MVO Jaarverslag Van den Broek Logistics & Van den Broek Warehousing 2014

MVO Jaarverslag Van den Broek Logistics & Van den Broek Warehousing 2014 Versie september 2014

Inleiding In 2013 is bij Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing het idee ontstaan om zich te certificeren volgens de MVO Prestatieladder Niveau 3. Alvorens te kiezen voor de Prestatieladder heeft de directie grondig uitgezocht welke norm het best bij de organisatie past en waar zij zich het best in kon vinden. Hier is onder andere ook de ISO 26000 ter sprake gekomen. Dit betreft echter een nietcertificeerbare norm, en het behalen van een certificaat geniet de voorkeur bij de directie. Na definitief gekozen te hebben voor de Prestatieladder, moest worden besloten op welk niveau werd ingestapt. Gekozen is voor het derde niveau, een realiseerbaar instapniveau waar bovendien niet de verplichting onder valt om binnen een jaar te klimmen naar een hoger niveau (dit is wel het geval bij niveau 1 en niveau 2). Bovendien is Van den Broek van mening dat de eisen uit de norm op Niveau 3 voldoende geborgd en geïmplementeerd kunnen worden om rechtstreeks op dit niveau in te stappen. Een reeds gecertificeerde klant heeft de directie (en later de gehele stuurgroep) diverse keren geadviseerd. Om zeker te stellen dat het implementatieproces en de uitvoering richting de certificering professioneel zou worden begeleid, is gekozen om een extern adviseur aan te stellen die ervaring heeft met de MVO Prestatieladder. Dit werd Peter van Herk van HQM Advies. Tevens heeft de directie een MVO projectleider aangesteld, die de vergaderingen heeft belegd en geleid, het beleid heeft opgesteld en in samenwerking met de kwaliteitscoördinator het ISO handboek heeft uitgewerkt tot een Integraal Managementsysteem, waarbij MVO is ingevoegd. Uit verschillende geledingen van het bedrijf is een stuurgroep samengesteld, die ten doel heeft om als klankbord te dienen voor de directie en de spreekbuis is voor de rest van de medewerkers, als het op het MVO beleid van de organisatie aankomt. De medewerkers die zitting hebben in de stuurgroep, hebben zich op vrijwillige basis aangemeld. Medio 2014 is de directie zich in samenwerking met de projectleider gaan oriënteren op certificerende instanties die voor ons de audit volgens de MVO Prestatieladder kunnen uitvoeren. Er zijn diverse offertes opgevraagd. Na een persoonlijk gesprek en nader overleg is gekozen om samen te werken met de reeds bij het bedrijf bekende instelling SGS. SGS verzorgt ook al geruime tijd de audits voor ISO 9001 en 22000. Door met dezelfde partij samen te werken, wordt het mogelijk om de kwaliteitssystemen te bundelen in één Integraal Managementsysteem (IMS). Dit document is uitgebreid met het MVO beleidsplan, dat een nadere toelichting biedt volgens de 33 indicatoren van de prestatieladder en dat gelezen kan worden als bijlage bij het IMS. Op respectievelijk 21 augustus (fase1) en 15 / 16 september (fase 2) zal de daadwerkelijke audit plaatsvinden. In dit jaarverslag highlighten we enkele belangrijke thema s die in dit jaar aan de orde zijn gekomen. Deze eerste aanzet zal worden aangepast / aangevuld na afloop van het kalenderjaar 2014. ii

MVO Mission Statement People, planet en profit (mens, milieu en maatschappij) zijn de kernpunten van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Zelfs voor de certificering voor de MVO Prestatieladder Niveau 3 werd gepland, stonden deze begrippen al hoog in het vaandel in het denken en doen van Van den Broek Logistics. Dit bleek deels ook uit het kwaliteitssysteem dat al aanwezig was: ISO 9001 en ISO 22000 (gebundeld). Voor Van den Broek is de meerwaarde van de MVO Prestatieladder echter duidelijk: ISO is wát je doet en hoe je het doet, MVO geeft het gevoel daarbij aan en gaat erom waarom je iets doet. Beide systemen sluiten dus eigenlijk naadloos op elkaar. Het MVO Mission Statement luidt dan ook: Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing streeft naar continue innovatie op het gebied van logistieke processen en neemt haar verantwoordelijkheid ten aanzien van mens, milieu en maatschappij (people, planet en profit). Kortom Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) behoort tot de kerntaak van Van den Broek Logistics BV Helmond en Van den Broek Warehousing BV Helmond. MVO stuurgroep Zoals beschreven in de inleiding, heeft Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing een MVO stuurgroep met medewerkers uit diverse geledingen van het bedrijf. De leden van de stuurgroep nemen op eigen initiatief zitting en fungeren als klankbord en spreekbuis richting de directie en richting alle medewerkers en de buitenwereld. Anno 2014 bestaat de stuurgroep uit Willie van den Broek en Karel van Rooij (directie), Audrey van den Broek (MVO Projectleider), Frank van Rooij (hoofd planning), Gilion Janssen (ICT- en wagenparkbeheer), Cristel van der Loo en Alon Haim (voorraadbeheer), Jan Kievit (boekhouding), Hennie Donkers (monteur), Antal Toll en Björn Tabor (chauffeurs). MVO logo en nieuwsbrief Reeds in 2013, bij aanvang van het certificeringsproces, is besloten om MVO ook een herkenbaar eigen beeld te geven dat MVO voor ons symboliseert. Het paard met de wagen dat dit logo siert staat voor Van den Broek symbool voor de oorsprong van het transport, toen Co2 en NOx-uitstoot nog minimaal waren. Ook refereert het logo aan vroeger tijden, waarin één paardenkracht gebruikt werd voor het transport. In de huidige tijd zijn dat er vele honderden! Het MVO logo is te zien op de vlaggen voor de panden en achterop het materieel. Zo zet Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing BV zich als Maatschappelijk Verantwoorde organisatie nog beter in de markt. Daarnaast is in januari 2014 de eerste editie van de MVO nieuwsbrief verschenen: een manier om overzichtelijk en toegankelijk MVO gerelateerde berichten te verspreiden. De werknemers krijgen viermaandelijks een exemplaar uitgereikt. Overige relaties ontvangen de nieuwsbrief namens de directie via de mail. De nieuwsbrief wordt goed ontvangen; in de tweede editie (juni 2014) is een ingezonden stuk van een internationaal chauffeur / MVO stuurgroeplid opgenomen. iii

Stakeholders en indicatoren In 2013 is gestart met het op papier zetten van de belangrijkste stakeholders (belanghebbenden); van medewerkers tot leveranciers tot omwonenden. Diverse groepen stakeholders (klanten logistics, klanten warehousing, leveranciers) zijn nog verder uitgesplitst in concrete namen. De directie heeft hierin de definitieve stem. Op basis van bestaande formats, aangeleverd door HQM Advies, kon worden bepaald wat de mate van belangrijkheid van de diverse stakeholders is. Kortom: hoe dicht staan ze bij de organisatie, hoe belangrijk zijn ze voor de organisatie en hebben ze invloed op de organisatie? De huidige stakeholders zijn: directie, medewerkers, klanten logistics, klanten warehousing, leveranciers diensten, leveranciers materieel, accountant BDO, bank Rabobank, branchevereniging TLN/FNV, ondernemersvereniging BZW/SBH, algemeen publiek, omwonenden, Helmond Sport (sponsoring), overige weggebruikers, opleidingen, huurders kantoorruimte, Gemeente Helmond, overheid/rdw. Mede op basis daarvan zijn diverse manieren opgesteld om de stakeholders uit te vragen : te bepalen hoe zij zelf tegenover MVO staan en eventueel hoe ze tegenover het MVO beleid van Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing staan. Tevens is bepaald welke indicatoren (de 33 regels waaruit de MVO Prestatieladder is opgebouwd) in welke mate betrekking hebben op de eigen organisatie en op de stakeholders. Deze resultaten zijn schematisch verwerkt, en zullen worden toegelicht in het MVO beleidsplan. Deze documenten worden jaarlijks tijdens de interne audit kritisch doorgenomen en voor de opvolgingsaudit / hercertificering waar nodig aangepast. Continu verbeteren: MTO en KTO Continu verbeteren is een doelstelling die zowel door de ISO 9001 en ISO 22000 als door de MVO Prestatieladder norm wordt omarmd. Om continu te kunnen verbeteren is input van de stakeholders noodzakelijk, waaronder uiteraard van de eigen mensen. Daarom is eind 2013 gekozen een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) uit te voeren. Het uitgangspunt hierbij was: beter minder vragen (en slimmer vragen stellen) en meer respondenten dan meer vragen en minder respondenten. De directie en MVO Projectleider hebben een eerste opzet voor het MTO gemaakt en de beoogde vragen voorgelegd aan de MVO stuurgroep. Daar is uiteindelijk het definitieve onderzoek uitgerold, dat online is toegestuurd aan de medewerkers. Van de 105 verstuurde enquêtes zijn er 85 ingevuld teruggekomen. Een indicatie: Kunt u voor de volgende punten een rapportcijfer geven voor de mate waarin u er tevreden over bent? Een 1 geeft u wanneer u zeer ontevreden bent en een 10 staat voor zeer tevreden. Weet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 niet/ n.v.t. Uw eigen werkzaamheden 0% 0% 0% 0% 2% 8% 24% 47% 13% 6% 0% Uw collega s 0% 0% 0% 0% 1% 13% 30% 41% 9% 5% 1% Uw leidinggevende 0% 0% 0% 1% 2% 9% 21% 41% 16% 8% 1% Uw ontwikkelingsmogelijkheden 1% 0% 1% 1% 5% 23% 21% 30% 8% 5% 5% Uw beloning 0% 1% 0% 3% 8% 19% 38% 19% 7% 3% 1% iv

Uw arbeidsomstandigheden 0% 0% 0% 0% 2% 13% 29% 37% 15% 3% 0% De werkdruk 0% 0% 2% 0% 6% 17% 36% 27% 7% 3% 1% Hoe tevreden bent u over het werken bij uw organisatie in het algemeen? 0% 0% 0% 0% 1% 6% 21% 44% 22% 6% 0% Het voornaamste verbeterpunt betrof de communicatie via de boordcomputer. Ook zou er duidelijker moeten worden gecommuniceerd wie verantwoordelijk is voor welke planning. Oftewel: wie moeten de chauffeurs aanspreken als er vragen zijn over de voorgeschreven ritten. Hier is direct actie op ondernomen. Tevens is via de MVO nieuwsbrief terugkoppeling gegeven over het onderzoek. Eenzelfde opzet is gebruik om de klanttevredenheid (KTO) te meten. Wederom met als uitgangspunt: liever zo veel mogelijk respons dan een papieren tijger waar men aan begint, maar niet doorheen komt en derhalve niet afmaakt. De klanten, waarvan er overigens 83 van de 122 reageerden, spreken lof uit over de service, medewerkers en het feit dat er altijd een passende oplossing geboden wordt. Als u Van den Broek zou mogen beoordelen met een algemeen rapportcijfer, welk cijfer zou u dan geven? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Een 1 geeft u wanneer u zeer ontevreden bent, een 10 wanneer u zeer tevreden bent. 0% 0% 0% 0% 0% 0% 18% 47% 29% 6% In het KTO zijn diverse open vragen opgenomen en mogelijkheden tot het geven van een toelichting op een bepaald antwoord. Daarnaast konden respondenten, wanneer zij dit wensten, hun organisatie- en persoonsnaam kenbaar maken. Op die manier was het voor de MVO projectleider en / of de directie van Van den Broek mogelijk om een terugkoppeling te geven over bepaalde, klantspecifieke opmerkingen. Hier is veel gebruik van gemaakt. Met klanten die opmerkingen, vragen of kritische geluiden hebben geplaatst, is direct contact opgenomen. In het IMS (Integraal Managementsysteem) is deze procedure bij het uitzetten van een KTO vastgelegd onder VER-P-01. Opstellen IMS Zoals hierboven al is gesteld, ligt het kwaliteitssysteem bestaande uit ISO 9001 & ISO 22000 voor de organisatie op dezelfde lijn als het MVO beleid. Daarom is gekozen om deze normen zo veel mogelijk samen te laten vallen. In 2012 is het ISO handboek door stagiaires van KTBA Kwaliteitszorg BV volledig vernieuwd. Medio 2014 is gestart om dit aan te vullen met de MVO aspecten, in samenspraak met HQM advies. Evenals de ISO procedures, zullen ook de MVO documenten worden onderworpen aan interne audits. Toevoegingen op de documenten worden in het IMS geadministreerd in document DOC-S-01. Het document ALG-F-04 bevat een overzicht van verbeterpunten, de geconstateerde afwijkingen, de te nemen maatregelen en de planningen daaromtrent. Dit document kan tevens gebruikt worden om aanpassingen op het MVO beleid kenbaar te maken. v

In augustus 2014 (fase 1) en september 2014 (fase 2) zal het managementsysteem voor de MVO Prestatieladder Niveau 3 geaudit worden. In juni 2014 is het ISO managementsysteem al geaudit en goedgekeurd. Vanaf 2015 zullen we deze audits voortaan gelijktijdig laten plaatsvinden. Na overleg met SGS is gebleken dat dit mogelijk is; er wordt een auditteam samengesteld met enerzijds een auditor voor ISO 9001 & ISO 22000 en een auditor voor de MVO Prestatieladder. Dit heeft als grote voordeel dat we de normen echt als één Integraal Managementsysteem gaan beschouwen, dat dus ook gelijktijdig geaudit wordt. Omdat ISO 9001 & ISO 22000 in 2015 gehercertificeerd moeten worden, zal de auditafspraak in 2015 al voor april worden gepland. Dit gebeurt in nauw overleg met SGS. Activiteiten 2013 / 2014 Al vele jaren ontplooit Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing zeer diverse activiteiten die zich richten op people, planet en profit. Tot 2013 zijn deze echter nooit / te weinig geprofileerd onder de noemer Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. In 2013 zijn directie en medewerkers begonnen om dit meer en meer te benadrukken, onder andere op de (druk bezochte) website en Facebookpagina van Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing. Dit is en wordt in 2014 doorgezet. De certificering voor de MVO Prestatieladder is voor de organisatie dus geen mindswitch geweest, in die zin dat het maatschappelijk verantwoord handelen altijd al in het bloed van de organisatie heeft gezeten. Kort gezegd: er werd al heel veel aan MVO gedaan, alleen werd het nog onvoldoende als zodanig benoemd. Een greep uit de MVO gerelateerde zaken en activiteiten die in 2013 / 2014 uitgevoerd zijn: - Van den Broek Logistics fungeert nog steeds als officiële partner in het Europese pilotproject voor slimme mobiliteit, FREILOT, en is ook betrokken bij de opvolger: Compass4D. Ook in (internationale) media-uitingen waarin het project naar voren komt wordt Van den Broek veelvuldig als partner aangehaald. - Van den Broek Logistics heeft medio 2014 de Financieel gezond Award van kredietwaardigheids/onderzoeksbureau Graydon ontvangen, op basis van jaarcijfers, omzet en betaalgedrag. Hiermee is Van den Broek Logistics één van de meest gezonde bedrijven in de logistieke branche in Nederland. - Van den Broek Logistics is partner in education van Fontys Hogescholen en biedt stagiaires van diverse opleidingen een plek (onder anderen leerlingen via VTL). - Van den Broek Logistics heeft het Helmonds Energieconvenant getekend en bevindt zich daarmee in de koplopergroep met achttien overige bedrijven en stichtingen, inclusief Gemeente Helmond. Met het onderschrijven van het convenant onderstreept de deelnemer het belang van duurzame bronnen, reductie van energiegebruik en eventuele slimme oplossingen als reststroomkoppelingen. - Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing heeft samen met een groep medewerkers een wielerteam opgezet, onder het motto fit op de rit. Tevens is gezorgd voor professionele wielerkleding en een fotoreportage. vi

- Van den Broek Logistics en Van den Broek Warehousing is (al vele jaren) een toegewijd sponsor van regionale voetbalclub Helmond Sport en zet dat ook dit seizoen voort. - Van den Broek Logistics steunt diverse sponsorinitiatieven, zoals het Kasteel van Sinterklaas te Helmond, de Alpe d Huzes actie van een van de stakeholders en heeft in samenwerking met een andere stakeholder gezorgd voor het (gratis) transport van diverse sponsorgoederen. Tevens is een essentiële bijdrage toegezegd voor de eerste editie van De Helmondse Musical. - Van den Broek Logistics is al jaren een graag geziene gast op de Peelland Truckrun en Truckersday Stiphout. Op deze dagen rijden de chauffeurs (vrijwillig) een flinke ronde door met passagiers die een beperking hebben. Voor deze jongens en meiden een dag om naar uit te kijken, en ook voor de chauffeurs een zeer dankbaar initiatief. Tijdens de Truckersday Stiphout werd Van den Broek voor deze maatschappelijke inzet zelfs speciaal bedankt door Burgemeester Blanksma van Helmond. - Van den Broek Logistics is ingegaan op diverse vragen uit het hele land van vrachtwagen spotters en liefhebbers en stuurde onder andere foto s van de vrachtwagens en een shirt met de bedrijfsvermelding. - Van den Broek Logistics is opnieuw gevraagd om een les te verzorgen over de dode hoek (spiegel) van vrachtwagens door een lokale basisschool, in het kader van de verkeersweek. Deze lessen worden door zowel leerlingen als leerkrachten en ouders zeer gewaardeerd. - De jaarlijkse kalender, die wordt toegezonden aan diverse stakeholders en op de eigen kantoren op elk bureau te vinden is, staat geheel in het teken van MVO en kent de volgende onderwerpen: transport is teamsport, girl power among men, kwaliteit gepresenteerd, lange historie, Helmond Holland, strategisch en doelgericht, aansturen op succes, de jeugd heeft de toekomst, leren werken(d) leren, zuinig op het milieu, fit op de rit, onderweg naar 2015. Alle onderwerpen worden verduidelijkt middels een representatieve foto. - Onlangs is een nieuwe hoogbouw loods voor warehousing opgeleverd, om onze stakeholders nog beter van dienst te kunnen zijn. Tevens wordt gewerkt aan een nieuwe crossdockvloer en veertien nieuwe laaddocks op het terrein Lagedijk / Vlierdensedijk. - Op het terrein Lagedijk worden de kantoorfaciliteiten uitgebreid zodat er meer werkplekken ontstaan en de diverse afdelingen (planning, facturatie) strategischer naast elkaar zijn geplaatst. Zo kan er ook eenvoudiger worden overlegd. - Daarnaast wordt gewerkt aan een leslokaal op het terrein Lagedijk. In deze multifunctionele ruimte kunnen groepen worden verwelkomd en kunnen de trainingen plaatsvinden, bijvoorbeeld voor de BHV ers. De oplevering vindt in het najaar van 2014 plaats; dit geldt ook voor de overige nieuwbouw. - In 2014 is een groot deel van de verlichting vervangen door LED-armaturen. In de nieuwe hoogbouwhal is direct gekozen voor LED. Op den duur zal de besparingsbalans worden opgemaakt en kunnen we aantonen welke besparing in energieverbruik dit oplevert. vii

- De vloot is uitgebreid / vervangen met / door vrachtwagens met Euro 6 motor en diverse Lange Zware Voertuigen (LZV). LZV s maken het mogelijk om meer te vervoeren in één rit, wat het reduceren van brandstof positief beïnvloedt. - In 2014 wordt hard gewerkt aan de voorbereidingen voor het jubileumjaar 2015. Het bedrijf bestaat dan 50 jaar. Er is onder andere een jubileumboek in voorbereiding, waarin de historie van het bedrijf wordt geschetst aan de hand van interviews met medewerkers, directie en belangrijke stakeholders van toen en nu. - In 2014 is, voor het invullen van een vacature, samengewerkt met de lokale vestiging van het UWV, om actief te participeren in de aanpak jeugdwerkloosheid. Voor het invullen van andere vacatures is juist gekozen voor nieuwe medewerkers met een langere ervaring uit de categorie vijftig plus. - De directie heeft zich wederom sterk gemaakt voor lokale ondernemersnetwerken zoals de Stichting Bedrijventerreinen Helmond en de Brabant Zeeuwse Werkgeversvereniging (in beide gremia heeft Willie van den Broek een bestuurszetel). Tevens zijn Karel van Rooij en Willie van den Broek op de bres gesprongen voor het realiseren van De Ruit, om een snellere doorstroom van het verkeer mogelijk te maken, en hebben in diverse media hun stem laten horen. Actiepunten Het primaire doel voor de komende periode is het volledig implementeren van het MVO managementsysteem in de organisatie, maar ook in het kwaliteitssysteem ISO 9001 & ISO 22000. In de aanloop naar de certificering is al getracht om te komen tot één Integraal Managementsysteem; de opmerkingen en ervaringen die hier de komende periode uit voortkomen zullen ongetwijfeld nog zorgen voor aanpassingen en uitbreiding binnen de documenten. De actiepunten kunnen worden geadministreerd in het IMS-werkdocument ALG-F-04. Zo heeft Van den Broek Logistics zich bijvoorbeeld ten doel gesteld om de belasting op het milieu, de CO2-uitstoot bijvoorbeeld, zo goed mogelijk in kaart te krijgen en hier ook gedetailleerde informatie over aan de stakeholders te kunnen presenteren. Bijvoorbeeld: een klant bespreekt een rit en ontvangt daarvoor de ritspecifieke informatie (kostenopgave, aantal kilometers, et cetera). De organisatie wil het mogelijk maken om daarbij, zelfs op palletniveau, de CO2-uitstoot te vermelden. Een ander actiepunt is het digitaliseren en optimaliseren van de handboeken voor medewerkers via de board computers. Hiermee willen we de leesbaarheid en functionaliteit bevorderen. Een van de belangrijkste aspecten van de MVO Prestatieladder niveau 3 is het stakeholder- en indicatormanagement. Van den Broek wil nu, in de eerste plaats, een zo goed mogelijk functionerend systeem uitbouwen waarbij de stakeholders frequente communicatie mogen verwachten over de MVOgerelateerde indicatoren die op hen betrekking hebben, en daarnaast daadwerkelijk gehoord worden wanneer zij zelf feedback hebben. Voor feedback staan we altijd open. Het systeem zoals dat de afgelopen periode is opgesteld in het certificeringsproces lijkt vooralsnog een mooie opzet om deze doelstelling te kunnen realiseren. viii