Reglement toekenning financiële steun vanuit het Facultair Mobiliteitsfonds Inhoud Hoofdstuk 1: Inleiding p 1 Hoofdstuk 2: Beleidsprinicipes p 1 Hoofdstuk 3: Toekenningsmodaliteiten p 2 Hoofdstuk 4: Procedure van aanvragen en selectie p 8 Hoofdstuk 5: Praktische informatie met betrekking tot het aanvraagproces p 10 Hoofdstuk 6: Terugvordering en verantwoording van kosten na toekenning CWO mobilitietskrediet p 13 Hoofdstuk 7: Aanvulling p 14 Hoofdstuk 8: Nuttige links p 14 Hoofdstuk 1: Inleiding De Raad van Bestuur van de Universiteit Gent (UGent) besliste op 14 februari 2014 om een facultair Mobiliteitsfonds op te richten en de middelen hiervoor van de centrale diensten over te hevelen naar de faculteiten volgens een bepaalde verdeelsleutel gebaseerd op het aandeel doctoraatsstudenten en postdoctoraal personeel, en rekening houdend met een basissokkel van 15.000. Conform deze beslissing worden deze financiële middelen beheerd door de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) mits toevoegen van een vertegenwoordiging van het AAP/WP (UGent reglement Artikel 5 2) en te voldoen aan de vereisten van de gendersamenstelling (Artikel 5 5). Onderhavig reglement werd opgesteld door de Facultaire CWO en goedgekeurd op 02/07/2014 door de Faculteitsraad van de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. Hoofdstuk 2: Beleidsprincipes 1 Conform het UGent reglement over de algemene besteding en de doelgroepen (UGent reglement artikels 7 en 8) heeft de Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) van de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen beslist deze middelen voor te behouden voor de financiering van uitgaande en inkomende mobiliteit.
2 Voor uitgaande mobiliteit is de voorkeursdoelgroep de doctoraatsstudenten en postdoctorale onderzoekers in hun eerste of tweede termijn (referentiekader FWO Postdoctoraal onderzoeker). Voor postdoctorale onderzoekers wordt beleidsmatig voorrang gegeven aan kandidaten die het doctoraat maximaal 6 jaar voordien hebben behaald. 3 Inkomende mobiliteit situeert zich op postdoctoraal niveau of hoger. 4 Onderzoekssabbaticals zijn voorbestemd voor ZAP-leden (voor types sabbatical zie verder). 5 Enkel personeels- en werkingskosten (incl. reis- en verblijfkosten) worden gefinancierd. Er worden geen uitrustingskosten gefinancierd. 6 De middelen zullen dienen voor de financiering van de volgende types mobiliteit. het bijwonen van internationale congressen en internationale workshops en cursussen in binnenen buitenland, prioritair voor jonge onderzoekers (pre- en postdoctorale onderzoekers), ongeacht hun financieringsbron een onderzoeksverblijf in het buitenland, prioritair voor jonge onderzoekers (pre- en postdoctorale onderzoekers), ongeacht hun financieringsbron een verblijf van buitenlandse onderzoekers (inkomende mobiliteit, postdoctorale onderzoekers), wier expertise een meerwaarde kan betekenen voor de onthalende UGent-onderzoeksgroep een onderzoeksabbatical voor ZAP-leden 7 Er wordt binnen de CWO een werkgroep mobiliteit opgericht (zie Hoofdstuk 4) welke advies uitbrengt over de ingediende dossiers en eventueel een rangschikking opstelt. Dit advies en deze rangschikking worden besproken en bekrachtigd, eventueel na stemming, door de CWO. De CWO rapporteert hierover jaarlijks aan de Faculteitsraad en de Onderzoeksraad. 8 Dit reglement is geldig vanaf 1 januari 2015. In functie van de indiendata van dossiers wordt een éénmalige overgangsregeling voorzien met een eerste uiterste indiendatum op 15 december 2014 voor aanvragen tot deelname aan congressen en buitenlandse onderzoeksverblijven welke plaatsvinden in het voorjaar van 2015. 9 De Facultaire CWO behoudt zich het recht om dit reglement te herzien. De herziene versie wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Faculteitsraad en de Onderzoeksraad, en gecommuniceerd aan het begin van het academiejaar. Dit reglement is beschikbaar op de facultaire website en er zal voor elke uiterste indiendatum een oproep aan de doelgroepen gelanceerd worden. Hoofdstuk 3: Toekenningsmodaliteiten De modaliteiten worden per type samengevat in tabel I en zijn hieronder uitgeschreven. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 2
1 Algemeen geldt dat de financiering gericht is op de pijler onderzoek. Aanvragen tot internationale mobiliteit in verband met onderwijs (zowel inkomende als uitgaande), dienstverlening of klinische opdrachten komen niet in aanmerking. In geval van combinatie van een van dergelijke opdrachten met onderzoek wordt, vooraleer een aanvraag in te dienen, eerst advies gevraagd aan de voorzitter van de werkgroep mobiliteit via de voorzitter van de facultaire CWO. 2 Betoelaging van reiskosten gebeurt op basis van een economy class vlucht of TGV Prem s en/of tweede klas treinrit. Voor elk type mobiliteit zijn er voorwaarden of beperkingen wie kan aanvragen (zie hieronder) en restricties op het toekennen ervan (zie Hoofdstuk 4). 3 Deelname aan internationaal congres, workshop of cursus in binnen- of buitenland 1. Betreffende uitgaande mobiliteit wordt er financiering voorzien voor deelname aan een internationaal congres in binnen- of buitenland. Er moet een actieve bijdrage (minimaal poster) zijn van de aanvrager. Deelname aan een workshop of cursus in een buitenlands wetenschappelijk kennis- of onderzoekscentrum op gebied van onderzoek of om in nieuwe technieken te specialiseren, is eveneens betoelaagbaar. Wanneer de duur van de workshop of cursus > 2 weken is, zal een aanvraag voor een kort onderzoeksverblijf aangevraagd worden. 2. Doctoraatsstudenten en hun promotor dienen verbonden te zijn aan de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen en ingeschreven te zijn in het UGent doctoral schools programma. 3. Postdoctorale onderzoekers die in aanmerking komen zijn verbonden aan de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen of hebben een UZGent benoeming. Voor beleidsmatige consideraties hieromtrent wordt verwezen naar Hoofdstuk 2, 2. 4. Vóór het indienen van een aanvraag bij de facultaire CWO dient er een aanvraag te gebeuren bij het FWO-Vlaanderen. Indien deze wordt toegekend vervalt de mogelijkheid voor financiering vanuit het facultair mobiliteitsfonds. Er dient niet gewacht te worden op het resultaat van de FWO applicatie om het dossier in te dienen bij de CWO (voor indiendata zie Hoofdstuk 4, Tabel II). De CWO beslissing volgt pas na bekendmaking van het FWO advies; de applicant dient de CWO tijdig op de hoogte te brengen van dit advies. 5. Aanvragers die omwille van administratieve reglementen binnen het FWO-Vlaanderen niet in aanmerking komen om bij die instantie een reiskrediet aan te vragen en ook geen andere bronnen van externe financiering kunnen aanspreken (bvb. het organiserend congres voorziet zelf geen ondersteuning voor jonge wetenschappers) kunnen, mits motivering, wel een aanvraag indienen bij de Facultaire CWO. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 3
6. De CWO kent per kalenderjaar slechts één congreskrediet (incl. workshop of cursus) per persoon toe (zie Hoofdstuk 4 voor verdere restricties betreffende frequenties). 7. De maximale betoelaging is 700 EURO en kan gebruikt worden om reis-, verblijfs- of registratiekosten te financieren. Kandidaten die bij FWO een toelage voor congresdeelname hebben ontvangen < 700 Euro, kunnen een aanvulling tot 700 Euro via het Facultair Mobiliteitsfonds bekomen. De standaard aanvraagprocedure dient hiervoor gevolgd te worden. 4 Buitenlands onderzoeksverblijf 1. Betreffende financiering van een onderzoeksverblijf in het buitenland geldt dat de aanvrager dit doet in het kader van zijn doctoraal- of postdoctoraal onderzoek. Deeltijdse ZAP leden met een aanvullend een postdoctoraal mandaat of een UZGent benoeming, komen eveneens in aanmerking, rekening houdend met de beleidsmatige consideraties weergegeven in Hoofdstuk 2, 2. 2. Uitzondering: een ZAP-lid met een aanstelling van 50 % of meer dient een sabbatical aan te vragen indien de periode van het buitenlands onderzoeksverblijf langer is dan 3 maanden. 3. De aanvragers kunnen hun aanvraag kaderen in een lopende samenwerking met de gastinstelling of in functie van training in een expertise centrum (dit moet aantoonbaar zijn, zie Hoofdstuk 4). Zuiver klinische training of vervolmaking valt niet onder dit onderzoeksgericht financieringskanaal. Bij een aanvraag voor een workshop of cursus van > 2 weken moet de toegevoegde waarde ervan voor het eigen onderzoek bij de aanvraag duidelijk gemotiveerd worden. 4. Er dient een aanvraag voor externe financiering bij het FWO-Vlaanderen te gebeuren voorafgaand aan de aanvraag bij de CWO. Indien FWO betoelaging wordt bekomen wordt is geen financiering mogelijk vanuit het facultair mobiliteitsfonds. Er dient niet gewacht te worden op het resultaat van de FWO applicatie om het dossier in te dienen bij de CWO (voor indiendata zie Tabel II). De CWO beslissing volgt pas na bekendmaking van het FWO advies; de applicant dient de CWO tijdig op de hoogte te brengen van dit advies. 5. Aanvragers die, omwille van administratieve reglementen binnen het FWO-Vlaanderen niet in aanmerking komen om bij die instantie een reiskrediet aan te vragen en ook geen andere bronnen van externe financiering kunnen aanspreken kunnen, mits motivering, wel een aanvraag indienen bij de Facultaire CWO. 6. Voor het verblijf geldt er een minimum termijn van 2 weken en een maximum termijn van 6 maanden. Een kort verblijf is gedefinieerd als: 2 weken, 3 maanden. Een lang verblijf is gedefinieerd als: > 3 maanden, 6 maanden. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 4
7. Vanaf periodes van meer dan 3 maanden kan dit verblijf, bij dezelfde onderzoeksgroep/gastinstelling, in twee periodes opgenomen worden binnen hetzelfde kalenderjaar. 8. Er kan per persoon maximaal twee korte verblijven aan verschillende onthaalinstellingen of één lang onderzoeksverblijf per kalenderjaar door de CWO worden toegekend (voor verdere restricties op toekenning zie Hoofdstuk 4). 9. Eén verplaatsing (H/T) kan gefinancierd worden. En er is een betoelaging van 60 EURO/dag met een max. van 1500 Euro per maand, voor verblijfskosten. 5 Sabbatical (verlof voor wetenschappelijk opdracht): 1. Mobiliteit onder vorm van een sabbatsjaar wordt gereserveerd voor vastbenoemde ZAP leden, om deze de mogelijkheid te geven zich verder wetenschappelijk te vervolmaken of zich te herbronnen. Om deze redenen komen enkel ZAP-leden met een UGent benoeming van minstens 50% in aanmerking voor een sabbatical. Deze dient te gebeuren aan een onderzoeksinstelling (universiteit, onderzoeksinstituut, onderzoeksafdeling in een bedrijf of ziekenhuis) met bewezen hoogstaande wetenschappelijke of andere relevante expertise. Beleidsmatig wordt voorrang gegeven aan kandidaten in minstens de graad van hoofddocent. 2. Het verblijf moet onderzoeksgericht zijn (een zuiver onderwijsgerichte of zuiver klinische opdracht komt niet in aanmerking). 3. De termijn bedraagt minimaal 3 maanden en maximaal 1 jaar. 4. Er dient vooraf een aanvraag tot externe financiering bij FWO-Vlaanderen te gebeuren. FWO betoelaging sluit financiering vanuit het facultair mobiliteitsfonds uit. Er dient niet gewacht te worden op het resultaat van de FWO applicatie om het dossier in te dienen bij de CWO (voor indiendata zie Tabel II). De CWO beslissing volgt pas nadat het FWO advies bekend is. 5. Een sabbatical kan per persoon maximaal éénmaal om de 7 jaar toegekend worden. 6. Er worden twee types onderscheiden: Type I financiering en Type II (met vervanging van het ZAP-lid) (zie ook UGent artikel 9 3 3.). 7. In beide gevallen is er een éénmalige betoelaging van de reiskost en er wordt een betoelaging van 1500 EURO per maand voorzien. De ontvangende instelling dient de werkingskosten van het doorgevoerde onderzoek te bekostigen. 8. Voor type II is er bijkomende financiering voorzien voor de vervanging van de onderwijs- of (deeltijds) klinische opdracht van het betrokken ZAP-lid, afhankelijk van de grootte van het lessenpakket of de klinische opdracht, en dit ten belope van maximaal 4150 EURO per maand. 9. Type II kan enkel voor een verblijf aan een buitenlandse instelling. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 5
10. Omwille van budgettaire beperkingen kan maximaal de kostprijs van 12 maanden sabbatical per kalenderjaar besteed worden (cfr. Tabel I). 6 Inkomende mobiliteit: verblijf van een buitenlandse onderzoeker 1. De doelgroep voor inkomende mobiliteit bestaat uit buitenlandse onderzoekers met minimaal 2 jaar postdoctorale ervaring. Dit kunnen ook voltijds buitenlandse ZAP-leden zijn indien het een kort verblijf betreft 1. 2. De specifieke expertise van de buitenlandse onderzoeker moet een meerwaarde zijn voor de onderzoeksgroep van de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. Deze meerwaarde dient gestaafd te worden door de UGent promotor op basis van wetenschappelijke output en/of andere relevante expertise. 3. De minimum termijn voor het verblijf is 1 week en de maximale termijn is 6 maanden (zie belangrijke clausules in UGent artikel 9 2 punten 2 en 3 met betrekking tot visa). De minimum termijn van 1 week houdt een minimale aanwezigheid gedurende 5 werkdagen in. Een periode van meer dan 3 maanden kan in maximaal twee aparte periodes opgenomen worden binnen eenzelfde kalenderjaar binnen dezelfde onderzoeksgroep. 4. Een éénmalige reiskost wordt gefinancierd. Voor verblijven 90 dagen is er een betoelaging van 1500 Euro per maand voor verblijfskosten. Voor verblijven van meer dan 90 dagen zal de onderzoeker aangesteld worden als postdoctoraal bursaal in internationale mobiliteit. Er wordt rekening gehouden met de door de Dienst Personeel en Organisatie (DPO) specifiek vastgelegde barema s. 7 Intersectorale mobiliteit 1. Onder intersectorale mobiliteit wordt verstaan mobiliteit naar een onderwijs- of onderzoeksinstelling, een organisatie (bvb. overheid) of een bedrijf. Deze mobiliteit kadert eveneens in functie van onderzoek en de meerwaarde ervan voor het onderzoek van de doctorandus, de postdoctorale onderzoeker of de uitsturende onderzoeksgroep moet duidelijk aantoonbaar zijn (voor bijkomende bepalingen zie UGent reglement artikel 9 4). 2. Intersectorale mobiliteit van doctoraatsstudenten wordt georganiseerd als een stage (met bijhorende stageovereenkomst) terwijl deze voor postdoctorale medewerkers een arbeidsovereenkomst noodzaakt met de ontvangende instelling. 1 Voor een lang onderzoeksverblijf (> 3 maand) van een voltijds buitenlands ZAP-lid dient hij/zij een sabbatical bij de eigen instelling aan te vragen. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 6
3. De faculteit legt de prioriteit op uitgaande buitenlandse mobiliteit van jonge onderzoekers maar applicaties voor binnenlandse intersectorale mobiliteit zijn ook mogelijk. 4. De aanvraagprocedure en financiering voor intersectorale mobiliteit is zoals aangegeven voor een kort of lang onderzoeksverblijf in het buitenland. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 7
Tabel I Oproep Doelgroep Doelgroep voorwaarde Krediet voor deelname aan een internationaal congres/workshop/cursus Alle doctoraatsstudenten 2 en postdocs van de faculteit. FWO financiering moet eerst aangevraagd worden. Indien niet mogelijk motiveren waarom dit niet kan. Onderzoeksverblijf in het buitenland Alle doctoraatsstudenten en postdocs van de faculteit. Deeltijds ZAP (<50%) met aanvullende post-doc financiering of UZ benoeming Gastinstelling: hoogstaande expertise gebaseerd op wetenschappelijke output en/of andere relevante expertise (vb. expertise in klinisch onderzoek) FWO financiering moet eerst aangevraagd worden. Duurtijd NVT Min. 2 weken Max. 6 maanden Indien > 3 maanden:periode kan in max. 2 keer opgenomen worden binnen eenzelfde jaar aan dezelfde gastinstelling. Sabbatical Alle vastbenoemd ZAP ( 50%) of deeltijds ZAP met aanvullende UZGent benoeming ( 50%) Inkomende mobiliteit: verblijf buitenlandse onderzoeker Buitenlandse onderzoekers Eigen expertise > 2 jaar postdoctorale ervaring. Gastinstelling: hoogstaande Specifieke expertise essentieel. expertise (output en/of relevante Meerwaarde voor onderzoeksgroep staven op basis van expertise). FWO financiering moet eerst wetenschappelijke output en/of aangevraagd worden andere relevante expertise. Min. 3 maanden Max. 12 maanden Extra info Nihil Nihil Type 1: kan binnen Vlaanderen Type 2:buiten Vlaanderen, voorziet vervanging onderwijsopdracht of klinische opdracht. Min. 1 week Max. 6 maanden Indien > 3 maanden: periode kan in max. 2 keer opgenomen worden binnen eenzelfde jaar aan dezelfde gastinstelling. Nihil Bedrag Max. 700 60/dag met een max. van 1500 per maand plus éénmalige reisvergoeding. Max. 1500 per maand plus 90 dagen: max. 1500 per éénmalige reisvergoeding (type maand I) en vervangingskost onderwijs- > 90 dagen: postdocbursaal of klinische opdracht met max. aanstelling + RSZ (barema s 4150 per maand. vastgesteld door DPO) Aangevuld met éénmalige reisvergoeding 2 Bedoeld wordt deze 100% geassocieerd met de faculteit of indien 50% met de (hoofd)promotor verbonden aan de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 8
Hoofdstuk 4: Procedure van aanvragen en selectie 1 Beoordeling 1. De aanvragen worden beoordeeld door de daartoe aangestelde werkgroep mobiliteit die bestaat uit 5 leden van de Facultaire CWO aangevuld met een administratief medewerker van het decanaat. De leden worden gekozen zodat er een faculteitsbrede representatieve vertegenwoordiging aanwezig is. 2. Uit de leden van de werkgroep wordt een voorzitter gekozen, welke rapporteert naar de CWO. Deze voorzitter is ook het aanspreekpunt bij twijfels over indienen van dossiers. 3. De werkgroep brengt een advies uit over de dossiers en maakt waar nodig een rangschikking. De werkgroep probeert zoveel als mogelijk in consensus te werken. 4. Het advies en de eventuele rangschikking wordt voorgelegd aan de facultaire CWO. Deze behoudt zich het recht om elektronisch te stemmen en de beslissing van de werkgroep te bekrachtigen of eventueel bij te stellen. 5. Wanneer een lid van de werkgroep fungeert als promotor bij een aanvraag wordt dit lid ad hoc vervangen door een lid van de CWO of desgevallend door een extern expert. Leden van de CWO die promotor zijn bij een aanvraag nemen niet deel aan de bespreking van dit dossier en onthouden zich bij de stemming. De voorzitter van de Facultaire CWO brengt de aanvragers op de hoogte van de beslissing via e-mail. 6. De CWO voert geen correspondentie over afgewezen of niet gehonoreerde dossiers. Niet ontvankelijke dossier kunnen na correctie opnieuw ingediend worden voor de volgende indienronde conform de geldende regels mbt de uiterste indiendatum. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om een volledig dossier in te dienen. 7. Aanvragen kunnen op elk moment ingediend worden maar er gelden uiterste indiendata (tabel II) Tabel II De werkgroep mobiliteit komt 3-maal per jaar samen voor in- en uitgaande mobiliteit en slechts 1- maal per jaar voor sabbaticals (zie tabel II met uiterste indiendata). Uiterste indiendatum Samenkomst werkgroep ten laatste Uiterste indiendatum Samenkomst werkgroep ten laatste Uiterste indiendatum Deelname aan 1 dec 15 jan 1 april 1 mei 1 sept 1 okt congressen Buitenlandse 1 dec 15 jan 1 april 1 mei 1 sept 1 okt studieverblijven Inkomende 1 dec 15 jan 1 april 1 mei 1 sept 1 okt Onderzoekers Sabbatical 1 april 1 mei Samenkomst werkgroep Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 9
2 Aanvraag 1. Elke aanvraag dient gericht te zijn aan de voorzitter van de Facultaire CWO. Het daartoe beschikbare formulier zal volledig ingevuld en ondertekend worden. 2. Documenten worden enkel in elektronische versie bezorgd (in één enkele PDF-file). Dit wordt per e-mail bezorgd aan de CWO via: CWO-MobFonds.ge@ugent.be. De aanvraag wordt beoordeeld op ontvankelijkheid. Ontvankelijke dossiers worden door de voorzitter CWO bezorgd aan de leden van de werkgroep mobiliteit (vide supra). Deze verstrekt advies of maakt een rangschikking in de eerste helft van de maand volgend op de uiterste indiendatum. Dit advies of voorstel wordt in de tweede helft van de maand volgend op de uiterste indiendatum door de CWO bekrachtigd of desgewenst aangepast. 3. Naast de voorwaarden geformuleerd onder toekenningsmodaliteiten (zie Hoofdstuk 3) gelden de volgende regels in verband met frequentie van honoreren van de aanvragen waarbij de beoogde doelgroepen telkens prioriteit krijgen. Een buitenlandse reis die een congres/workshop/cursus en een onderzoeksverblijf combineert aan de gastinstelling die het congres organiseert geldt als een verblijf in het buitenland. Een workshop of cursus met een looptijd > 2weken geldt eveneens als een verblijf in het buitenland. 4. Succesvolle aanvragen bij het CWO gedurende de doctoraatsperiode hebben geen invloed op aanvragen gedurende een postdoctorale periode (idem voor een eerste en een tweede driejaarlijkse postdoctorale periode). 5. Een sabbatical kan slechts éénmaal om de 7 jaar aan een ZAP-lid toegekend worden ongeacht andere mobiliteitsfinanciering die reeds ontvangen werd van de CWO. 6. Voor gehonoreerde aanvragen wordt een rapport van de aanvrager verwacht een maand na terugkomst van het congres of kort onderzoeksverblijf en na twee maand bij een lang verblijf of sabbatical. De promotor ziet toe dat deze rapportering tijdig gebeurt. Voor instromende mobiliteit volgt er een eerste rapport gezamenlijk opgesteld door de aanvrager en de UGent promotor over de bereikte onderzoeksresultaten. Dit wordt uiterlijk door de UGent promotor ingediend twee maand na het beëindigen van het onderzoeksverblijf. Bovendien meldt de promotor bij eventuele publicatie van de onderzoeksgegevens dit aan de voorzitter van de werkgroep mobiliteit. Hiervoor wordt het gepaste gestandaardiseerd formulier gebruikt, te vinden op de website van de CWO: (www.ugent.be/ge/nl/onderzoek ) Hoofdstuk 5: Praktische informatie met betrekking tot het aanvraagproces 1 Deelname aan internationaal congres/workshop/cursus in het buitenland 1. Elke aanvraag voor deelname aan een internationaal congres, workshop of cursus dient eerst voorgelegd te worden aan het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen (FWO- Vlaanderen). Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 10
2. Indien de aanvraag niet ontvankelijk is voor het FWO omwille van administratieve reglementering (bv. men is nog geen (co)auteur op een internationale publicatie; als FWO aspirant of postdoctoraal mandaathouder van het FWO of IWT bursaal kan geen congreskrediet binnen Europa aangevraagd worden), dan dient dit expliciet vermeld te worden in de begeleidende brief van de CWO aanvraag. 3. De deadlines van het FWO (of desgevallend andere externe instanties) dienen gerespecteerd te worden; aanvragen die de CWO bereiken en die niet tijdig ingediend zijn bij de externe financieringsbron zijn onontvankelijk. 4. Indiendata CWO: zie schema tabel II, het congres vindt plaats ten vroegste 1 maand na de indiendatum. 5. Elke aanvraag wordt aangeboden in een PDF-file en bevat: De aanvraag op het online FWO-formulier voor Krediet voor deelname aan een congres in het buitenland of Krediet voor een kort verblijf, workshop of cursus in het buitenland Aanvragers die bij een andere instantie een aanvraag ingediend hebben of voor degenen die niet voor FWO financiering in aanmerking komen (zie Hoofdstuk 3 3 wie komt in aanmerking), kunnen gebruik maken van het daartoe voorziene formulier, te bekomen via de facultaire website: http://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/onderzoeksfinanciering/facultairmobiliteitsfonds.htm Een bevestiging van ontvangst van de aanvraag bij een externe instantie. Bij goedkeuring van het reiskrediet door deze instantie dient de CWO onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden via CWO-MobFonds.ge@ugent.be de link naar de website van het congres, workshop of cursus een bewijs van aanvaarding van poster of voordracht indien reeds beschikbaar. Wanneer dit niet voorhanden is bij het indienen van de aanvraag, dan dient dit bewijs zo spoedig mogelijk naar de voorzitter van de Facultaire CWO gestuurd te worden via CWO- MobFonds.ge@ugent.be. Of in geval een bewijs van inschrijving voor de workshop of cursus bij toekenning dienen kandidaten uit een niet-eu lidstaat een geldig visum voor het land van bestemming voor te leggen 6. Bij een buitenlandse reis die een congres en een onderzoeksverblijf combineert aan de gastinstelling die het congres organiseert wordt een formulier onderzoeksverblijf in het buitenland gebruikt met vermelding van de combinatie. 2 Onderzoeksverblijf in het buitenland 1. Elke aanvraag voor buitenlands onderzoeksverblijf dient eerst voorgelegd te worden aan het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FWO-Vlaanderen). Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 11
2. Indien de aanvraag niet ontvankelijk is voor het FWO omwille van administratieve reglementering (bv. men is nog geen (co)auteur op een internationale publicatie; als FWO aspirant of postdoctoraal mandaathouder van het FWO of IWT bursaal kan geen krediet voor een verblijf <4 weken binnen Europa aangevraagd worden, enz.) dan dient dit expliciet vermeld te worden in de begeleidende brief. De deadlines van het FWO dienen gerespecteerd te worden; aanvragen die de CWO bereiken en die niet tijdig ingediend zijn bij de externe financieringsbron zijn onontvankelijk. 3. De deadlines van het FWO (of desgevallend andere externe instanties) dienen gerespecteerd te worden; aanvragen die de CWO bereiken en die niet tijdig ingediend zijn bij de externe financieringsbron zijn onontvankelijk. 4. Indiendata CWO: zie schema tabel II, start verblijf ten vroegste één maand na de indiendatum 5. Elke aanvraag wordt aangeboden in een PDF-file en bevat: De aanvraag op het online FWO-formulier voor Krediet voor kort (of lang) verblijf in het buitenland. Aanvragers die bij een andere instantie een aanvraag ingediend hebben of voor degenen die niet voor FWO financiering in aanmerking komen (zie Hoofdstuk 3 3 wie komt in aanmerking), kunnen gebruik maken van het daartoe voorziene formulier, te bekomen via de facultaire website: http://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/onderzoeksfinanciering/facultairmobiliteitsfonds.htm. Een bevestiging van ontvangst van de aanvraag bij een externe instantie. Bij goedkeuring van het reiskrediet door deze instantie dient de CWO onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden via CWO-MobFonds.ge@ugent.be. een aanvaardingsbrief van de verantwoordelijke van de ontvangende instelling de link naar de website van de ontvangende onderzoeksgroep. een raming van de reiskost (verplaatsing). bij toekenning dienen kandidaten uit een niet-eu lidstaat een geldig visum voor het land van bestemming voor te leggen. 6. Bij een buitenlandse reis die een congres/workshop of cursus en een onderzoeksverblijf combineert aan de gastinstelling die het congres/workshop of cursus organiseert wordt een formulier onderzoeksverblijf in het buitenland gebruikt met vermelding van de combinatie. 3 Onderzoekssabbatical 1. Elke aanvraag voor een sabbatical dient eerst ingediend te worden bij het FWO-Vlaanderen : Individuele kredieten sabbatical leave. 2. De deadline van deze externe instantie dient gerespecteerd te worden; aanvragen die de CWO bereiken en die niet tijdig ingediend zijn bij de externe financieringsbron zijn onontvankelijk. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 12
3. Indiendata CWO: zie schema tabel II, aanvang wetenschappelijk verlof ten vroegste drie maanden na de indiendatum. 4. Komt men niet in aanmerking voor de externe financiering (bv. men is < 80% benoemd als ZAP) dan dient dit expliciet vermeld te worden in de begeleidende brief 5. Elke aanvraag wordt aangeboden in een PDF-file en bevat: Een gemotiveerde ondertekende aanvraag; eveneens getekend door de vakgroepvoorzitter (of desgevallend het diensthoofd van de UZ-dienst) met de vermelding gelezen en goedgekeurd De aanvraag op het FWO-formulier voor sabbatical leave. Aanvragers die niet voor externe financiering in aanmerking komen (zie Hoofdstuk 3 3 wie komt in aanmerking), kunnen gebruik maken van het daartoe voorziene formulier, te bekomen via de facultaire website: http://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/onderzoeksfinanciering/facultairmobiliteitsfonds.htm. Een bevestiging van ontvangst van de aanvraag bij een externe instantie. Bij goedkeuring van het krediet sabbatical leave door deze instantie dient de CWO onmiddellijk op de hoogte gebracht te worden via CWO-MobFonds.ge@ugent.be. De kwalificaties van de ontvangende onderzoeksgroep/laboratorium gedocumenteerd aan de hand van maximaal 5 publicaties van onderzoekers verbonden aan het gastlaboratoriumonderzoeksgroep in het buitenland die aantonen dat hun onderzoeksactiviteiten excellentie op wereldniveau hebben bereikt. Geef tevens aan wat het belang is van de expertise vervat in deze publicaties voor uw huidige en toekomstige onderzoeksactiviteiten aan de UGent. Een aanvaardingsbrief van de verantwoordelijke van de ontvangende instelling De link naar de website van de ontvangende onderzoeksgroep. Een raming van de (reis)kosten. Voor sabbaticals type II: een motivatie waarom type II nodig is met een voorstel tot vervanging en de omvang en tijdsbelasting van het lessenpakket of desgevallend de klinische activiteit. Hou er rekening mee dat bij overdracht van budgetten tussen UGent en UZGent er 17% overhead wordt ingehouden. 4 Inkomende mobilteit De aanvraag wordt ingediend door de UGent promotor en omvat (formulier Visiting Foreign Researcher ) een onderzoeksplan van de UGent promotor een motivering Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 13
de doelstelling een beschrijving van de meerwaarde van de bezoeker voor de onderzoeksinstelling (wet. output of andere relevantie expertise) een wetenschappelijk CV van de instromende onderzoeker Hoofdstuk 6: Terugvordering en verantwoording van kosten na toekenning CWO mobiliteitskrediet 1 De facultaire CWO kan de toegekende budgetten terugvorderen indien deze onrechtmatig of niet gebruikt werden. 2 De CWO hanteert maximale bedragen (Hoofdstuk 3)die kunnen terugbetaald worden. 3 Een voorafname voor de gemaakte kosten is niet mogelijk. 4 Het inbrengen van kosten met nadien een terugvordering en verantwoording ervan gebeurt als volgt: de gemaakte kosten dienen steeds op een E/01- of D/01- kas van de budgethouder geboekt te worden via een onkostennota met een bewijs van aanwezigheid (uitnodigingsmail, inschrijvingsbewijs, certificaat, ). Wanneer men over een factuur beschikt of aangevraagd heeft, (met vermelding van het centrale UGent adres en BTW-nummer) dient deze geboekt te worden op deze kas. De terugvordering kan pas gebeuren wanneer de onkostennota of factuur volledig verwerkt is in SAP en doorgeboekt naar DFIN (directie financiën), waarna een gescand document aanwezig is. Om een terugvordering aan te vragen vult men het document Aanvraag overdracht van kosten elektronisch verder aan. Als motivering wordt opgegeven terugvordering van kosten na toekenning Facultair mobiliteitskrediet met vermelding van de naam, het congres of verblijfplaats, de datum en de door de CWO toegekende dossiercode. Volgende bewijsstukken moeten mee ingediend worden ter verantwoording: o o Een afdruk van het boekhouddocument van de onkostennota of factuur en van de gescande bewijsstukken Mail of bevestiging met de toekenning vanwege de facultaire CWO Raadpleeg vooraf de SAP-verantwoordelijke van uw dienst. Alle documenten dienen voor verdere afhandeling bezorgd te worden op het decanaat via: CWO-MobFonds.ge@ugent.be Noteer ook dat voor alle verplaatsingen naar het buitenland er steeds een voorafgaande aanvraag dient ingediend te worden via de SAP applicatie reisaanvraag. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 14
Hoofdstuk 7: Aanvulling Oproep en bekendmaking, Evaluatie en beslissing en Rapportering: overeenkomstig art. 10, 11 en 12 van het UGent reglement Reglement met betrekking tot het beheer van de gelden van het Facultair Mobiliteitsfonds. Hoofdstuk 8: Nuttige links Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO): www.fwo.ge, met inbegrip van de Pegasus oproep Doctoral schools: http://www.ugent.be/doctoralschools/en Horlait-Dapsens beurs voor artsen: http://www.horlaitfoundations.be/?lang=nl Belgian American Educational Foundation (BAEF): www.baef.be Fullbright Academic Exchanges between the United States, Belgium and Luxembourg: www.fullbright.be CWO Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen: http://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/faculteit/raden/wetenschappelijk-onderzoek-ge.htm EMBO Short Term Fellowships: http://www.embo.org/funding-awards/fellowships/short-term-fellowships FEBS Short Term Fellowships*: http://www.febs.org/our-activities/fellowships/febs-short-term-fellowships/ FEBS Summer Fellowships*: http://www.febs.org/our-activities/fellowships/febs-summerfellowships/ FEBS Youth Travel Fellowship*: http://www.febs.org/our-activities/advanced-courses/youth-travel-fund/ BSCDB travel grant**: http://www.bscdb.ugent.be/?q=node/31 *Men dient lid te zijn van de Belgian Society for Biochemistry and Molecular Biology (25 EURO/jaar) (http://www.icp.ucl.ac.be/bsbmb2/membership.html) **Men dient lid te zijn van de Belgian Society for Cell and Developmental Biology (25 EURO/jaar) http://www.bscdb.ugent.be/ Deze lijst is niet limitatief. Er wordt verwezen naar discipline-specifieke organisaties of instanties voor bijkomende mogelijkheden wat betreft financiering van mobiliteit. Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen - Commissie Wetenschappelijk Onderzoek Pagina 15