Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE VERSLAG vergadering van de Gemeentelijke Raad Lokale Economie op donderdag 15.09.2016 Aanwezig: Bestuurders: Verstraeten Hugo (Het Zoeteke/Ubeon), voorzitter Thomas Caesens (Landmeter-Expert), secretaris Stefan Huste (Pieternelleke en Café/feestzaal de Watermolen), 2e ondervoorzitter Sabine Moeykens Vertegenwoordigt haar echtgenoot Rombaut Luc (Algemene Bouwwerken) Van Den Berge Lesly (Quanto) Van De Weghe Carine (Schoenen La Crea) Véronique Coens (Made by Véro) De Boever Hilde (advocura), 1 ste ondervoorzitter Van der Biest Marc (Tevama) Patrick Vandamme aanwezig van de werkgroep 'Kerstmarkt' Politieke waarnemers : Boulaert Ingrid namens CD&V Courtijn Eddy namens N-VA De Grootte Jean Marie namens CD&V, Schepen van Lokale Economie Verontschuldigd: Bestuur : Van der Eecken Kris (Axa bank, bvba Windofin), penningmeester Tom Hofman, ambtenaar bevoegd voor lokale economie
Politieke waarnemers : Afwezig: Bestuurders: Peter Lievens (PR-Rent) bood op 15/09/2016 per mail zijn ontslag aan bij de GRLE De Munter Stefanie (De Bloemenhoeve/Pédicure) Stefanie bood eveneens haar ontslag aan Uytterhaeghen Stefan (fietsen Stefan) Politieke waarnemers : De Gusseme Ruben namens Open VLD-Plus Roswitha Gerbosch namens GROEN De voorzitter heeft de intentie om stipt om 18u te starten en hij doet een oproep om ons te beperken tot de kern van de zaak gezien er aansluitend om 19u30 de prijsuitreiking is van de actie belgerinkel. 1. Verslag raad van bestuur GRLE dd. 14.07.2016 Het verslag van de vorige vergadering werd meegestuurd met de agenda en leidraad van de vergadering van 15 september. Thomas zal het verkorte verslag van de RVB van 14/07/2016 afleveren aan Tom Hofman. In het verslag zal aangepast worden dat Wilfried Verspeeten geen deel uit maakt van de werkgroep van de kerstmarkt. 2. Samenstelling Raad van Bestuur/werking GRLE: De lijst met bestuursleden is nog steeds niet volledig na herhaaldelijk rond gestuurd te hebben. De structuur en samenstelling, de vernieuwde aanpak zal overlopen worden na het teambuilding event. Op de vergadering werd de lijst op een laptop doorgegeven om te laten invullen door de bestuursleden zelf. Lesly zal de aangevulde lijst bezorgen aan Thomas. Peter Lievens (PR-Rent) bood zijn ontslag aan als bestuurslid van de GRLE, net zoals Stefanie de Munter die aan gaf dat ze geen lid meer van het GRLE zou zijn.
3. Kerstmarkt: In deze raad van bestuur had het bestuur de bedoeling om duidelijkheid te krijgen met betrekking tot de (samen)werking en het verdere verloop van de Kerstmarkt 2016. Alle verschilpunten werden besproken tussen de verschillende bestuursleden en met de kerstvrienden. Er werd sterk gepleit vanuit het GRLE bestuur en met de schepen Jean-Marie om de kerstmarkt als één groep te organiseren vanuit de GRLE. Dit met een werkgroep die de vrijheid heeft om zelf beslissingen te nemen maar wel verslag dient uit te brengen binnen het bestuur. Er werd niet tot een consensus gekomen en de voorzitter stelde voor dat we na de sessie Focus gingen besluiten. Na de brainstormsessie werd opnieuw van gedachten gewisseld met de kerstvrienden. Stefanie en Patrick waren niet aanwezig van de kerstvrienden, Stéfanie vanaf het begin niet, Patrick verliet de vergadering na de brainstormsessie. Er werd van beide kanten verontschuldigd van verkeerd gelopen zaken in het verleden en gepoogd een oplossing te vinden, ook de schepen Jean-Marie zocht uitvoerig mee naar een oplossing om er als één team uit te komen. Samen met het bestuur van de GRLE en de kerstmarkt werd besloten om de kerstmarkt verder te organiseren vanuit het bestuur van de GRLE. De werkgroepleden zullen in de komende korte tijd zorgen voor communicatie omtrent de stand van zaken naar het bestuur van Oosterzele onderneemt (GRLE) en zoeken om iemand bij de werkgroep te nemen die kan ondersteunen voor het administratieve luik op te volgen. Dank aan allen die hieraan meewerkten om tot dit besluit te komen. 4. Subsisdies: De gemeentelijke subsidies dienen ten laatste op 15.09.2016 ingediend te zijn. Penningmeester Kris vroeg beperkt uitstel. De provinciale subsidies dienen voor 30/09/2016 binnen te zijn. Er zal geprobeerd worden het project lokale economie in Oosterzele in 2020 in te dienen, zie verder. Het saldo van 2016 van de gemeente is nog steeds niet volstort. Het voorstel voor 2017 werd ingediend: Er zou een versie van de paasactie komen, juist nog de paashaas op de markt de woensdag middag. Dag van de klant beperkt, eerder voor de logistieke kosten. Belgerinkel los van de nationale actie (rompslomp en fiets van buiten de gemeente) Bedrag ingediend voor de kerstmarkt De toekomstige werking van de GRLE: voor de communicatie en digitale werking te verbeteren. Voor 30 september zou de provinciale aanvraag moeten binnen zijn. (indien lokaal ok, dan kan provinciaal een aanvraag gedaan worden)
5. Sunday Shopping Day 2/10/2017 in combinatie met sneukeltocht (of iets dergelijks): - stand van zaken? Zie verslag 14.07 de bedoeling is dit project te gebruiken als kapstok voor het project lokale economie in Oosterzele in 2020, en de afstemming van de werking van de GRLE op 2020, met ondersteuning vanuit de gemeente en de provincie. Een afvaardiging van het bestuur (Lesly en Hugo) hadden samen met de burgemeester Johan en Schepen Jean Marie een voorbereidend gesprek met Steph Verhaeverbeke van ubeon over dit thema en de werking van de toekomstige werking van de GRLE in een landelijke gemeente, met koopvlucht naar aanpalende gemeenten. Deze beperkte groep gaf er de voorkeur aan de oefensessie uit te breiden met het ganse bestuur van de GRLE en als het kan de werkgroepleden van de kerstmarkt (als vb). Steph Verhaeverbeke zal aanlsuitend bij deze bestuursvergadering om 20u toelichting geven omtrent dit project en het ganse bestuur betrekken in deze oefensessie. De naam sneukeltocht zou niet genomen worden daar de Landelijke Gilde deze reeds gebruikt. Er wordt nog gezocht naar een betere titel, ideeën zijn welkom! (doorgeven aan Hugo aub). Het bestuur van de GRLE is akkoord dat er een project ingediend wordt bij de provincie omtrent Oosterzele onderneemt in 2020. Als afsluiter een zoektocht organiseren met als thema de lokale economie en Oosterzele Onderneemt op de zondag 1 oktober 2017. Hugo krijgt het mandaat de aanvraag in te dienen, in samenwerking met het CBS. 6. komende activiteiten: Nog tijd voor een eindejaarsactie en dit te vernieuwen? Het systeem met de stempeltjes is aan vernieuwing toe. De communicatie naar de handelaars moet vooraf kunnen gebeuren en misschien dient men de handelaars ook eens te 'verwennen'. Geen tijd genoeg om nu nog aan te passen dus eventueel nog eens te behouden. Dit vooral omdat de prijsuitreiking een succes was en veel volk getrokken heeft. Het is een prima moment om de lokale economie dichter bij de bevolking te brengen. 7. GRLE infokrant: - de september editie is in combinatie met de actie van de dag van de klant en dankzij de werving en medewerking van Mariane van de Kookwinkel, Carine van La Créa en Sabine van Luc Rombaut, is het editie met 24 pagina s en met een sluitende kosten/baten. Het combineren van een actie aan een minimale opname in de infokrant heeft zeker zijn voordeel. En vooral het engagement van 3 personen die actief de collega s aanspraken. Waarvoor dank en proficiat aan Mariane, Carine en Sabine! Dank en proficiat aan Sabine
die de voorpagina ontwikkelde. Sabine wordt gevraagd dit in de toekomst voor haar rekening te nemen, waarvoor dank bij voorbaat! Van de drukker een uitdrukkelijk oproep om tijdiger de teksten en de schikking te bezorgen. - voor de editie van 27 oktober dienen de teksten binnen te zijn op uiterlijk 13.10. Buitenste pagina achteraan is gereserveerd voor Het Zoeteke en binnenzijde achterkant voor de Zandkorrel. Deels te bevestigen : Carine van La Créa Dubbele pag middenkatern - Veerle Hubo en Chris decor 1 pag van de katern? - Jean Marie pag 2 of 3 (na de vergadering bevestigde Kameleon pag 3 te reserveren, bijgevolg wordt pag 2 gereserveerd voor Jean Marie). - te onderzoeken of de infokrant online kan verschijnen in plaats van zoals nu 5 x per jaar op papier? of een combinatie? te bekijken in de werkgroep digitalisering? - wat doen we nu met de frequentie van de uitgaven? Bij voorkeur verder gaan, het is delen van verzendkosten en nu gekoppeld aan één van de acties/opendeurdagen bij één van de deelnemers pogen om met ondersteuning tot 20 (of nog beter 24) pagina s te komen maw de data zijn af te stemmen zoveel als mogelijk met de adverterende handelaars. Budget voor de Infokrant is zeer nipt, de volgende editie is 27/10. Er loopt een vraag om de tarieven te herbekijken voor zij die volledig afgewerkte advertenties aanleveren, en voor niet afgewerkte advertenties. Te bekijken bij de tariefzetting voor 2017. 8. GRLE website vernieuwing, gezamenlijke webshop en thuis afleverservice : Lesley stelde het nieuwe Oosterzele Onderneemt voor: er werd een logo opgemaakt, bvb.: 'Oosterzele onderneemt' en werd rond gedeeld en in principe goedgekeurd. Lesly neemt een paar detail opmerkingen mee en krijgt de opdracht het voorstel verder af te werken. financieel: 1ste jaar met website 8900 euro en marketing 3600 euro het hangt af hoe ver er gegaan zal worden. de deelnemers en degene die willen op de webshop en de website zijn belangrijk qua prijszetting. het marketing gegeven dient goed bekeken worden, zoals dat bijvoorbeeld nieuwsbrieven niet goed blijken te werken
er zou een werkgroep voor opgestart worden; voorstel samenstelling : Lelsy, Stefan Hutse, Thomas en voor zover als mogelijk (of minstens als agendaleden) Jean Marie en Hugo. bestaande website vernieuwen, events op laten verschijnen, sociale media koppelen, een goede opvolging is nodig. De thuis afleverdienst is een heel moeilijk logistiek gegeven, te bekijken ism gemeentelijke bestaande diensten (pwa, ocmw, stagiairs en/of tewerkgestelde werklozen bij de gemeente, jong gepensioneerden, ). de opstart, werking en onderhoud zou kunnen door Quanto gebeuren. De website zou eveneens kunnen openstaan voor vrije beroepers (dokters, dierenartsen, apotheken, ) zou dan ook meer bezocht worden (opgelet de meeste vrije beroepen mogen niet adverteren). Besluit: (3 afzonderlijke delen) 1. website behouden maar volledig vernieuwen met betalende leden (=minimum beperkte bijdrage), 2. webshop: er moet een voorstel opgemaakt worden voor alle leden (hogere deelname kost), 3. Thuis afleverservice: low budget uitwerken en kijken binnen sociale groepen (ondersteuning en ism met sociale economie). Er moet sowieso iets gebeuren en dit mag niet te lang op zich laten wachten. 9. Rondvraag en overlopen data Burgemeester Johan Van Durme: Pasen volgend jaar zou de markt van Scheldewindeke 70 jaar bestaan. Er zou een kleine tentoonstelling zijn in de Rots. De paashaas zal aanwezig zijn op de woensdag voor pasen (10 april). Courtijn Eddy engageert zich om terug de paashaas rol op te nemen. Actie : Er wordt wel gevraagd een nieuw paashaas kostum aan te schaffen. - reeds afgesproken data: eindejaarsactie van 1.12.16 tem 15.1.17 en kerstmarkt 10 en 11.12.2016.
10. Persontmoeting Dag van de Klant Hugo en Lesley nodigden de pers uit voor de foto van de Dag van de Klant 2016. Gemeentebestuur aanwezig (burgemeester en schepen jean-marie) Bestuur GRLE en de werkgroep kerstmarkt aanwezig. Op de dag van de klant zelf zullen er apertiefschaaltjes uiitgedeeld worden aan de klanten, de schoteltjes werden geleverd door Mariane D'Hont (Kookwinkel). Het is de vijfde editie dat men iets vanuit de GRLE verzorgde. Op die manier trachten we via een nationale actie toch de lokale economie te steunen. Er zijn 23 deelnemers voor de Dag van de Klant. Prijsuitreiking van de kwartaaltombola voor het gebruik van de digitale klantenkaar, er waren geen aanwezigen. Prijsuitreiking van de maandtombola. Hilde de Boever doet de aankondiging van het UNIZO event '1ste streetfood network event', 24 september 2016 in de Punt. Voor de ondernemers en handelaars te bedanken voor de Dag van de Klant. Samenwerking tussen Unizo Land van Rhode (merelbeke, melle en oosterzele) en Gentbrugge. 11. 20h00 Sessie Focus op lokale economie in Oosterzele in 2020 Dank aan allen die erbij waren voor de medewerking aan de sessie met Stephan Verhaeverbeke, partner van en bij ubeon, omtrent de toekomst van OOSTERZELE ONDERNEEMT in 2020! De medewerking was uitzonderlijk hoog, waarvoor bijzondere proficiat aan alle actieve deelnemers. De doelstelling is dat wij op relatief korte termijn een forum bij mekaar brengen om deze sessie uit te breiden met mensen die af en toe of meer willen meewerken en samenwerken aan het behoud van een Oosterzele dat Onderneemt in 2020! Dank bij voorbaat om daar samen een ambassadeurs rol in te spelen samen met de verenigingen / de mensen van Oosterzele. Opgemaakt te Oosterzele op 12 september 2016, na overleg met Lesley Van Den Berge, Kris Van der Eecken en Hugo Verstraeten door Thomas Caesens, Secretaris GRLE, Info@thomascaesens.be 0477/644.001