Een gelukkig leven Mensen en digitaal werken 2015-2016
Ben de Jong is associate partner bij Digital. Hij is specialist op het gebied van digitaal werken, metadatering, digitaal archiveren, e-depot en kwaliteit. Al geruime jd ondersteunt hij de gemeente Utrecht bij het inrichten van hun digitaal bestaan. 38
De vanzelfsprekende lol in het werk In gesprek met Ben de Jong Je bent nu een paar jaar ondergedompeld in het ambtelijk leven van de stad Utrecht. Verhuizingen, veranderingen, vernieuwingen, niets is meer hetzelfde. Jij helpt de Utrechtse informatiehuishouding beter en simpeler te maken. Hebben de afgelopen jaren je kijk op het vak veranderd? Dat kun je wel zeggen. Het was al jd een eenvoudig vak, tenminste dat dacht ik lange jd. Ik verbaas me echter meer en meer over de toenemende worsteling in de mix van wetgeving en normenkaders en de diversiteit aan voorzieningen waar je dan als organisa e mee te maken krijgt. Die mix wordt eerder complexer dan eenvoudiger, en dus blij de opgave: hoe houden we het toch weer simpel? De opgave blij : hoe houden we het simpel? Dat zit ook in de combina e van gestructureerd werken, ongestructureerd werken en samenwerken in interne en externe ketens. De referen e-architecturen die hiervoor bestaan, zijn op zich eenvoudig te begrijpen en worden overal gebruikt, maar de prak jk gedraagt zich daar niet al jd even goed naar. Dus geldt ook voor Utrecht zoeken en vinden. Niet zoeken en vinden van dossiers, maar zoeken en vinden van een kwalita ef goede, geordende, toegankelijke informa- ehuishouding. Die tegelijker jd prak sch ingericht is. Je merkt die druk van de complexiteit vooral in grote organisa es als de gemeente Utrecht. In een kleine organisa e lukt het je nog wel om, met een rela ef kleine club mensen een verandering te realiseren en vrij snel de nodige prak sche keuzes te maken. In een grote organisa e is de doorloop jd van de verandering langer en het traject weerbars ger. Niet drama sch, maar wel iets om rekening mee te houden. Daarbij blij het wel van belang dat er onder architectuur de juiste prak sche keuzes worden gemaakt. Daar blijf ik nog steeds van overtuigd. De principes van het vak zijn dezelfde als honderd jaar geleden. Heel langzaam zien we het schip varen in de juiste rich ng. Naar een situa e waarin de organisa e-onderdelen zoveel mogelijk 39
Voor de digitale variant geldt dat niet anders, komt er alleen wat techniek bij, meer niet. Die vergelijking met vroeger (en toen was lang niet alles beter) wordt volgens mij vaak vergeten bij dit soort van vraagstukken. Mensen streven onterecht naar technische perfec e. werken volgens standaarden en afspraken. Mijn rol is adviserend in de keuzes die ze maken in het omgaan met en het delen van informa e. Daarin zijn geduld, herhaling en volharding van belang. Naast de vanzelfsprekende lol in dit werk. Want die heb ik en die houd ik. Eigenlijk zijn de principes van het vak dezelfde als honderd jaar geleden. Ook toen was zaakgericht werken al een concept als basis voor de analoge dossiervorming. Wat is er dus nieuw? Blijkbaar brengt het digitale element het vakgebied danig in beroering. Neem als voorbeeld de betekenis van de handtekening. Mensen streven onterecht naar technische perfec e. Eigenlijk is er niks nieuws onder de zon. Vroeger was de waarde van de analoge handtekening a ankelijk van de integriteit van een ambtenaar die tezamen met de werkafspraken, instruc es en procedures de borging gaf dat het ondertekende document deugde. Tegelijker jd lijkt het erop (dat vind ik) dat de (archief)wet- en regelgeving, en dan vooral de daarin gehanteerde normen, achter de snelle ontwikkelingen aanlopen. Neem bijvoorbeeld de open standaarden in termen van duurzame formaten zoals pdf/a. Dat is conceptueel mooi bedacht, maar het is vrij las g er in de prak jk aan te voldoen. Het levert veel goedwillende organisa es veel hoofdbrekens op. Wellicht moet dat soort normen eens worden geëvalueerd of op zijn minst worden voorzien van handva en voor de beantwoording van de vraag: hoe doe ik dat dan in de prak jk? Waarom is mijn authen eke office-document niet goed genoeg voor archivering op de lange duur? is dan de terechte vraag, ook al weet ik het antwoord vanuit de norm. In de prak jk zien we gelukkig al een groeiende vrijheid in de toepassing van dergelijke strakke normen. Er komt daardoor steeds meer gevoel voor de eindgebruiker en dat is volgens mij een terechte ontwikkeling. Met andere woorden: ideaal zou zijn dat denken vanuit de klant zich één-op-één vertaalt in normering en een architectuur die daarop naadloos aansluit. Alleen de dagelijkse prak jk kan de basis zijn van waaruit je werkt en verbetert. 40
Anders hee het niet veel zin. Dat betekent dus ook dat je crea ef moet zijn, wil er sprake zijn van enige vooruitgang. Om het nog eens samen te va en als antwoord op je vraag. Ik dacht: dit vak is simpel. Het is een kwes e van toepassen van concepten. Ik denk nu meer en meer: denk vanuit de klant, houd daarbij zeker rekening met we en en concepten, maar staar je er niet blind op. Het gesprek met Ben had plaats in de zomer van 2015. C I T A A T Waarom het nooit anders wordt Een tijdje geleden publiceerde de commissie Overheid en ICT haar rapport. Conclusie: er is van alles mis. Een van de constateringen: er zijn te hoge verwachtingen van ICT, er zit geen rem op het aantal functionele eisen dat mensen stellen aan ICT. Niet te realiseren eisen. Eisen die de leverancier dan toch maar gaat realiseren. Hoge kosten, teleurgestelde verwachtingen. In dezelfde week speelde de discussie over de OV-paaltjes. Als je tijdens je reis met verschillende vervoerders reist, moet je meerdere keren in- en uitchecken. Dat is jammer. Maar als het technisch (ICT-technisch) te realiseren was om dat te voorkomen, was het allang gerealiseerd. Zou ik denken. Wat lees ik in de krant? Onder aanvoering van de VVD hamerde de Tweede Kamer gisteren in overleg met staatssecretaris Wilma Mansveld op het weghalen van het paaltjeswoud in het OV. VVD er Betty de Boer meent dat dit volgend jaar voor 1 juli technisch geregeld kan zijn. Ik verbaasd, zeer verbaasd. Flabbergasted. Hoe weet Betty dit zo zeker!? Van haar buurman? Van de kabouters? Uit haar glazen bol? Heeft zij zelf misschien erg veel verstand van ICT in paaltjes? Of heeft haar man een bedrijf dat. (Ronald Groeneweg, brief, 2014) 41
www.digital.nl