Aan de leden van de Statencommissie Welzijn, Zorg en Cultuur Nr.: 2001-13.778/38/A.31, IWW Groningen, 24 september 2001 Behandeld door : K.C. Sikkema / K.T.J. Terpstra Telefoonnummer : (050) 316 4299 Antwoord op : Bijlage(n) : 2 Onderwerp : rapportage gedelegeerd commissaris mei t/m sep 2001 Jeugdzorg Geachte dames en heren, Inleiding In november 2000 hebben wij u de notitie "Versterking aansturing uitvoering jeugdhulpverlening" (2000-16.353, IWW) met betrekking tot de situatie bij Jeugdzorg Groningen (JZG) doen toekomen. In de conclusie van deze notitie werden de volgende problemen bij JZG opgesomd: begrotingsproblemen (geen sluitende begroting) gebrekkige beleidsinformatie als gevolg van gebrekkige registratiesystemen het niet op tijd aan kunnen leveren van noodzakelijke en betrouwbare beleidsinformatie (begroting, beleidsplan, jaarverslag, jaarrekening, informatie over cliëntstromen en kostprijzen van de hulpverleningsprodukten) het niet kunnen aantrekken van voldoende kwalitatief goed personeel de huidige instrumenten (plan/subsidieverordening) bieden genoeg formele aanknopingspunten om meer greep te krijgen op uitvoerders van hulpverlening. De regels en sanctiemogelijkheden zullen strikter moeten worden toegepast. Op grond van deze conclusies zijn in genoemde notitie de volgende afspraken/maatregelen vastgelegd: er ligt op 1 december 2000 een sluitende begroting 2001, waarin noodzakelijke bezuinigingstaakstellingen duidelijk zijn aangegeven JZG zorgt per 1 juli 2001 voor een adequate beschrijving van de hulpverleningsprodukten Het niveau van de informatievoorziening wordt gebracht op het niveau, zoals dat was beoogd met het IT-project 1999 van JZG de voorzitter ad interim van de Raad van Bestuur van JZG blijft in functie tot 1 september 2001 ter ondersteuning en als onafhankelijk rapporteur wordt door GS op grond van art 30 van de subsidieverordening jeugdhulpverlening provincie Groningen per direct een gedelegeerd "commissaris" aangewezen de gedelegeerd commissaris assisteert de hiervoor genoemde voorzitter ad interim en rapporteert 1
maandelijks over de voortgang aan GS de provincie zal, bij het niet nakomen van afspraken, in de toekomst ook tot terugvordering van subsidiegelden overgaan zonder dat bij voorbaat vast staat dat deze gelden weer ten goede zullen komen aan de instelling. Gedurende de afgelopen periode heeft de gedelegeerd commissaris, de heer L. P. A. van Kats, regelmatig gerapporteerd over de gang van zaken bij JZG, waarover wij u vervolgens onze opvattingen hebben kenbaar gemaakt. Nu liggen dan de rapportages over de maanden mei t/m juli 2001 en augustus/september 2001 voor. Algemene conclusie In het algemeen concluderen wij uit deze rapportages dat de ernstige en zorgelijke situatie, zoals die zich ultimo het jaar 2000 manifesteerde, aanmerkelijk is verbeterd. Dat wil niet zeggen dat JZG weer volledig op de rails staat, maar de uitgangspositie voor een goed bedrijfsmatig vervolg is duidelijk aanwezig. Te bespreken onderwerpen In het vervolg van de brief gaan wij nader in op een aantal van belang zijnde onderwerpen. Dit betreft een aantal zaken zoals deze in de notitie "Versterking aansturing uitvoering jeugdhulpverlening" aan de orde zijn gesteld, maar ook met betrekking tot een aantal zaken die in de rapportages van de gedelegeerd commissaris worden benoemd als "hangpunten". Het betreft de volgende onderwerpen: 1. De verbetering van de bedrijfsvoering 2. De afhandeling van het IT-project 1999 3. Inzet van onderbestede middelen 1998 t/m 2000; 4. Het subsidieverzoek Jeugdzorg naar Huis; 5. Subsidievaststelling ingeval van onderbezetting; 6. Bevoorschotting van looncompensatie (OVA); 7. De aankondiging van een nieuw IT-project. 8. De opdracht aan de gedelegeerd commissaris. 1. De verbetering van de bedrijfsvoering Een voortdurend punt van zorg was de kwaliteit van de bedrijfsvoering zoals die tot uitdrukking kwam in de wijze waarop JZG herhaaldelijk in gebreke bleef om tijdige, betrouwbare en volledige informatie te leveren. Deze situatie is in 2001 echter duidelijk verbeterd. Hierbij valt het volgende te noemen: -De presentatie van een tijdige en kwalitatief betere jaarrekening 2000. -De presentatie van een sluitende begroting 2001. -Het leveren van cliëntinformatie aan de SRJV t.b.v. de Managementletter (zie ook punt 2 van deze brief). -Het genereren van managementinformatie m.b.t. kwartaalresultaten gerelateerd aan de begroting, cliëntgegevens en bezettingspercentages met betrekking tot de genormeerde capaciteit. De gegevens over het 1 e kwartaal 2001 zijn besproken met uw gedeputeerde. -Tenslotte zijn voor een aantal belangrijke posities binnen JZG nieuwe functionarissen aangetrokken. Dit betekent niet dat JZG er al is. Voor het jaar 2002 is afgesproken dat volledige informatie over de begroting in het najaar aan ons zal worden toegezonden. Voor het komende jaar zullen we, in gezamenlijk overleg, niet alleen met betrekking tot het tijdpad, maar ook over de inhoudelijke wijze waarop beleidsinformatie moet worden verstrekt, duidelijke afspraken moeten maken. Ook zal in de overgangstijd naar een nieuw cliëntregistratiesysteem alles in het werk moeten worden gesteld om aan de verplichtingen tot cliëntinformatie te voldoen. 2. De afhandeling van het IT-project 1999 2
Zoals uit de maandrapportages van de gedelegeerd commissaris blijkt is het IT-project 1999 in grote lijnen afgerond met uitzondering van een drietal onderdelen uit het Masterplan, namelijk de implementatie van e-mail, intranet en internet, de betrouwbaarheid van het gesaneerde cliëntregistratiesysteem en het onderdeel informatieplanning. De redenen waarom bovengenoemde onderdelen van projecten niet konden worden afgerond zijn divers. De incidentele en structurele kosten voor de invoering van e-mail, intranet en internet bleken aanmerkelijk hoger dan gepland. Daarom heeft JZG besloten over de definitieve invoering eerst verder te willen nadenken. In het onder punt 6 van deze brief besproken nieuw IT-project komen we hierop terug. Het cliëntregistratiesysteem werkt in technische zin, maar de betrouwbaarheid laat te wensen over. Bovendien vragen nieuwe ontwikkelingen ook hier om een heroverweging. Tenslotte heeft men uit praktische overwegingen het deelproject Informatieplanning beperkter uitgevoerd dan in eerste instantie was voorzien. De hierdoor niet bestede middelen (ongeveer ƒ 192.000) zijn binnen Jeugdzorg Groningen gereserveerd. De definitieve afrekening zal binnenkort plaatsvinden. Wij zijn van oordeel dat hiermee dit project kan worden afgerond. 3. Inzet van onderbestede middelen 1998 t/m 2000 In 1998 t/m 2000 heeft onderbesteding van middelen plaatsgevonden als gevolg van onderbezetting. De middelen 1998 en 2000 (samen ruim ƒ 717.000) zijn bij JZG gereserveerd, terwijl het bedrag aan onderbesteding 1999 (ƒ 378.000) door ons is teruggevorderd en begrepen is in het bedrag van de reserve Jeugdhulpverlening. Het betreft hier in totaal een bedrag van ruim ƒ 1.095.000. JZG heeft verzocht deze middelen te mogen inzetten t.b.v. van het project Jeugdzorg naar Huis, waarvoor zij een subsidieverzoek heeft ingediend. (zie punt 4 van deze brief). 4. Het subsidieverzoek Jeugdzorg naar Huis. JZG heeft in 1999 haar visie Jeugdzorg naar Huis gepresenteerd. De kern van deze visie is de modernisering van het aanbod zodanig, dat de hulpverlenig zo licht mogelijk, zo kort mogelijk en zo dicht mogelijk bij huis plaats vindt. De uitvoering is in 1999 gestart en zal formeel in 2002 worden afgerond. Jeugdzorg naar Huis heeft een integraal karakter. De onderdelen ervan hangen nauw met elkaar samen. De provincie heeft in haar Beleidsplan 2000-2003 geconstateerd dat deze visie aansluit op het uitgangspunt van de Regiovisie Jeugdzorg 1998-2001 dat de hulpverlening zoveel mogelijk in de sociale leefomgeving van de jongere moet plaatsvinden. JZG heeft in de afgelopen jaren haar (geïndiceerde) hulpaanbod in ongeveer 40 zogenaamde modules (zorgproducten) beschreven. Deze modules zullen worden voorzien van een (integrale) kostprijs. Hiermee is JZG in 2001 begonnen en zij hoopt in 2002 met deze kostprijzen te kunnen werken. Een cruciaal punt hierbij is echter of JZG ook in staat is hieraan (betrouwbare) cliëntgegevens te koppelen. Dit is van groot belang omdat JZG in de toekomst (vanaf 2003) op grond van de nieuwe in te voeren financieringssystematiek hierop zal worden afgerekend. Tot nu toe had JZG haar visie Jeugdzorg naar Huis niet financieel onderbouwd. Wij hebben JZG daarom verzocht hiervoor een projectplan op te stellen. Dit heeft zij in het kader van de besteding van de onderbenuttinggelden nu d.m.v. een Implementatieplan 2001 t/m 2002 gedaan. De totale kosten voor deze periode worden door JZG begroot op ƒ 2.024.000. Bij bestudering van het plan springt duidelijk het integrale karakter ervan in het oog. De deelplannen hangen nauw met elkaar samen. De realisering van het totale plan brengt, nadat in 1999 en 2000 de uitvoering ten laste van de reguliere subsidie is bekostigd, voor de komende jaren extra kosten met zich mee. Deze kosten betreffen voornamelijk de verbetering van de bedrijfsvoering zoals de 3
invoering van een kostprijsberekeningsmodel, vernieuwing administratieve programmatuur, voorbereidingskosten t.b.v. het onderzoek naar een nieuw cliëntvolgend registratiesysteem en noodzakelijke opleidingskosten. Het is echter, gezien de beperkte middelen, niet mogelijk het totaalbedrag te financieren. Gezien het belang van bovengenoemde ontwikkelingen voor de toekomst van JZG stellen wij het bedrag aan onderbenutting 1998 t/m 2000 ad ƒ 1.095.000,-- ter beschikking ten behoeve van de uitvoering hiervan. De dan nog resterende kosten dient JZG zelf binnen haar begroting te dekken. 5. Subsidievaststelling ingeval van onderbezetting. Op grond van de subsidieverordening Jeugdhulpverlening wordt ingeval de gerealiseerde bezetting van de genormeerde capaciteit lager is dan 90% volgens een bepaalde formule een korting toegepast op de subsidie. Bij de pleegzorg is dit een korting op de pleegoudervergoeding (een variabele kostenpost) en bij de daghulp en 24-uurshulp een korting op de totale subsidie (waarvan ongeveer 90 95 % vaste kosten). In het tweede geval leidt dit volgens JZG tot financiële problemen. Vanaf het jaar 2000 verkeert de 24-uurshulp in een fase van herstructurering. JZG heeft voor 2001 haar aanbod voor de 24-uurshulp opnieuw beschreven. De uitvoering daarvan wordt nu getoetst. Ook binnen de daghulp is een veranderingsproces gaande. JZG heeft nu een verzoek ingediend of in dergelijke gevallen de vaststelling van de subsidie op basis van de werkelijke kosten kan plaatsvinden en de kortingen ingeval van onderbezetting achterwege kunnen blijven De kortingsformules in de subsidieverordening zijn van toepassing in een situatie van "normale" bedrijfsvoering, waarbij ook "normale" onderbezettingsmomenten kunnen voorkomen. In een dergelijke situatie dient een instelling zodanige maatregelen te nemen dat de gevolgen van de onderbezetting worden geminimaliseerd en er rekening wordt gehouden met terugvordering van subsidie. Tevens kan bij tijdige melding van problemen, in overleg, worden besloten tot een andere inzet van toegekende subsidie. Indien er zich uitzonderlijke situaties voordoen, zoals bijvoorbeeld herstructurering, dient de vaststelling van de subsidie naar onze mening ook afwijkend van de normale vaststelling plaats te vinden. De subsidieverordening geeft daartoe de mogelijkheid door toepassing van art. 31. Wij stemmen ermee in dat in het jaar 2001 wordt afgeweken van de toepassing van art. 23 (korting bij onderbezetting) en de subsidie voor de daghulp en de 24-uurshulp wordt vastgesteld op de werkelijke kosten met als maximum de toegekende maximale subsidie. 6. Bevoorschotting van looncompensatie (OVA) De laatste jaren is het herhaaldelijk voorgekomen dat de vergoeding voor looncompensatie pas in november door VWS en Justitie werd toegekend. Binnen de Jeugdhulpverlening hanteren we in het algemeen de regel dat pas subsidie aan de instellingen wordt betaald na ontvangst van de subsidie van VWS/Justitie. Ook in dit geval wordt de OVA door de provincie pas op moment van verkrijging aan de instellingen ter beschikking gesteld. De instellingen klagen dat dit financieringsproblemen oplevert aangezien de (loon-)kosten al wel worden gemaakt. JZG verzoekt nu de provincie de OVA middels de maandelijkse bevoorschotting vóór te financieren. Uitgaande van een looncompensatie van 4% betreft het hier een totaalbedrag van ongeveer ƒ 1.500.000. Van dit bedrag zou dan gedurende de periode januari tot oktober/november van 15% (voorschot januari) tot oplopend 75%/86% (voorschot september/oktober) door de provincie worden vóórgefinancierd. De ministeries financieren de jeugdhulpverlening gedurende de maanden januari t/m november met respectievelijk de volgende percentages: 15, 7, 7, 7, 15, 7, 7, 7, 3, 11 en 14% van de toegekende subsidie. De provincie financiert op dezelfde wijze de instellingen. De OVA wordt vanaf het moment 4
van toekenning met terugwerkende kracht aan de instellingen betaald. De hoogte van de OVA is pas laat in het jaar bekend. Een eventuele vóórfinanciering dient dan ook plaats te vinden op basis van een (voorzichtige) schatting. Deze problematiek is meermalen door het IPO en de VOG aan VWS/Justitie voorgelegd. Wij hebben deze acties altijd ondersteund. Tot dusver is hierop door VWS/Justitie echter niet positief gereageerd. Gezien het belang van een gezonde financiering stemmen wij in met een gedeeltelijke vóórfinanciering van de looncompensatie met maximaal 2% met betrekking tot de door ons gefinancierde instellingen jeugdhulpverlening. De hiermee gemoeide rente komt ten laste van de doeluitkering. 7. De aankondiging van een nieuw IT-project. A) Het cliëntvolgend registratiesysteem Tijdens het bestuurlijk overleg van 7 juni 2001 met JZG en gedeputeerde Bleker heeft JZG in grote lijnen een nieuw IT-project aangekondigd. In dit stuk "Project Cliëntregistratie" geeft JZG aan dat het vorige project (IT-project 1999), waarvoor zij ƒ 1.600.000 subsidie heeft ontvangen nagenoeg is afgerond. Binnen dit project was opgenomen het onderdeel cliëntregistraties (Masterplan: Deelproject Standaardisatie Cliëntregistraties fase 1). De doelstelling om te komen tot de sanering van een veelvoud van registratieprogramma's en verschillende versies van programma's en het implementeren van een stapelmodule ten behoeve van het genereren van concerninformatie is technisch tot stand gebracht. Over de betrouwbaarheid van de aldus gegenereerde informatie is JZG niet tevreden. Naast dit kwaliteitsprobleem noodzaken diverse ontwikkelingen, zoals de omzetting van het hulpprogramma in een 40-tal modules, de toekomstige financiering op outputbasis (cliënten), de herinrichting van de toegang tot de jeugdzorg (Bureau Jeugdzorg) en de behoefte aan managementinformatie tot een andere en modernere inrichting van de (cliënt)informatiehuishouding. Binnen de jeugdhulpverlening/jeugdzorg bestaan twee relevante aanbieders van informatiesystemen. Een van beide systemen is door Justitie verplicht gesteld voor de Jeugdbescherming. Dit onderdeel moet per 1 januari 2003 in het Bureau Jeugdzorg zijn opgenomen. JZG deelt mee dat zij, op basis van intern onderzoek, in eerste instantie voor het verplichte systeem voor de Jeugdbescherming kiest. Op basis van een voorlopige raming schat JZG de incidentele aanschafkosten op ongeveer ƒ 3.000.000 en de extra structurele kosten op ƒ 600.000. Er zal een stuurgroep worden ingesteld die de volgende opdracht krijgt: (Zie brief JZG 2001-14.303 d.d. 4 september 2001) 1. Onderzoek wat voor JZG de gevolgen van de herinrichting van de Toegang tot de Jeugdzorg m.b.t. de informatiehuishouding zijn en stel de informatiebehoefte vast. Hieruit moet worden afgeleid welke functionele eisen deze informatiebehoefte stelt aan een informatiesysteem voor plaatsers zowel als voor zorgaanbieders. 2. Onderzoek of het voorgeselecteerde informatiesysteem IJ voldoet aan de functionele eisen. 3. Schets binnen welk tijdsbestek, met welke incidentele / structurele middelen en welke incidentele / structurele inspanningen de informatiehuishouding van JZG moet worden ingericht. De stuurgroep krijgt bij dit onderzoek externe ondersteuning. Hiertoe zal offerte worden gevraagd bij twee externe bureaus. De provincie neemt als adviserend lid deel aan de stuurgroep. Het is de verwachting van JZG dat er in december 2001 een gedegen subsidieverzoek bij de provincie zal worden ingediend, waarin de incidentele en structurele kosten in beeld zullen worden gebracht. Tevens zal moeten worden aangegeven welke incidentele middelen JZG zelf in staat is in te zetten en hoe zij de structurele middelen op korte en lange termijn verwacht te kunnen dekken. 5
B) Datacommunicatie (afronding deelproject IT-infrastructuur IT-project 1999) Zoals onder punt 2 van deze brief is geschetst, heeft JZG zich genoodzaakt gezien de invoering van e- mail, intranet en internet voorlopig te stoppen aangezien de kosten bij uitvoering een aantal malen hoger zouden uitvallen dan begroot. Zij schat deze kosten op (incidenteel) ƒ 212.000 tot ƒ 353.000 (afhankelijk van de wijze van uitvoering) en structureel op ƒ 228.000,-- tot ƒ 463.000. JZG heeft voor de incidentele kosten nog ƒ 192.000 gereserveerd. De wijze van communicatie hangt nauw samen met de wijze waarop het cliëntregistatiesysteem wordt ingericht. Samen met dit project zal een definitief investeringsvoorstel worden ingediend. Ook hier geldt wat over inzet van incidentele en dekking van structurele middelen onder A) is opgemerkt. 8. De opdracht aan de gedelegeerd commissaris. Bij de aanstelling van de gedelegeerd commissaris is als einddatum van de opdracht 1 september 2001 genoemd. Wij zijn van mening dat deze aanstelling niet behoeft te worden verlengd. Hiervoor zijn twee redenen aan te geven. De eerste reden is dat de voorzitter ad interim van JZG, de heer H M Geraedts per 1 september is opgevolgd door een nieuwe voorzitter, de heer H Sikkema. De tweede is dat we hebben vastgesteld dat JZG zich positief ontwikkelt en dat we de verwachting hebben dat JZG weer in staat moet worden geacht in dit spoor verder te gaan. We concluderen hieruit dat het doel dat we met de aanstelling van een gedelegeerd commissaris hebben beoogd is bereikt. De komende tijd zullen we wel de vinger aan de pols van JZG blijven houden. JZG zal ons per kwartaal op de hoogte houden van de stand van zaken met betrekking tot de volgende punten: -de resultaten in vergelijking met de begroting -de cliëntgegevens -de bezetting van de genormeerde capaciteiten -een korte analyse m.b.t. deze onderdelen. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zullen u op de hoogte houden van de verdere ontwikkelingen. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:,voorzitter.,griffier. 6