Projectvoorstel Digikoppeling Aan : Kring Gemeentesecretarissen Programma : SSNT I & A Opdrachtgevers : G.J. Eikenaar (programmanager SSNT), H. van Rinsum (ambtelijk Datum : 28 juli 2014 opdrachtgever), E. Nauta (bestuurlijk opdrachtgever). Looptijd : Augustus 2014 t/m Januari 2015 Fase : Realisatie Aanleiding In het kader van het Nationaal uitvoeringsprogramma (NUP) dienen alle gemeenten aangesloten te zijn op een aantal landelijke voorzieningen. Deze aansluiting loopt via standaard berichtenverkeer op basis van Digikoppeling. Binnen SSNT I&A ontstond het idee om deze aansluiting via digikoppeling gezamenlijk aan te schaffen en in te richten. Op 3 juli 2014 heeft het kernteam SSNT besloten om in principe te kiezen voor scenario 3: Eén digikoppelingadapter met een verbinding naar een centraal routeringsmechanisme (zie figuur 1). In dit projectplan wordt dit scenario verder uitgewerkt. Figuur 1 Scenario 3 Doelstelling Vóór 1 januari 2015 zijn tenminste alle SSNT I&A gemeenten aangesloten, maar mogelijk ook de SSNT 14. Daarmee realiseren we op de gezamenlijke onderlaag, de glasvezelring, een verbindend fundament. Uitwisseling van gegevens tussen SSNT gemeenten en de landelijke voorzieningen wordt hiermee mogelijk. 1
Resultaat - Alle deelnemende gemeenten zijn eind december 2014 aangesloten op een zogenaamde regionale servicebus. - De servicebus regelt alle vormen van berichtenverkeer, die gemeenten nodig hebben om per 1 januari 2015 aan het NUP te voldoen. - Vanaf 1 januari 2015 wordt de servicebus ingericht om ook regionaal berichtenverkeer te faciliteren ten behoeve van de RUD en basisregistraties (SSNT pilot BGT). - De techniek hiervoor wordt gehost bij NDIX. - Het technisch beheer wordt eveneens via NDIX gefaciliteerd. - Voor technisch beheer en hosting is een SLA beschikbaar. - Drie personen binnen het samenwerkingsverband SSNT I&A zijn opgeleid om zelfstandig, zonder inzet van een leverancier, gemeenten aan te sluiten op de servicebus en koppelingen te bouwen. - Voor gemeenten die aansluiten op de servicebus is een aansluitprotocol beschikbaar. Afbakening Tot dit project behoort niet de afzonderlijke koppelingen naar specifieke regionale basisregistraties of de RUD. Dit zal vanaf begin januari 2015 opgepakt worden in afzonderlijke projectorganisaties. Om gegevensuitwisseling tussen gemeenten en andere organisaties, zoals de RUD, onderling mogelijk te maken is nog wel een aanvullende investering nodig ( 15.000,-- voor 40 processen, of 30.000,-- voor ongelimiteerd gebruik). Dit wordt in een afzonderlijk projectvoorstel voorgelegd. Partners - De 8+1+1 - Andere gemeenten binnen SSNT die ervoor kiezen om aan te sluiten bij dit project - Vanaf januari 2015 andere belanghebbenden (RUD, GBT, provincie, waterschap). Borging In borging wordt voorzien door te kiezen voor een leverancier die aantoonbare ervaring heeft met een servicebus binnen samenwerkingsverbanden, zoals bij Equalit, een samenwerkingsverband in Brabant. Daarnaast is sprake van borging door SLA s en protocollen in te zetten bij beheer en aansluiting. In borging van kennis wordt voorzien door drie medewerkers van verschillende gemeenten op te leiden om zelfstandig koppelingen te kunnen realiseren voor de aangesloten partners. Technische borging geschiedt door de digikoppeling en de servicebus dubbel uit te voeren. Randvoorwaarden - Op basis van een door SSNT I&A uitgevoerde marktverkenning komen maar twee leveranciers (JNet en Enable-U) in aanmerking. Doorslaggevend argument is de mate waarin een leverancier aantoonbare ervaring heeft binnen andere samenwerkingsverbanden. Dat betekent dat Enable-U de voorkeur heeft (zie bijlage 1). - Gegeven het investeringsvolume kan volstaan worden met een enkelvoudige aanbesteding. Er wordt getoetst aan het gemeentelijk inkoopbeleid. - Voordat overgegaan wordt tot aanschaf van een dergelijke servicebus wordt eerst een Proof of Concept gevraagd aan de leverancier. De proeftuin wordt gevormd door de gemeenten Hengelo, Enschede en Almelo. Indien andere SSNT gemeenten om moverende redenen direct willen deelnemen aan deze proeftuin, is een andere samenstelling bespreekbaar voor het PoC. - Indien de keuze voor een gezamenlijke digikoppeling wordt gemaakt, is hier sprake van een point of no return in verband met gezamenlijke investeringen. - De benodigde menskracht en middelen worden door de deelnemende partners beschikbaar gesteld. Risico s - Aansluiting op de landelijke voorzieningen is alleen mogelijk door een juridische entiteit. Omdat SSNT bewust geen shared service center is, moet hiervoor nog een oplossing gevonden worden, bijvoorbeeld door één gemeente de aansluitprocedure te laten doorlopen. 2
- Omdat sprake is van verschillende applicatielandschappen bestaat het risico dat niet alle gemeenten of niet alle relevante applicaties op tijd aangesloten zijn. De koppeling wordt efficiënter en beter beheersbaar naarmate gemeenten kiezen voor standaardisatie van werkprocessen en standaardisatie van informatiesystemen. Projectorganisatie digikoppeling/servicebus De projectleiding wordt mogelijk geleverd door de beheerorganisatie van de glasvezelring. Hiervoor staat een overleg gepland op 19 augustus. De samenstelling van de projectorganisatie wordt verder vorm gegeven door de projectleider, daarbij rekening houdend met een evenwichtige samenstelling tussen de deelnemende gemeenten. SSNT I&A bewaakt de voortgang. Het Kernteam SSNT fungeert als stuurgroep. De projectleider rapporteert tweewekelijks over de voortgang aan SSNT I&A en aan het Kernteam SSNT. Inhoudelijke activiteiten per fase Oriëntatiefase: Verkenning mogelijke scenario s en op basis daarvan een marktverkenning en afstemming met mogelijke deelnemende gemeenten. Deze fase is afgerond. Voorbereidingsfase: Keuze voor één van de scenario s door het Kernteam en de kring van gemeentesecretarissen. Besluitvorming en keuze van een leverancier. Deze fase wordt eind augustus 2014 afgerond. Realisatiefase: o Instellen projectorganisatie o Start Proof of Concept o Start opleiding medewerkers o Definitieve keuze leverancier en gunning op basis van PoC o Start aanvraagprocedure op landelijke voorzieningen (juridische implicaties) o Opstellen diverse SLA s en aansluitprotocollen o Installatie bij NDIX o Opzetten beheerorganisatie o Realisatie aansluiting op landelijke voorzieningen, conform nog op te stellen planning o Aansluiting deelnemende gemeenten o Evaluatie project o Start aansluiting overige belanghebbenden (nieuw project) Nazorgfase o Beheer o Onderhoud op SLA s en aansluitprotocollen o Bijhouden opgedane kennisniveau Tijd Activiteit Tijd (2014) Instellen projectorganisatie Augustus Start Proof of Concept Augustus Definitieve keuze leverancier en gunning op basis van PoC Begin September Start aanvraagprocedure op landelijke voorzieningen (juridische Begin September implicaties) Opstellen diverse SLA s en aansluitprotocollen September Installatie software Start opleiding medewerkers Opzetten beheerorganisatie Realisatie aansluiting op landelijke voorzieningen, conform nog op te stellen planning Medio September Medio September Medio September September /Oktober 3
Activiteit Tijd (2014) Aansluiting deelnemende gemeenten Oktober t/m december Evaluatie project Januari 2015 Start aansluiting overige belanghebbenden (nieuw project) Vanaf januari 2015 Kosten Omschrijving Functie Aantal uur WG kosten Totaal Projectleider Projectsturing 16 per week (augustus t/m januari) Uurtarief 72,00 gedurende 6 mnd 20.000,-- Leden projectgroep Opleiding 3 medewerkers Deelname projectgroep Technisch en applicatiebeheer 2 uur per week n.v.t. Reguliere uren deelnemende gemeenten 3 dagen Inzet uren op te 4.500,-- leiden medewerkers binnen reguliere functie Technische beheer PM Mogelijk uitbesteed Applicatiebeheer PM Afhankelijk van aantal deelnemers. Aanschaf en 42.310,-- implementatie software Jaarlijks kosten software 4.382,-- Investeringsoverzicht Omschrijving Eenmalig Jaarlijks Licentie Regionale servicebus 21.910,-- 4.382,-- Installatie 4.350,-- Aansluiting op 4 landelijke voorzieningen 6.300,-- Opleiding beheerders 4.500,-- Strippenkaart voor 5 dagen consultancy (optioneel) 5.250,-- Totaal 42.310,-- 4.382,-- Doorbelasting naar deelnemende gemeenten op basis van inwoneraantal Centrale voorziening Gemeente Totaal CV en gemeente Partner Inwoneraantal Doen mee Eenmalig Jaarlijks Aanschaf licentie Onderhoud 2014 2015 ev Almelo 72.799 72.799 8.386,25 868,55 3.340,00 668,00 11.726,25 1.536,55 Borne 21.764 0 Enschede 158.712 158.712 18.283,19 1.893,57 3.340,00 668,00 21.623,19 2.561,57 Haaksbergen 24.326 0 Hengelo 81.014 81.014 9.332,59 966,57 3.340,00 668,00 12.672,59 1.634,57 Hof van Twente 35.220 0 Losser 22.552 22.552 2.597,93 269,06 3.340,00 668,00 5.937,93 937,06 Oldenzaal 32.206 32.206 3.710,04 384,25 3.340,00 668,00 7.050,04 1.052,25 Noaberkracht 47.234 0 Hellendoorn 35.743 0 Rijssen-Holten 37.614 0 Twenterand 33.965 0 Wierden 23.808 0 Totaal 626.957 367.283 42.310,00 4.382,00 59.010,00 7.722,00 Tabel 1 Doorbelasting op basis van 5 deelnemende gemeenten In bovenstaande tabel wordt ervan uitgegaan dat minimaal vijf gemeenten deelnemen aan het project (Almelo, Enschede, Losser, Hengelo en Oldenzaal). De kosten voor de centrale voorziening (Digikoppeling en de 4
regionale servicebus) zijn dan eenmalig 42.310,-- en jaarlijks 4.382,--. Het spreekt voor zich dat de totale prijs per inwoner lager wordt, naarmate meer gemeenten deelnemen. Om op de centrale voorziening aan te sluiten dient elke deelnemende gemeente zelf een eigen licentie daarvoor aan te schaffen. Deze kost eenmalig 3.340,-- en jaarlijks 668,--. Voor de deelnemende gemeente zijn de licentiekosten het deel centrale voorziening (op basis van inwoneraantal + de gemeentelicentie). Het aansluiten van backofficesystemen op de regionale servicebus gebeurt op kosten van de gemeente zelf. De kosten hiervoor zijn nog niet duidelijk, omdat het de bedoeling is dat na de opleiding de beheerders dit zelfstandig zonder hulp van de leverancier moeten kunnen doen. Zou de leverancier dit doen, dan moet rekening gehouden worden met een investering van ongeveer 3.500,- per systeem. Onderstaande tabellen geven de bedragen weer op basis van respectievelijk 8 en 14 deelnemende gemeenten. Centrale voorziening Gemeente Totaal CV en gemeente Partner Inwoneraantal Doen mee Eenmalig Jaarlijks Aanschaf licentie Onderhoud 2014 2015 ev Almelo 72.799 72.799 6.866,19 711,12 3.340,00 668,00 10.206,19 1.379,12 Borne 21.764 21.764 2.052,72 212,60 3.340,00 668,00 5.392,72 880,60 Enschede 158.712 158.712 14.969,26 1.550,35 3.340,00 668,00 18.309,26 2.218,35 Haaksbergen 24.326 24.326 2.294,36 237,62 3.340,00 668,00 5.634,36 905,62 Hengelo 81.014 81.014 7.641,01 791,37 3.340,00 668,00 10.981,01 1.459,37 Hof van Twente 35.220 35.220 3.321,85 344,04 3.340,00 668,00 6.661,85 1.012,04 Losser 22.552 22.552 2.127,04 220,30 3.340,00 668,00 5.467,04 888,30 Oldenzaal 32.206 32.206 3.037,58 314,60 3.340,00 668,00 6.377,58 982,60 Noaberkracht 47.234 0 Hellendoorn 35.743 0 Rijssen-Holten 37.614 0 Twenterand 33.965 0 Wierden 23.808 0 Totaal 626.957 448.593 42.310,00 4.382,00 69.030,00 9.726,00 Tabel 2 Doorbelasting op basis van 8 deelnemende gemeenten Centrale voorziening Gemeente Totaal CV en gemeente Partner Inwoneraantal Doen mee Eenmalig Jaarlijks Aanschaf licentie Onderhoud 2014 2015 ev Almelo 72.799 72.799 4.912,82 508,82 3.340,00 668,00 8.252,82 1.176,82 Borne 21.764 21.764 1.468,74 152,12 3.340,00 668,00 4.808,74 820,12 Enschede 158.712 158.712 10.710,63 1.109,29 3.340,00 668,00 14.050,63 1.777,29 Haaksbergen 24.326 24.326 1.641,63 170,02 3.340,00 668,00 4.981,63 838,02 Hengelo 81.014 81.014 5.467,20 566,23 3.340,00 668,00 8.807,20 1.234,23 Hof van Twente 35.220 35.220 2.376,81 246,16 3.340,00 668,00 5.716,81 914,16 Losser 22.552 22.552 1.521,91 157,62 3.340,00 668,00 4.861,91 825,62 Oldenzaal 32.206 32.206 2.173,41 225,10 3.340,00 668,00 5.513,41 893,10 Noaberkracht 47.234 47.234 3.187,57 330,13 3.340,00 668,00 6.527,57 998,13 Hellendoorn 35.743 35.743 2.412,11 249,82 3.340,00 668,00 5.752,11 917,82 Rijssen-Holten 37.614 37.614 2.538,37 262,90 3.340,00 668,00 5.878,37 930,90 Twenterand 33.965 33.965 2.292,12 237,39 3.340,00 668,00 5.632,12 905,39 Wierden 23.808 23.808 1.606,68 166,40 3.340,00 668,00 4.946,68 834,40 Totaal 626.957 626.957 42.310,00 4.382,00 85.730,00 13.066,00 Tabel 3 Doorbelasting op basis van 14 deelnemende gemeenten Bij bovengenoemde bedragen moet nog wel aangetekend worden, dat er mogelijk nog een aanvullende eenmalige investering noodzakelijk is. Deze is afhankelijk van het aantal deelnemende gemeenten. Hoe meer gemeenten deelnemen - en er dus meer berichtenverkeer is -, des te robuuster het systeem uitgevoerd moet worden om de beschikbaarheid en de beveiliging te waarborgen. 5
Voordeel van in SSNT verband. Om inzichtelijk te maken dat de aansluiting op de landelijke voorzieningen in SSNT verband voordeel oplevert, hieronder een tabel met de globale investering in het geval een gemeente het individueel oplost op basis van een offerte van dezelfde leverancier. Omschrijving Eenmalig Jaarlijks Licentie Digikoppeling Basis 18.000 3.600,-- Installatie 4.350,-- Aansluiting op 4 landelijke voorzieningen 6.300,-- Totaal 28.650,-- 3.600,-- Tabel 4 Investeringsraming wanneer een gemeente zelfstandig digikoppeling implementeert. Dit komt overeen met scenario 1. In dit scenario wordt alleen de software voor aansluiting op 4 landelijke voorzieningen op basis van digikoppeling gerealiseerd, dus geen servicebus. De gemeente dient dan nog aanvullend te investeren in hardware, technisch en functioneel beheer en eventuele aanvullende consultancy. De bedragen voor opleiding en een strippenkaart zijn weggelaten. Het voordeel zit niet alleen in het kostenaspect. Ook door het beheer in SSNT verband te organiseren wordt de kwetsbaarheid hiervan verminderd en is kennis beter geborgd. Communicatie Interne communicatie o Melding op de intranetten o Via SSNT nieuwsbrief o Voortgang per e-mail 6
Bijlage 1: Afweging leverancierskeuze Er zijn maar twee leveranciers op de Nederlandse markt, die een servicebus in een samenwerkingsverband kunnen leveren, namelijk JNet en Enable-U. In onderstaande tabel staan een aantal overwegingen die meewegen in de keuze voor een van beide leveranciers. Er zijn offertes opgevraagd bij beide leveranciers. In de tweede helft van augustus zal de beoordeling plaatsvinden. JNet (via Exxellence) Enable-U Prijsmodel: vast bedrag per jaar, en aanvullend een Licentiestructuur en jaarlijks onderhoud variabel bedrag (0,02 per inwoner) Lokale leverancier Landelijke leverancier voor meer dan 100 overheden Ervaring in samenwerkingsverbanden: GBT (één Meerdere samenwerkingsverbanden. Venlo e.o., organisatie en één aansluiting op digikoppeling) Brabant, Groningen Kleine partij Marktleider, levert ook aan backoffice-leveranciers Configuratie door Exxellence Configuratie ook in eigen beheer na opleiding Bijlage 2 Aansluitprocedure gemeente: De gemeente die wil aansluiten op de regionale servicebus dient aan een aantal voorwaarden te voldoen, zoals bijvoorbeeld: - Aanschaffen van een licentie voor de aansluiting. - In het bezit zijn van het Overheidsidentificatienummer (OIN) en PKI certificaten - Overzicht van de aan te sluiten applicaties (of gemeentelijke servicebus) en die voorzien van de benodigde koppelvlakken (Stuf-BG, Stuf-LVO, Stuf-Zaken. Of aangeven hoe de berichten moeten worden afgeleverd (fileshare, e-mail e.d.) - Helder hebben hoe het proces moet lopen Een onderdeel van het project is het opstellen van de aansluitprocedure en het opstellen van de dienstverleningsovereenkomst. 7