Aanbestedingsdocument Aanbesteding Adviseurs op persoonlijke titel BTW belast Aanbestedende dienst: Onderwijsgroep Tilburg Opgesteld door: InkoopMeesters Datum: 13-4-2015 Versie Definitief
Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding Adviseurs op persoonlijke titel BTW belast van Onderwijsgroep Tilburg. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle te nemen beslissingen rondom de aanbesteding worden in dit document beschreven en gemotiveerd. 13-4-2015 Pagina 2 van 20
Inhoud 1. Inleiding... 5 1.1 Aanbestedende dienst... 5 1.2 Aan te besteden opdracht... 5 1.2.1 De doelstelling van de opdracht... 5 1.2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht... 5 1.2.3 Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht... 6 1.2.4 Samenvoeging van opdrachten... 6 1.2.5 Verdeling in percelen... 6 1.2.6 Te sluiten overeenkomst... 6 1.2.7 Toepasselijke Algemene Voorwaarden... 6 2. Procedure... 7 2.1 Toepasselijke wetgeving... 7 2.2 Toepasselijke procedure... 7 2.3 Gunningscriterium... 7 2.4 Planning... 7 2.5 Contactpersoon... 8 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken... 8 2.7 Vragen... 8 2.8 Niet Nederlandse inschrijvers... 8 2.9 Voorbehoud... 9 2.10 Inschrijfkosten... 9 2.11 Vertrouwelijkheid... 9 2.12 Vormvereisten... 9 2.12.1 Taal... 9 2.12.2 Aanbieden inschrijving... 9 2.13 Gestanddoening... 10 2.14 Klachten... 10 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers... 11 3.1 Uitsluitingsgronden... 11 3.2 Geschiktheidseisen... 12 3.3 Uniforme Eigen Verklaring... 13 4. Doelstellingen en aan te leveren gegevens... 14 4.1 Doelstelling van de opdracht... 14 4.2 Aan te leveren informatie... 14 4.2.1 Prestatie-onderbouwing... 14 4.2.2 Risicodossier... 15 13-4-2015 Pagina 3 van 20
4.2.3 Kansendossier... 15 4.2.4 Te interviewen personen... 16 4.2.5 Prijs... 16 5. Beoordeling van inschrijvingen... 17 5.1 Toetsing aan de vormvereisten... 17 5.2 Beoordeling van prestatie-onderbouwing, risicodossier en kansendossier... 17 5.3 Beoordeling van het interview... 18 5.4 Rangschikking... 18 6. Vervolg... 19 6.1 Concretiseringsfase... 19 6.2 Uitvoering... 19 6.3 Procedure... 20 13-4-2015 Pagina 4 van 20
1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 Aanbestedende dienst Onderwijsgroep Tilburg verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo). Daarnaast wordt volwassenenonderwijs (vavo), educatie en een uitgebreid cursusaanbod aangeboden. In juridisch opzicht is Onderwijsgroep Tilburg een stichting: Stichting Onderwijsgroep Tilburg. Onder deze stichting vallen ROC Tilburg, NCVB Bedrijfsopleidingen en de vmbo-scholen: Vakcollege Tilburg, de Frater van Gemertschool en het Reeshof College. Onderwijsgroep Tilburg biedt breed vmbo aan op drie scholen in Tilburg: alle leerwegen in alle sectoren van het beroepsonderwijs en daarnaast extra mogelijkheden zoals Intrasectorale Programma's en Leerwerktrajecten. De vmbo-scholen bieden Leerweg Ondersteunend Onderwijs aan, met een unieke begeleidings- en zorgcultuur. Deze laatste is een samenwerking met de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg, valt deels ook onder een ander bestuur en wordt verantwoord onder de Stichting Centrale Dienst. Voor meer informatie over Onderwijsgroep Tilburg verwijzen wij u naar onze website, http://www.onderwijsgroeptilburg.nl en naar http://www.onderwijsgroeptilburg.nl/ogt/pers/jaarverslag 1.2 Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het optreden als tussenpersoon voor het aandragen en aanstellen van Adviseurs op persoonlijke titel BTW belast. De scope van deze opdracht richt zich tot de Adviseurs op persoonlijke titel BTW belast welke werkzaam zijn in de bedrijfsvoering bij Onderwijsgroep Tilburg. Adviseurs en overige op persoonlijke titel in te zetten personen die vrij van BTW factureren zijn uitgesloten van deze opdracht. Opdrachten voor adviesbureaus waarbij Onderwijsgroep Tilburg geen voorkeur uitspreekt voor een bepaalde adviseur zijn eveneens geen onderdeel van deze opdracht. 1.2.1 De doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aan te besteden opdracht is beschreven in hoofdstuk 4. 1.2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht De geschatte omvang van de opdracht is enkele honderdduizenden Euro`s exclusief BTW per jaar. Omdat meer opdrachten worden aanbesteed, zoals consultancydiensten voor de inzet van bureaus, is het mogelijk dat de waarde van de opdracht varieert. Aan de gecommuniceerde schatting kunnen geen rechten worden ontleend. 13-4-2015 Pagina 5 van 20
1.2.3 Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Bij uitvoering van de aan te besteden opdracht zijn de volgende kerncompetenties van belang: Het voorzien in Cv s van adviseurs op persoonlijke titel, op basis van een profiel. Het uitvoeren van een vergelijkbare opdracht (zie doelstelling) voor met Onderwijsgroep Tilburg vergelijkbare organisaties (onderwijs organisaties met meer dan 1300 medewerkers). 1.2.4 Samenvoeging van opdrachten In de opdracht zijn BTW belaste opdrachten voor individuele adviseurs op persoonlijke titel samengevoegd. De reden daarachter is de aanbestedingsrechtelijke rechtmatigheid van de inzet. De belangen van het MKB en Zzp ers worden gediend door hen binnen de te sluiten overeenkomst als onderaannemer in te zetten. 1.2.5 Verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. De belangen van het MKB en Zzp ers worden op een andere manier gediend, zie de onderbouwing bij de paragraaf over de samenvoeging van opdrachten. 1.2.6 Te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een overeenkomst voor een maximumduur van tien jaar, met tussentijds de mogelijkheid om de overeenkomst op te zeggen. Daarbij geldt een wederzijdse opzegtermijn van zes maanden. De reden daarvoor is dat het dit mogelijkheden geeft om een duurzame relatie op te bouwen, maar bij tegenvallende prestaties afscheid te kunnen nemen. In de bijlagen bij dit document is een concept overeenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde (zie paragraaf 2.7) tekstsuggesties doen. De aanbestedende dienst zal de suggesties beoordelen en overwegen of ze worden overgenomen. De bij de Nota van Inlichtingen te publiceren overeenkomst is definitief. Niet overgenomen tekstsuggesties worden gemotiveerd afgewezen in de Nota van Inlichtingen. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van Opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer inclusief de uitwerking daarvan tijdens de concretisering 1.2.7 Toepasselijke Algemene Voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van Onderwijsgroep Tilburg zijn van toepassing op de te sluiten overeenkomst. Een kopie van de voorwaarden wordt separaat mee gezonden. 13-4-2015 Pagina 6 van 20
2. Procedure In dit hoofdstuk wordt beschreven en gemotiveerd welke procedure gevolgd zal worden bij de aanbesteding. De overwegingen in dit hoofdstuk zijn ingegeven door de Aanbestedingswet en door het inkoopbeleid van Onderwijsgroep Tilburg. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, die inwerking is getreden op 1 april 2013. Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 Toepasselijke procedure Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van Onderwijsgroep Tilburg is ervoor gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is dat de waarde van de opdracht de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschrijdt. Er wordt een openbare aanbestedingsprocedure gevolgd. De reden daarvoor volgt uit onderstaand schema. Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Groot Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Hoog Niet-openbare procedure Complexiteit van de opdracht Laag Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure De kenmerken van alle relevante aspecten leiden naar een Openbare procedure. Om inschrijvers de ruimte te geven de doelstellingen van Onderwijsgroep Tilburg als expert in te vullen is gekozen voor een aanbesteding middels Best Value Procurement (BVP). 2.3 Gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt. 2.4 Planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Activiteit Gereed voor (datum) Publiceren aankondiging 10-04-2015 Training inschrijvers 17-04-2015* Uiterste datum voor het stellen van vragen 24-04-2015 Beantwoorden vragen van inschrijvers 01-05-2015 Sluiting inschrijftermijn 22-05-2015 12.00 uur Beoordeling schriftelijke inschrijvingen 29-05-2015 Interviews 05-06-2015 Schriftelijke communicatie inschrijvers 05-06-2015 Kick off concretiseringfase 08-06-2015 Gunning 26-06-2015 Evaluatie afgewezen inschrijvers 17-07-2015 13-4-2015 Pagina 7 van 20
Einde Stand still 17-07-2015 Ingangsdatum overeenkomst 01-08-2015 *De training aan inschrijvers wordt gegeven op vrijdag 17 april en vangt aan om 10:00 uur. Het adres is Stappegoorweg 183 te Tilburg. Geïnteresseerden in de training dienen zich voor 16 april 12.00 uur per e-mail aan te melden via post@inkoopmeesters.nl onder vermelding van de namen van de aanwezigen en functies. Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. 2.5 Contactpersoon De contactpersoon voor de gehele aanbestedingsprocedure is Jean-Paul Roegies van InkoopMeesters, hierna genoemd de contactpersoon. Gedurende deze procedure is hij het aanspreekpunt voor alle partijen. Bij afwezigheid wordt zijn taak waargenomen door Yvonne Buschers van InkoopMeesters. Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij de aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van de contactpersoon of zijn vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. Alle communicatie omtrent deze aanbesteding dient te geschieden via Tenderned, en voor communicatie waarop Tenderned niet is ingericht (aanmelding bijeenkomst) per e-mail: post@inkoopmeesters.nl 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.7 Vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum worden opgenomen in Tenderned. De vragen worden daar uiterlijk op de datum van publicatie van de Nota van Inlichtingen beantwoord. 2.8 Niet Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 13-4-2015 Pagina 8 van 20
2.9 Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. 2.10 Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver. 2.11 Vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund, zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd. 2.12 Vormvereisten 2.12.1 Taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie. Correspondentie, contacten en het contracteren zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden. 2.12.2 Aanbieden inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, per email aan de genoemde contactpersoon, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden verstuurd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief Brief<naam inschrijver> Pdf Uniforme Eigen Verklaring UEV<naam inschrijver> Pdf Prestatie onderbouwing Prestatie <naam inschrijver> Word Risico inventarisatie Risico s <naam inschrijver> Word Kansen dossier Kansen <naam inschrijver> Word Te interviewen personen Interview <naam inschrijver> Pdf Inschrijven in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor Aanbestedende Dienst is. 13-4-2015 Pagina 9 van 20
2.13 Gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving en bijbehorende verklaringen 120 dagen gestand te doen. Indien tijdens de uitwerking van de opdracht blijkt dat inschrijver zijn inschrijving niet gestand kan doen, kan hij zijn inschrijving intrekken. 2.14 Klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam Emailadres Klachtenmeldpunt FSR inkoop@mboraad.nl Een klacht wordt binnen vijf werkdagen in behandeling genomen. 13-4-2015 Pagina 10 van 20
3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden Onderstaande uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze aanbesteding. Per uitsluitingsgrond is aangegeven waarom die van toepassing is. Inschrijven kunnen: Ondernemingen die, en ondernemingen waarvan de bestuurders, in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft is (zijn) veroordeeld wegens: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998,L358); c. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b,c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. en: niet verkeren in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. en: waartegen geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. 13-4-2015 Pagina 11 van 20
Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. en: die heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst risico`s in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid zoveel mogelijk wil vermijden. en: die zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien Inschrijver of gegadigde onherroepelijk veroordeeld is omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.2 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. De volgende geschiktheidseisen zijn van toepassing: Inschrijver is financieel in staat de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren, de eis is een solvabiliteit (eigen vermogen / totaal vermogen) over de jaren 2012 en 2013 van tenminste 20%; Inschrijver is afdoende verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Een afdoende verzekering dekt de schade waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk is conform de Overeenkomst. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 13-4-2015 Pagina 12 van 20
3.3 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken te overleggen: - Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. - Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een overzicht van financiële ratio`s aan de hand waaruit blijkt dat inschrijver voldoet aan de eis ten aanzien van solvabiliteit over de jaren 2012 en 2013. - Een kopie van de polis voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid of een verklaring van de verzekeraar waaruit blijkt dat de verzekering de bedragen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk kan worden gesteld dekt. - Een of meer referentiebeschrijvingen om onomstotelijk aan te kunnen tonen dat Inschrijver beschikt over de gevraagde kerncompetenties. De referenties mogen niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven. 13-4-2015 Pagina 13 van 20
4. Doelstellingen en aan te leveren gegevens Dit hoofdstuk bevat de doelstellingen die de aanbestedende dienst aan de opdracht verbindt. Tevens worden in dit hoofdstuk de aan te leveren gegevens benoemd. 4.1 Doelstelling van de opdracht In deze paragraaf wordt de nagestreefde doelstelling van de opdracht genoemd. De doelstelling beschrijft wat de aanbestedende dienst wil bereiken via de opdracht. Ten behoeve van het onderwijs en bedrijfsvoering worden zeer regelmatig externen ingezet. In een aantal gevallen gaat het daarbij om Zzp ers en adviseurs die, eventueel namens een organisatie of een samenwerkingsverband, op persoonlijke titel worden ingezet. Adviseurs op persoonlijke titel die hun diensten BTW belast factureren, behoren tot deze aanbesteding. Om adviseurs op persoonlijke titel in te zetten wordt een intermediair gecontracteerd die waarborgt dat in te zetten personen voldoen aan alle wet- en regelgeving, de facturatie organiseert en waar nodig zorg draagt voor werving van externen op persoonlijke titel. De keuze voor de in te zetten adviseur blijft aan Onderwijsgroep Tilburg. De doelstelling van de aanbesteding is: Opdrachtnemer voorziet Onderwijsgroep Tilburg, op een voor aanvragers eenvoudige wijze, naar tevredenheid van aanvragers, in de behoefte aan in te huren externen op persoonlijke titel, wiens dienstverlening met BTW wordt belast. In te zetten externen worden regelmatig door Onderwijsgroep Tilburg zelf aangedragen. Daar waar Onderwijsgroep Tilburg geen in te zetten externe kent, wordt Opdrachtnemer in de gelegenheid gesteld kandidaten, met de vereiste kennis, ervaring en vaardigheden, aan te dragen. Opdrachtnemer draagt bij de inzet van externen aantoonbaar zorg voor het voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, toetsing op de marktconformiteit van tarieven, voorfinanciering van facturen, administratieve afhandeling, aansluiting op de administratieve processen van Onderwijsgroep Tilburg, verdere ontwikkeling van die processen en correcte uitvoering van afspraken tussen Onderwijsgroep Tilburg en externen. Opdrachtnemer maakt gebruik van een verdienmodel dat SMART wordt omschreven, en waaruit duidelijk blijkt welke kosten er voor opdrachtgever aan de diensten zijn verbonden en waarbij gegarandeerd is dat Opdrachtgever voor de diensten scherpe prijzen betaalt. De uitwerking van de prijs kan worden vastgelegd in de aanbiedingsbrief. 4.2 Aan te leveren informatie In deze paragraaf wordt aangegeven welke informatie inschrijvers dienen aan te leveren. De informatie zal (deels) worden beoordeeld ten behoeve van de gunning. De prestatie-onderbouwing, het risicodossier en het kansendossier dienen geanonimiseerd te worden aangeleverd. Dat betekent dat uit de documenten niet kan worden afgeleid van welke inschrijver ze afkomstig zijn. 4.2.1 Prestatie-onderbouwing Het eerste document dat inschrijvers opstellen is de prestatie-onderbouwing. In dat document tonen inschrijvers aan waarom ze in staat zijn de doelstellingen van opdrachtgever te realiseren. Dat doen inschrijvers aan de hand van SMART (specifiek, meetbaar, attractief, realistisch en tijdgebonden) opgestelde stellingen die met dominante, oftewel niet weerlegbare, niet betwistbare informatie worden ondersteund. Daarnaast dienen stellingen verifieerbaar te zijn, accuraat omschreven te worden en onderbouwd te zijn met meetgegevens in getallen, percentages of tijd. 13-4-2015 Pagina 14 van 20
Omdat de informatie in de prestatie-onderbouwing gebruikt wordt om te beoordelen in het kader van de gunning van de opdracht dienen de stellingen en de onderbouwing gericht te zijn op de opdracht en niet rechtstreeks te verwijzen naar het verleden. Dat betekent dat een stelling als: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren omdat we dat al tien keer eerder met succes gedaan hebben niet leidt tot een positieve beoordeling. Als de stelling luidt: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren doordat wij de opdracht zo en zo aanpakken en dat leidt tot een tevredenheid van 90% onder aanvragers bij Onderwijsgroep Tilburg is het wel aanleiding het antwoord positief te beoordelen. In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor de prestatie onderbouwing weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 4.2.2 Risicodossier Het tweede document dat inschrijvers opleveren is een risicodossier, inclusief beheersmaatregelen. In het document beschrijven inschrijvers SMART welke risico`s er voor opdrachtgever verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht. Daarbij is het essentieel dat de risico`s buiten de invloedssfeer van inschrijver liggen. Bij elk risico geeft inschrijver aan waarom het geïdentificeerde risico belangrijk is, hoe het wordt gemitigeerd (weggenomen), hoe het mitigeren van het risico wordt gemeten en waarom de mitigerende maatregel gaat werken. Risico`s worden in volgorde van prioriteit opgegeven waarbij wordt onderbouwd waarom de prioriteit is zoals die volgens inschrijver is. Risico`s hoeven niet op het bordje van inschrijvers gelegd te worden, maar moeten wel inzichtelijk worden gemaakt. Kosten voor beheersmaatregelen dienen te zijn opgenomen in de prijs. In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor het risicodossier weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 4.2.3 Kansendossier Via het kansendossier kan een inschrijver extra s aanbieden zonder zich zorgen te maken over de kosten voor die extra s. Extra s, vanaf nu te noemen kansen, dienen verband te houden met de opdracht en dienen daadwerkelijk waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de opdracht. Daarbij dient dominant, met gebruik van verifieerbare en bij voorkeur cijfermatige argumenten te worden onderbouwd waarom een kans iets toevoegt. Het toekennen van de kansen door Onderwijsgroep Tilburg dient niet te leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht. Kansen die wel een wezenlijke wijziging met zich meebrengen worden niet beoordeeld. Van een wezenlijke wijziging is sprake als de opdracht zodanig verandert dat andere partijen dan de huidige inschrijvers geïnteresseerd zouden zijn in de opdracht. Voorbeelden van kansen zijn zaken waarmee inschrijver zich kan onderscheiden, beheersmaatregelen die extra geld kosten maar risico`s wegnemen bij Onderwijsgroep Tilburg, voorstellen die extra bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen, het overnemen van risico s van Onderwijsgroep Tilburg, en mogelijkheden die voorbij de verwachting van Onderwijsgroep Tilburg gaan. 13-4-2015 Pagina 15 van 20
Per kans dient de impact op de prijs en op de tijd te worden aangegeven. In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor het kansendossier weergegeven. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 4.2.4 Te interviewen personen Na beoordeling van de schriftelijke kwaliteitsonderdelen van de inschrijving (prestatie onderbouwing, risico dossier en kansendossier) wordt de sleutelfunctionaris van de drie tot dan toe best scorende inschrijvers geïnterviewd. Indien meer inschrijvers een gelijke score hebben behaald voor de combinatie prestatie onderbouwing, risicodossier en kansendossier, zodanig dat meer inschrijvers aanspraak kunnen maken op de eerste plaats in de rangschikking, zullen alle inschrijvers die het betreft worden uitgenodigd voor het interview. De prijs en de rangschikking van inschrijvers zijn op het moment van interviewen niet bekend bij de beoordelingscommissie. De sleutelfunctionaris in deze opdracht is wat Onderwijsgroep Tilburg betreft degene die namens zijn organisatie verantwoordelijk is voor de contacten met Onderwijsgroep Tilburg. Tijdens het interview wordt nagegaan in hoeverre de sleutelfunctionaris de opdracht van Onderwijsgroep Tilburg overziet en de eigen inschrijving kent. Feitelijk wordt de sleutelfunctionaris gevraagd de inschrijving toe te lichten en te verduidelijken. Een interview duurt ca. 30 minuten. 13-4-2015 Pagina 16 van 20
5. Beoordeling van inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. 5.1 Toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 5.2 Beoordeling van prestatie-onderbouwing, risicodossier en kansendossier Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht wordt de inhoud beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader. De prestatie onderbouwing wordt beoordeeld met gebruikmaking van de volgende beoordelingsvragen: In welke mate onderbouwt de prestatie-onderbouwing dat inschrijver in staat is de doelstellingen te realiseren? In welke mate wordt die onderbouwing gestaafd met verifieerbare en gedocumenteerde prestatie informatie? Het risico dossier wordt beoordeeld met gebruikmaking van de volgende vragen: In welke mate zijn er relevante risico`s geïdentificeerd en is uitgelegd waarom een risico een risico is? In welke mate wordt in de inschrijving onderbouwd waarop de prioritering van de risico`s gebaseerd is? In welke mate worden concrete oplossingen benoemd die het risico verminderen? In welke mate worden de voorgestelde beheersmaatregelen onderbouwd met prestatie informatie? De vragen die bij beoordeling van het kansendossier centraal staan zijn: In welke mate voegen voorstellen waarde toe aan de doelstellingen? In welke mate wordt met prestatie informatie onderbouwd waarom de voorgestelde kansen daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de doelstellingen? De drie documenten (prestatie-onderbouwing, risico dossier en kansendossier) worden in eerste instantie door beoordelaars individueel beoordeeld. Vervolgens wordt in consensus de definitieve score vastgesteld. Dat gebeurt volgens de volgende manier van scoren: Kenmerk document Score Zeer goed 10 Redelijk tot goed 8 Neutraal 6 Matig tot onvoldoende 4 Niet acceptabel 2 13-4-2015 Pagina 17 van 20
In onderstaande tabel staat aangegeven welk aantal punten voor elk onderdeel maximaal behaald kan worden. Ook staat aangegeven met welke factor de score van de beoordelingscommissie wordt vermenigvuldigd om tot het resultaat te komen: Document Maximale score vermenigvuldigingsfactor Prestatie onderbouwing 30 3 Risico dossier 30 3 Kansendossier 20 2 5.3 Beoordeling van het interview Na beoordeling van de kwaliteitsonderdelen prestatie-onderbouwing, risicodossier en kansendossier, worden de tot dan toe drie best scorende inschrijvers geïnterviewd. Bij beoordeling van het interview worden de volgende vragen gehanteerd: In welke mate kennen de geïnterviewden de doelstellingen van opdrachtgever? In welke mate kennen de geïnterviewden de aspecten en de risico`s van de opdracht? In welke mate kunnen de geïnterviewden de aspecten en risico`s duidelijk onderbouwen? In welke mate kunnen de geïnterviewden korte en bondige antwoorden geven? De interviews worden door de beoordelingscommissie, die als toehoorder bij de interviews aanwezig is, beoordeeld aan de hand van de volgende scoretabel: Kenmerk document Score Zeer goed 10 Redelijk tot goed 8 Neutraal 6 Matig tot onvoldoende 4 Niet acceptabel 2 Voor het interview kunnen maximaal 20 punten worden behaald. De score die de beoordelingscommissie toekent wordt daartoe vermenigvuldigd met 2. 5.4 Rangschikking De inschrijver met de hoogste score is de preferente inschrijver. 13-4-2015 Pagina 18 van 20
6. Vervolg 6.1 Concretiseringsfase Nadat inschrijvingen beoordeeld zijn wordt de als eerst gerangschikte inschrijver aangewezen als preferente inschrijver. Overige inschrijvers worden ook op de hoogte gebracht van de keuze voor de preferente inschrijver. Met de preferente inschrijver wordt de inschrijving geconcretiseerd. Het resultaat van de concretiseringsfase is een geconcretiseerde, verduidelijkte en onderbouwde inschrijving passend binnen de kaders van de uitvraag en de inschrijving. De volgende activiteiten vinden plaats in de concretiseringsfase: - De beoogd opdrachtnemer verduidelijkt het voorstel, wat zit er wel, wat zit er niet in? - De beoogd opdrachtnemer werkt prestatie indicatoren uit en geeft in detail aan wat op welke manier gemeten gaat worden. - De beoogd opdrachtnemer identificeert risico`s en andere issues die kunnen optreden en het plan kunnen verstoren. - de beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij allemaal nog niet weet en wat hij gaat doen om de benodigde informatie te verkrijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een gedetailleerde planning op waarin taken van opdrachtnemer en opdrachtgever staan. - De beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij nodig heeft van opdrachtgever en zorgt dat er een plan is om dat te krijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een format op voor een wekelijks rapport en gaat het gebruiken. - De beoogd opdrachtnemer zorgt ervoor dat de verwachtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer overeenstemmen, zodat beide partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt. Nadat de opdracht is geconcretiseerd en de preferente inschrijver heeft aangetoond de doelstellingen te zullen realiseren wordt de opdracht gegund. Afgewezen inschrijvers ontvangen gelijktijdig met de winnende inschrijver een bericht van afwijzing. 6.2 Uitvoering Tijdens de uitvoeringsfase levert Opdrachtnemer periodiek, een rapportage op waarin over de voorgaande periode wordt aangegeven: - welke geïdentificeerde risico`s zich hebben voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom de opgegeven beheersmaatregelen niet gewerkt hebben, wat er is gedaan om het risico alsnog beheersbaar te maken en wat er is gedaan om het risico een volgende keer alsnog te voorkomen; - welke niet geïdentificeerde risico`s hebben zich voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom het risico niet als zodanig is geïdentificeerd; - welke aanpassingen zijn door opdrachtgever ingegeven. De rapportage helpt de doelstellingen realiseren doordat iedere betrokkene in het project op de hoogte is van risico`s die de realisatie in de weg staan. Het voordoen van risico`s die door Opdrachtnemer geïdentificeerd zijn is voor rekening van opdrachtnemer. Niet voorziene risico`s worden gedragen door Opdrachtgever, evenals aanpassingen van de in de concretiseringsfase vastgelegde scope. Tevens rapporteert Opdrachtnemer periodiek over de realisatie van de doelstellingen van Onderwijsgroep Tilburg. 13-4-2015 Pagina 19 van 20
6.3 Procedure Nadat inschrijvingen gerangschikt zijn, wordt aan de op de eerste plaats gerangschikte inschrijver een uitnodiging verstuurd om de opdracht samen met Onderwijsgroep Tilburg te gaan concretiseren. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht waarin staat waarom ze niet worden uitgenodigd voor de concretisering. Indien gewenst kunnen inschrijvers een afspraak maken om hun inschrijving te evalueren. Indien blijkt dat de inschrijving van de als beste gerangschikte inschrijver niet geverifieerd kan worden of indien tijdens de concretisering blijkt dat de als beste gerangschikte inschrijver niet aantoonbaar in staat is de doelstellingen te realiseren, wordt de tot dan toe als beste gerangschikte inschrijver uitgesloten. De inschrijver die gerangschikt werd op de tweede plaats wordt vervolgens uitgenodigd de opdracht te gaan concretiseren. Na succesvolle afronding van de concretisering ontvangt de inschrijver die de opdracht succesvol geconcretiseerd heeft een gunningsbericht en ontvangen inschrijvers die niet zijn uitgenodigd voor de concretisering een afwijzing. Na ontvangst van een afwijzing kan een afgewezen Inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de standstill termijn door het betekenen van een kort geding bij de Rechtbank te Breda. Na afronding van de procedure zal aanbestedende dienst een proces-verbaal van gunning opstellen. 13-4-2015 Pagina 20 van 20