Beleidsplan Versie december 2013 Auteur: M. Houpt, communicatieadviseur Vrienden van Isala In samenwerking met Annemiek Brink, Jeannet Langenhof en Frans Bierens.
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Isala Beter leven met Isala... 3 1.2 Stichting Vrienden van Isala... 3 2 Algemeen beleid en richtlijnen... 4 2.1 Missie en visie... 4 2.2 Doelgroepen... 4 2.3 Doelstellingen... 7 2.4 Randvoorwaarden... 7 2.5 Overig... 8 3 De organisatie Stichting Vrienden van Isala... 9 3.1 Bestuur... 9 3.2 Ambassadeurs... 9 3.3 Communicatieadviseur... 9 3.2 Financiën... 10 4 Sponsorprojecten... 11 4.1 Sponsoraanvraag... 11 4.2 Randvoorwaarden... 11 4.3 Onze diensten... 11 5 Communicatie en relatiebeheer... 13 5.1 Communicatiestrategie... 13 5.2 Intern relatiebeheer... 14 5.3 Extern relatiebeheer... 14 5.4 Huisstijl... 15 5.5 Communicatiemiddelen... 15 6 Beleidsplan 2014-2015... 17
1 Inleiding 1.1 Isala Beter leven met Isala Isala functioneert in een continu veranderende omgeving. De zorgsector ontwikkelt zich steeds meer tot een groeimarkt, met concurrentie tussen zorgverleners en afrekening op prestaties. De wetgeving verandert, patiënten zijn mondiger en stellen eisen, de resultaten van ziekenhuizen zijn openbaar, er vinden benchmarks plaats, er zijn ranglijsten voor ziekenhuiszorg en zorgverzekeraars willen alleen nog werken met de beste ziekenhuizen. Met het nieuwe gebouw beschikt Isala over een nieuw, modern ziekenhuis met de juiste faciliteiten voor het verlenen van kwalitatief hoogwaardige patiëntenzorg. Van even groot belang is de kwaliteit van de dienstverlening aan patiënten. Daarom is Isala op zoek gegaan naar het DNA van het ziekenhuis. Dit alles heeft geleid tot de formulering van de missie, visie en kernwaarden. Missie Isala zet zich in voor het optimaal herstellen, handhaven en versterken van de kwaliteit van leven van de mensen die aan haar zorg zijn toevertrouwd. Isala wil voor mensen van betekenis zijn op een cruciaal moment in hun leven. Isala: Visie biedt met compassie uitstekende en veilige zorg verbetert voortdurend de kwaliteit van zorg en loopt voorop bij innovaties biedt medewerkers een uitdagende werkplek zet de toon bij het opleiden van professionals in de gezondheidszorg van de toekomst werkt actief samen met andere zorgverleners. Kernwaarden Isala geeft vorm aan haar missie en visie via de gedeelde kernwaarden die alle acties en beslissingen leiden van bestuurders, medisch specialisten, Isala-medewerkers en vrijwilligers. De kernwaarden van Isala zijn: open professioneel met hart en ziel 1.2 Stichting Vrienden van Isala Wie in een ziekenhuis komt voor een onderzoek of behandeling is vaak extra gespannen, onzeker of angstig. Dat maakt een goede behandeling moeilijker. Een rustgevende, vriendelijke inrichting, een groene omgeving en mogelijkheden voor privacy zorgen ervoor dat patiënten zich in het ziekenhuis veilig en ontspannen voelen. Het aanbieden van extra voorzieningen en diensten draagt bovendien bij aan het verbeteren van de concurrentiepositie van het ziekenhuis. Voor deze zo belangrijke extra voorzieningen, die niet uit het ziekenhuisbudget kunnen worden betaald, is Stichting Vrienden van Isala opgericht. Door het kiezen van een Vriendenstichting als verschijningsvorm draagt het bij aan een krachtige corporate identity van Isala, een positief imago naar haar externe doelgroepen en zal het ook de eigen medewerkers motiveren.
2 Algemeen beleid en richtlijnen 2.1 Missie en visie De Vrienden van Isala is een stichting die het werk van Isala met hart en ziel ondersteunt, nu en in de toekomst. Missie De Stichting Vrienden van Isala wil de schakel zijn tussen het ziekenhuis en de samenleving. Dit doet zij door inwoners uit het verzorgingsgebied Zwolle en omgeving te betrekken bij projecten die het welzijn van de patiënt verhogen. De stichting werft middelen bij instellingen, ondernemingen en particulieren. Hiervan kunnen extra voorzieningen worden aangeschaft die het verblijf van patiënten en bezoekers zo aangenaam mogelijk maken en die niet uit het reguliere budget van het ziekenhuis kunnen worden gefinancierd. Visie De Stichting Vrienden van Isala draagt bij aan het welzijn van patiënten en bezoekers van het ziekenhuis door het mede mogelijk maken van hoogwaardige zorg. Deze zorg is gebaseerd op de nieuwste wetenschappelijke inzichten in een aantrekkelijke, mensvriendelijke omgeving. De aanwezigheid van een dergelijk topklinisch ziekenhuis verhoogt de kwaliteit van leven van alle inwoners in het verzorgingsgebied van het ziekenhuis. De Stichting Vrienden van Isala realiseert haar doelstellingen in afstemming en samenwerking met de Stichting Ronald McDonald Huis Zwolle en Stichting Intermezzo en overige fondsenwervende activiteiten binnen Isala. 2.2 Doelgroepen Interne doelgroepen Raad van Bestuur Raad van Toezicht Inspraakorganen: cliëntenraad en ondernemersraad Stafdiensten RVE s: specialisten, leidinggevenden en medewerkers ondersteunend algemeen Medewerkers ondersteunend algemeen overig Isala academie Vrijwilligers Externe doelgroepen Patiënten Oud patiënten Familie van (oud) patiënten Bezoekers Huisartsen en andere doorverwijzers Leveranciers van Isala Donateurs Potentiële donateurs Media Bedrijven Particulieren Fondsen en stichtingen Farmaceutische industrie
Enkele doelgroepen toegelicht: (Oud)patiënten Ruim 600.000 volwassenen van velerlei herkomst en nationaliteit, afkomstig uit het verzorgingsgebied Zuidwest Overijssel, bezoeken jaarlijks om medische redenen Isala. Zij zijn dan ook een belangrijke doelgroep voor de stichting. Zij hebben kennis gemaakt met de behandelend artsen en de verpleging en meestal overheerst dankbaarheid. (Oud)specialisten en medewerkers van Isala Deze groep heeft veel kennis en ervaring met Isala. Zij hebben doorgaans veel aanzien en een groot netwerk zowel binnen als buiten het ziekenhuis. Wij zien Isala medewerkers als onze ambassadeurs. Vanaf 1 januari 2014 bestaat dan ook de mogelijkheid voor medewerkers om 1 euro per maand via het salaris te doneren aan Stichting Vrienden van Isala. Isala investeert ook jaarlijks in de band met de oud-specialisten door het organiseren van bijeenkomsten en zij ontvangen het personeelsblad Pulse. Zwolse bevolking en de regio Een andere doelgroep vormt de inwoners van Zwolle en de regio hieromheen. Op enigerlei wijze hebben zij wel eens met Isala te maken gehad. Het vormt immers een markant en niet weg te denken onderdeel van hun stad of regio. Publieke evenementen van Isala (zoals de eigen Open Dag) en aanwezigheid bij grote evenementen in Zwolle zijn goede momenten om middels persoonlijk contact donateurs te werven. Erflaters Legaten/nalatenschappen kennen veelal een speciale reden en een specifiek doel. Een goede naamsbekendheid en reputatie van de stichting en Isala is derhalve van groot belang. De notarissen (advocaten en financieel adviseurs) in de regio van Zwolle zullen worden geïnformeerd over het bestaan van de Stichting Vrienden van Isala en zij ontvangen een informatieve flyer voor geïnteresseerde mensen. Ook de donateurs van de stichting zullen op de mogelijkheid van nalaten en schenken met de warme hand worden geattendeerd. Tenslotte zal aansluiting worden gezocht bij campagnes en internet sites die mensen helpen bij het maken van een keuze van hun goede doel. Om een goede coördinatie op alle inkomsten vanuit erflatingen te krijgen is het wenselijk om met de Raad van Bestuur de afspraak te maken dat alle erflatingen die ten behoeve van het ziekenhuis binnenkomen worden doorgezet naar de Stichting Vrienden van Isala. Zwolse zakenwereld Bedrijven geven meer en meer regionaal. Redenen om zakelijk geld te geven of te sponsoren zijn naast een maatschappelijke betrokkenheid, het zien van een aansluiting bij de commerciële doelstelling van het bedrijf. Ook een positieve associatie met Isala kan een reden voor geven zijn. De zakelijke en financiële dienstverleners en in ruime zin het MKB in de regio van Zwolle vormen een behoorlijke (potentiële) bron voor sponsorgelden. Belangrijk is het werken aan de naamsbekendheid van de Stichting Vrienden van Isala en het ontwikkelen van een relatienetwerk. Een goed contact met de gemeente Zwolle vormt vanuit strategisch oogpunt hierbij een belangrijke factor. Zakelijke relaties Isala De zakelijke relaties van Isala vormen een niet onbelangrijk potentieel. Daarom is nauw overleg/afstemming met de intern betrokkenen (RvB, directies, manager RVE s /hoofd afdeling Inkoop) noodzakelijk en moeten activiteiten richting deze doelgroep structureel worden opgepakt. Enerzijds om reeds bestaande verhoudingen niet te verstoren, anderzijds om gecoördineerd en effectief te werken. Het gaat hier om de persoonlijke contacten en relaties waar een beroep op wordt gedaan. Reden te meer om te zorgen voor een goed intern draagvlak van de stichting binnen Isala.
Goede doelen fondsen Er zijn in Nederland een tiental fondsen die op basis van goede-doelenloterijen geld inzamelen. Van de 400 miljoen die jaarlijks wordt uitgekeerd komt ongeveer 28 miljoen terecht in de gezondheidszorg. Bijvoorbeeld de BankGiroloterij en de Nationale Postcode Loterij. Vermogensfondsen Naar schatting zijn er ruim 200 vermogensfondsen in Nederland actief. Van de 275 miljoen komt per jaar slechts een kleine 4 miljoen in de gezondheidszorg terecht. Bijvoorbeeld: VSB Fonds en het Oranje Fonds. Geldwervende fondsen Deze fondsen zamelen geld in ter realisatie van hun doelstellingen. In de gezondheidszorg wordt jaarlijks 30 miljoen verdeeld over een kleine vijftig verschillende doelen. Bijvoorbeeld de KWF kankerbestrijding en de Nierstichting. Een verkennend onderzoek zal in eerste instantie een beeld moeten schetsen op welke (type) fondsen een beroep kan worden gedaan. Ook zal moeten worden nagegaan in hoeverre Isala voor bepaalde activiteiten al gebruik maakt van uitkeringen uit deze fondsen. Alhoewel niet aan één doelgroep te koppelen kunnen de volgende activiteiten niet in dit hoofdstuk ontbreken. Opbrengsten uit eigen activiteiten Het organiseren van specifieke acties voor een specifiek sponsorproject kan in korte tijd veel geld opleveren. Bovendien draagt het bij aan de naamsbekendheid van de Stichting Vrienden van Isala door de media aandacht die dit soort acties genereren. Wervingsacties derden Het gaat hier om gelden uit acties die door derden zijn georganiseerd. Het opzetten van een goed relatienetwerk naar sportverenigingen, personeelsverenigingen, scholen, serviceclubs in de regio Zwolle kan hier aan bijdragen. Deze groepen zijn over het algemeen te enthousiasmeren om iets te doen voor het goede doel. Zij zullen allereerst worden geïnformeerd over het bestaan van de Stichting en vervolgens op de hoogte gehouden worden van met name over komende projecten waar zij iets voor kunnen betekenen. De spontane initiatieven die ontstaan zullen op een warme ondersteuning van de Stichting kunnen rekenen. De Stichting Vrienden van Isala hanteert in haar strategie naar de doelgroepen de volgende uitgangspunten: Het bouwen aan een bestendige relatie met de geldgevers. Beleidsmatig ondersteunt dit het streven naar versterking van de goede naam en reputatie van Isala. Ook in het kader van de zich ontwikkelende marktwerking in de zorg heeft Isala behoefte aan een duurzaam klantenbestand en relatienetwerk in haar verzorgings- en werkingsgebied. Het doneren/sponsoren moet zo laagdrempelig mogelijk zijn. Geld geven aan een goed doel is een emotioneel moment. Het komt niet alleen aan op een goede timing om geldgevers te benaderen, maar ook de mogelijkheid om zo gemakkelijk mogelijk geld te kunnen geven is van groot belang. Vertragende betalingsprocedures verhogen het risico van afhaken.
Transparantie over herkomst en besteding van de gelden. Volledige transparantie van de activiteiten binnen de Vriendenstichting door een goede communicatie is cruciaal. Onze kritisch volgende samenleving zal onmiddellijk publiekelijk afrekenen met elke vorm van onduidelijkheid ten aanzien van ontvangsten van gelden, aanwending van middelen en/of onderzoeks- /actieresultaten. Dit gaat niet alleen ten koste van de goede naam van de Stichting Vrienden van Isala, maar heeft ook direct een weerslag op het imago en reputatie van Isala zelf. De media worden daarom overal bij betrokken. 2.3 Doelstellingen Marketingcommunicatie doelstelling Naamsbekendheid genereren onder al haar doelgroepen Draagvlak en verbondenheid genereren bij al haar doelgroepen Fondsenwerven voor sponsoracties De Stichting Vrienden van Isala zal haar doelstellingen realiseren in goede afstemming en samenwerking met de Stichting Ronald McDonald Huis Zwolle en Stichting Intermezzo en overige fondsenwervende activiteiten binnen Isala. De Stichting Vrienden van Isala wil het werven van gelden bij particulieren, het bedrijfsleven en fondsen bereiken door: Het ontwikkelen van een duurzaam extern netwerk met behulp van haar ambassadeurs. Medewerkers bekend maken met de stichting. Fondsenwerving een geïntegreerd onderdeel te maken van het totale bedrijfsproces van Isala. Het leggen en onderhouden van contacten met haar doelgroepen. Het opzetten of ondersteunen van sponsorprojecten. Het leggen en onderhouden van contacten met instellingen en personen met doelstellingen die verwant zijn aan die van Stichting Vrienden van Isala. De Stichting Vrienden van Isala wil met haar activiteiten een bijdrage leveren aan het uitdragen en versterken van de gewenste corporate identity en het verbeteren van de goede reputatie van Isala. Het geheel van fondsenwervingsactiviteiten moet bijdragen aan vergroting van de naamsbekendheid van Isala. 2.4 Randvoorwaarden Intern draagvlak Intern draagvlak is essentieel om structureel een geldstroom te ontwikkelen. Cruciaal draagvlak wordt al ontwikkeld in de fase van het bedenken en uitwerken van projecten. Om serieus te werken aan intern draagvlak, is het van groot belang om echte interactie te organiseren. In de vorm van bijeenkomsten waarin specialisten en medewerkers input kunnen leveren voor en feedback kunnen geven op plannen. Het is van groot belang dat de Vriendenstichting op handen gedragen zal worden in het ziekenhuis. Het ziekenhuis is namelijk het visitekaartje van de Vriendenstichting. Wanneer het ziekenhuis niet goed functioneert, zal enige ondersteuning van de Vriendenstichting ver te zoeken zijn. Als de medewerkers zich bewust zijn van de extra mogelijkheden die de Vriendenstichting biedt, zal dit een positieve invloed hebben op het behalen van de doelstellingen.
Bereikbaarheid De Stichting is 4 dagen per week bereikbaar voor vragen en donaties van medewerkers, particulieren en bedrijven. Ontwikkelen partnerschap De toekomst van het werven van geldstromen ligt in het ontwikkelen van partnerschap, waarbinnen sprake is van een evenwichtige relatie tussen prestatie en tegenprestatie. Het accent dient te liggen op de betrokkenheid en binding van donateurs. 2.5 Overig De Stichting Vrienden van Isala zal voldoen aan de vereisten van de belastingregels voor een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI), zodat de Stichting Vrienden van Isala is vrijgesteld van betaling van successie- of schenkingsrechten en geldgevers hun giften kunnen aftrekken van inkomsten- of vennootschapsbelasting. De Stichting Vrienden van Isala zal zich houden aan de Gedragscode voor Fondsenwerving door lokale non-profit organisaties van het Instituut voor Sponsoring en Fondsenwerving (ISF) en heeft zich hiertoe ook als zodanig laten registreren. De jaarrekening zal worden opgesteld conform de richtlijn Verslaglegging Fondsenwervende Instellingen. Een CBF-keurmerk voor Goede Doelen wordt gezien bovenstaande garantiebepalingen vooralsnog niet nodig geacht, maar wordt in de toekomst niet uitgesloten.
3 De organisatie Stichting Vrienden van Isala 3.1 Bestuur Het bestuur bestaat uit tenminste drie bestuursleden. Om een goede inbedding van Isala in haar wervingsgebied te waarborgen zijn bestuursleden afkomstig uit resp. de zakelijke dienstverlening, de regio Zwolle, en Isala. Het bestuur heeft een voorzitter, penningmeester en algemeen bestuurslid. Geregeld vinden bestuursvergaderingen plaats waar de agenda wordt bijgehouden door de communicatieadviseur. Na afloop ontvangt ieder lid de notulen. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid om de strategische koers van de Stichting Vrienden van Isala te bewaken, periodiek te herijken en bij te stellen in het beleidsplan. Daarnaast is het bestuur verantwoordelijk voor het financiële beleid. Zij rapporteert ieder jaar over de gevoerde activiteiten via een jaarverslag onder meer conform de voorschriften die de belasting stelt t.a.v. Algemeen Nut Beogende Instellingen. Door het bestuur worden sponsorprojecten gekozen waaraan de gelden worden besteed en die passen binnen de doelstellingen. De bestuurders zijn naast hun bestuurstaken bereid om zich persoonlijk in te zetten voor fondsenwerving van de Stichting Vrienden van Isala. Zij stellen hiervoor hun netwerk(en) ter beschikking en zoeken actief mee naar grote giften. 3.2 Ambassadeurs Ter vergroting van het maatschappelijke draagvlak wordt de Stichting Vrienden van Isala in de externe en interne communicatie ondersteund door ambassadeurs. Deze ambassadeurs dragen in positieve zin bij aan het beeld van de stichting naar de doelgroepen. Zij stellen hun naam en netwerk ter beschikking en zijn bereid om zich actief in te spannen voor de Stichting Vrienden van Isala. De communicatieadviseur verzorgt regelmatig een korte nieuwsbrief voor de ambassadeurs zodat zij op de hoogte zijn van actuele projecten. De club van ambassadeurs kent in principe geen maximaal aantal leden. Het bestuur besluit over de samenstelling ervan. De voorzitter is de aanvoerder van de ambassadeurs. Hij/zij moet in staat zijn om de ambassadeurs in beweging te krijgen en te houden. Aan de ambassadeursrol is geen tijdslimiet verbonden. 3.3 Communicatieadviseur De omvang van de doelstellingen vragen om een consequente uitvoeringsorganisatie. Het bestuur krijgt voor de uitvoerende werkzaamheden hulp van een communicatieadveur vanuit afdeling Concerncommunicatie van Isala. Hij/zij functioneert onder het bestuur van de stichting. De communicatieadviseur heeft de volgende taken: ondersteunen van het bestuur fungeren al eerste aanspreekpunt voor alle doelgroepen opstellen van een meerjarenplan en actieprogramma en draagt zorg voor de uitvoering daarvan adviesrol innemen bij activiteiten in het kader van donateurs-, sponsor- en fondsenwerving. het onderhouden van relaties met donateurs, sponsoren, patiënten en bezoekers door de inzet van diverse communicatiemiddelen zoals de nieuwsbrief, social media, website en pers. het onderhouden en actief inzetten van de communicatiemiddelen bepalen communicatiestrategie het onderhouden van de administratie van donateurs en sponsoren en het evalueren/verbeteren van bestaand fondsenwerving materiaal.
3.2 Financiën Wervingskosten Geld werven mag geld kosten. Niet alle gevers en sponsoren zullen zich bij voorbaat realiseren dat een campagne voeren ook geld kost, maar het valt tegenwoordig goed uit te leggen. De kosten voor de werving dienen gedekt te worden uit de uiteindelijke opbrengst van de campagne. De kosten van de werving mogen sowieso niet hoger zijn dan 20 procent, om de ANBI-status niet te verliezen. Financieel beheer De financiële administratie en beheer zal worden verzorgd door de penningmeester uit het bestuur van Stichting Vrienden van Isala conform de richtlijnen die de fiscus stelt ten aanzien ANBI s. Aangezien de kost voor de baat uitgaat, moet in de eerste jaren rekening worden gehouden met initiële kosten en investeringen.
4 Sponsorprojecten 4.1 Sponsoraanvraag De Vrienden van Isala zet zich in voor projecten. Dit zijn vaak voorzieningen die bijdragen aan het vergroten van het welzijn van de patiënt en die passen bij het ziekenhuis. Door middel van doelgericht actievoeren wil zij middelen werven bij particulieren, het bedrijfsleven en fondsen. De stichting heeft hierin zowel een faciliterende als uitvoerende rol. Deze rol ligt bij de communicatieadviseur van de stichting. Binnen Isala bestaan zogenaamde RVE s (resultaat verantwoordelijke eenheden). Binnen een RVE vallen enkele specialismen die nauw met elkaar verbonden zijn. Elke RVE heeft wensen met betrekking tot de realisatie van extra voorzieningen en of diensten. De communicatieadviseur van de stichting helpt afdelingen mee in het uitzetten van een actief sponsorbeleid, in het opzetten van een fondsenwervingscampagne en in de uitvoering daarvan. Zij treedt op als kenniscentrum en kan haar netwerk desgewenst aanspreken. De stichting houdt tevens middelen in beheer voor afdelingen binnen het ziekenhuis. De projecten liggen in logische lijn met het meerjarenbeleid en het reputatiemanagement van Isala, dat zich onder meer richt op vergroting van de naamsbekendheid van Isala. Binnen de projecten kunnen door het bestuur doelprojecten worden benoemd, waarbij een specifiek doel of activiteit centraal staat. De fondsen die worden geworven zullen worden ingezet voor projecten die een relatie hebben met het verbeteren van behandelmethodes en patiëntenzorg. 4.2 Randvoorwaarden Iedereen mag een sponsorverzoek indienen of van onze diensten gebruik maken. Gelukkig gebeurt dat steeds vaker. Voorwaarde is dat de voorziening ten goede komt aan (het welzijn van) de Isala patiënt of bezoeker en niet uit het reguliere ziekenhuisbudget kan worden gefinancierd. Verder moet de activiteit in of nabij het ziekenhuis plaatsvinden. Vaak gaat het om de extraatjes. Voorbeeld: We hebben meegeholpen bij de aanschaf van vier Cribs on Clips (babybedje) voor de afdeling Verloskunde van Isala. Dit babybedje hangt aan het bed van de moeder zodat zij gemakkelijker bij haar kindje kan. Vooral na een keizersnede is dit prettiger en maakt het de moeder minder afhankelijk van de verpleegkundige. Dit is een goed voorbeeld waarbij de Vrienden de schakel zijn tussen het bieden van zorg op een afdeling en het welzijn van de Isala patiënt. 4.3 Onze diensten Wat kan Stichting Vrienden van Isala betekenen voor afdelingen van Isala? Combinaties zijn mogelijk. Geld in beheer Als een afdeling zelf een rekening of stichting heeft opgezet, dan is het een mogelijkheid deze bij de Vrienden onder te brengen. De penningmeester van het bestuur houdt toezicht op deze rekening. Het neemt een afdeling veel verantwoordelijkheid en tijd uit handen. Vanwege onze zogeheten ANBI-status zijn giften van donateurs grotendeels fiscaal aftrekbaar. Doneren wordt hierdoor een stuk aantrekkelijker.
Als het goed is levert een sponsoractie geld op. Het geld dat wordt opgehaald kan bij ons in beheer worden gezet. Wij passen dan op het geld net zolang tot de afdeling daar een bestemming voor heeft. Let wel, wij nemen alleen het geld in beheer mits aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Sponsoractie: advies en aanreiken sponsoren De Vrienden geven advies en denken mee over inzamelingsacties, bijvoorbeeld door sponsoren aan te reiken. Het stichtingsbestuur beschikt over een breed netwerk in regio Zwolle. Mocht een afdeling een idee of wens hebben en het voldoet aan onze randvoorwaarden, dan kunnen zij contact opnemen met de communicatieadviseur. Tijdens een gesprek bespreken we de mogelijke sponsoracties of potentiele sponsoren. Samen proberen we de wens te realiseren. Let wel, de organisatie van een sponsoractie valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling. De communicatieadviseur biedt ondersteuning in natura zoals het geven van communicatieadvies en het verzorgen van de PR rondom de actie. Financiering De stichting geeft geld zodat een idee of wens gerealiseerd kan worden, mits deze voldoet aan de randvoorwaarden. Iedereen kan een sponsorverzoek indienen. De communicatieadviseur neemt het sponsorverzoek mee in de bestuursvergaderingen. Het stichtingsbestuur neemt dan het besluit om de aanvraag goed of af te keuren. Om de financiering te ontvangen stuurt de afdeling naar de communicatieadviseur een factuur per post. Elke sponsoractie is een bruto-netto verhaal. Daarmee wordt bedoeld: voordat geld verdiend kan worden, moet eerst geld geïnvesteerd worden. 20% investeringskosten is een reële post. Het kan voorkomen dat een actie niets oplevert. Als het bedrag dat wordt opgehaald door de actie volledig ten goede komt aan de Vrienden van Isala, betaald de stichting de kosten. Als het bedrag dat wordt opgehaald terug stroomt naar de afdeling (initiatiefnemer van de sponsoractie) komen de kosten voor rekening van de afdeling. Voorbeeld: Een poster helpt om een sponsoractie te promoten. De stichting biedt een standaard poster in een vast stramien. De opmaakkosten van de poster komt voor rekening van de stichting. De drukkosten van een poster komt voor rekening van de afdeling. Gekozen kan worden tussen een standaard drukkwaliteit of luxe drukkwaliteit.
5 Communicatie en relatiebeheer 5.1 Communicatiestrategie De communicatie zal in een optimale mix van middelen per doelgroep worden ingezet en aansluiten op het corporate communicatiebeleid van Isala. De stichting heeft communicatiemiddelen om zichzelf te promoten en onder de aandacht te brengen. Daarnaast stelt de stichting haar communicatiemiddelen ter beschikking aan een sponsorproject. Het verzorgingsgebied van Isala is voor Stichting Vrienden van Isala ook het wervingsgebied. Dit gebied laat zich geografisch opdelen in een aantal ringen. De binnenste ring is de stad Zwolle, daaromheen ligt de regio Zwolle en tenslotte als buitenste ring de regio tussen Groningen, Utrecht en Nijmegen. De communicatie-intensiteit zal van buiten naar binnen toenemen waarop de middelen zullen worden afgestemd. Communicatiestrategie Stichting Vrienden van Isala hanteert in haar strategie naar de doelgroepen de volgende uitgangspunten: Interne doelgroepen Communicatie verloopt via de lijn van Isala en via de bestaande communicatiemiddelen van Isala zoals Iris (intranet). Expliciet commitment van managers op alle niveaus staat voorop. Door persoonlijk contact met RVE s en werkgroepen te onderhouden kunnen sponsorprojecten worden bedacht, opgezet en uitgevoerd. De stichting wil een bijdrage leveren aan het verbeteren van het zorgproces in het ziekenhuis en aan het welzijn van de patient of bezoeker. Loyaliteit opbouwen Doelen zijn informeren, bewustwording, aanzetten tot actie en het onderhouden van relaties. Gebruik van Free publicity zoals Social media, het inzetten van ambassadeurs en internet worden vooral ingezet, gezien het beperkte budget. Communicatie is gericht op het belang van een gezonde toekomst: niet alleen van de patiënt, maar ook van diens familie (=uw familie). Het ziekenhuis is van iedereen en voor iedereen. Het bouwen aan een bestendige relatie met de geldgevers Beleidsmatig ondersteunt dit het streven naar versterking van de goede naam en reputatie van Isala. Ook in het kader van de zich ontwikkelende marktwerking in de zorg heeft Isala behoefte aan een duurzaam klantenbestand en relatienetwerk in haar verzorgings- en werkingsgebied. De stichting kan hieraan een bijdrage leveren. Aftersales zijn hierbij van essentieel belang voor continuïteit van relaties. Het doneren/sponsoren moet zo laagdrempelig mogelijk zijn Geld geven aan een goed doel is een emotioneel moment. Het komt niet alleen aan op een goede timing om geldgevers te benaderen, maar ook de mogelijkheid om zo gemakkelijk mogelijk geld te kunnen geven is van groot belang. Vertragende betalingsprocedures verhogen het risico van afhaken. Een persoonlijke benadering vergroot de kans op sympathie voor de stichting. Transparantie over herkomst en besteding van de gelden Volledige transparantie van de activiteiten binnen de stichting door een goede communicatie is cruciaal. Onze kritisch volgende samenleving zal onmiddellijk publiekelijk afrekenen met elke vorm van
onduidelijkheid ten aanzien van ontvangsten van gelden, aanwending van middelen en/of onderzoek- /actieresultaten. Dit gaat niet alleen ten koste van de goede naam van de stichting, maar heeft ook direct een weerslag op het imago en reputatie van Isala zelf. De media worden daarom overal bij betrokken. Een goede website en het op de juist manier inzetten van Social Media is hierin van essentieel belang. 5.2 Intern relatiebeheer Een goed draagvlak binnen de organisatie van Isala is van essentieel belang. Niet alleen voor het concrete werven van begunstigers, maar ook voor het uitdragen van de Stichting naar buiten. Ruim 6000 medewerkers geven dagelijks, figuurlijk en soms letterlijk, hun visitekaartje af aan de diverse doelgroepen van het ziekenhuis. Leden Raad van Bestuur, leden Raad van Toezicht, directieleden, managers RVE s en ambassadeurs Deze zijn van groot belang voor het werven van gelden vanuit de eigen netwerken. De grote(re) zakelijke giften zullen veelal hier hun oorsprong vinden. Deze groep zal regelmatig worden geïnformeerd over de activiteiten en voortgang van de stichting middels de interne communicatiekanalen (Pulse, Iris en persoonlijke communicatie). Medewerkers Isala Er moet bij de medewerkers een gevoel van sympathie voor de Stichting Vrienden van Isala groeien. Medewerkers zullen eveneens via de interne communicatiekanalen (Pulse, Iris en publicatieborden) over de voortgang van de activiteiten op de hoogte worden gehouden. Vanaf januari 2014 hebben medewerkers de mogelijkheid 1 euro via het salaris te doneren aan Vrienden van Isala. Studenten (in de brede zin van het woord) Hieronder wordt een ieder verstaan die voor studie, stage, onderzoek of specialisatie aan Isala is verbonden. In eerste instantie zal de communicatie naar deze groep zich richten op het bekendmaken van de stichting, vergelijkbaar aan medewerkers. Studenten richtten dikwijls eigen commissies op zoals Stichting Isala Benefietdiner. Mits aan de randvoorwaarden van sponsorprojecten wordt voldaan, biedt Stichting Vrienden van Isala (communicatie)advies aan deze commissies. 5.3 Extern relatiebeheer Verwijzers Regionaal zijn verwijzers (huisartsen etc.) ook in meer of mindere mate betrokken bij Isala. In de toekomst behoeft deze groep aandacht. Ondersteunende instellingen, bedrijven en organisaties Van groot belang is het opbouwen van een netwerk onder sportverenigingen, scholen, serviceclubs, personeelsverenigingen etc. Vanuit hun maatschappelijke betrokkenheid en creatief organiserend vermogen kunnen zij doelgroepen aanspreken die anders veel lastiger bereikbaar zouden zijn. Overig De Stichting Vrienden van Isala presenteert zich als nieuwe speler naar de andere collega-fondsen in het veld maar zoekt daarin altijd samenwerking waar dat kan. Het ontwikkelen van een goed collegiaal netwerk is belangrijk. Media - Het gaat hier vooral om het onderhouden van contacten met (regionale) dagbladen, huis aan huis bladen, (regionale) radio en t.v. Regelmatig verschijnt de stichting in de media met een sponsorproject.
5.4 Huisstijl Het beeldmerk van Stichting Vrienden van Isala heeft een eigen identiteit. Zij gebruikt een eigen huisstijl, los van de huisstijl van Isala. In het beeldmerk komt de binding met Isala wel naar voren zoals in het kleurgebruik en de naam Isala. Vanwege de nieuwbouw in vlinderstijl is er gekozen voor een vlinder als beeldmerk. Kernwaarden zijn: toegankelijk, transparant, vrolijk, betrouwbaar, ontwikkeling en hoopvol. De Vrienden van Isala straalt modern, fris en jong uit. Kleuren zijn afgeleide van de nieuwbouw en bestaan uit roze, geel, paars en bruin. De huisstijl wordt in alle communicatiemiddelen doorgevoerd. 5.5 Communicatiemiddelen Website De website www.vriendenvanisala.nl is hét centrale communicatie- en voorlichtingsmiddel van Stichting Vrienden van Isala. De website wordt interactief ingezet. Online doneren is een van de mogelijkheden. Het geeft tevens invulling aan de transparantie van de Stichting Vrienden van Isala. Op de website staat elk sponsorproject uitvoerig omschreven. Schriftelijke communicatie Naast de website wordt vooral via e-mail en schriftelijke communicatie contact onderhouden met alle doelgroepen. Daarvoor is speciaal briefpapier ontworpen. In de toekomst wordt dit omgezet naar een Outlook sjabloon voor digitale communicatie om drukkosten te besparen. A5 Flyer Een standaard A5 flyer geeft de doelstellingen, missie en visie weer. De flyer ligt verspreid in het ziekenhuis en wordt ook tijdens de Isala Publieksacademie uitgereikt. Stand in het ziekenhuis In de draaideuren van de hoofdingang van het ziekenhuis heeft de stichting een stand ingericht. De stand valt goed op en wordt opgemerkt door bezoekers en patiënten. Banieren maken onderdeel uit van de stand maar zijn los te plaatsen bij evenementen of bijeenkomsten. In de Nieuwbouw zal deze stand terugkomen. Visitekaartjes Het bestuur en de communicatieadviseur hebben allen een visitekaartje om uit te reiken aan contacten. Nieuwsbrief Om alle geïnteresseerden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en gerealiseerde projecten van de Stichting Vrienden van Isala is er een formule voor een nieuwsbrief ontwikkeld. Deze nieuwsbrief wordt per kwartaal digitaal verspreid aan de relaties van Vrienden van Isala. In 2014 moet dit meer gepromoot worden. Free publicity Daar waar mogelijk wordt ingespeeld op het nieuws over en vanuit Isala. Ook waar sprake is van samenwerkingsactiviteiten van Isala worden nadrukkelijk de belangen van de Stichting Vrienden van Isala ingebracht. Dit gaat in nauwe afstemming met de persvoorlichter van de afdeling Concerncommunicatie. Gratis advertentieruimte. Door een aantal dagbladen wordt van tijd tot tijd gratis advertentieruimte ter beschikking gesteld voor het plaatsen van zogenaamde stoppertjes van Goede Doelen. Hier wordt op ingespeeld.
Evenementen Evenementen en acties zijn zeer waardevolle onderdelen van wervingscampagnes. Ze helpen de campagneboodschap verspreiden, bieden interessante sponsormogelijkheden en vormen een uitstekende gelegenheid om nieuwe kansrijke contacten te leggen met donateurs en gevers. Bewust kiezen voor een of meerdere evenementen of acties in de breed op te zetten campagne kan zorgen voor maximale synergie tussen alle activiteiten, en er voor zorgen dat andere wervingsactiviteiten meer opleveren. Daarmee vormen evenementen een mooie verbindende factor in de campagne. Enerzijds haakt de stichting bij aan bestaande evenementen zoals de jaarlijkse Open Dag van het ziekenhuis en de kerstmarkt. Anderzijds organiseert de stichting zelf evenementen en acties, vaak in samenwerking met een afdeling. Database Cruciaal binnen een goed functionerende Vriendenstichting is een actueel klantenbestand. Het vormt het kenniscentrum van het relatiebeheer waar alle relevantie informatie over de doelgroepen (zowel particulier als zakelijk) is opgeslagen. Voorop staat dat zeer zorgvuldig met de gegevens wordt omgegaan en alle activiteiten binnen de grenzen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
6 Beleidsplan 2014-2015 6.1 Jaarplanning 2014 De volgende activiteiten staan centraal: Een verdiepingsslag wordt gemaakt. De stichting wordt professioneler en maakt een groei door van bouwjaar naar verdiepingsjaar. Hiervoor zal een stagiair(e) worden aangenomen in samenwerking met afdeling Concerncommunicatie. Doelstellingen: - Actief relatiebeheer door de opzet van een database van relaties en het door ontwikkelen van de nieuwsbrief. - Uitbouwen van de donateurs- en sponsorwerving (door verdieping en verbreding). - Ontwikkelen relatienetwerk in de regio Zwolle. - Ophalen projecten in Isala*en daarbij aansluiten bij Isala. Stimuleren van activiteiten door derden. - Sterk intern draagvlak creëren door vergroting van naamsbekendheid en daarmee geldstroom tot stand brengen. Promoten 1 euro donatie via het salaris. - Monitoren en bijsturen van de stichting door communicatieadviseur en voorzitter. * Mensen geven moeilijker geld in het algemeen dan aan specifieke projecten. Hoe concreter, hoe beter. Van belang is dat mensen beseffen dat de extra voorzieningen niet of niet helemaal uit eigen middelen betaald kunnen worden. Hoe meer direct toegevoegde waarde een project heeft voor onze patiënten, hoe eerder mensen geneigd zijn te steunen. Eind 2014 Eind 2014 zal een evaluatie plaatsvinden en het het beleidsplan worden bijgesteld. Tot dat moment wordt voortgebouwd op de activiteiten uit voorgaande jaren.