1. Raamovereenkomst Externe Postverwerking 2. Raamovereenkomst Koeriersdiensten De ondergetekenden: Stichting ROC Midden Nederland, gevestigd te Utrecht, hierna te noemen: ROC MN, in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer P.M. van der Klok, in zijn hoedanigheid van Directeur Facilitair Bedrijf en de heer H.J. Rutten, in zijn hoedanigheid van lid van College van Bestuur, hierna te noemen Opdrachtgever, en <formele naam Opdrachtnemer>, gevestigd te <vestigingsplaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken onder dossiernummer <dossiernummer KvK>, hierna te noemen <aanduiding Opdrachtnemer>, in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam rechtsgeldig vertegenwoordiger> in zijn/haar hoedanigheid van <functie rechtsgeldig vertegenwoordiger>, hierna te noemen Opdrachtnemer, Opdrachtgever en Opdrachtnemer hierna gezamenlijk aan te duiden als Partijen In aanmerking nemende dat: Op <datum publicatie> door Opdrachtgever een aanbesteding is uitgeschreven; Op <datum inschrijving> door Opdrachtnemer een inschrijving is gedaan; Opdrachtgever besloten heeft de opdracht aan Opdrachtnemer te gunnen. Partijen de in dit kader gemaakte afspraken in deze overeenkomst willen formaliseren waarbij in deze overeenkomst genoemde en gerangschikte bijlagen onlosmakelijk met deze overeenkomst verbonden zijn. Zijn overeengekomen als volgt: Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 1
Artikel 1 Toepasselijke voorwaarden 1.1 Op deze overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever van toepassing, tenzij uitdrukkelijk wordt afgeweken in deze Raamovereenkomst. De Algemene vervoerscondities (AVC2002) zijn aanvullende van toepassing. Andere algemene- of verkoopvoorwaarden van Opdrachtnemer worden nadrukkelijk uitgesloten. 1.2 Raamovereenkomst externe postverwerking Artikel 2.4, artikel 6.2 en 6.3, artikel 17.2 en 17.4, artikel 21.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland zijn van toepassing uitgezonderd. Daarnaast gelden op de navolgende artikelen van de Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland het volgende: - Aanvullend op artikel 10.5 geldt: Opdrachtgever heeft het recht om in geval van overtreding van de geheimhoudings- en privacy verplichtingen (artikel 10) door de Opdrachtnemer en/of de werkzame personen van Opdrachtnemer en/of de door Opdrachtnemer ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. Opschorting dan wel ontbinding van de Overeenkomst laat de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de directe schade die Opdrachtgever heeft geleden als gevolg van de schending onverlet. - Artikel 17.1 is als volgt aangepast: Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het toerekenbaar tekortschieten van Opdrachtnemer bij uitvoering van de Overeenkomst of Opdracht. Dit omvat ook schade als gevolg van het niet, onvoldoende of onjuist verrichten van de overeengekomen verplichtingen. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgschade. - Aanvullend op artikel 17 geldt: Opdrachtnemer is uit hoofde van deze Raamovereenkomst verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde derden, en op dezelfde wijze aansprakelijk als voor het eigen personeel. Het vervoer wat Opdrachtnemer in het kader van deze Raamovereenkomst uitvoert is voor risico van Opdrachtnemer. Opdrachtgever is gevrijwaard voor iedere vorm van aansprakelijkheid die tijdens het vervoeren optreedt. Opdrachtgever draagt tevens geen enkele verantwoordelijkheid voor de door Opdrachtnemer opgelopen bekeuringen. Opdrachtgever zal dergelijke kosten nimmer vergoeden. Indien Opdrachtnemer voor het verrichten van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever of zaken van Opdrachtgever vervoert, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Raamovereenkomst schade aan Opdrachtnemer en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer Opdrachtgever vrijwaren voor aanspraken van derden. Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 2
1.2 Raamovereenkomst koeriersdiensten Artikel 2.4, artikel 6.2 en 6.3, artikel 21.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland zijn van toepassing uitgezonderd. Daarnaast gelden op de navolgende artikelen van de Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland de volgende aanvullingen: - Aanvullend op artikel 10.5 geldt: Opdrachtgever heeft het recht om in geval van overtreding van de geheimhoudings- en privacy verplichtingen (artikel 10) door de Opdrachtnemer en/of de werkzame personen van Opdrachtnemer en/of de door Opdrachtnemer ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. Opschorting dan wel ontbinding van de Overeenkomst laat de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de directe schade die Opdrachtgever heeft geleden als gevolg van de schending onverlet. - Aanvullend op artikel 17 geldt: Opdrachtnemer is uit hoofde van deze Raamovereenkomst verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde derden, en op dezelfde wijze aansprakelijk als voor het eigen personeel. Het vervoer wat Opdrachtnemer in het kader van deze Raamovereenkomst uitvoert is voor risico van Opdrachtnemer. Opdrachtgever is gevrijwaard voor iedere vorm van aansprakelijkheid die tijdens het vervoeren optreedt. Opdrachtgever draagt tevens geen enkele verantwoordelijkheid voor de door Opdrachtnemer opgelopen bekeuringen. Opdrachtgever zal dergelijke kosten nimmer vergoeden. Indien Opdrachtnemer voor het verrichten van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever of zaken van Opdrachtgever vervoert, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Raamovereenkomst schade aan Opdrachtnemer en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer Opdrachtgever vrijwaren voor aanspraken van derden. 1.3 Op deze overeenkomst zijn van toepassing: Bijlage 1 De Algemene inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland Bijlage 2 De Nota s van Inlichtingen Bijlage 3 De Offerteaanvraag van Opdrachtgever, d.d. xx-xx-2016 Bijlage 4 Prijzenblad Bijlage 5 De Offerte van Opdrachtnemer d.d. xx-xx-2016 Bijlage 6 De Algemene vervoerscondities (AVC2002) 1.4 Indien en voor zover tegenstrijdigheden voorkomen tussen deze Raamovereenkomst en de bij deze Overeenkomst behorende Bijlagen, geldt het gestelde in deze Raamovereenkomst. Indien en voor zover tegenstrijdigheden voorkomen tussen de Bijlagen, geldt het gestelde in de Bijlage met het laagste nummer. Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 3
1.5 Partijen verklaren deze Raamovereenkomst en Bijlagen te hebben ontvangen, te kennen en te begrijpen en zich hieraan onvoorwaardelijk te conformeren. Artikel 2 Voorwerp van de raamovereenkomst 2.1 Opdrachtnemer verplicht zich gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst tot het verrichten van: Raamovereenkomst externe postverwerking Opdrachtnemer zal de externe postverwerking voor Opdrachtgever verrichten, waaronder levering en bezorging van alle externe post en pakketten in binnen- en buitenland wordt verstaan. Dit omvat het volgende dienstverleningspakket : - postbezorging binnen 48 uur - postbezorging binnen 24 uur - bezorging aangetekende post - bezorging priority post - antwoordnummer - bezorging direct mailing binnen 48 uur - bezorging van pakketten, incl. track&trace - overige externe postverwerking op aanvraag, waaronder bijvoorbeeld de bewaarservice. Raamovereenkomst koeriersdiensten Opdrachtnemer zal de koeriersdiensten voor Opdrachtgever verrichten, waaronder de dagelijkse, reguliere koeriersdiensten en de incidentele koeriersdiensten wordt verstaan. Dit omvat het volgende: Dagelijkse en reguliere koeriersdienst: - Het dagelijks leveren van externe post en postpakketten vanuit de postbus aan de centrale postkamer van Opdrachtgever - Het dagelijks ophalen van alle externe uitgaande post en postpakketten bij de centrale postkamer van ROC MN en afleveren bij XXXX - Het dagelijks ophalen en bezorgen van interne post, tussen ROC MN locaties - Het drie keer per week ophalen en brengen van linnengoed, tussen twee ROC MN locaties in Utrecht - Producten van- en naar de reproductie-afdelingen van Opdrachtgever brengen. - Het ophalen en bezorgen van vertrouwelijke documenten tussen de locaties van Opdrachtgever Incidentele koeriersdiensten: - Ophalen en rondbrengen van pakketten tussen locaties van Opdrachtgever - Transport van benodigde materialen ten behoeve van evenementen / beurzen naar externe locaties - Verplaatsen van enkele meubelstukken / klein inventaris tussen locaties van Opdrachtgever (geen verhuisdiensten). - Snel en adequaat verzorgen van spoedbezorgingen - Incidenteel in het weekend en tijdens avonduren verzorgen van de dienstverlening. Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 4
Opdrachtnemer voert de dienstverlening uit zoals beschreven in de Offerteaanvraag van Opdrachtgever, in de Offerte van Opdrachtnemer en tegen de in de Offerte aangegeven prijzen. 2.2 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst kan Opdrachtgever specifieke opdrachten verstrekken. De voorwaarden van deze Overeenkomst zijn integraal van toepassing op alle Opdrachten die gedurende de looptijd van deze Overeenkomst tussen Opdrachtgever enerzijds en Opdrachtnemer anderzijds worden gesloten, tenzij in een Opdracht uitdrukkelijk schriftelijk van deze Overeenkomst wordt afgeweken. Artikel 3 Duur van de Raamovereenkomst 3.1 De Raamovereenkomst gaat in op 1 januari 2017 en wordt aangegaan voor een periode van twee jaar. Vervolgens kan de Raamovereenkomst, na wederzijdse instemming, nog twee maal met één jaar worden verlengd. 3.2 Verlenging dan wel opzegging van de Raamovereenkomst gebeurt schriftelijk met in achtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Artikel 4 Vertegenwoordiging en voortgangsrapportage 4.1 Opdrachtgever en Opdrachtnemer wijzen ieder een contactpersoon binnen de organisatie aan. Deze contactpersonen zijn bevoegd de Partij die hen heeft aangewezen, in het kader van deze Raamovereenkomst te vertegenwoordigen en te binden binnen de kaders van deze Raamovereenkomst. 4.2 De contactpersoon van de Opdrachtnemer rapporteert viermaal per jaar aan de contactpersoon van de Opdrachtgever over de voortgang en verstrekt de overeengekomen managementinformatie (conform Offerteaanvraag; externe postverwerking hoofdstuk 4.1.5 / koeriersdiensten hoofdstuk 4.2.5). Artikel 5 Prijzen en facturering 5.1 Raamovereenkomst Externe Postverwerking Opdrachtnemer factureert maandelijks achteraf de werkelijk afgenomen dienstverlening conform de tarieven uit het prijzenblad (bijlage 4). 5.1 Raamovereenkomst Koeriersdiensten Opdrachtnemer factureert iedere opdracht met de tarieven uit het prijzenblad (bijlage 4), nadat de dienstverlening is uitgevoerd. Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 5
5.2 Facturering vindt plaats conform de eisen in de Offerteaanvraag (externe postverwerking hoofdstuk 4.1.4 / koeriersdiensten hoofdstuk 4.2.4) en conform artikel 21 in de Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC MN. 5.3 Raamovereenkomst Externe Postverwerking De tarieven worden aangepast conform de Autoriteit consument & Markt (https://www.acm.nl/nl/). De wijziging van tarieven wordt doorgevoerd na onderling overleg en overeenstemming, en na schriftelijke goedkeuring door Opdrachtgever. 5.3 Raamovereenkomst Koeriersdiensten De tarieven kunnen maximaal één keer per jaar worden aangepast volgens de NEA index (http://www.niwo.nl/pagina/167/onderwerpen/cijfers_en_grafieken/kosten_en_rentab iliteit.html, tab: Kostenindexcijfers, tabel: Kostenontwikkeling binnenlands vervoer, inclusief brandstofkostenontwikkeling, regel: fijnmazige distributie collo). De eerste mogelijkheid tot indexering is per 1 januari 2018. De wijziging van tarieven wordt doorgevoerd na onderling overleg en overeenstemming, en na schriftelijke goedkeuring door Opdrachtgever. 5.4 Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving, met betrekking tot het Personeel/medewerkers van Opdrachtnemer komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid in dit verband. Artikel 6 Overdracht rechten en verplichtingen 6.1 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Raamovereenkomst zonder schriftelijke toestemming van Opdrachtgever aan een derde over te dragen. 6.2 Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. Artikel 7 Klachten Klachten over de dienstverlening van de Opdrachtnemer dienen zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk (per e-mail) bij Opdrachtnemer te worden gemeld waarna binnen 1 werkdag schriftelijk wordt gereageerd naar de contactpersoon van Opdrachtgever. Artikel 8 Geschil Partijen trachten zo veel mogelijk de geschillen die tussen Partijen mochten ontstaan, in onderling overleg op te lossen. Daartoe zullen Partijen, alvorens een geschil aan de Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 6
bevoegde Nederlandse rechter voor te leggen en indien en voor zover mogelijk, eventuele geschillen behandelen overeenkomstig het Mediation Reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut. Artikel 9 Slotbepaling 9.1 Met de ondertekening van deze overeenkomst komen alle eerder gemaakte afspraken tussen partijen te vervallen. 9.2 Wijzigingen op deze Raamovereenkomst zijn slechts bindend indien ze schriftelijk zijn vastgelegd in de vorm van een door Partijen ondertekend addendum, welke vervolgens onlosmakelijk onderdeel vormt van de Raamovereenkomst. Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te Utrecht Opdrachtgever Opdrachtnemer <aanduiding Opdrachtgever> <aanduiding Opdrachtnemer> < naam rechtsgeldig vertegenwoordiger> <naam rechtsgeldig vertegenwoordiger> <functie rechtsgeldig vertegenwoordiger> <functie rechtsgeldig vertegenwoordiger> Plaats: Datum: Plaats: Datum: Raamovereenkomst Externe postverwerking / Raamovereenkomst Koeriersdiensten 7