CVDR Officiële uitgave van Noord-Brabant. Nr. CVDR94779_3 6 december 2016 Regeling reis- en verblijfkosten ambulante functies provincie Noord-Brabant Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Gezien het advies van de Commissie van overleg voor de ambtenaren in dienst van de provincie; Gelet op het bepaalde in artikel 3 van de reis- en verblijfkostenregeling provincie Noord-Brabant Besluiten: I. Vast te stellen de navolgende regeling reis- en verblijfkosten ambulante functies provincie Noord- Brabant; Artikel 1 Definities 1 Voor de toepassing van deze regeling wordt onder een ambulante functie verstaan een functie waarin de medewerker overwegend op een wisselende plaats anders dan het provinciehuis in 's- Hertogenbosch of één van de regiokantoren in Best of Eindhoven zijn werkzaamheden dient te verrichten. 2 Gedeputeerde Staten kunnen een functie die voldoet aan de omschrijving van lid 1 van dit artikel, aanmerken als ambulante functie. 3 Als ambulante functies worden in ieder geval aangemerkt: a. Medewerker natuurverkenningen in de periode waarin veldwerkzaamheden worden verricht; b. Medewerker landmetingen; c. Medewerker milieumetingen; d. Toezichthouder bij de directie E&M; e. Inspecteur verkeersbeheer; f. Directievoerder UAV; g. Toezichthouder handhaving bij de directie ROH. 4 Een medewerker die werkzaam is in een op grond van deze bepaling vastgestelde ambulante functie, is voor wat betreft zijn reguliere werkzaamheden uitgesloten van de regeling reis- en verblijfkosten provincie Noord-Brabant. Artikel 2 Vervoermiddelen 1 Aan een medewerker in een ambulante functie als bedoeld in artikel 1, wordt door de provincie voor de uitoefening van zijn werkzaamheden een auto ter beschikking gesteld. 2 Gedeputeerde Staten kunnen, in afwijking van het bepaalde in eerste lid, besluiten dat een (groep van) medewerker(s) in een ambulante functie als bedoeld in artikel 1 voor de uitoefening van de werkzaamheden gebruik mag/mogen maken van eigen vervoer en onder welke voorwaarden dit plaatsvindt. 3 De door de provincie ter beschikking gestelde auto als bedoeld in het eerste lid wordt zodanig uitgerust dat duidelijk zichtbaar is dat het een auto van de provincie Noord-Brabant betreft. Artikel 3 Bepaling medewerker muskusrattenbestrijding Vervallen. Artikel 4 Voorwaarden gebruik ter beschikking gestelde auto 1 De door de provincie ter beschikking gestelde auto mag uitsluitend worden gebruikt voor de uitoefening van de functie. 2 De leidinggevende bepaalt of het de medewerker om redenen van efficieny is toegestaan aan het einde van zijn werkdag de ter beschikking gestelde auto mee naar zijn woonhuis te nemen. 3 Indien het de medewerker is toegestaan de aan hem ter beschikking gestelde auto mee naar zijn woonhuis te nemen, dan dient de medewerker een verklaring van de Belastingdienst te overleggen waaruit blijkt dat de medewerker de auto niet voor privédoeleinden gebruikt. 4 De medewerker is verplicht een sluitende rittenadministratie bij te houden met de door de provincie daarvoor ter beschikking gestelde registratiemiddelen, tenzij er andere wettelijke mogelijkheden zijn om aan te tonen dat het vervoermiddel niet voor privédoeleinden wordt gebruikt. 5 Een medewerker die de beschikking krijgt over een door de provincie aan hem ter beschikking gestelde auto, maar die gebruik wenst te maken van eigen vervoer, ontvangt daarvoor geen vergoeding. 6 De medewerker die toestemming heeft de ter beschikking gestelde auto mee naar huis te nemen, dient op verzoek van de leidinggevende de auto zo spoedig mogelijk terug te bezorgen op het provinciehuis of op één van de regiokantoren in geval sprake is van langdurige afwezigheid van de desbetreffende medewerker. 1
Artikel 5 Overgangsbepaling eigen vervoer 1 Voor een medewerker in een ambulante functie als bedoeld in artikel 1, tweede lid, die met instemming van zijn leidinggevende voor de uitoefening van zijn werkzaamheden op de ingangsdatum van de onderhavige regeling van zijn eigen auto gebruik maakt, geldt tot 1 januari 2013 een overgangsbepaling inhoudende dat het de betreffende medewerker is toegestaan voor de uitoefening van zijn werkzaamheden gebruik te maken van eigen vervoer tot 1 januari 2013. 2 In afwijking van het bepaalde in artikel 4, vijfde lid, bedraagt tot 1 januari 2013 de vergoeding voor het gebruik van de eigen auto voor medewerkers als bedoeld in het eerste lid: a. voor de eerste 5000 kilometers: het bedrag dat fiscaal maximaal onbelast mag worden vergoed; b. voor de kilometers 5001 10.000 0,35 per kilometer; c. voor de kilometers 10.001 en meer 0,38 per kilometer. 3 Voor zover er bij de in tweede lid bedoelde vergoedingen sprake is van fiscale bovenmatigheid wordt het bovenmatige gedeelte aangemerkt als loon waarover de verschuldigde belasting en premies worden ingehouden. 4 De medewerker declareert de vergoedingen op grond van deze bepaling op een door Gedeputeerde Staten vastgestelde wijze. 5 In verband met de gemaakte kosten, bedoeld in het vierde lid, ontvangt de medewerker in een ambulante functie een vergoeding ter hoogte van het bedrag dat hiervoor is vastgesteld in de Reisregeling binnenland. Artikel 6 Vergoeding eigen fiets of bromfiets binnenland De kosten voor het gebruik van een eigen fiets of bromfiets worden vergoed tot het bedrag dat fiscaal maximaal onbelast mag worden vergoed. Artikel 7 Verblijfkosten 1 De medewerker in een ambulante functie ontvangt per dag waarop hij op een andere plaats dan het provinciehuis in 's-hertogenbosch of één van de regiokantoren in Best, Breda of Dinther als bedoeld in artikel 1, eerste lid, zijn werkzaamheden dient te verrichten, een vergoeding ter hoogte van het bedrag voor kleine uitgaven overdag zoals vastgesteld in de Reisregeling binnenland. 2 De medewerkers werkzaam in de functies genoemd in artikel 1, derde lid, onder a, b, c, e, g, h en i ontvangen de vergoeding als bedoeld in het eerste lid bij de maandelijkse salarisbetaling, gebaseeerd op het aantal werkbare dagen waarop de medewerker op jaarbasis op een andere plaats dan het provinciehuis in 's-hertogenbosch of één van de regiokantoren in Best, Breda of Dinther als bedoeld in artikel 1, eerste lid, zijn werkzaamheden dient te verrichten. 3 Bij langdurige ziekte van de medewerker geldt dat de vergoeding als bedoeld in het tweede lid in de maand van ziekmelding en de daaropvolgende maand wordt uitbetaald, waarna uitbetaling van de vaste vergoeding wordt stopgezet. De uitbetaling wordt hervat in de maand volgend op de hersteldmelding. 4 De medewerker in een ambulante functie kan de in het kader van zijn reguliere werkzaamheden gemaakte noodzakelijke kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven 's avonds declareren. 5 De kosten als bedoeld in het vierde lid worden vergoed naar de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de bedragen zoals deze terzake zijn of worden vastgesteld in de Reisregeling binnenland. 6 De in het vijfde lid bedoelde vergoedingen worden slechts verleend indien een reis tenminste 4 uren heeft geduurd met dien verstande dat: a. een vergoeding voor kleine uitgaven 's avonds en een vergoeding voor ontbijt slechts worden toegekend indien, naar het oordeel van de leidinggevende, tevens logies noodzakelijk was; b. een vergoeding voor lunch onderscheidenlijk avondmaaltijd slechts wordt gegeven indien wordt voldaan aan de voorwaarde dat de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur onderscheidenlijk 18.00 en 21.00 uur geheel in de reis valt. 7 Geen aanspraak op vergoeding voor lunch bestaat indien betrokkene in de gelegenheid is een meegebrachte broodmaaltijd te nuttigen, of indien betrokkene in de gelegenheid is al dan niet tegen betaling een maaltijd van werkgeverszijde te ontvangen. 8 Geen aanspraak op vergoeding voor logies bestaat indien kan worden overnacht in een daarvoor door de provincie ter beschikking gestelde gelegenheid. 9 De medewerker natuurverkenningen die ten behoeve van zijn reguliere veldwerkzaamheden overnacht in een daarvoor door de provincie Noord-Brabant ter beschikking gestelde gelegenheid, ontvangt per overnachting een bedrag ter hoogte van het bedrag voor kleine uitgaven 's avonds zoals vastgesteld in de Reisregeling binnenland ten behoeve van de kosten voor de avondmaaltijd. Overige onkosten hiermee verband houdend, komen niet meer voor vergoeding in aanmerking. 2
Artikel 8 Declareren van verblijfkosten 1 De medewerker declareert de reis- en verblijfkosten op een door Gedeputeerde Staten vastgestelde wijze. 2 De aanspraak op vergoeding vervalt, indien de medewerker de declaratie niet indient vóór 31 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de declaratie betrekking heeft. Artikel 9 Parkeerkosten 1 De medewerker in een ambulante functie heeft aanspraak op vergoeding van tijdens de dienstreis gemaakte parkeerkosten van de auto. 2 Declaratie van parkeerkosten geschiedt onder overlegging van bewijsstukken of, bij gebreke daarvan, door uit afgeleide bewijsstukken deze kosten aannemelijk te maken. Artikel 10 Hardheidsclausule Daar waar toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard, nemen Gedeputeerde Staten in individueel geval een beslissing. II. Te bepalen dat dit besluit in werking treedt na afkondiging in het Provinciaal Blad met ingang van 1 januari 2008. Gedeputeerde Staten voornoemd, de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Een aantal medewerkers verricht in principe dagelijks op verschillende locaties werkzaamheden. Deze medewerkers rijden veel kilometers ten behoeve van hun werkzaamheden (over het algemeen meer dan 10.000 kilometer per jaar).gelet op het feit dat er binnen directies op verschillende manieren werd omgegaan met het ter beschikking stellen van een auto door de provincie dan wel het toestaan van het gebruik van eigen vervoer en het mogen indienen van declaraties waardoor onduidelijkheid en ongelijkheid kon ontstaan, is er voor gekozen om voor de ambulante functies een uniforme regeling op te stellen. Wanneer een medewerker 70% van zijn werktijd op een wisselende locatie buiten het provinciehuis dan wel een van de regiokantoren werkzaamheden verricht, is sprake van het "overwegend op een andere locatie werkzaam zijn". Dit is een richtlijn. In het derde lid wordt een aantal specifieke functies genoemd waarvoor deze regeling geldt. Het betreft echter geen uitputtende opsomming, want op grond van het tweede lid kunnen Gedeputeerde Staten naast deze functies ook nog andere functies aanmerken. De medewerkers in een ambulante functie zijn op grond van het vierde lid uitgesloten van de algemene regeling voor reis- en verblijfkosten, omdat de onderhavige regeling immers reeds in hun specifieke situatie voorziet. Nadrukkelijk wordt vermeld dat die uitsluiting slechts de reguliere werkzaamheden betreft. Wanneer een medewerker in een ambulante functie bijvoorbeeld een cursus volgt, kan hij de daarmee gepaard gaande kosten voor reis en verblijf in principe op grond van de algemene regeling daartoe declareren. Artikel 2 Op grond van het Vervoerplan dienen medewerkers van de provincie Noord- Brabant met het openbaar vervoer te reizen. Pas wanneer dat om redenen van doelmatigheid niet mogelijk is, kan er met een auto gereisd worden. Voor de onderhavige ambulante functies geldt in algemene zin dat om redenen van doelmatigheid niet met het openbaar vervoer gereisd kan worden. Ter bevordering van de uniformiteit van de onderhavige regeling, is daarom als uitgangspunt genomen dat aan genoemde functiegroepen een auto door de provincie ter beschikking wordt gesteld. Het toestaan van het gebruik van een door de provincie ter beschikking gestelde auto neemt niet weg dat maatwerk gericht op het gebruik van het openbaar vervoer uiteraard ook tot de mogelijkheden behoort. Mocht het om bijvoorbeeld redenen van efficiency meer voor de hand liggen dat een bepaalde medewerker of zelfs een groep medewerkers in een ambulante functie toch gebruik maakt van eigen vervoer, dan kunnen GS daartoe besluiten. Belangrijk is dat dan tevens wordt aangegeven onder welke voorwaarden dat gebruik is toegestaan, zoals de hoogte van de kilometervergoeding en de periode waarvoor het besluit geldt. 3
De door de provincie ter beschikking gestelde auto kan worden uitgerust met functiespecifieke benodigdheden. Artikel 3 Vervallen. Artikel 4 Er mogen met de ter beschikking gestelde auto geen privékilometers gereden worden. De medewerkers dienen daartoe een rittenadministratie bij te houden. De provincie stelt het daarvoor benodigde registratiesysteem ter beschikking. In principe staat de ter beschikking gestelde auto voor de medewerker klaar op het provinciehuis of op een regiokantoor. Het reizen naar het provinciehuis of naar het regiokantoor geldt dan als woon-werkverkeer waarop de bepalingen van het Vervoerplan van toepassing zijn. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin het niet efficient is dat een medewerker de door de provincie ter beschikking gestelde auto steeds op zou moeten halen op het provinciehuis of op een regiokantoor. De medewerker moet dan veel extra kilometers rijden. Ook wat werktijd betreft kan het in bepaalde situaties veel efficienter zijn om rechtstreeks van woonhuis naar de werkplek te reizen. In dergelijke gevallen kan de leidinggevende toestaan dat een medewerker aan het einde van zijn werkdag de auto al dan niet voor een langere periode mee naar zijn woonhuis mag nemen. Anderzijds is het ook mogelijk dat er voor een groep medewerkers in een ambulante functie slechts een beperkt aantal auto's beschikbaar is zodat het gebruik van de auto's onderling goed afgestemd moet worden. Een medewerker kan dan de auto niet mee naar huis nemen omdat een collega de betreffende auto de volgende dag voor zijn werkzaamheden nodig heeft. Artikel 5 In artikel 2 is bepaald dat een medewerker in een ambulante functie voor de uitoefening van zijn werkzaamheden een door de provincie ter beschikking gestelde auto krijgt. Omdat er op dit moment nog veel medewerkers zijn die met eigen vervoer mogen reizen en eventueel zelfs bij de aanschaf van hun auto rekening hebben gehouden met de aard van hun werkzaamheden waardoor zij mogelijk extra kosten hebben gemaakt, is een overgangsbepaling opgesteld. Medewerkers die nu nog met eigen vervoer reizen mogen tot 1 januari 2013 de voor hun werkzaamheden gereden kilometers declareren. Deze periode is verlengd met 1 jaar om ten aanzien van het vervoer binnen de organisatie tot een nieuwe visie met daarbij behorende afspraken te komen, zonder dat degenen die op dit moment van deze bepaling gebruik maken, daarvan de dupe worden. Wanneer een medewerker overgaat tot het aanschaffen van een nieuwe auto, dan kan hij bij zijn keuze rekening houden met het feit dat hij voortaan een door de provincie ter beschikking gestelde auto krijgt. Artikel 7 Uitgangspunt is dat terughoudend dient te worden omgegaan met het declareren van verblijfskosten (lunch en dergelijke) voor de medewerkers in een ambulante functie. Leidinggevenden kunnen stimuleren dat medewerkers op bijvoorbeeld een regiokantoor hun lunch nuttigen. In het vijfde lid is bepaald dat geen aanspraak op vergoeding voor de lunch bestaat als de medewerker in de gelegenheid is een meegebrachte broodmaaltijd te nuttigen. In zijn algemeenheid geldt tevens voor medewerkers die hun werkzaamheden in het veld verrichten dat het niet de bedoeling is dat zij hun werkzaamheden (langdurig) onderbreken om rustig in een wegrestaurant een pauze te nemen. In overleg en in redelijkheid zullen de opdrachten moeten worden gegeven door de leidinggevende en opgevolgd door de medewerker. Mocht de medewerker het met zodanige aanwijzingen niet eens zijn, dan kan hij op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar maken. Bedacht moet tevens worden dat medewerkers die op het provinciehuis of op een regiokantoor werkzaam zijn, hun lunch eveneens zelf betalen. Er bestaat geen reden om voor medewerkers in een ambulante functie een ander standpunt in te nemen. Medewerkers in een ambulante functie ontvangen per dag waarop zij werkzaam zijn een bedrag ter hoogte van de kleine uitgaven overdag zoals vastgesteld in de Reisregeling binnenland, zonder dat zij daartoe bonnen hoeven te overleggen. De achterliggende gedachte hierbij is dat zij actief zijn in het veld, over het algemeen relatief ver van de bewoonde wereld. Een kop koffie of sanitaire stop (vaak op voorwaarde dat een consumptie wordt genuttigd) wordt dan genoten in het dichtstbijzijnde café of tankstation. Gelet op het feit dat medewerkers op het provinciehuis gratis koffie en thee kunnen drinken, is er voor gekozen om medewerkers in een ambulante functie op deze wijze tegemoet te komen. Voor de medewerkers natuurverkenningen wordt een uitzondering gemaakt voor wat betreft het declareren van onkosten voor een maaltijd wanneer zij tijdens hun werkzaamheden in een door de provincie ter beschikking gesteld verblijf overnachten. Het betreft een bijzondere situatie omdat deze medewerkers zelf hun maaltijd bereiden. Daarvoor krijgen zij per overnachting een vergoeding ter hoogte van het bedrag voor kleine uitgaven 's avonds zoals vastgesteld in de Reisregeling binnenland, zonder dat zij daartoe bonnen hoeven te overleggen. Artikel 9 Parkeerkosten die worden gemaakt voor een ter beschikking gestelde auto, mogen worden gedeclareerd. De medewerkers die op grond van artikel 5 gebruik mogen maken van hun eigen auto en daarvoor een 4
kilometervergoeding ontvangen, is het niet toegestaan om de parkeerkosten te declareren. Een vergoeding van deze kosten wordt geacht begrepen te zijn in de kilometervergoeding. Artikel 10 Van de hardheidsclausule dient zeer terughoudend gebruik gemaakt te worden. 5