2. Kwalificatieprofiel voor de teamleider Preparatie nafase In het project GROOTER worden onder andere opleidingskaders ontwikkeld voor drie functiegerichte opleidingen voor Bevolkingszorg. Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is teamleider Preparatie nafase. Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit hoofdstuk beschrijft het kwalificatieprofiel voor de teamleider Preparatie nafase. 2.1. Positionering van de functie De teamleider Preparatie nafase maakt deel uit van de taakorganisatie Ondersteuning van het team Bevolkingszorg. geeft leiding aan het team Preparatie nafase; ontvangt leiding van het hoofd taakorganisatie Ondersteuning en legt daaraan verantwoording af; is voor de ACBz (eventueel via het hoofd taakorganisatie Ondersteuning) het aanspreekpunt voor de voortgang van de preparatie van de nafase; stemt zo nodig over het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase af met de ACBz (eventueel via het hoofd taakorganisatie Ondersteuning). 2.2. Profielkenmerken Kerntaken De teamleider Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken: 1. Inrichten van het team Preparatie nafase. 2. Leiding geven aan het team Preparatie nafase. 3. Informeren en rapporteren. 4. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase: maken van een overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) een 1 e concept plan van aanpak nafase 5. Afronden van het proces. Uitwerking kerntaken 1. Inrichten van het team Preparatie nafase 2 Vertaalt de inzetopdracht in een inzetplan Preparatie nafase. Bepaalt de samenstelling en bezettingsgraad van het team Preparatie nafase. Alarmeert de medewerkers in het team. Wijst taken toe. Regelt (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen. Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team. 2 De grootte van het team Preparatie nafase is afhankelijk van de vraag; er is niet per definitie altijd een volledig team nodig. 16
2. Leiding geven aan het team Preparatie nafase Vertaalt het inzetplan in concrete taken en acties. Geeft opdracht tot het starten van voorbereidingen voor de preparatie van de nafase. Bewaakt de voortgang van het proces Preparatie nafase; stuurt waar nodig bij. Draagt zorg voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door het team. Bewaaakt het welzijn van de medewerkers in het team; draagt m.n. zorg voor een tijdige aflossing. Draagt zo nodig zorg voor het aanvragen van extra mensen en middelen. 3. Informeren en rapporteren Informeert het hoofd taakorganisatie Ondersteuning over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering. Wisselt informatie uit over het verloop van (het voorbereiden van) de preparatie van de nafase met de medewerkers in het team. Stemt af met de betrokkenen buiten het team (door teamleider Preparatie nafase en/of door medewerkers Preparatie nafase). (Laat) een logboek/verslaglegging in het eigen team bijhouden (door teamleider Preparatie nafase en/of door medewerkers Preparatie nafase). 4. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase: maken van een overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) een 1 e concept plan van aanpak nafase Analyseert het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase. Signaleert de behoefte van de omgeving. Verzamelt overdrachtsformulieren nafase bij andere taakorganisaties, t.b.v. het opstellen van het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) het 1 e concept plan van aanpak nafase. Stelt het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) het 1 e concept plan van aanpak nafase op. Ontvangt eventueel het in het ROT vastgestelde overdrachtsdossier nafase van de ACBz / sectie Bevolkingszorg ROT, ten behoeve van het 1 e concept plan van aanpak nafase in opdracht van het BT. Verkrijgt informatie over besluiten van het BT m.b.t. thema s voor de nafase, via de informatiecoördinator van het team Bevolkingszorg. Indien hierom gevraagd is door BT: biedt het 1 e concept plan van aanpak nafase aan BT aan al dan niet door tussenkomst van ACBz; past zo nodig op verzoek aan. NB. Deze taken kunnen ook worden uitgevoerd door medewerkers Preparatie nafase met deze specifieke taak. 5. Afronden van het proces Levert zo nodig op verzoek van het hoofd taakorganisatie een bijdrage aan de evaluatie van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm. 17
TeamleiderPreparatie nafase Profiel kwaliteiten en kerntaken Relatie kwaliteiten kerntaken Voor de teamleider Preparatie nafase worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 3 voor een toelichting op de kwaliteiten met de mogelijke beoordelingscriteria): Kwal. Kerntaken 1. Inrichten team Preparatie nafase 2. Leiding geven aan team Preparatie nafase 3. Informeren en rapporteren 4. Maken overdr. dossier nafase / 1 e concept PvA nafase 5. Afronden proces Acc Ana Besl Comm Coörd Daad Ger. op sam Met leid Met pol.bst inz Onaf Overt Refl Str. best De met blauw aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest typerend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken. Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde): 1. Analytisch 2. Met politiek bestuurlijk inzicht 3. Daadkrachtig 4. Gericht op samenwerking 5. Communicatief 18
Analytisch Systematisch onderzoeken (en alloceren/toewijzen) van problemen en vragen. Ontleden van relevante informatie, achtergronden en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en overzien van relaties tussen oorzaak en gevolg. Maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en aannames Maakt onderscheid tussen relevante en irrelevante informatie Legt verbanden op basis van beschikbare informatie Verzamelt en raadpleegt informatie en bepaalt wie de probleemhebber is Past scenariodenken toe voor de lange termijn (meer dan 12 uur vooruit) Werkt systematisch Signaleert (potentiële) knelpunten Schetst verschillende oplossingsrichtingen, die realistisch en haalbaar zijn Geeft informatiestromen duidelijk en gestructureerd weer Bedenkt wie welke informatie nodig heeft en geeft informatie door Toetst (voorgenomen) besluit/advies op praktische uitvoerbaarheid Met politiek bestuurlijk inzicht (Anticiperen op,) onderkennen/herkennen en begrijpen van politiek-bestuurlijke processen en besluitvorming die van invloed zijn op de voorliggende crisis. Kent bestuurlijk krachtenveld, belangen, standpunten Begrijpt en herkent welke feiten beleidsmatig relevant zijn Informeert degenen op bestuurlijk niveau die geïnformeerd moeten worden Weet waar benodigde mensen, middelen, informatie te vinden zijn Verdeelt beschikbare middelen in geval van schaarste Daadkrachtig Op adequate en krachtige wijze handelen, staan voor je keuzes en erop aangesproken kunnen worden. Uitstralen van gezag en vertrouwen. Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed onderbouwen Toont vertrouwen in eigen kunnen Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief Voert direct uit en handelt met snelheid Is zelfredzaam en toont initiatief Stimuleert en motiveert anderen tot actie Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De teamleider Preparatie nafase: Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelijke doel 19
Spreekt onderlinge rolverdeling af Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen waar zij horen Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en acties Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen Communicatief Ideeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpassen aan verschillende niveaus. Deelt relevante informatie Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen Luistert, vat samen en vraagt door Geeft aandacht en ruimte Formuleert kort, bondig en to-the-point Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld Toetst of het advies voldoet aan de opdracht Koppelt besluiten terug Keuzes en dilemma s Teamleider Preparatie nafase Keuzes Maakt een keuze ten aanzien van de samenstelling en bezettingsgraad van het team Preparatie nafase. Maakt, gegeven de situatie, een keuze ten aanzien van inzet van mensen en middelen. Maakt een keuze ten aanzien van de taken die door hemzelf worden opgepakt, dan wel bij een ander worden neergelegd (delegatie). Maakt een keuze in welke informatie hij met HTo, ACBz en gemeentesecretaris deelt. Maakt een werkvolgorde in de veelheid van informatie en taken. Maakt een keuze waar de benodigde deskundigheid vandaan gehaald gaat worden. Dilemma s Hoeveel ruimte is er om je taak uit te voeren (mandatering, inzet van personeel en middelen, bevoegdheden)? Hoe blijf je op de hoogte van actuele ontwikkelingen die van invloed zijn op het te ontwikkelen overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase? Hoe ga je om met onvolledige en/of tegenstrijdige informatie, adviezen en visies (bijvoorbeeld operationele beleving versus politieke werkelijkheid)? 20
Als teamleider Preparatie nafase weet je niet wanneer informatie beschikbaar komt vanuit het ROT en BT; je hebt dus geen goed zicht op het tijdpad om het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase aan te bieden. Hoe borg je de beschikbaarheid van mensen met relevante informatie voor het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase? Welke verwachting heeft men van het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase : voldoet het aan de vraag? Het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase moet gemaakt worden als nog niet alle relevante informatie voor de nafase beschikbaar is; dat maakt het inschatten van de gevolgen en impact van de crisis lastig. Tijdsdruk versus kwaliteit van resultaten. Operationeel leidinggevende (HTo) versus regulier leidinggevende bij het opstellen van het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT / 1 e concept plan van aanpak nafase. Onbekendheid met de invulling van de rol van teamleider Preparatie nafase in de daadwerkelijke nafase (na de overdracht). NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma s, maar zijn niet uitputtend. Vakbekwaamheid De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen. Onderstaand wordt bij vakbekwaam aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid in de functie. In het kader van vakbekwaam worden kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het kader van vakbekwaam blijven kan die vakbekwaamheid worden onderhouden. De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid. Vakbekwaam Het wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van teamleider Preparatie nafase is als volgt: Algemene kennis en vaardigheden: - WO werk- en denkniveau - Kunnen werken in een complexe omgeving die meerdere beleidsterreinen omvat - Analytisch denker met een pragmatische inslag Functionele kennis en vaardigheden: - Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie - Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de stafsectie Bevolkingszorg en de taakorganisaties - Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en GHOR en de overige partners in en buiten de crisisbeheersing, en de procesafhankelijke afspraken - Kennis van relevante wet- en regelgeving - Kennis van en inzicht in herstel en nazorg bij rampen en crises in een bestuurlijke context - Beschikken over de in het profiel aangegeven competenties. Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie specifieke keuzes en dilemma s - Ervaring met een politiek bestuurlijke omgeving 21
- Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden Vakbekwaam worden De teamleider Preparatie nafase kan in een traject van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). Vanuit GROOT/GROOTER worden daartoe de volgende opleidingen aanbevolen: - Basisopleiding Bevolkingszorg, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen - Functiegerichte opleiding Teamleider Preparatie nafase - Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en) Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen. Ook EVC s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen aan het wenselijke basisniveau. Vakbekwaam blijven De teamleider Preparatie nafase blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten. Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie specifieke keuzes en dilemma s. De teamleider Preparatie nafase voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet veiligheidsregio s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld. Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid. 22