale Sportweek en eindigt een week erna. Het inruilen van een volle spaarkaart kan tot en met 1 oktober. Het meedoen aan de beweegmomenten tot en met 3 december. Ook voor winter- en/of binnensporten dus interessant! Hoe kunnen de verenigingen deelnemen? De sportclubs (sportverenigingen, maar ook commerciële aanbieders en ongeorganiseerde sportgroepen) kunnen hun sportmomenten invoeren in de online omgeving. Hiervoor moeten zij een account aanmaken met behulp van hun KvK-nummer. De enige voorwaarde verder voor het meedoen is dat sporters de mogelijkheid moeten hebben om drie keer te kunnen sporten. Zo kan een sporter namelijk echt goed kennismaken met de sport, de sportclub en bepalen of het bij hem/haar past. Waarom is deze actie aantrekkelijk voor de verenigingen? Het grote voordeel van het onlineboeksysteem is dat de verenigingen op de hoogte worden gebracht van de boekingen die bij hen worden gedaan. Zo heeft niet alleen de sporter de gegevens van de vereniging maar ook vice versa. Daarbij is er voor de sporter ook nog de mogelijkheid om review achter te laten over het beweegmoment. Een tweede voordeel voor de verenigingen is dat wanneer zij hun activiteit aanmelden voor de AH Sportactie, deze automatisch ook (als de beweegactiviteit tijdens de Nationale Sportweek plaatsvindt) op het overzicht van de Nationale Sportweek komt. Hierdoor kan er dus ook zonder spaarkaart worden gesport. Sportclubs kunnen zelf bepalen welke sportactiviteiten ze willen aanbieden voor deze actie. Voor welke (trainings)groep kunnen ze nog leden gebruiken? Willen ze testen of er voor een andere tijd/sportactiviteit voor een bepaalde doelgroep interesse is? Ze kunnen zelf bepalen waar de behoefte ligt voor promotie en zijn dus volledig in control. Als laatste is het systeem natuurlijk gratis en hoeft de vereniging hier niets voor terug te doen. Het doel van zowel de NOS*NSF, de AH-winkels, jullie en henzelf is puur het sportplezier promoten, het verlagen van de drempel naar de clubs en daarmee de sportparticipatie in de gemeente te verhogen. Rol van de buurtsportcoaches De buurtsportcoaches zijn binnen de gemeente de partij bij uitstek die de sportclubs kunnen aanschrijven en motiveren om mee te doen met de AH Sportactie en NSW. Wij geloven dat een persoonlijk bericht vanuit een partij, waarmee ze misschien wel eerder samen hebben gewerkt, meer
deelname zal genereren dan een landelijke uitnodiging. Daarbij kunnen jullie fungeren als lokale helpdesk, inspiratiebron en bemiddelaar tussen de AH-winkel en de clubs zelf. Als buurtsportcoach vind je via jouw contactpersoon-account ook een dashboard. Daarmee kun je zodra de actie start realtime zien hoe de actie in jouw gemeente draait: hoe de beweegmomenten in de gemeente worden gewaardeerd, wat voor sporters deelnemen, het aantal sportplekken en reserveringen. Ook krijg je achteraf de cijfers van de gehele actie. Daarbij rekenen wij er natuurlijk op dat jullie zelf ook nog activiteiten aanbieden of willen organiseren in de NSW. Ook deze kun je in de online omgeving zetten, zodat deze dus op twee plekken zichtbaar wordt. Hiermee promoot je je eigen acties dus gemakkelijk aan een groot publiek.
Stappenplan voor jouw gemeente Stap 1 Maak een account aan voor jouw gemeente Om toegang te krijgen tot de website met het overzicht van de aangemelde activiteiten van jouw gemeente moet je een account verkrijgen. Deze kun je aanvragen door te mailen dat jij contactpersoon bent voor jouw gemeente naar sportactivatie@nocnsf.nl. Na bevestiging van deze mail kun je op http://www.ahsportactie.nl/sportactivatie je account als contactpersoon aanmaken. Stap 2 Uitnodigen van sportclubs in jouw gemeente Stuur de brief uit de bijlage naar de contactpersonen van de sportclubs uit de gemeente. Kijk of je misschien aan kunt sluiten bij bestuursvergaderingen om de actie verder toe te lichten. Stap 3 Meld je eigen sportactiviteiten aan en betrek hierbij de AH Hoe fijn is het dat je sowieso een partner hebt voor jullie eigen activiteiten. Als buurtsportcoach kun je namelijk ook je eigen events in het systeem zetten. Begeleid je een wandelgroepje waar wel wat nieuwe gezichten bij kunnen? Of start je met een nieuwe activiteit? Organiseer je een ludieke opening van de Nationale Sportweek in jouw gemeente? Ook deze dingen kun je aanmaken in het zoek & boek-systeem. Hierdoor bereik je snel en makkelijk een groot publiek. Daarbij heb je voor deze activiteiten gelijk een sponsor. Ga in overleg met de AH waar jullie elkaar kunnen versterken. Natuurlijk kun je ook zelf nog een moment prikken om in de winkel jullie eigen naamsbekendheid te vergroten. Stap 4 Herinneringsmail invoeren sportactiviteiten + versturen contactgegevens AH Sportclubs maken zelf hun account aan op www.clubprofiel.nl. Vanaf half juni kunnen zij hun sportactiviteiten invoeren in het zoek & boek-systeem. Bij voorkeur doen ze dat nog voor de zomervakantie, maar het kan ook nog in augustus. Zorg ervoor dat je elke maand en een week voor de sluiting nog een herinnering stuurt. Ook kun je in deze mail (nogmaals) aangeven dat de club ter promotie ook iets bij de AH in de winkel kan doen. Stuur de contactgegevens van de AH-manager mee, zodat zij zelf contact kunnen opnemen. Geef de clubs daarbij wat inspiratie voor acties. Qua acties in en rond de AH winkel denken wij voorbeeld aan: Activiteiten voor aan de koffietafel (schaakvereniging, damvereniging). Demo yoga, skaten of dans voor de deur van de winkel of op de parkeerplaats. Albert Heijn winkel als startpunt of eindpunt van activiteit in de sportweek (inclusief fruit/drankje). Jeugdleden die een middag helpen boodschappen inpakken. Kinderzone in de winkel waar ze tijdens de boodschappen kunnen blijven om te sporten. Records met hooghouden of een bepaald trucje van een sport. Stap 5 Promoot de actie via social media Vanaf 4 september mag de actie gepromoot worden op social media. Hoeveel clubs doen al mee in jouw gemeente? Hoeveel sportmomenten zijn er? Wat kan er in de NSW gedaan worden? Clubs kunnen hun eigen Facebook natuurlijk ook gebruiken om kenbaar te maken dat ze meedoen.
Stap 6 Stuur de verenigingen een mail met een checklist voor succes De actie gaat beginnen en dus is het tijd om de verenigingen succes te wensen, maar ook hierbij kunnen jullie een handje helpen. Het belangrijkste voor iemand die een proeftraining volgt is het gastvrij ontvangen worden door de vereniging. Door de routine bij vele trainers kan dit nog weleens vergeten worden. Stuur een mail met een kleine checklist voor succes bijvoorbeeld: vang de sporters op bij binnenkomst, koppel hen zelf aan een medespeler binnen de training, maak de leden wegwijs op het sportpark, zorg voor eventuele reserve benodigdheden, vraag na afloop hoe de training bevallen is, zorg voor een flyer, nodig hen uit voor de volgende training enz. Stap 7 Presenteer de resultaten Doordat jullie als contactpersoon inzicht krijgen in de resultaten en gegevens van jullie gemeente kunnen jullie mooi als afsluiting het eventuele succes in de schijnwerpers zetten. Doe dit binnen de muren van het gemeentehuis, maar ook daarbuiten!
Belangrijke data Mei Maak je bekend als contactpersoon in jouw gemeente/wijk/regio Juni Stimuleer sportclubs om een clubprofiel aan te maken en om hun sportactiviteiten in te voeren in het online systeem 15 juni - 9 juli Sportclubs en winkels ontvangen elkaars contactgegevens 5 Juli Verstuur zelf een herinneringsmail + de contactgegevens: De zomervakantie begint! 4 aug Verstuur zelf een herinneringsmail: Nog een maand voor de start van de actie! 4 sept Start spaaractie + Social media promotie toegestaan 9 17 sept Nationale Sportweek met landelijke opening in Rotterdam 24 sept Einde spaaractie 1 okt Laatste dag inleveren volle spaarkaarten 3 dec Laatste dag sportactiviteit
Uitnodiging sportverenigingen Beste sportaanbieder, Na de zomervakantie is het nog maar een paar weken en dan is het alweer Nationale Sportweek! Deze loopt van 9 t/m 17 september en zal dit jaar gekoppeld worden aan de Albert Heijn. In plaats van sparen voor pannen, hotelovernachtingen of vershoudbakjes gaat er gespaard worden voor gratis sportlessen in de gemeente. En voor die lessen willen we jullie graag inschakelen. De consumenten zullen sparen voor een volle spaarkaart met 10 sportzegels (1 zegel bij elke 10). Een volle kaart wordt ingewisseld voor een code waarmee vijf reserveringen voor een beweegmoment gemaakt kunnen worden. Omdat de code niet gekoppeld wordt aan een account kan deze ook door vrienden/kennissen/gezinsleden gebruikt worden. Bij een reservering ontvangt de sporter de gegevens van de vereniging en vice versa. Ook wordt er nog een herinneringsmail gestuurd naar de sporter een dag van tevoren. Allemaal goed geregeld dus! Wat valt er te halen voor jullie als vereniging? Uit de pilot van vorig jaar, die gehouden is in Utrecht, werd 70% van de deelnemers lid van een sportvereniging. Via online omgeving kunnen jullie de trainingen waarbinnen proeflessen mogelijk zijn in het grote systeem zetten en ook aangeven hoeveel plekken er voor welke leeftijdscategorie beschikbaar zijn. Zo heb je zelf als vereniging de controle en dus de mogelijkheid om jezelf zo goed mogelijk te presenteren aan eventuele nieuwe leden. Verder komen alle activiteiten die jullie aanmelden voor de AH-actie ook op de site van de NSW zelf. Zo sla je dus twee vliegen in één klap! Hoe kun je deelnemen? In de bijlage van deze mail vinden jullie de officiële uitnodiging voor jullie van het NOC*NSF. Hierin staat beschreven hoe je het account voor de vereniging aan kunt maken en dus de beweegmomenten in kunt voeren. We streven ernaar om vóór de zomervakantie al zoveel mogelijk trainingen in te voeren. Deze mogen plaatsvinden in de periode van 9 september t/m 3 december 17. Een leuk extraatje aan de actie is dat je je vereniging zelf ook nog op de kaart kunt zetten binnen de AH zelf. Ook is een samenwerking met sponsoring van eten of drinken bij de start of finish van een event mogelijk. Hierover ontvangen jullie later meer informatie. Voor nu: meld je aan als vereniging en werf straks nieuwe leden d.m.v. een actie die zijn succes al bewezen heeft! Mochten er nog vragen zijn of kunnen we ergens bij helpen dan horen wij het natuurlijk graag. Sportieve groet, Buurtsportcoaches