Perspectief in Public Controlling De controller in een dynamische omgeving Dr. Tjerk Budding en dr. Martijn Schoute @ZijlstraCenter / #VanEgtenlezing2016 1 De public controller is een coördinerende functie in een publieke of maatschappelijke organisatie waarin het leiderschap wordt geadviseerd t.a.v. maatschappelijke en financiële resultaten van een organisatie, het ontwerpen en implementeren van het management controlsysteem en het afleggen van rekenschap. De public controller is voor de organisatie onderzoeker, analyticus, criticus en informatieverstrekker en adviseur die op een afstandelijke, onbevooroordeelde en daarmee gewetensvolle wijze rapporteert aan het leiderschap. (Van Egten en Veldman, 2006) 2 1
De public controller Ontwikkelingen in het takenpakket: Verwerken transacties (Mede) ontwerpen, implementeren en beheren management controlsysteem Ondersteuning leiding bij besluitvorming Is dit nog actueel? Positionering onderzoek 4 2
Positionering onderzoek Inrichting controllersfunctie IMA 4-jaarlijks onderzoek naar activiteiten Duale verantwoordelijkheid Maas & Matĕjka, 2009, TAR Chang et al., 2014, JMAR 5 Onderzoeksopzet Doelgroep: controllers werkzaam in zowel de private sector als in de publieke en non-profit sector in Nederland. Vragenlijst Versie A Algemeen Versie B Publieke en non-profit organisaties Twee of meer keren een contactmoment, eerste keer per email, afhankelijk van de doelgroep tweede keer per post en ten slotte een reminder per email. 6 3
Onderzoeksopzet RESPONSE RATE eindstand Response Vragenlijst - versie A (Algemeen) Response Vragenlijst - versie B (Publieke en non-profit organisaties) Benaderd Response Benaderd Response IMA Chapter Amsterdam leden 494 CMA huidige cursisten VU CMA oud cursisten VU t/m 5jaar terug 289 VRC leden 3.890 RC huidige cursisten VU 217 EICPC leden 364 CPC VU alumni geen EICPC lid 122 Totaal 486 155 Response rate 31,9% Totaal 4.673 552 Response rate 11,8% Waarvan werkzaam in de publieke en non-profit sector 108 (20,0%) Totaal 5.159 707 Response rate 13,7% 7 De controller in de publieke en nonprofit sector Wat is de gemiddelde leeftijd van de controller in de publieke- en non-profit sector? A. Rond de 35 jaar B. Rond de 40 jaar C. Rond de 45 jaar D. Rond de 50 jaar 8 4
Achtergrondkenmerken Achtergrond Publieke en nonprofit organisaties Totaal Profit respondenten Gemiddelde leeftijd 41,5 39,9 45,1 Man 77% 80% 73% Vrouw 23% 20% 27% Werkervaring bij huidige organisatie 7,0 6,5 8,1 Werkervaring in huidige functie 6,5 6,2 6,9 Leidinggevende positie 44% 46% 42% 9 Opleidingsniveau respondenten Achtergrondkenmerken Profit Publieke en non-profit organisaties Bachelor/HBO 31% 33% Master (MSc/Drs.) 73% 64% RC/EMFC 61% 33% RA 7% 7% CPC/MPC 1% 36% CMA/CFM 16% 7% 10 5
Uitkomsten onderzoek Inrichting controllersfunctie - Op welk organisatorisch niveau is de controller werkzaam? - Aan wie rapporteert de controller? - Controllersactiviteiten (belangrijkheid en effectiviteit) 11 Waar zit de public controller? Circa 3 op de 5 respondenten binnen de publieke en non-profit sector is werkzaam op concernniveau, 2 op de 5 op niet-concernniveau. Binnen de private sector ligt deze verhouding net andersom. 12 6
Aan wie rapporteert de controllersfunctie? In welke mate rapporteren de medewerkers van de controllersfunctie binnen uw organisatie(onderdeel) aan een functionele superieur (op een hoger organisatorisch niveau) en aan de manager van het eigen organisatie(onderdeel)? Aan wie rapporteren de medewerkers van de controllersfunctie? Zij rapporteren (alleen) direct aan een functionele superieur. Zij rapporteren direct aan een functionele superieur en indirect aan de manager. Zij rapporteren in vergelijkbare mate aan een functionele superieur en aan de manager. Zij rapporteren direct aan de manager en indirect aan een functionele superieur. Zij rapporteren (alleen) direct aan de manager. Totaal Profit Publieke en non-profit organisaties 14% 17% 8% 24% 29% 16% 24% 18% 33% 27% 24% 32% 12% 12% 11% 13 Wat doet de public controller Vier kerngebieden: 1. Strategisch Management, onder andere analyseren en adviseren over strategie, samenwerking met andere partijen, winstgevendheid producten/klanten. 2. Prestatie Management, onder andere administreren en rapporteren over prestatiemaatstaven, cost accounting. 14 7
Wat doet de public controller Vier kerngebieden: 3. Finance Operations & Reporting, onder andere adviseren en opstellen financiële rapportages, opstellen van budgetten en maken van budgetrapportages, voeren van de projectadministratie. 4. Governance Risk & Compliance, onder andere adviseren over risicomanagement, adviseren over auditbevindingen, opstellen rapportages ten behoeve van compliance verplichtingen richting overheid en/of regelgevende instanties. 15 Top 5 belangrijkste activiteiten Welk kerngebied laat de hoogste scores zien (dat wil zeggen van welk kerngebied komen de activiteiten relatief veel voor in de top 5) voor de belangrijkheid van activiteiten binnen de controllersfunctie van de publieke sector? A. Strategisch Management B. Prestatie Management C. Finance Operations & Reporting D. Governance, Risk & Compliance 16 8
Top 5 belangrijkste activiteiten Top 5 Publieke en non-profit sector Private sector 1. Adviseren over de opstelling van budgetten. (4,21) 2. Adviseren over en presenteren van financiële rapportages. (4,18) 3. Opstellen van budgetten en maken van budgetrapportages. (3,97) 4. Maken van de financiële rapportages voor accounting doeleinden (bijvoorbeeld maandrapportages en consolidaties). (3,84) 5. Adviseren over risicomanagement. (3,84) Adviseren over en presenteren van de financiële rapportages (4,33) Opstellen van budgetten en maken van budgetrapportages (4,30) Maken van de financiële rapportages voor accounting doeleinden (bijvoorbeeld maandrapportages en consolidaties). (4,14) Adviseren over de opstelling van budgetten. (4,13) Analyseren van en adviseren over de winstgevendheid van klanten, producten en/of diensten. (4,07) Dus toch weinig dynamisch? Er lijkt sprake te zijn van een soort kernpakket aan taken binnen de controllersfunctie, met name op het vlak van budgetteren en rapporteren. Wat ook uit onze data naar voren komt is dat het administreren/registreren enigszins naar de achtergrond is verschoven. 18 9
Dus toch weinig dynamisch? Gaat het alleen op budgetteren en rapporteren? Nee, ook in top 5: Risicomanagement! Ook bij vrijwel alle sectoren zichtbaar: het adviseren over: Projecten (3,72) Kwaliteits- en controlesystemen (bijvoorbeeld interne controlemaatregelen) (3,71) Nieuwe manieren om de doelstellingen van uw organisatie(onderdeel) te halen (3,66) Selecteren van prestatiemaatstaven (3,64) Strategie van uw organisatie(onderdeel) (3,50) 19 Verschillen tussen deelsectoren We vinden echter ook veel verschillen tussen de door ons onderscheiden deelsectoren: Rijk Provincies Gemeenten Gezondheidszorg Woningcorporaties Onderwijs Overig Bij 22 van de 31 bevraagde activiteiten vonden we statistisch significante verschillen tussen de deelsectoren! 20 10
Meest markante verschillen Bij de gezondheidszorg (3,94) en woningcorporaties (3,86) is het analyseren van de winstgevendheid van klanten, producten en/of diensten heel belangrijk. Binnen de gezondheidszorg staat cost accounting hoog op de agenda (4,11). Bij woningcorporaties wordt het meewerken aan interne controlemaatregelen (4,57) en complianceverplichtingen (5,00!) als heel belangrijk gezien. 21 Minder belangrijk Adviseren over investeringen in fondsen (1,29) Maken van rapportages ten behoeve van belastingwetgeving (1,79; uitzondering: Woningcorporaties: 3,29) Voeren van de belastingadministratie (1,85) Voeren van de werkkapitaaladministratie en hierover rapporteren (bijvoorbeeld kas, voorraad en debiteuren) (2,14) 22 11
In opkomst? Adviseren over de planning en strategie rond belastingissues (2,45; gemeenten: 3,05; woningcorporaties: 3,86). Adviseren over hoe maatschappelijke opgaven het meest adequaat (effectief, efficiënt, etc.) aangepakt kunnen worden (2,93). Adviseren over de samenwerking met andere maatschappelijke partijen (2,78). 23 Effectiviteit Welke activiteiten komen goed en welke minder goed uit de verf? Er lijkt ruimte te zijn voor verbetering: gemiddeld 0,4 cijferpunt ruimte tussen belangrijkheid en effectiviteit. 24 12
Effectiviteit Goed uit de verf (dat wil zeggen de effectiviteit van uitvoering sluit aan bij de belangrijkheid): Voeren van de belastingadministratie en hierover rapporteren (0,03) Maken van rapportages ten behoeve van belastingwetgeving (0,04) Adviseren over investeringen in fondsen (0,06) Adviseren over de planning en strategie rondom belastingissues (0,09) Adviseren en bieden van ondersteuning met betrekking tot personeelszaken (0,12) 25 Effectiviteit Minder goed uit de verf (oftewel de effectiviteit van uitvoering wordt lager gewaardeerd dan de belangrijkheid): Risicomanagement (0,93) Adviseren over en evalueren van prestatiemaatstaven (0,70) Opstellen van budgetten en maken van budgetrapportages (0,65) Adviseren over de strategie van uw organisatie(onderdeel) (0,62) Adviseren over en presenteren van de financiële rapportages (0,60) 26 13
Oorzaken Waar denkt u dat het aan ligt dat de effectiviteit achterloopt ten opzichte van de belangrijkheid van deze activiteiten? A. Geen middelen (tijd, geld) B. Onvoldoende deskundigheid C. Onvoldoende ervaring D. Iets anders 27 Panel Prof. dr. ir. Gerda van Dijk (directeur het Zijlstra Center, voorzitter panel) Drs. Claudia Heger CPC (voorzitter EICPC) Dr. Ellen van Schoten RA (secretaris Algemene Rekenkamer) Drs. Henri van Horn RA RC (voorzitter VRC) Prof. dr. Frans Roozen (directeur VU Business School) 28 14
Discussiepunten Hoe komt het dat de effectiviteit van de uitvoering van veel taken binnen de controllersfunctie achterloopt ten opzichte van de belangrijkheid? Wat is er specifiek aan de hand op het vlak van risicomanagement? 29 Discussiepunten Diverse meer traditionele activiteiten zijn nog steeds heel belangrijk, maar vallen bepaalde taken op den duur niet weg? Hoe zit het specifiek met: Maken van financiële en budgetrapportages Betrokkenheid bij budgettering Presenteren van financiële overzichten 30 15
Discussiepunten Wat wordt nog belangrijker? Belastingissues? Betrokkenheid bij maatschappelijke partners? 31 Van Egtenlezing 2016 Dank voor uw komst! @ZijlstraCenter / #VanEgtenlezing2016 www.hetzijlstracenter.nl 32 16