Vergelijking van de kosten leerlingenvervoer gemeente Tiel: oude en nieuw situatie In 2015 heeft in Tiel een aantal veranderingen wat betreft de uitvoering van het leerlingenvervoer plaatsgevonden. Het gaat om de volgende veranderingen: 1. Met ingang van schooljaar 2015-2016 kan er in principe alleen nog een digitale aanvraag ingediend worden voor een tegemoetkoming voor het leerlingenvervoer via Leerlingenvervoer.nu. 2. De afhandeling en de toekenning van het leerlingenvervoer is bij een externe uitvoeringsorganisatie belegd: Forseti. 3. Daarnaast is de keuze gemaakt om het regelen van taxivervoer bij de aanvrager neer te leggen via een Persoons Gebonden Vervoers Budget (PGVB). 4. Tot slot is een klankbordgroep ouders Leerlingenvervoer in het leven geroepen. De klankbordgroep deelt haar ervaringen over de uitvoering van de regeling met de gemeente en doet verbetersuggesties. Tussenvaluatie uitvoering leerlingenvervoer Op 12 april 2016 heeft het college besloten om in het najaar van 2016 een tussenevaluatie uit te voeren naar deze veranderingen. Naast een klanttevredenheidsonderzoek onder de aanvragers zijn ook de kosten van het leerlingenvervoer over de periode 2014/2015, 2015/2016 (raming) en 2016/2017 (raming) in kaart gebracht. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de vervoerskosten, de interne- en externe uitvoeringskosten en de implementatiekosten. De uitkomsten leest u terug in dit document. Daarnaast is gekeken naar de interne bedrijfsvoering van de gemeente Tiel mbt de uitvoering van de werkzaamheden rondom het dossier leerlingenvervoer. De uitkomsten hiervan worden op organisatieniveau besproken en komen niet terug in dit document. 1. Vervoerskosten Het gaat om een vergelijking van de vervoerskosten in de oude en de nieuwe situatie. Het PGVB is ingevoerd vanaf het schooljaar 2015/2016. We zetten drie schooljaren op een rij: 1 x de oude situatie en 2 x de nieuwe situatie. Zowel in schooljaar 2015/2016 als 2016/ 2017 gaat om een raming. Met betrekking tot het taxivervoer via het PGVB moeten voor beide schooljaren de bedragen nog worden vastgesteld op basis van de werkelijke kostprijs per leerling. In de toelichting op de tabel leest u hier meer over. We maken een onderscheid tussen 1) de kosten voor openbaar vervoer / eigen vervoer en 2) de kosten voor taxivervoer. Voor de eerste categorie is er in de systematiek niets veranderd. Naast de totale kosten per schooljaar brengen we ook de gemiddelde kosten per leerling is beeld. Dit maakt een betere vergelijk mogelijk. 1
Tabel 1. Vervoerskosten Kosten 2014 / 2015 (rekening) 2015/ 2016 (raming) 2016/2017 1 maart 2017 (raming) OV / Eigen vervoer 18.215 57.892 63.120,- Aantal toegekende 12 38 45 voorzieningen Per toegekende voorziening 1.518 1.523 1.402,- Taxivervoer 716.812 581.993* 665.234,-* Aantal toegekende 164 150 135 voorzieningen** Per toegekende 4.371,- 3.880,-* 4.927,-* voorziening Totaal aantal 176 188 180 toekenningen Totale kosten 735.027 639.885* 732.986* * dit is nog geen definitief vastgesteld bedrag **gecombineerd taxivervoer, (gecombineerd) rolstoelvervoer, individueel taxivervoer Bron: maandrapportage Forseti 1 maart 2017 Toelichting op de tabel Aantal toekenningen Het aantal toekenningen voor het leerlingenvervoer blijft in zijn algemeenheid over de 3 schooljaren ongeveer gelijk. Over 2016/2017 verwachten we nog een lichte stijging vanwege de aanvragen die gedurende het schooljaar nog binnenkomen. Wat opvalt is dat er meer OV/ eigen vervoer- vergoeding is toegekend ten opzichte van schooljaar 2014/2015. Er is een stijging te zien van 12 (schooljaar 14/15) naar 45 toekenningen (schooljaar 16/17). De aanname is dat de invoering van het digitale aanvraagsysteem en het systematisch beoordelen op basis van de verordening daarvoor de reden is. Met betrekking tot de toekenningen van het taxivervoer is er een daling te zien van het aantal toegekende voorzieningen van 164 in schooljaar 2014/2015 naar 135 toekenningen in schooljaar 2016/2017 (maart 2017). 2
Vervoerskosten De kosten taxivervoer schooljaar 2014/2015 zijn gebaseerd op de inkoopafspraken en komen uit op 735.027,-, waarvan 18.215,- voor vergoeding OV/ Eigen Vervoer en 716.812,- voor het taxivervoer. Voor schooljaar 2015/2016 en 2016/2017 geldt dat met de invoering van het PGVB een nieuwe rekensystematiek is ontwikkeld om de budgetten te berekenen, die aanvragers zelf ontvangen of laten overmaken aan het Oudercollectief/ Taxer om het taxivervoer in te kopen. Op basis van het PGVB krijgen aanvragers bij toekenning van aangepast vervoer een individueel bedrag wat collectief ingezet wordt. Er spelen veel factoren bij de vraag wat de beste methode is om op individueel niveau een berekening te maken. Het bij aanvang van het schooljaar verstrekken van vaste Persoonsgebonden (vervoers-)budgetten is daardoor nagenoeg onmogelijk. Denk hierbij aan het aantal leerlingen dat in een voertuig zit om naar de school te gaan en weer naar huis te gaan, de lege rit nadat de leerlingen op school zijn afgezet en weer opgehaald worden, het aantal schooldagen, de combinatiegraad van kinderen uit verschillende gemeenten, verschillende opstap- en verzamelplaatsen op de heen- en terugreis etc. Dit heeft allemaal invloed op de hoogte van het PGVB. Opgemerkt moet worden dat deze rekensystematiek dan ook nog niet is uitgekristalliseerd. De (door- )ontwikkeling van deze methodiek PGVB voor leerlingenvervoer en daarmee de rekensystematiek vergt veel tijd en inspanning. Er wordt gewerkt aan een methode om het PGVB achteraf vast te kunnen stellen die uit gaat van de afrekening van de werkelijk gemaakte kosten. Dit heeft ook invloed op de eindafrekening 2015/2016. De voorlopige kosten die nu zijn gemaakt zijn 639.885,- (waarvan 57.892,- voor vergoeding OV/ Eigen Vervoer) voor schooljaar 2015/2016 en 732.986,- (waarvan 63.120,- voor vergoeding OV/ Eigen Vervoer) voor schooljaar 2016/2017. Bij de kosten over schooljaar 2015/2016 zit in ieder geval de collectieve voorfinanciering van 90.000,- van de nog uit te voeren individuele herberekeningen over het schooljaar 2015-2016 2. Uitvoeringskosten De uitvoeringskosten van het leerlingenvervoer nieuwe situatie (na invoering PGVB/ digitalisering aanvragen/ behandeling aanvragen door een externe partij) en de oude situatie zijn met elkaar vergeleken. Onder uitvoeringskosten verstaan we alle structurele kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van het leerling vervoer. Kosten oude situatie: Uren Directe loonkost Totaal Loonkosten 1.216 43,50 52.870,- Het betreft hier de kosten van de toenmalige medewerker Leerlingenvervoer waarbij gerekend is met de directe loonkosten exclusief overhead. Bij de betreffende medewerker (inclusief ondersteuning) lagen alle taken met betrekking tot leerlingenvervoer: 3
verordening leerling vervoer / uitwerking in beleidsregels de (regionale) aanbesteding van het Taxivervoer, het budgethouderschap, het up to date houden van de informatie op de website www.tiel.nl het behandelen en beschikken van de aanvragen (inclusief uitzonderingen, bezwaar, beroep) de contacten met de taxivervoerders en de ouders in geval van vragen/ klachten Een reconstructie van het aantal uren per taakgebied is achteraf niet mogelijk. Kosten nieuwe situatie: In de nieuwe situatie is er sprake van externe en interne kosten. De externe kosten betreffen de structurele jaarlijkse kosten voor Forseti voor de uitvoering van het leerling vervoer, Impactive voor het beheer en onderhoud van www.leerlingenvervoer.nu en het SCIO voor het geven van medisch advies. Totaal Kosten Impactive 17.803 Kosten Forseti 27.966 Kosten SCOI 5.771 Totaal 51.540,- De interne kosten betreffen de interne uren ten behoeve van leerling vervoer. De uren voor inkoop en aanbesteding uit de oude situatie zijn vervallen. Dit geldt ook voor het behandelen van en beschikken op de aanvragen dat is uitbesteedt aan Forseti in combinatie met Impactive. Ook worden met de invoering van het PGVB geen contacten meer onderhouden met taxivervoerders en ouders in geval van vragen/ klachten. Het gaat om de volgende direct productieve uren: Omschrijving Uren Strategisch Beleidsontwikkeling passend Onderwijs N.v.t. Verordening leerling vervoer PM Klankbordgroep ouders 33 Incidenteel / afstemming 32 Tactisch Beleidsregels 52 Opdrachtgeverschap Forseti en Impactive 20 Budgethouderschap 12 Proceseigenaarschap / controle op naleving 40 Actueel houden informatie op internet www.tiel.nl 2 Operationeel Besluit op uitzonderingen aanvragen 24 Afhandelen bezwaar, beroep aanvragen Aanvragen medische keuring aanvragen Totaal 215 4
Toelichting: de uren voorvloeiend uit de beleidsontwikkelingen inzake passend onderwijs in relatie tot leerling vervoer zoals het project samen reizen met, thuisnabij onderwijs, etc zijn niet meegenomen in de vergelijking. het aantal uren ten behoeve van een eventuele aanpassing van de verordening leerling vervoer (in 2017) is op PM gezet. het aantal uren van Financiën/IC en DIV (= overhead) zijn (net als in de oude situatie) niet in de vergelijking meegenomen. Er is gerekend met een netto uurtarief exclusief overhead. De totale interne kosten in de nieuwe situatie bedragen daarmee jaarlijks 13.244,- Uren Tarief (netto) Totaal Loonkosten 215 61,60 13.244,- Vergelijking oude en nieuwe situatie: Als beide situaties met elkaar vergeleken worden ontstaat het volgende beeld: Oude situatie Nieuwe situatie Externe kosten n.v.t. 51.540,- Interne kosten 52.870,- 13.244,- Totale kosten 52.870,- 64.784,- In de nieuwe situatie stijgen de uitvoeringskosten vanwege de extra uren voor klankbordgroep, het opdrachtgeverschap aan Forseti en Impactive en het proceseigenaarschap inclusief het (laten) uitvoeren van steekproeven ter controle op naleving. Het uitvoeren van de steekproeven zitten niet in de huidige uitvoeringskosten omdat hier nog niet mee is gestart. Het is niet meer te achterhalen of er in het verleden ook medisch advies is gevraagd. Deze kosten kunnen daarom voor de oude situatie niet meer in beeld worden gebracht. 2. Implementatiekosten De implementatiekosten bestaan uit externe kosten en interne uren. Externe kosten: Omschrijving Kosten Ontwikkelkosten Forseti en Impactive 24.092,- Onderzoek Sensys 3.194,- Onderzoek I&O Research 6.086,- klanttevredenheidsonderzoek Totaal: 33.372,- Externe kosten betreffen de betalingen aan Forseti en Impactive voor het ontwikkelen van de website en de vertaling van de verordening in een digitale aanvraag. Daarnaast zijn er twee externe onderzoeken uitgevoerd. Eén aanvullend onderzoek door het bureau Sensys in verband met de herberekening van de tarieven en één klanttevredenheidsonderzoek door het bureau I&O Research als onderdeel van de tussenevaluatie. 5
Interne uren in 2015 en 2016: Team Beleid Team RoS Team Advies/BWB Totaal Communicatie leerling vervoer 26 Ontwikkelen en oprichten Klankbordgroep 24 Input leveren aan Impactive 24 Voorbereiden Raadsbesluit 92 Aanpassen verordening 34 Opstellen / ontwikkelen beleidsregels 60 Machtigingen, overleg met Forseti en financiën 60 Afstemming Forseti en Taxer 90 Overleg met Sensys 10 Tussenevaluatie 30 10 35 Totaal 104 356 35 495 Voor de interne uren wordt gerekend met een gemiddeld netto uurtarief van 61,60,- exclusief overhead. De totale kosten van de interne uren bedragen daarmee 495 uur x 61,60,- = 30.492,-. Totale implementatiekosten: Externe kosten 33.372 Interne kosten 30.492,- Totaal 63.864,- 4. Samenvattend 2014/2015 2015/2016 2016/2017 Vervoerskosten 735.027 639.885* 732.986* * dit is nog geen definitief vastgesteld bedrag 2015 2016 Uitvoeringskosten 52.870,- 64.784,- Implementatiekosten - 33.372,- 6