Procuratieregeling Vastgesteld door directeur-bestuurder d.d. 2 augustus 2016 Procuratieregeling 2016 Pagina 1 juni 2016
Inhoudsopgave 1 Algemeen... 3 1.1 Uitgangspunten... 3 1.2 Duur van dit procuratiereglement.... 3 2 Externe procuratie tot het aangaan van verplichtingen... 4 2.1 Procuratie-indeling:... 4 2.3 Interne procuratie bij bestellingen op afroep... 5 3 Interne procuratie van het aftekenen van facturen... 5 4 Bankprocuratie... 5 5 Het aangaan van (ver-)koop en (ver-)huurovereenkomsten... 6 6 Afboeking van vorderingen... 6 Bijlage 1... 7 Bijlage 2... 8 Bijlage 3... 9 Bijlage 4... 10 Procuratieregeling 2016 Pagina 2 juni 2016
1 Algemeen Onder procuratieverlening wordt verstaan: het mandateren van medewerkers om namens Stichting Actium (hierna Actium) (of op enig moment geldende juridische entiteit) verbintenissen te mogen aangaan. 1.1 Uitgangspunten Bij het opstellen van de procuratieregeling zijn de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd: De procuratieregeling en de statuten en reglementen mogen niet met elkaar en met de algemene wettelijke bepalingen in strijd zijn. Jaarlijks beoordeelt de manager finance & control of de procuratieregeling nog voldoet aan de actuele wet- en regelgeving. De procuratieregeling is ondersteunend aan een overzichtelijke en praktisch werkbare organisatie waarbij het dient recht te doen aan de redelijke eisen van interne controle. Actium werkt met ondernemingsplannen, jaarplannen, (meerjaren-)begrotingen en budgetten. Voor aanvang van een boekjaar wordt de Raad van Commissarissen verzocht in te stemmen met de jaarplannen en begrotingen voor het komend boekjaar en de bijhorende financiële consequenties. Waar in deze regeling bedragen worden genoemd, is in alle gevallen sprake van bedragen exclusief btw. De volledige regeling ligt ter inzage op het kantoor van Actium te Assen en staat tevens vermeld op de website. Tevens is de procuratieregeling, inclusief bijlage 1, gedeponeerd bij de KvK te Groningen. De bestuurder van Actium is conform artikel 7 van de statuten bevoegd de stichting te besturen heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring vooraf dan wel goedkeuring achteraf door de Raad van Commissarissen (zie bijlage 4), die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. De bestuurder is bevoegd mandaat/volmachten te verlenen. Onder mandaat wordt dan verstaan om namens de bestuurder besluiten te nemen. Bij volmachten gaat het dan om het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. De bestuurder verleent schriftelijk de volmachten. Verleende volmachten kunnen alleen tijdelijk horizontaal of naar boven overgedragen worden. Volmachten gelden alleen binnen het eigen functiegebied en binnen de voor dat gebied goedgekeurde budgetten en/of projecten respectievelijk investeringen. Waarneming vindt plaats na voorafgaande schriftelijke delegatie door betreffende procuratiehouder. De waarnemende procuratiehouder maakt een en ander zichtbaar door de toevoeging Bij afwezigheid (B/A). Waar gesproken wordt over het aangaan van verplichtingen wordt tevens bedoeld het afsluiten van (langlopende) contracten, (stilzwijgende) verlengingen. In de gevallen waarin medewerkers bevoegd zijn om in te stemmen en/of de stichting te verbinden, zijn deze medewerkers ook bevoegd om op te zeggen of te beëindigen. De procuratieregeling is onderverdeeld in: 1. Externe procuratie tot het aangaan van verplichtingen: verbintenissen aangaan met derden door het tekenen van bestellingen / opdrachten en contracten. 2. Interne procuratie van het fiatteren van facturen 3. Bankprocuratie: het tekenen van betalingsopdrachten aan banken en andere financiële instellingen 4. Het aangaan van (ver-)huurovereenkomsten 5. Afboeking van vorderingen 1.2 Duur van deze procuratieregeling Deze regeling geldt voor onbepaalde tijd en wordt - indien nodig aangepast. Procuratieregeling 2016 Pagina 3 juni 2016
2 Externe procuratie tot het aangaan van verplichtingen De bestuurder verleent aan de functionarissen, zoals benoemd in de volgende paragraaf de volmachten zoals genoemd in het procuratieschema (zie bijlagen 1 en 2). 2.1 Procuratie-indeling: De procuratie-indeling is als volgt: Directeur-bestuurder Manager Teammanager k&s, bedrijfsdiensten, f&c Teammanager vastgoed Opzichters planmatig onderhoud Opzichters serviceonderhoud Projectopzichters Overige medewerkers A B C D E F G H Actium werkt bij het aangaan van verplichtingen volgens het 1-handtekeningprincipe, dat wil zeggen dat de verbintenis namens Actium door 1 procuratiehouder wordt ondertekend. In bepaalde situaties wordt gewerkt volgens het 2-handtekeningenprincipe, hetgeen inhoudt dat bij het aangaan van verbintenissen / verplichtingen een tweede handtekening is vereist van een andere procuratiehouder. Bij de procuratiehouder A wordt de 2de handtekening gezet door een procuratiehouder B, als het een contract betreft langer dan één jaar of een contract met een geldwaarde > 3 mln. Overeenkomstig de statuten van de Stichting is in bepaalde gevallen afzonderlijke goedkeuring door de Raad van Commissarissen vereist, zoals weergegeven in bijlage 4. In dringende gevallen kunnen bij afwezigheid van procuratiehouder A twee procuratiehouders B de handtekening zetten. Zie bijlage 1 en 2 voor een volledig overzicht van procuratiehouders en procuratiegrenzen 2.2 Budgethouder Budgethouderschap is de aan de medewerker toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. Bij Actium zijn in principe de directeur-bestuurder, de managers en de teammanagers budgethouders. De budgethouder zal met een vastgesteld budget een vooraf bepaalde doelstelling/resultaat binnen de gestelde periode nastreven. De doelstellingen/resultaten alsmede het daarvoor benodigde budget is vastgelegd in het jaarplan. De budgetverantwoordelijke is belast met de uitvoering van de volgende taken: Raming van het budget Verantwoording afleggen over het verbruik van het budget Uitvoering van het budget Aangaan van verplichtingen Betalingen (fiatteren van facturen die ten laste van het budget komen). 2.3 Uitgangspunten: Bestellingen worden schriftelijk gedaan. Ten aanzien van bestellingen van goederen wordt er in verband met functiescheiding zoveel mogelijk gewerkt volgens het 2-handtekeningenpricipe: een voor de bestelling en een voor ontvangst. Het 2- handtekeningenprincipe houdt in dat er twee verschillende functionarissen tekenen. Dit is verplicht bij bestellingen van meer dan 15.000. In verband met standaardisatie ( ICT, telefonie, drukwerken etc.) worden bestellingen c.q. contracten in deze categorieën vooraf geaccordeerd / afgestemd resp. gedaan door de betreffende afdeling. Originele contracten / bestellingen worden gearchiveerd bij DIV. Besluiten worden genomen binnen de grenzen van het door de directie c.q. de manager bepaald beleid, richtlijnen en spelregels en overige interne richtlijnen Binnenkomende facturen worden met de bestelling/opdracht gematcht. Procuratieregeling 2016 Pagina 4 juni 2016
De procuratie voor E en F geldt alleen voor meer-/minderwerk met autorisatie achteraf door de teammanager. Vastgoed: o Voor aanbestedingen / opdrachtverstrekking wordt het aanbestedingsbeleid van Actium gevolgd. o de keuze van en (al dan niet gefaseerde) opdrachtverstrekking aan de architect geschiedt door de manager vastgoed; o Ten aanzien van de projectleiders en projectopzichters van de sector vastgoed (procuratiehouder G) geldt verder dat zij mandaat hebben om praktische beslissingen te nemen in bouwvergaderingen, waaraan geen of een beperkt (financieel) gevolg is verbonden. Daarnaast zijn zij gemandateerd om wanneer, in geval van afwezigheid van de teammanager, onverwijld handelen noodzakelijk is voor de voortgang van het project en het een besluit betreft waaraan geen of een beperkt (financieel) gevolg is verbonden. De procuratiegrenzen zijn in de bijlagen 1 en 2 weergegeven. 2.4 Interne procuratie bij bestellingen op afroep Er worden door medewerkers regelmatig artikelen besteld die veelal standaard artikelen zijn. Te denken valt in dit verband voornamelijk aan magazijnartikelen, IT zaken, facilitair etc. In dit geval is het niet zozeer het bestellen van iets, maar meer het afroepen op basis van afspraken zoals die door de procuratiehouder zijn gemaakt. Teneinde te voldoen aan de procuratieregeling wordt het volgende geregeld: de procuratiehouder sluit een afroepcontract of een raamovereenkomst met een leverancier in dit contract worden zaken als prijs, levertijd, producten/diensten etc. afgesproken. in het contract wordt vermeld welke medewerker / functionaris van Actium voor welk bedrag en welke artikelen mag afroepen (bijv. alleen artikelen uit de catalogus of een afgesproken assortiment/standaard) bij bestellingen die niet voldoen aan bovenstaande criteria tekent de procuratiehouder bij in verband met functiescheiding mag besteller en ontvanger in principe niet een en dezelfde persoon zijn. Deze functiescheiding is verplicht bij bestellingen groter dan 15.000. Tot de interne procuratie worden onder andere gerekend: het verstrekken van opdrachten door bijv. planners aan een aannemer het in ontvangst nemen van goederen, bijv. door een magazijnmedewerker het goedkeuren van facturen voor geleverde prestatie door bijvoorbeeld een opzichter 3 Interne procuratie van het fiatteren van facturen De interne procuratie van het fiatteren van facturen volgt de procuratie van het aangaan van verplichtingen. Actium hanteert het vier-ogen-principe bij het fiatteren van facturen. De eerste fiatteerder is de medewerker die kan beoordelen of het product of de dienst geleverd is, met andere woorden of de factuur juist en terecht is. Dit noemen we de zogenaamde prestatieverklaarder. Nadat de prestatieverklaarder heeft gefiatteerd, gaat de factuur via de werkstroom in DISKIS naar de bevoegde budgethouder. Indien het bedrag de procuratie te boven gaat, zal de factuur worden doorgezet naar de leidinggevende van de budgethouder. Fiattering van facturen vindt plaats in DISKIS. De medewerker crediteurenadministratie geeft in DISKIS aan wie de prestatieverklaarder en de budgethouder zijn. Controle op de hoogte van de procuratie vindt plaats door de crediteurenadministratie. Pas nadat de factuur door twee bevoegden is gefiatteerd, kan de factuur betaalbaar worden gesteld. 4 Bankprocuratie Bankprocuratie houdt in het doen van betalingen en/of overmaken van gelden namens de Stichting tot een onbeperkt bedrag. Dit zijn de personen / functionarissen zoals vermeld in bijlage 3 van deze regeling. Procuratieregeling 2016 Pagina 5 juni 2016
Een betalingsopdracht moet door 2 in de bijlage genoemde personen worden getekend, waarbij als restrictie geldt, dat niet 2 personen uit dezelfde sector mogen tekenen. 5 Het aangaan van (ver-)huurovereenkomsten In het geval van ondertekening van huurcontracten wordt het contract getekend door de medewerker klant in opdracht van en gemandateerd door de teammanager klant. Huurcontracten met een jaarhuur van meer dan 15.000 (met name van toepassing bij maatschappelijk en bedrijfsonroerend goed en bij contracten met zorginstellingen) worden ondertekend door de manager klant & strategie of (bij afwezigheid) de manager vastgoed. 6 Afboeking van vorderingen Het voorstel van afboeking van vorderingen van huurders dient te worden gefiatteerd door de manager klant & strategie, mits passend binnen het jaarlijks toegestane budget. Gezien het bijzondere karakter worden deze voorstellen ter kennisname voorgelegd aan het managementteam. Afboeking van overige vorderingen dient te worden gefiatteerd door de manager finance & control. Na fiattering worden de afboekingen uitgevoerd door de afdeling financiën. Procuratieregeling 2016 Pagina 6 juni 2016
Bijlage 1 Externe procuratie Stichting Actium Categorie/naam Samen met Bevoegdheid A 1. Dost, Elles 1 < 3.000.000 Procuratiehouder B 2 > 3.000.000 B 1. van Halteren, Marcel 2. Huizing, Bert 3. Blaauw, Gonny 4. Pol, Agnes 1. < 500.000 C 1. Gimeno Brocal,Carmen 2. Kruit, Jos 3. Oostra, Pieter 4. Heijnen, Daniëlle 5. Hakvoort, Pieter 6. Miedema, Edwin 7. Hagedoorn, Geja 1. < 15.000 D 1. Baan, Jan van der 2. Bruining, Arjan 1. < 150.000 Procuratieregeling 2016 Pagina 7 juni 2016
Bijlage 2 EXTERNE ALGEMENE PROCURATIE Procuratie-indeling: Directeur - bestuurder A Opzichter planmatig E Sectormanager B Opzichter serviceonderhoud F Teammanager K&S,BD,F&C C Projectopzichter G (zie tekst onder paragraaf 2.2) Teammanager vastgoed D Overige medewerkers H Procuratiegrenzen < = 500 1.000 15.000 150.000 500.000 onbeperkt Inkoop van goederen en diensten H C D B A*) Idem, alleen meerwerk (autorisatie achteraf F E door teammanager) Verkoop van registergoederen B A* ) Aankoop van registergoederen B A*) Geldleningen * opdrachtverstrekking B A * contract A Afsluiten van jaar-/raamcontracten (waarde- B A*) contract, incl. vermelding afroeper(s) en max. bedrag). Overeenkomsten met personeel A Opm.: 1. in bepaalde situaties is een 2de handtekening vereist (zie bijlage 1) 2. alle procuratiehouders staan ingeschreven in het handelsregister * ) tot een maximum van 3.000.000, daarboven mits goedkeuring RvC Procuratieregeling 2016 Pagina 8 juni 2016
Bijlage 3 BANKPROCURATIE Naam Functie Sector E. Dost Directeur - bestuurder Bestuur - directie E. Huizing Manager Vastgoed Vastgoed M. van Halteren Manager Klant & Strategie Klant & Strategie G. Blaauw Manager Bedrijfsdiensten Bedrijfsdiensten A. Pol Manager Finance & Control Finance & Control P. Hakvoort Teammanager Financiën Finance & Control Procuratieregeling 2016 Pagina 9 juni 2016
Bijlage 4 Overzicht van de gevallen waarbij afzonderlijke voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen is vereist (statuten, artikel 7, lid 4). Aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn, onverminderd het elders in deze statuten bepaalde, onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a. overdracht of overgang van de door de stichting in stand gehouden onderneming dan wel een overwegend deel van die onderneming aan een derde; b. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijke vennoten in een commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de stichting; c. het doen van een investering ten behoeve van de volkshuisvesting, indien daarmee ten minste 3.000.000, exclusief BTW gemoeid is, met uitzondering van investeringen ten behoeve van het in stand houden van of treffen van voorzieningen aan onroerende zaken in eigendom van de stichting; d. wijziging van de statuten en de vaststelling of wijziging van het bestuursreglement; e. ontbinding van de stichting of wijziging van de rechtsvorm; f. het aanvragen van surseance van betaling of aangifte van faillissement van de stichting; g. de gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers van de stichting; h. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers van de stichting of van personen die als zelfstandigen of in een rechtspersoon of vennootschap daarin werkzaam zijn; i. het vervreemden van onroerende zaken en hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden van de stichting, het daarop vestigen van een recht van erfpacht, opstal of vruchtgebruik, en het overdragen van de economische eigendom daarvan, tenzij: met het betrokken besluit van het bestuur een bedrag van minder dan 3.000.000,- exclusief BTW gemoeid is, dan wel het betrokken besluit transacties betreft met betrekking tot woongelegenheden van welke de beoogde verkrijgers natuurlijke personen zijn en waarin die persoon of een bloed- of aanverwant in de eerste graad van die persoon zijn woonverblijf heeft of zal hebben; j. het vaststellen van het overzicht van de voorgenomen werkzaamheden in de gemeenten waar de stichting feitelijk werkzaam is; k. de vaststelling van het volkshuisvestingsverslag; l. vaststelling dan wel wijziging van de begroting; m. vaststelling van de meerjarenprognoses en de financiële meerjarenplanning; n. het uitgeven van schuldbrieven; o. het bezwaren van de in dit lid onder i. bedoelde zaken; Procuratieregeling 2016 Pagina 10 juni 2016
p. het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt; q. het vaststellen dan wel wijzigen van een reglement voor het financiële beleid en beheer, inclusief het investerings-, beleggings- en treasurystatuut; r. het oprichten van andere rechtspersonen; s. het vaststellen dan wel wijzigen van het beleid van de stichting op hoofdlijnen; t. het uitoefenen van stemrecht op aandelen in een dochtermaatschappij van de stichting alsook op aandelen die een deelneming van de stichting vormen; u. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de stichting en de wijze van uitvoering van en verslaggeving over de visitatie. Procuratieregeling 2016 Pagina 11 juni 2016