-CUP. Handboek ORGANISATIE Q-cup. Een unieke kennismaking met wedstrijdzeilen!

Transcriptie

1 -CUP Handboek ORGANISATIE Q-cup Een unieke kennismaking met wedstrijdzeilen!

2 Handboek Organisatie Q-cup Een unieke kennismaking met wedstrijdzeilen! 2 ORGANISATIE Q-CUP 3

3 Beste vereniging, vaarschool, Hoe fantastisch is het als elk kind in Nederland dat op CWO II-niveau in de Optimist zeilt de mogelijkheid heeft kennis te maken met wedstrijdzeilen? Gewoon een dagje kennismaken in de Optimist tijdens een vriendschappelijke competitie op het water? De Q-cup is een laagdrempelige wedstrijdserie waarbij wordt uitgegaan van drie of meer verschillende locaties en één finaledag. Het kind heeft de mogelijkheid in een Optimist te stappen en zijn of haar eerste ervaring op te doen met wedstrijdzeilen De eerste stap op weg naar de nationale Combi s. Als vereniging en vaarschool kun je een Q-cup evenement of Q-cup clinic bij jou op de club organiseren. Dit handboek biedt handvaten en adviezen die een leidraad kunnen vormen bij de organisatie. De Q-cup maakt wedstrijdzeilen voor ieder kind in Nederland toegankelijk en wordt aangeboden door het Watersportverbond, Sailcenter en het Nationaal Platform Jeugdwedstrijdzeilen. Hartelijke groet, Team Q-cup -CUP Wat is de Q-cup? De Q-cup is een regionale wedstrijdserie van bijvoorbeeld vier losse wedstrijddagen en een landelijke finaledag. Op een laagdrempelige manier maken kinderen kennis met wedstrijdzeilen. Waarbij de boot en materialen voor je klaarliggen, je hoeft alleen je sporttas mee te nemen! De Q-cup wordt als serie geïnitieerd door het Watersportverbond, Sailcenter en Nationaal Platform Jeugdwedstrijdzeilen. Als vereniging of als vaarschool kun je instappen om een van de wedstrijddagen van de Q-cup bij jou op de vereniging te organiseren. Wat is de Q-cup clinic? Lijkt het je leuk een Q-cup clinic te organiseren omdat het in jouw omgeving niet mogelijk is om regionaal een Q-cup op te zetten? De Q-cup clinic is een eendaags evenement, georganiseerd door de vereniging/ vaarschool met minimaal één externe partij. Gedurende deze dag kunnen kinderen op één locatie het wedstrijdvaren oefenen volgens de regels van de nationale Q-cup. Een introductie in het wedstrijdvaren bij je eigen zeilschool of vereniging! Welke zeilers mogen meedoen? Optimistzeilers met minstens 2 weken zeilervaring (CWO II-niveau in de optimist) mogen deelnemen aan de Q-cup en Q-cup clinic tot het jaar waarin zij 13 worden. Te goed! Deelnemers van de Q-cup uit voorgaande jaren die bij de 5 eerste eindigden in het totaalklassement worden niet meer toegelaten in het huidige Q-cup circuit maar doorverwezen naar het nationaal circuit. Deze winnaars hebben zich als echte wedstrijdzeilers bewezen en kunnen aansluiten bij de nationale Combi s. Een geweldig resultaat! 4 ORGANISATIE Q-CUP 5

4 In welke boten wordt gevaren? Q-cup evenementen worden gevaren in polyethyleen Optimisten met een recreatief tuig zonder zeillatten. Een vaantje of touwtje bovenaan de mast is gewoon toegestaan. Idealiter is het zeilen met identiek materiaal natuurlijk fantastisch. Sailcenter kan organiserende verenigingen en vaarscholen faciliteren met Optimisten voor de organisatie van een Q-cup of een Q-cup clinic. Indien er overlap is heeft de Q-cup voorrang op de Q-cup clinic. Als kinderen zelf hun eigen polyethyleen Optimist meenemen of een boot van de vereniging/ vaarschool is dat uiteraard toegestaan, uiteindelijk staat voorop dat de kinderen hun eerste stappen in de wedstrijdsport maken en met plezier beleven. Welke prijzen zijn er te winnen? De Q-cup kent twee klassementen waarin prijzen kunnen worden gewonnen. Elke wedstrijd wordt gescoord met het lage score systeem. Dit betekent dat plek 1-40 evenveel punten krijgt als hun plek op de ranglijst. Alle zeilers die na de 40ste plek binnenkomen krijgen ook 40 punten. Afhankelijk van het aantal gezeilde wedstrijden op een dag kunnen zeilers een wedstrijd aftrekken. Als organiserende vereniging draag je zorg voor de prijzen. Indien wenselijk kan er ook worden gekozen voor een strijd om de beste vereniging of vaarschool van de Q-cup te worden. Bij de Q-cup clinics is de vereniging of vaarschool vrij om zelf prijzen te koppelen aan acties zoals Wie maakt de mooiste overstag?, Wie kent de regels het beste? en Wie is het snelst?. Zeiler van de dag Het dagklassement is de eindstand op een Q-cup evenement. Welke zeiler heeft die dag het allerbeste gevaren en de minste punten verzameld? Hij of zij is de winnaar van de Q-cup dagprijs! Wie wordt de Q-cup kampioen? De Q-cup kent een aantal wedstrijddagen. Het aantal en de data worden aan het begin van het jaar bekendgemaakt. Om het toernooi te winnen voert een zeiler de resultaten van de helft van het aantal wedstrijddagen. Bij tien wedstrijddagen tellen maximaal vijf resultaten voor het eindklassement. vbij een oneven aantal wordt het aantal op te voeren resultaten naar boven afgerond.bij zeven wedstrijddagen tellen er vier mee. 6 ORGANISATIE Q-CUP 7

5 Waar moet ik bij de Q-cup aan voldoen? Om een Q-cup te organiseren zijn er natuurlijk wel wat randvoorwaarden op en om de vereniging of vaarschool nodig. De Q-cup is opgezet als meerdaags evenement in een bepaalde regio met een afsluitende finaledag. Om de organisatie laagdrempelig te houden zijn er niet veel eisen maar wel een aantal zaken die geregeld dienen te worden:» Als vereniging of vaarschool breng je vijf polyethyleen Optimisten in en minimaal vijf Optimistzeilers doen mee via jouw vereniging of vaarschool;» Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een begeleider te worden aangesteld voor hun deelnemers. De organiserende vereniging of vaarschool moet voor de overige begeleiding zorgen;» Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een verantwoordelijke te worden aangesteld voor al het materiaal en het botenpark. Dit gedurende het evenement maar ook in de voorbereiding en naderhand;» Als vereniging of vaarschool ben je verantwoordelijk voor logistieke zaken zoals catering, dagprijzen, vrijwilligers en overige ondersteuning van logistiek en transport;» Als vereniging of vaarschool ben je verantwoordelijk voor materiaal zoals boeien, rescue boten, extra zwemvesten, etc.;» Als vereniging of vaarschool help je mee in de regionale promotie voor, tijdens en na de Q-cup. Waar moet ik bij de Q-cup clinic aan voldoen? Bij het organiseren van een Q-cup clinic zijn er ook bepaalde voorwaarden waaraan je moet voldoen:» Jouw vereniging of vaarschool werkt samen met bij voorkeur een externe partij, denk aan andere verenigingen, vaarscholen of bijvoorbeeld de gemeente om gezamenlijk een leuke wedstrijddag te organiseren;» Als vereniging of vaarschool breng je vijf polyethyleen Optimisten in;» Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een verantwoordelijke ten worden aangesteld voor al het materiaal en het botenpark. Dit gedurende het evenement maar ook in de voorbereidingen naderhand;» Indien er gebruik wordt gemaakt van Optimisten via Sailcenter of het Watersportverbond, vragen we de vereniging of vaarschool te helpen bij het transport en de logistiek;» Als vereniging of vaarschool draag je zorg voor de begeleiding op het water en afdoende rescue boten op het water.» Vanuit iedere vereniging of vaarschool dient er een begeleider te 8 worden aangesteld voor ORGANISATIE hun deelnemers. Q-CUPDe organiserende vereniging 9 of vaarschool moet voor de overige begeleiding zorgen.

6 Ondersteuning vanuit team Q-cup Team Q-cup helpt graag om het evenement op jullie vereniging of vaarschool succesvol neer te zetten. Je kan hierbij de volgende ondersteuning verwachten:» Eventmanager die aanwezig is tijdens de Q-cup, de dag begeleidt en het Q-cup concept bewaakt;» Optimisten, indien de vereniging of vaarschool hier niet voldoende van bezit;» Inschrijving van de deelnemers via Promotiemateriaal en wedstrijdpakket met o.a. startvlaggen. Hoe werkt Media & Communicatie? Als organisatie wil je natuurlijk reclame maken voor jouw evenement en eventuele sponsoren bedienen. Team Q-cup helpt je niet alleen met standaardsjablonen voor posters en flyers, ook wordt vanuit de organisatie communicatie breed ingezet om nieuwe kinderen te werven. Reclamemogelijkheden? Hoe zit het met vrijwilligers en organisatie? Als vereniging of vaarschool heb je een aantal vrijwilligers nodig om de wedstrijden goed te organiseren. Denk hierbij aan de wedstrijdorganisatie, zoals wedstrijdleiders en rescues, maar ook aan de walactiviteiten zoals catering. Een tip is om bijvoorbeeld een leuke, ervaren jeugdwedstrijdzeiler als begeleider te koppelen aan een groepje beginnende Q-cuppers. Draaiboek Een Q-cup evenement verschilt qua draaiboek niet veel van andere evenementen. Om jullie op weg te helpen stelt het Q-cup team een format draaiboek beschikbaar. Bij de Q-cup clinics kun je het draaiboek naar eigen inzicht en wensen invullen; het advies is wel om dit af te stemmen met de Q-cup manager. Om je alvast een indruk te geven van de tijdsplanning hebben we hieronder een voorbeeld gemaakt. In de wedstrijdregels die zeilers bij inschrijving meekrijgen zijn portretrechten en reclamemogelijkheden goed geregeld. Denk hierbij aan reclamemogelijkheden op de bib of op de romp van de boot. Elke organiserende vereniging of vaarschool krijgt een pakket van wedstrijddocumenten en vlaggen om de wedstrijden soepel en eenvoudig te laten verlopen. Ook is er tijdens de Q-cup ruimte voor het werven van sponsoren. Inschrijving en kosten? De inschrijving voor alle Q-cup en Q-cup clinic wedstrijden verloopt centraal via de website van de Q-cup organisatie Het inschrijfgeld bedraagt 15 euro per deelnemer, waarvan 10 euro voor de organiserende club en 5 euro voor de Q-cup organisatie. Deze afdracht wordt geïnvesteerd in het beheer en onderhouden van de website, de centrale organisatie en logistieke ondersteuning. De start Om de start zo toegankelijk mogelijk te houden krijgt het wedstrijdcomité van de vereniging of vaarschool een toolkit van Q-cup organisatie. In deze toolkit zit een vlaggenset met vier vlaggen. Elke vlag geeft het aantal minuten voor de start aan met een nummer. Zo blijft het starten voor de kinderen zo simpel mogelijk. Is een kind te vroeg gestart? Dan is één rondje met je boot (1x gijp en 1x overstag) voldoende. Als iedereen te vroeg start volgt een algehele terugroep. Omdat de kinderen voor het eerst te maken hebben met wedstrijdzeilen beperkt de Q-cup zich tot de elementaire regel: Bakboord gaat voor stuurboord De Wedstrijdbaan 3 min. 2 min. 1 min. Start 10 ORGANISATIE Q-CUP 11

7 Q-cup kalender Het streven is om ruim voor de start van het vaarseizoen de kalender te publiceren en breed te verspreiden. Geïnteresseerd in de organisatie van een Q-cup of Q-cup clinic? Meld je als vereniging of vaarschool aan door een mailtje te sturen naar: 12 ORGANISATIE Q-CUP 13

8 -CUP Een unieke kennismaking met wedstrijdzeilen!