FAQ zorginstellingen Verplichtstelling modelovereenkomsten en wijzigingsformulieren Per 1 april 2017 wordt het gebruik van een modelovereenkomst voor PGB-zorgverlening verplicht. De SVB stelt namens de keten modelzorgovereenkomsten en wijzigingsformulieren ter beschikking, die gebruikt dienen te worden door budgethouders en zorgverleners. Hieronder volgt een overzicht van de meest gestelde vragen over de modelzorgovereenkomst tussen budgethouders en zorginstellingen. In het laatste deel van dit document (onder overige vragen ) worden ook een aantal andere veel gestelde vragen beantwoord. Algemeen 1. Waarom wordt het per 1 april 2017 verplicht om een modelzorgovereenkomst te gebruiken? Er is voor gekozen omdat de verplichtstelling een aantal voordelen heeft voor budgethouders en enkele PGB ketenpartijen. Meer eenvoud en eenduidigheid voor de budgethouder. Minder kans op fouten (en dus uitval). Meer continuïteit en zekerheid van zorg en betalingen. Standaardisering in het proces (en daardoor efficiënter en effectiever werken). Voorsorteren voor verdere automatisering in het huidige IT-landschap. 2. Geldt de verplichtstelling voor alle overeenkomsten? De verplichtstelling geldt voor alle nieuwe zorgovereenkomsten die op of na 1 april 2017 afgesloten worden. Voor bestaande zorgovereenkomsten verandert er niets. Deze hoeven niet opnieuw ingestuurd te worden op het verplichte model. Daarnaast zijn ook de modelwijzigingsformulieren verplicht als er een wijziging moet worden doorgegeven. 3. Is de modelovereenkomst verplicht, ook als wij een eigen overeenkomst hebben waarin wel alle zaken zijn opgenomen die ook in de modelovereenkomst staan? Ja, zowel de inhoud en als het format is verplicht. 4. Hoe lang mag een oud contract nog gebruikt worden na invoering van een nieuwe versie? Het is de bedoeling dat u op het moment van afsluiten de meest recente versie van de overeenkomst gebruikt, dat is ook de versie die op de website beschikbaar is. U kunt dus na de invoering van een nieuwe versie niet meer de oude versie gebruiken. 5. Is er ruimte voor een eigen logo op de modelovereenkomst? Nee, op dit moment is het technisch gezien niet mogelijk. 6. Is er ruimte op de modelzorgovereenkomst om voor een zorginstelling eigen contractnummer en klantnummer van de budgethouder op te nemen? Ja, hier is op de eerste pagina van de modelovereenkomst specifieke ruimte voor opgenomen. De SVB registreert deze gegevens niet in haar systeem. 1
7. Kunnen zorginstellingen modelzorgovereenkomsten ontvangen waarin de gegevens van de zorginstelling reeds zijn opgenomen? Nee, dit is niet mogelijk. De SVB stelt de modelzorgovereenkomst ter beschikking maar is geen contractpartij in deze overeenkomst. Om die reden vult de SVB ook geen gegevens vooraf in op de overeenkomst. 8. De modelzorgovereenkomst is nu alleen beschikbaar in PDF format. Is er ook een ander format beschikbaar? Op dit moment is alleen het PDF format beschikbaar. 9. Zijn de modelzorgovereenkomsten en wijzigingsformulieren ook in andere talen beschikbaar? De modelzorgovereenkomsten en wijzigingsformulieren zijn alleen beschikbaar in het Nederlands. 10. Als er iets wijzigt in een bestaande zorgovereenkomst, moet dit dan middels het insturen van een wijzigingsformulier of een nieuwe zorgovereenkomst worden doorgegeven? Als de zorg inhoudelijk wijzigt, dus in het geval van nieuwe en/of een ander type zorg en/of een andere zorgverlener, moet er een nieuwe zorgovereenkomst worden afgesloten en ingestuurd. Voor alle overige wijzigingen gebruikt u het verplichte wijzigingsformulier. Onderdeel 1 Gegevens budgethouder 11. Hoe komt een zorginstelling aan het SVB klantnummer van de budgethouder? Als een zorginstelling het SVB klantnummer van een budgethouder wil weten, moet de zorginstelling dit klantnummer zelf bij de budgethouder opvragen. De budgethouder is niet verplicht het SVB klantnummer te delen met een zorginstelling. Dit in het kader van geldende privacy wet- en regelgeving. Om die reden is het ook de SVB niet toegestaan het klantnummer van de budgethouder aan zorginstellingen te verstrekken. 12. Welke gegevens van de budgethouder zijn noodzakelijk in te vullen bij onderdeel 1? Het is niet mogelijk om aan te geven welke velden noodzakelijk zijn om bij de persoonsgegevens op de modelzorgovereenkomst in te vullen. Dit kan namelijk voor de SVB en de budgetverstrekker (die de zorgovereenkomst ook beoordeelt) verschillen. De velden die in alle gevallen noodzakelijk zijn, zijn: De naam van de budgethouder (en eventueel diens vertegenwoordiger). De budgethouder kan ervoor kiezen het BSN óf klantnummer van de SVB te gebruiken (één van de twee is noodzakelijk). Woonadresgegevens van de budgethouder. Geboortedatum van de budgethouder. 2
Onderdeel 2 Vertegenwoordiger 13. Waarom is de leeftijdsgrens bij wettelijke vertegenwoordiging genoemd van 18 jaar? 18 jaar is de leeftijd waarop een minderjarige meerderjarig wordt. Tot die tijd wordt de minderjarige vertegenwoordigd door zijn of haar ouders. Slechts in uitzonderlijke situaties heeft de minderjarige een zelfstandige bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen. Om verwarring te voorkomen is er daarom voor gekozen om de algemeen geldende leeftijdsgrens van 18 jaar aan te houden. 14. Mag bij onderdeel 2.1 van de zorgovereenkomst de vertegenwoordiger ook de handtekening van de budgethouder zetten als de budgethouder hiertoe niet in staat is? Als de budgethouder een wettelijk vertegenwoordiger (ouder, voogd, bewindvoerder, mentor of curator) heeft, dan is een machtiging niet nodig. Machtigt de budgethouder een persoon, dan moet de budgethouder dit aangeven door middel van een handtekening. Alleen op die manier kan de SVB de machtiging controleren. Een akkoord van de budgethouder in de vorm van een handtekening is vereist, omdat de SVB de taak heeft te bewaken dat privégegevens niet gedeeld worden met ongeautoriseerde derden. 15. Hoe moet onderdeel 2.2 ingevuld worden bij meerdere vertegenwoordigers (bijvoorbeeld bij vertegenwoordiging door zowel een mentor als bewindvoerder of bij gescheiden ouders)? Is er sprake van een extra vertegenwoordiger? Dan kan dit in een machtigingsformulier. U vindt dit machtigingsformulier hier. De tweede vertegenwoordiger kan ook in de zorgovereenkomst opgenomen worden door de gegevens van de vertegenwoordiger in te vullen bij punt 10 Overige afspraken die u maakt met uw zorginstelling. In beide gevallen raden wij aan om duidelijk te vermelden dat het om een extra vertegenwoordiger gaat en welke gegevens van de budgethouder de SVB mag delen met de extra vertegenwoordiger. 16. Hoe moet onderdeel 2.1 worden ingevuld indien er sprake is van gewaarborgde hulp binnen de Wlz? De gewaarborgde hulp kan de wettelijk vertegenwoordiger zijn, maar het kan ook iemand anders of een organisatie zijn. Als de gewaarborgde hulp een wettelijk vertegenwoordiger is, zoals een ouder, voogd, bewindvoerder, curator of mentor kan dit hier worden aangeven. Als er geen sprake is van wettelijke vertegenwoordiging dan machtigt de budgethouder bij 2.1 de gewaarborgde hulp en plaatst hiervoor de handtekening. 17. Als er een vertegenwoordiger bij de SVB bekend is en de SVB ontvangt een machtigingsformulier met daarop een andere vertegenwoordiger, wat gebeurt er dan? Als er sprake is van wettelijke vertegenwoordiging kan alleen de wettelijke vertegenwoordiger de PGB-zaken van de budgethouder regelen. Een budgethouder kan dan niet zelf een vertegenwoordiging door een wettelijke vertegenwoordiger intrekken. Eindigt of wijzigt de wettelijke vertegenwoordiging (mentorschap, bewind of curatele) dan dient een kopie van de beschikking van de rechtbank te zijn opgestuurd waarin dat wordt vermeld. In het geval van een gemachtigde kan de budgethouder de machtiging voor vertegenwoordiging altijd zelf intrekken door middel van een schriftelijk, ondertekend verzoek. 3
Onderdeel 3 Zorginstelling 18. Welke gegevens van de zorgverlener zijn noodzakelijk om in te vullen? We kunnen niet aan geven welke velden noodzakelijk zijn voor de vestrekkers van het PGB (de gemeente of het zorgkantoor). We adviseren dan ook om zo volledig mogelijk te zijn. De velden die voor de SVB noodzakelijk zijn, zijn: De NAW-gegevens van de zorgverlener. Het KvK-nummer van de zorgverlener. Het IBAN van de zorgverlener. 19. Moet de persoon die als vertegenwoordiger van de zorginstelling in de zorgovereenkomst vermeld staat ook de persoon zijn die namens de instelling de overeenkomst ondertekent? Nee, dat is niet verplicht. Het is wel verplicht dat diegene die de zorgovereenkomst namens de zorginstelling ondertekent daartoe ook bevoegd is. 20. Welk type adres van de zorginstelling moet worden ingevuld? Het correspondentieadres. 21. Is het verplicht om de AGB-code in te vullen? Nee, dat is niet verplicht. Onderdeel 4 Looptijd van de overeenkomst 22. Wat moet de ingangsdatum zijn van een zorgovereenkomst als de zorgverlener een vast bedrag per maand ontvangt? Een zorgovereenkomst kan op elke dag van de maand ingaan. Een wijziging van een bestaand loon of vergoeding kunnen we alleen per de 1ste dag van een maand verwerken. Zie ook vraag 48. Onderdeel 5 Werkzaamheden 23. Wat wordt precies verstaan onder werkzaamheden? Onder werkzaamheden wordt de zorgprestatie verstaan die de zorginstelling levert aan de budgethouder, bijvoorbeeld begeleiding, persoonlijke verzorging of verpleging. De werkzaamheden hoeven niet in detail beschreven te worden. Een algemene beschrijving van het zorgproduct volstaat. 24. Bij het invullen van de werkzaamheden uit de wet Wlz en/of Jeugdwet is er te weinig ruimte. Hoe kan dit opgelost worden? Als er te weinig ruimte is voor de omschrijving van werkzaamheden uit de wet Wlz en/of Jeugdwet, voeg dan de volledige omschrijving van de werkzaamheden toe als bijlage bij de zorgovereenkomst. Vermeld in dat geval zie bijlage als omschrijving bij punt 5. 4
25. Waarom is er bij het invullen van onderdeel 5 werkzaamheden op de zorgovereenkomst niet bij elke wet sprake van een open veld om werkzaamheden in te vullen? Bij de Wlz en de Jeugdwet zijn er teveel verschillende werkzaamheden om in een korte lijst in de zorgovereenkomst op te kunnen nemen. De werkzaamheden moeten wel worden omschreven zodat de verstrekker (zorgkantoor / gemeente) de werkzaamheden zorginhoudelijk kan toetsen aan de toekenningsbeschikking, daarom is er gekozen voor een open veld. 26. Hoe moet onderdeel 5. werkzaamheden op de zorgovereenkomst ingevuld worden bij de WMO indien er een werkzaamheid is anders dan de opties die genoemd worden? Als de werkzaamheid niet als standaard optie vermeld staat, verwijs dan naar een bijlage bij punt vijf. En voeg dan de volledige omschrijving van de werkzaamheden toe als bijlage bij de zorgovereenkomst. Onderdeel 6 Werkafspraken 27. Hoe moet het onderdeel werkafspraken precies worden ingevuld? Bij de werkafspraken kan worden aangeven of er zorg wordt verleend voor een onregelmatig aantal uren (optie A) of voor een vast aantal uren per week of per maand (optie B). Als wordt gekozen voor optie B dan dient aangegeven te worden hoeveel uur per week of maand dit betreft. Indien er zorg wordt geleverd tegen een vast maandbedrag, dan kan men bij optie B het gemiddelde aantal uren per week of per maand aangeven. Als de budgethouder en de zorginstelling kiezen voor een vaste maandvergoeding dan is het verplicht het gemiddelde aantal uren per week of per maand in te vullen. Geef ook aan op welke dagen en tijden er gewerkt wordt. Als dit werkrooster niet is ingevuld, verdeelt de SVB de eerder ingevulde zorguren gelijk over de hele week of maand. Tot slot moet aangegeven worden hoeveel uur zorg uit welk(e) budget(ten) ontvangen wordt. Levert uw organisatie 24-uurs zorg? Vul dan bij het aantal uren per week 168 in. U hoeft dan in de zorgovereenkomst niet per dag apart aan te geven op welke uren er gewerkt wordt. Onderdeel 7 Vergoeding 28. De zorginstelling maakt gebruik van meerdere tarieven voor meerdere zorgproducten. Hier is maar beperkte ruimte voor op de modelzorgovereenkomst. Hoe kunnen verschillende tarieven en producten in de modelzorgovereenkomst verwerkt worden? Als er meerdere tarieven van toepassing zijn en de modelzorgovereenkomst biedt daarvoor onvoldoende ruimte, voeg dan een tarievenlijst als bijlage toe. Geef dit ook aan bij punt 11, bijlagen, door de tarievenlijst aan te kruisen. Geef duidelijk aan op de tarievenlijst welke tarieven van toepassing zijn voor de desbetreffende zorgovereenkomst. Doe dit bij voorkeur door het tarief te onderstrepen of aan te kruisen. 5
29. De zorginstelling maakt gebruik van andere tariefeenheden (bijvoorbeeld dagdelen). Hier is maar beperkte ruimte voor op de modelzorgovereenkomst. Hoe kunnen andere tariefeenheden (tijdseenheden) in de modelzorgovereenkomst verwerkt worden? Als er andere tariefeenheden van toepassing zijn en de modelzorgovereenkomst biedt daarvoor onvoldoende ruimte, voeg dan een tarievenlijst als bijlage toe. Geef dit ook aan bij punt 11, bijlagen, door de tarievenlijst aan te kruisen. Geef duidelijk aan op de tarievenlijst welke tarieven en tijdseenheden van toepassing zijn voor de desbetreffende zorgovereenkomst. Doe dit bij voorkeur door het tarief te onderstrepen of aan te kruisen. 30. Als er meerdere tarieven en/of andere tariefeenheden in de bijlage worden meegestuurd, wordt de declaratie dan nog wel correct verwerkt? Bij controle van de declaratie moet het tarief op het declaratieformulier / factuur exact overeenkomen met het tarief dat in de zorgovereenkomst of een bijlage daarvan is opgenomen. Alleen dan kan een declaratie worden betaald. 31. Kunnen tarieven gewijzigd worden tijdens de looptijd van de zorgovereenkomst? Ja, tariefswijzigingen tijdens de looptijd van een zorgovereenkomst zijn mogelijk. De budgethouder moet tariefswijzigingen tijdig doorgeven aan de SVB door middel van een wijzigingsformulier. 32. In de toelichting op onderdeel 7 staat dat een weekend wordt gerekend als 72 uur. De zorginstelling werkt met een weekend van 48 uur. Hoe moet dit ingevuld worden? Bij onderdeel 10 Overige afspraken die u maakt met uw zorginstelling kan worden aangeven dat een weekend bestaat uit 48 uur. Als dit niet duidelijk wordt aangegeven, rekent de SVB voor een weekend standaard 72 uur. Onderdeel 8 Andere vergoedingen 33. Welke vergoedingen moeten bij Andere vergoedingen ingevuld te worden? Onder andere vergoedingen verstaan we vergoedingen anders dan het eerste tarief. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om onregelmatigheidstoeslagen (zoals avond,- nacht- oproepdiensten etc.). Ook bij een vaste maandvergoeding kan er sprake zijn van andere vergoedingen. 34. Mag een zorginstelling naast de indexatie van zijn tarieven ook -in samenspraak met de budgethouder- overige tariefsaanpassingen doorvoeren? Ja dat mag, uiteraard alleen als de budgethouder/ vertegenwoordiger hiermee akkoord is Onderdeel 9 Wat verder nog geldt 35. Waarom staan er voorwaarden in de zorgovereenkomst (onderdeel 9: wat verder nog geldt ) die de SVB ter beschikking stelt? De bepalingen die zijn opgenomen bij onderdeel 9 wat verder nog geldt zijn niet allemaal SVB voorwaarden. Het betreft een opsomming van algemeen geldende voorwaarden vanuit bestaande 6
wet- en regelgeving. Deze zijn te allen tijde van toepassing, ook wanneer deze niet in de zorgovereenkomst zouden zijn opgenomen. 36. Is het mogelijk om een afwijkende opzegtermijn van de zorgovereenkomst te hanteren? Ja, dat is mogelijk. Standaard geldt een opzegtermijn van één maand, tenzij de budgethouder en de zorginstelling in onderling overleg een andere termijn overeenkomen. Als dit het geval is, neem deze aanvullende afspraak dan op in onderdeel 10, Overige afspraken die u maakt met uw zorginstelling, of voeg deze als bijlage toe. Onderdeel 10 Overige afspraken die u maakt met uw zorginstelling 37. Kan de zorginstelling aanvullende (eigen) voorwaarden en afspraken opnemen? Zorginstellingen hebben de mogelijkheid om aanvullende voorwaarden en afspraken op te nemen bij onderdeel 10, Overige afspraken met uw zorginstelling, en/of als bijlage bij de zorgovereenkomst toe te voegen. Deze aanvullende afspraken mogen echter niet in strijd zijn met hetgeen in onderdeel 9 is opgenomen. In dat geval hebben de afspraken uit punt 9 voorrang. Onderdeel 12 Ondertekening 38. Moet elke pagina van de zorgovereenkomst geparafeerd worden? Parafering van elke pagina van de zorgovereenkomst is voor de SVB niet verplicht. Het is wel verplicht om de volledige zorgovereenkomst ondertekend (door beide partijen) aan te leveren. Let er dus goed op dat er geen pagina s ontbreken. De keus om al dan niet te paraferen is aan de zorginstelling en de budgethouder. Overige vragen Betalingen en vorderingen 39. Wat moeten een zorgverlener doen indien er een betaling wordt ontvangen die niet bij de zorgverlener thuis hoort? We adviseren de zorgverlener contact op te nemen met de SVB. Wij zullen dan uitzoeken waarom er geld is overgemaakt. 40. Wat kan een zorgverlener doen als er onduidelijkheid is over een vordering die is ontvangen? De reden van de vordering staat in de vorderingsbrief. Als dit onvoldoende informatie biedt kan de zorgverlener contact opnemen met de SVB. Wij zullen dan uitleggen waarom er een vordering is verstuurd. 41. Wat betekent het maximum uurtarief dat door een zorgkantoor/gemeente wordt vastgesteld? De budgethouder heeft van de gemeente en/ of het zorgkantoor per zorgverlener een maximum uurtarief doorgekregen. Dit is het tarief wat maximaal per uur uit het PGB betaald mag worden. Een 7
budgethouder mag een hoger uurtarief dan het maximum uurtarief met u afspreken. De budgethouder zal de extra kosten dan wel zelf moeten betalen. Dit doet hij door een vrijwillige storting te doen aan de SVB. De SVB betaalt geen deelbedragen uit. Een zorgverlener of instelling wordt daarom pas uitbetaald als de vrijwillige storting is ontvangen en dit bedrag voldoende is om de gehele factuur of het gehele maandbedrag te betalen. Declaraties 42. Welk gegevens moeten er op een declaratie staan? Gegevens budgethouder: - Voorletters en achternaam. - Het Burgerservicenummer (BSN), het adres óf het klantnummer Gegevens zorgverlener: - Voorletters en achternaam. -KvK-nummer. De periode waarop de declaratie betrekking heeft. Het budget waaruit de declaratie betaald moet worden. Het tarief/uurloon dat is ingevuld komt overeen met de zorgovereenkomst. Het totaalbedrag op de declaratie komt overeen met het aantal gewerkte uren en dagen of het tarief maal de hoeveelheid geleverde zorg. De handtekening van de budgethouder of wettelijk vertegenwoordiger. Op een factuur is duidelijk aangegeven hoeveel uur het betreft of om welke prestatie het gaat (voorbeeld: twee weekenden of tien taxiritten). Op een factuur van een freelancer of een zorginstelling staat een factuurnummer en een factuurdatum. Vermelding van het BTW nummer als er BTW in rekening is gebracht voor vervoer of bemiddeling. 43. Als er sprake is van een dagdeel -of etmaaltarief hoe moet dit dan op de declaratie gezet worden? Het is allereerst belangrijk dat dit dagdeel- of etmaaltarief hetzelfde tarief is als op de zorgovereenkomst of op een wijzigingsformulier vermeld staat. Daarnaast moet er op een factuur aangegeven zijn dat het om een dagdeel- of etmaaltarief gaat en hoeveel dagdelen of etmalen in rekening worden gebracht. 44. Wat is het verschil tussen reiskosten en vervoer? En hoe moet dit op de overeenkomst en/of declaratie staan? Reiskosten betreffen kosten die gemaakt worden voor woon-werkverkeer van de zorgverlener. Rekent de zorginstelling reiskosten? Dan moeten de reiskosten in het uurtarief zijn opgenomen. Dit mag dus niet apart in rekening worden gebracht. Onder vervoer verstaan we vervoerskosten die worden gemaakt in verband met de zorg. Soms kan een budgethouder deze kosten uit het PGB betalen. Dit kan alleen als er een PGB is uit de Wlz, Wmo Begeleiding of uit de Jeugdwet. In de indicatie staat of de budgethouder recht heeft op vervoer. De betaling van vervoerskosten kan op twee manieren. Dit is afhankelijk van de manier waarop de budgethouder reist. U vindt hier meer informatie. 8
Wijzigingsformulier 45. Is het modelwijzigingsformulier ook verplicht per 1 april 2017? Ja, het is per 1 april ook verplicht om een van de modelwijzigingsformulieren te gebruiken als er iets moet worden gewijzigd in de overeenkomst. U vindt hier de laatste versies van de modelwijzigingsformulieren en meer informatie. 46. Is er net als bij de zorgovereenkomst bij het wijzigingsformulier de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen? Ja, ook bij een wijzigingsformulier kan een bijlage worden toegevoegd. Geef dan op het wijzigingsformulier aan dat er ook sprake is van een bijlage. 47. Voor welke wijzigingen is er een nieuwe zorgovereenkomst nodig? Als de zorg inhoudelijk wijzigt, dus in het geval van nieuwe en/of een ander type zorg en/of een andere zorgverlener, moet er een nieuwe zorgovereenkomst afgesloten en ingestuurd worden. Voor onderstaande wijzigingen kan er een wijzigingsformulier worden gebruikt: Adresgegevens van een zorginstelling wijzigen; IBAN-nummer van een zorginstelling wijzigen; Werktijden wijzigen; Looptijd van de overeenkomst wijzigen / verlengen; Zorgovereenkomst beëindigen; Vergoeding (tarief) van de zorginstelling wijzigen. 48. Hoe gaat de SVB om met wijzigingen met terugwerkende kracht? De vergoeding die de zorginstelling krijgt kan in principe alleen per de 1ste dag van de maand of per de ingangsdatum van de zorgovereenkomst aangepast worden. Dit kan niet met terugwerkende kracht. Voor een eenmalige verrekening van de vergoeding, geeft de budgethouder op het wijzigingsformulier (bij punt 7) aan met welk bedrag en vanaf wanneer (maand en jaartal) de SVB dit moet aanpassen. Daar moet ook worden aangegeven uit welk budget de eenmalige verrekening betaald moet worden. 9