Een laagdrempelige regionale competitie voor jong en oud. Plan van Aanpak 2015 UW LOGO HIER?? Opgesteld 2 april 2015 Laatst gewijzigd 2 mei 2015
Inhoudsopgave 1. Initiatief Mini Mountainbike Competitie 2. Opstarten laagdrempelige regionale mountainbike-competitie 3. Communicatieplan 4. Reglementen 5. Sponsoring 6. Financieel
1. Initiatief. 1,1 Rechtvaardiging Laagdrempelige regionale wedstrijden. Het mountainbiken wint jaarlijks aan populariteit, zowel onder kinderen als volwassenen. Het aantal te verrijden wedstrijden neemt jaarlijks af. Zeker voor volwassenen is het aantal wedstrijden tot een minimum beperkt. Voor de jeugd is er de Landelijke Jeugd Competitie; waarbij de over het land verspreidde lokaties en het hoge niveau een grote drempel vormen voor deelname. Regionale competities op de weg en in het veld zijn ieder jaar weer een succes. Het aantal kinderen dat op een MTB deelneemt aan de Mini Cyclocross Competitie groeit. En ook de regiocross voor volwassenen (veldrijden.com) wordt enthousiast bezocht door mountainbikers. Met andere woorden lijkt er onder mountainbikers behoefte te zijn aan een wedstrijdelement. De afgelopen jaren is meermaals gepoogd een regionale MTB competitie op te zetten in Zuid- Holland. Tot op heden is het altijd gebleven bij goedbedoelde ideeën, onder andere door wisselingen in besturen. Nu Dirty Hill en R.W.V De Spartaan beiden weer de ambitie hebben om iets op te starten, is dit het juiste moment te zijn aangebroken om de daad bij het woord te voegen. De rechtvaardiging moet worden vervolmaakt door enthousiasme van verenigingen en individuele rijders. Integratie Jong en Oud De keuze om de pijlen te richten op zowel jong en oud komt niet uit de lucht vallen. Naast bovenstaande redenen om wedstrijden te gaan organiseren, speelt de het actuele onderwerp van behoud van jeugdleden een grote rol om te kiezen voor 'jong & oud'. Vele verneigingen ondervinden moeite om leden die de jeugdcatergoriën zijn ontgroeit te behouden bij de club. Slecht weinig van deze leden vinden e aansluiting bij de volwassenen, op welk niveau dan ook. Integratie tussen beiden is noodzakelijk om beide groepen te laten wennen aan elkaar. 1.2 Groeimodel Gezien het feit dat seizoen 2015 reeds is gestart, en veel verenigingen geen rekening hebben gehouden met een eventuele MTB-wedstrijd, moet de competitie op kleine schaal worden gestart. Nu er een aantal verenigingen zijn die één of meerdere wedstrijdjes willen organiseren, is er de mogelijkheid om iets te gaan realiseren. Het is niet reëel om dit jaar al te streven naar een volledige competitie, maar er kan natuurlijk al wel een startschot gegeven worden. Middels communicatie naar verenigingen en individuele rijders worden sporters gemotiveerd deel te nemen. Indien deze evenementen sportief, leuk en succesvol zijn, dan gaat het vuurtje lopen. Middels mond op mond reclame en communicatie vanuit de organisatie willen naar verwachting meer verenigingen deelnemen in een volgend seizoen. Op deze manier zou het initiatief kunnen groeien tot een volwaardige competitie. 1.3 Meting van succes Succes is een breed begrip dat in ieder individueel geval dient te worden gespecificeerd. Op korte termijn is succes te behalen door een bescheiden competitie te organiseren en uit te voeren waarbij een redelijk aantal deelnemers aan de start staan. Herkomst van de deelnemers en eventuele betrokkenheid bij een wielervereniging kan iets zeggen over de bekendheid van het bestaan van de wedstrijdjes. Op lange termijn is succes te meten aan de hand van meer factoren. Uitbreiden van het aantal organiserende clubs is van groot belang. Dat heeft immers direct invloed op het aantal deelnemers en de naamsbekendheid. Deze statistische gegevens kunnen naast vooraf opgestelde doelen worden gelegd om het succes te bepalen. Succes hangt niet alleen af van groei. Plezier is bij een laagdrempelige competitie wellicht net zo belangrijk als de sportieve kant ervan. Een goede en heldere organisatie waarin onder andere wordt gedacht aan de veiligheid staat aan de basis van dat plezier.
1.4 Strategieën voor omgang kwaliteit, risico en wijzigingen. Risico's Lage deelnemersaantallen. Zeker in de opstartfase kan het voorkomen dat er lage deelnemersaantallen zijn. Valt wellicht niet te voorkomen op het moment zelf, maar er zijn manieren om inzicht te krijgen in het te verwachten aantal deelnemers. Bijvoorbeeld door inschrijving vooraf. Een ander middel om rijders te binden is het hanteren van een klassement. Beperkt aantal deelnemende verenigingen. Het aantal deelnemende verenigingen kan achterblijven ten opzichte van de verwachting. Voor 2015 verwachten we een bescheiden aantal deelnemende clubs. Vele clubs hebben een eigen competitie of interclubcompetitie. We moeten hen overtuigen één of meer van deze wedstrijden te openen voor andere rijders en ze zo aan te laten sluiten bij ons initiatief. Onnodige onveilige situaties. Op voorhand dienen onnodige onveilige situaties te worden vermeden. Technisch uitdagende secties horen bij de sport, maar het dient wel in de hand te worden gehouden. Een eventuele onnodige onveilige situatie kan ook ontstaan door bijvoorbeeld weersomstandigheden. Hier kan door de organiserende verenigingen worden besloten het parcours aan te passen. Enige vooruitziende blijk en flexibiliteit is dus vereist. Kosten t.b.v. Organisatie van een wedstrijd. De organisatie van een wedstrijd kan onverwacht hoge kosten met zich meebrengen. Om dit te voorkomen kan de organisatie een lijst opstellen met benodigdheden en de te verwachten kosten. Wijzigingen Wijzigingen in het reglement kunnen alleen tussen de seizoenen door worden ingevoerd. Wijzigingen van de agenda dienen voldoende te worden gecommuniceerd. Wijzigingen op wedstrijddagen (bijvoorbeeld het parcours) kunnen tussen de diverse categoriën worden uitgevoerd.
2. Opstarten laagdrempelige regionale mountainbikecompetitie Voor het opstarten en beheren van een dergelijke competitie zijn grofweg 6 aspecten van belang. 2.1 Doelstellingen Meetbaar Eenheid 2015 2016 2017 Aantal wedstrijden 4 5 7 Aantal verengingen 3 5 7 Totaal aantal deelnemers 80 100 120 Deelnemers U9 10 15 15 Deelnemers U11 15 15 20 Deelenemrs U13 15 15 20 Deelnemers U15 20 20 25 Deelnemers Funklasse 20 20 25 Deelnemers licentiehouders 20 20 20 Plezier Plezier is moeilijk meetbaar, maar valt wel af te lezen, na te gaan, en te ondervinden. Zeker van belang is dat met het naar hun zin heeft op wedstrijddagen en dat men blij is met de manier waarop deze worden georganiseerd. Onderling contact en online feedback kunnen indicatoren zijn van dit plezier. Laagdrempelig De drempel tot deelname moet zoveel mogelijk worden beperkt. Dit uit zich in de deelnemersaantallen en de herkomst van de deelnemers. Valt bij te houden. Lage inschrijfgelden, ter plaate inschrijven, een heldere en eenvoudige organisatie, en een duidelijke nadruk op plezier moeen de drempel zo laag mogelijk houden. 2.2 Organisatie De organisatie van de MTB cup ZH ligt in eerste instantie in handen van Robert Tas (Dirty Hill) en Jelle van der Neut (R.W.V. De Spartaan). Zij scheppen de infrastructuur en randvoorwaarden voor de organisatie van de wedstrijdjes. Ieder individueel evenement wordt binnen de vereniging georganiseerd aan de hand van deze infrastructuur en randvoorwaarden. Robert Tas (Dirty Hill) Jelle van der Neut (R.W.V. De Spartaan) tasrobert@hotmail.com jeugdmtbdespartaan@gmail.com 2.3 Werkwijze De organisatie zal volgens de planning en het communicatieplan te werk gaan om zo de juiste mensen warm te krijgen voor het initiatief. Zij is verantwoordelijk voor het beleid en het bepalen van de randvoorwaarden. Communicatie is essentieel om dit tot een succes te maken.
2.4 Planning Pt. Omschrijving Deadline 1. Initiatieffase afsluiten 1-5-2015 2. Opstartfase afsluiten 1-5-2015 3. Communicatieplan 1-6-2015 4. Resultaten: Overleg KNWU District ZH 1-6-2015 5. Vaststellen reglementen en wedstrijdvorm(en) 1-6-2015 6. Resultaten: Uitnodiging deelname verenigingen 1-6-2015 7. Resultaten: Persoonlijk contact met verenigingen geen 8. Resultaten: Individuele sporters bereiken geen 9. Sponsoring 1-6-2015 10. Financiële organisatie. 1-6-2015 11. Vaststellen deelnemende verenigingen 2015 geen 12. Vaststellen wedstrijdkalender 2015 1-6-2015 13. Vooraankondiging MMC 2016 t.b.v. opname jaarplan 1-11-2015 14. Reflectie op seizoen 2015, aanpassingen organisatie. 1-11-2015 15. Deadline inschrijven verenigingen 2016 1-3-2016 16. Vaststellen wedstrijdkalender 2016 1-3- 2016
3. Communicatieplan De communicatie is essentieel voor het opstarten en voortzetten van een competitie. Deze bestaat uit meerdere sporen die allen volledig benut dienen te worden. 3.1 Publiekelijk toegankelijk medium opzetten. Een facebook- pagina moet nu al opgezet worden om enthousiasme, naamsbekendheid en interesse te wekken. Dit kan goed deel uit maken van de rechtvaardiging van de competitie. De officiële website www.mtbcupzh.nl is inmiddels live en in opbouw. Hierop zal men alle informatie kunnen vinden. 3.2 Overleg KNWU District ZH Reglementen jeugd en volwassenen. inschrijven jeugd en volwassenen. Bijdrage KNWU aan dagprijzen. Overige randvoorwaarden. 3.3 Communicatie met verenigingen Niet alleen om andere verenigingen en hun leden te informeren, maar ook om ze te motiveren om deel te nemen als vereniging. Een flyer/ poster op iedere vereniging en iedere wielerspeciaalzaak, een email die wordt doorgestuurd aan alle leden, of een artikel of banner op hun website. 3.4 Individuele sporters bereiken De individuele sporter moet worden bereikt op de plaaten waar hij of zij regelmatig komt. Via Facebook kan je eenvoudig veel mensen bereiken die aan deze sport doen. Middels 'delen' kan de naamsbekendheid snel groter worden. Ook op specifieke fora kan kennis worden gegeven van deze competitie. Daarnaast lijkt het nuttig de individuele sporter te bereiken middels reclame bij fietsspeciaalzaken.
4. Reglementen Te completeren na overleg KNWU 4.1 Wie mag er meedoen? Iedereen die zich wil meten aan anderen is welkom. Een basislicentie is vereist in verband met de verzekering. Enige rijvaardigheid is wel een vereiste om de parcours plezierig en veilig te kunnen berijden. Ook renners met licentie zijn welkom. Een basislicentie van de KNWU kost 8,- en deze kan je ook nog aanvragen als je aan de inschrijftafel van de eerste wedstrijd staat. 4.2 Categoriën nieuwe stijl Tijdschema 10.15-10.45 inrijden jeugd U9, U11, U13 11.00-11.10 jeugd U9 10 minuten 11.15-11.35 jeugd U11 20 minuten 11,45-12.15 jeugd U13 30 minuten 12.20-12.25 Inrijden overig 12.45-13.30 jeugd U15+funklasse 45 minuten 13.45-15.00 licentiehouders+dames 75 minuten\60 minuten Start vindt plaats middels een massastart. Geen startrijen en dus geen discussie hierover. Andere wedstrijdvormen worden voor 2016 overwogen. Koppels, estafettes? 4.3 Wedstrijddagen 2015 23 mei 20 juni 04 juli 15 augustus Dirty Hill Bergschenhoek 22 augustus De Spartaan Rijswijk 29 augustus 05 september 12 september 03 oktober 4.4 Inschrijven Via KNWU.nl? Drempel voor volwassenen. Voor jeugd wellicht vereist door KNWU voor persoonlijke wedstrijdkaart. De licentie moet geen drempel vormen voor deelname. Ter plekke inschrijven is dus ook mogelijk. 4.5 inschrijfgeld Voor jeugdleden U15 is de inschrijving gratis, zij fietsen immers korter, en de kosten mogen geen drempel vormen voor de inschrijving. Voor volwassenen is het inschrijfgeld voor 2015 vastgesteld op 3,- en dit bedrag dient te worden geïnd bij ieder evenement. Een te hoog inschrijfgeld kan een drempel tot deelname zijn. Overige kosten voor de vereniging kunnen worden gedekt door baromzet, eigen sponsoring, en reservering vanuit de club. 4.6 Rugnummers/ stuurborden Wielerverenigingen hebben een set rugnummers in hun inventaris. Deze worden gebruikt voor andere competities en kunnen dus ook prima dienst doen bij deze competitie. Eventueel onder borg, zodat ze weer worden ingeleverd. Voor 2016 wordt bekeken of persoonlijke stuurborden een mogelijkheid zijn.
4.7 Materiaalcontrole Steekproefgewijs dient het materiaal gecontroleerd te worden door de organiserende vereniging. Hierbij zijn de richtlijnen van de KNWU van toepassing. De punten waarop wordt gecontroleerd, staan in het Handboek LJC-MTB 2011. Als je fiets niet in orde is krijg je de gelegenheid om je fiets in orde te (laten) maken, als je nog op tijd bent. In het Handboek LJC-MTB 2011 staat ook wat wel en niet mag als je tijdens de wedstrijd pech krijgt. 4.8 Materiaal & Uitrusting. Je mag meedoen als je een goede en veilige mountainbike hebt met wielen van maximaal 29 inch, een recht stuur, zonder scherpe en/of uitstekende onderdelen (b.v. standaard, spatborden etc.). De banden moeten breder zijn dan of gelijk zijn aan 40 mm. De uiteinden van het stuur of bar-ends moeten afgedicht zijn en de remmen moeten goed werken. Vanzelfsprekend is een goed passende, vaste schaalhelm verplicht. 4.9 Verzorging tijdens de wedstrijd / Verzorgingszone. In het Handboek LJC-MTB 2011 staat ook wat wel en niet mag als je tijdens de wedstrijd pech krijgt. Langs het hele parcours is technische assistentie door omstanders voor kleine reparaties (aflopende ketting, lekke banden etc.) toegestaan. Wielen wisselen mag alleen in de verzorgingszone. Wisselen van fiets is niet toegestaan! Ook het aangeven van voedsel, drank & brillen is alleen toegestaan in de verzorgingszone. 4.10 Inrijden. Inrijden op het wedstrijdparcours mag alleen tijdens de twee aangegeven periodes. Daarbuiten is het parcours gereserveerd voor de wedstrijden. De jury zal hier corrigerend op toezien! Tevens dient rekening gehouden te worden met recreatiefietsers op de fietspaden. 4.11 Helmplicht. Er geldt een helmplicht voor iedereen die zich fietsend op het parkoers begeeft. Dus ook voor je begeleiders en/of ouders. Als jij (of je begeleider) je er niet aan houdt zal de jury je achteraan laten starten. 4.12 Jury De jury dient te worden samengesteld uit vrijwilligers van iedere organiserende vereniging. De jury dient te worden verzorgd. 4.13 EHBO EHBO-ers moeten duidelijk herkenbaar zijn. Voorkeur heeft om de vereniging de EHBO-ers te laten regelen vanuit hun leden of contacten. 4.14 Uitslagen Uitslagen van iedere wedstrijd worden gepubliceerd op de website. 4.15 Klassement Een eindklassement kan motiverend zijn om alle wedstrijden te rijden. Bij de JMW en MCC zijn de eindklassementen onlangs geschrapt omdat dit leidde tot discussie tussen overenthousiaste ouders en de organisatie. Bij de regiocross voor volwassenen is er wel een eindklassement met mooie prijzen. Om de binding aan te gaan tussen MTB-ers en de organisatie is gekozen om wel een klassement bij te houden. Ook dit klassement zal worden bijgehouden op de website, volgens een nader te bepalen puntentelling. 4.16 Prijzen Dagprijzen in de vorm van b.v. Medailles te organiseren door de organiserende clubs, eindklassement met prijzen via sponsoring...? Voor iedere categorie zijn drie prijzen te verdelen. 4.17 Huldiging. De huldiging vindt plaats op een podium op of nabij het wedstrijdterrein. Winnaars worden geacht om tijdens de huldiging in verenigings-wielerkleding op het podium te verschijnen. De prijzen worden niet aan een ander meegegeven.
4.18 Bezwaar Bezwaar is niet mogelijk. Het plezier staat voorop, en een eventueel bezwaar kan nadien niet worden beoordeeld. 4.19 Parcours Iedere organiserende vereniging is zelf verantwoordelijk voor het uitzetten van het parcours. Deze dient aanpasbaar te zijn voor de verschillende categoriën, en de veiligheid dient in acht te worden genomen. Tevens is het van belang dat het publiek de kans wordt gegeven om de rijders meermaals voorbij te zien komen. 4.20 Terreingebruik Het gebruik van publiek domein kan niet zonder overleg. Soms is een melding voldoende, in sommige gebieden kan een evenementenvergunning noodzakelijk zijn. Op eigen terrein is dat niet noodzakelijk, maar op publiek domein wellicht wel. Dit kost tijd en geld. Per locatie dient uitgezocht te worden wat er nodig is, wat het kost, en hoeveel tijd het kost. Dit is aan de organiserende vereniging, maar de organisatie kan hierin wel steunen en/ of bemiddelen.
5. Sponsoring Sponsoring kan, om allerlei redenen interessant zijn. Van groot belang is hoe we daarmee omgaan, hoe sponsoren tot uiting worden gebracht. Het verbinden van een naam aan de competitie kan bijvoorbeeld in het verkeerde keelgat schieten bij andere partijen welke we wellicht hard nodig hebben. Een helder beleid is noodzakelijk. Fietsspeciaalzaak Bike-Zone heeft al aangegeven te willen sponsoren, met hen gaan we als eerste in gesprek. Iedere organiserende club kan indien nodig zelf sponsoring organiseren. 6. Financiële organisatie De organisatie heeft ook middelen nodig om de competitie mogelijk te maken. Deze kan komen vanuit sponsoring en inleg van verenigingen, Er moeten middelen worden gereserveerd voor: Iedere wedstrijd: Dagprijzen 75 EHBO 70 Lunchpaketten 30 Consumpties vrijwilligers 70 Evenementenvergunning v.a. 200 Organisatie: Klassementsprijzen Sponsoring? Communicatiemateriaal. Sponsoring?