Dit document maakt gebruik van bladwijzers. Concept NBA-handreiking 17 april 2015 Consultatieperiode loopt tot 29 mei 2015
Concept NBA-handreiking NBA-handreiking Van toepassing op: xx Onderwerp xx Datum: 17 april 2015 Status: NBA-handreiking, geen dwingende bepalingen. Wanneer in de tekst het woord dient of een synoniem daarvan wordt gebruikt, betreft het een verwijzing naar wettelijke of overige verplichtingen. Relevante regelgeving xx Consultatie NBA Handreiking is thans nog in concept. De consultatietermijn loopt tot 29 mei 2015 NBA 2
Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 Relevantie 4 2 Rapportage kwaliteitsfactoren 4 3 Ontwikkeling kwaliteitsdenken 5 4 Toepassingsgebied en ingangsdatum 5 Bijlage 1: Te rapporteren kwaliteitsfactoren 6 Input samenstelling teams algemeen 6 Input Training en coaching 6 Input kwaliteitsmaatregelen 6 Uitkomsten 6 Bijlage 2: Relevante regelgeving 8 NBA 3
1 Inleiding De accountant speelt een relevante en belangrijke rol in de maatschappij. Het is belangrijk dat accountants een oordeel geven naar aanleiding van hun controle waar belanghebbenden op kunnen vertrouwen. De kwaliteit van de uitgevoerde controle is echter niet goed te beoordelen voor gebruikers van de jaarrekening en bijbehorende controleverklaring. Daarom is het belangrijk dat accountantsorganisaties een stelsel van interne (kwaliteits)beheersing inrichten dat de kwaliteit van de controles waarborgt. Duidelijke rapportage van doelstellingen en resultaten, op basis van sectorbreed gedefinieerde kwaliteitsfactoren, draagt bij aan het begrip van stakeholders ten aanzien van de mate waarin een accountantsorganisatie investeert in kwaliteit en de resultaten hiervan. In dat kader heeft de Werkgroep toekomst accountantsberoep maatregel 5.1 geformuleerd: Accountantsorganisaties moeten voor een standaardset van kwaliteitsindicatoren, waaronder indicatoren op het gebied van leverage en coaching, in het transparantieverslag of jaarverslag rapporteren wat de interne doelstelling of norm is voor de betreffende indicator, wat de werkelijke uitkomst is over het afgelopen jaar en welke acties worden genomen indien het resultaat negatief afwijkt van de doelstelling of norm. Via deze maatregel wordt voor accountantsorganisaties met een oob-vergunning concreet invulling gegeven aan de in de Bta voor OOB kantoren voorgeschreven beschrijving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. De relevante regelgeving is opgenomen in bijlage 2. Relevantie Deze NBA-handreiking is van toepassing op alle accountantsorganisaties met een vergunning voor het uitvoeren van wettelijke controles. 2 Rapportage kwaliteitsfactoren Informatieverschaffing over beleid, risico s, interne beheersing en maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent voor accountantsorganisaties dat duidelijke informatieverschaffing over het kwaliteitsbeheersingssysteem en investeringen in kwaliteit onontbeerlijk is voor het vereiste inzicht. Deze informatieverschaffing dient plaats te vinden via het jaarverslag en/of transparantieverslag. Deze informatieverschaffing dient in ieder geval (maar niet uitsluitend) plaats te vinden door middel van rapportage van kwaliteitsfactoren. De in de bijlage opgenomen kwaliteitsfactoren vormen gezamenlijk een indicatie voor het kwaliteitsdenken van een kantoor, de investeringen in kwaliteit (input) en de uitkomsten (output). Het is niet zo dat de impact van de individuele factoren wetenschappelijk is vastgesteld, maar de NBA is wel van overtuigd dat een ieder zal begrijpen dat de aandacht voor en de investering in deze factoren een positieve bijdrage aan de kwaliteit levert. De rapportage van de kwaliteitsfactoren geeft op zich maar een beperkt inzicht in het kwaliteitsdenken van accountantsorganisaties. Het is ook belangrijk dat de accountantsorganisatie de huidige situatie in de juiste context plaatst, kwalitatief toelicht, vergelijkt met die in een vorig jaar en hoe de score op een bepaalde factor zich verhoudt tot de in een bepaald jaar gewenste / voorgenomen score. Ook kan het voor het inzicht van gebruikers belangrijk zijn om de in de toekomst gewenste score weer te geven. In ieder geval wordt in het overzicht met factoren de door de organisatie interne gehanteerde doelstelling of norm gerapporteerd. De mogelijkheid om accountantsorganisaties te benchmarken op het gebied van kwaliteit is een belangrijke reden voor de NBA om met een set van kwaliteitsfactoren te komen. In dit kader is het dan ook belangrijk dat kantoren gebruik maken van dezelfde set van factoren. Het kan zo zijn dat een accountantsorganisatie geen informatie heeft over een bepaalde factor. In dat geval wordt dit in het verslag toegelicht ( comply or explain ). NBA 4
3 Ontwikkeling kwaliteitsdenken Internationaal wordt eveneens gewerkt aan het inzichtelijk maken van kwaliteit van de rapportage van kwaliteitsfactoren. Zowel de IAASB als de PCAOB besteedt hier aandacht aan. Ook het gebruik van de factoren in Nederland, de discussie hierover en wetenschappelijk onderzoek zullen tot nieuwe inzichten leiden. Het is de verwachting dat dit er toe leidt dat de NBA op termijn de kwaliteitsfactoren zal aanpassen. 4 Toepassingsgebied en ingangsdatum Deze handreiking is van toepassing op alle accountantsorganisaties die op basis van de Bta verplicht zijn om een transparantieverslag op te stellen. Zoals ook aangegeven in het rapport Ín het publiek belang is de NBA van mening dat ook andere accountantsorganisaties zouden moeten rapporteren over deze kwaliteitsfactoren. De NBA is voornemens om in 2015 een onderzoek te doen hoe hier het best invulling aan kan worden gegeven door de andere accountants organisaties. Deze NBA-handreiking bevat geen nieuwe regelgeving. Accountantsorganisaties die oob s controleren hoeven hun organisatie echter niet altijd te sturen op basis van de voorgestelde set van kwaliteitsfactoren. Betreffende kantoren zullen hun systemen dan ook moeten aanpassen om de gevraagde informatie beschikbaar te krijgen. De NBA verwacht dat oob-kantoren over de in deze handreiking genoemde factoren rapporteren in transparantieverslagen over boekjaren die aanvangen op of na 30 april 2015. Eerdere toepassing wordt aanbevolen. Eerdere toepassing kan ook partieel gebeuren op basis van reeds beschikbare informatie. NBA 5
Bijlage 1: Te rapporteren kwaliteitsfactoren Input samenstelling teams algemeen Aantal en ratio partners/directors, (senior) managers en overige teamleden (NB: hierbij dienen kantoren aan te sluiten bij de wijze waarop functieniveaus intern worden aangeduid) Gemiddeld aantal jaren ervaring, gesplitst naar partners/directors, (senior) managers en overige teamleden Verlooppercentage partners/directors, (senior) managers en overige teamleden gesplitst naar key talents / high potentials en overig Aantal en percentage uren partners/directors, (senior) managers en overige teamleden besteed aan: controle-opdrachten (OOB en niet-oob gesplitst), overige opdrachten, interne werkzaamheden Aantal overuren en percentage ten opzichte van totaal aantal contractueel beschikbare uren Input Training en coaching Gemiddeld aantal uren training en opleiding per medewerker (interne en externe opleidingen) Gemiddelde investering (euro s cash out) in training en opleiding per medewerker Aantal interne uren besteed aan het voorbereiden en geven van trainingen Gemiddelde verhouding uren partner/director, (senior) managers en overige teamleden (leverage), afzonderlijk voor OOB controle-opdrachten en niet-oob controle-opdrachten Aantal en percentage opdrachten waarbij de hiervoor genoemde verhouding onder de intern gestelde norm ligt Resultaten werknemerstevredenheidsmetingen op aspecten die gerelateerd zijn aan coaching en controle-kwaliteit Input kwaliteitsmaatregelen Het aantal en percentage controle-uren per fase van het controle-proces uitgevoerd voor het einde van het boekjaar en na het einde van het boekjaar Aantal FTE s partners/directors, (senior) managers en overige teamleden werkzaam binnen de functies Vaktechniek, Compliance en Independence Aantal consultaties bij de afdeling vaktechniek op het gebied van verslaggeving en controle Aantal uitgevoerde jaarrekening reviews door experts buiten het reguliere controle team (bijvoorbeeld vaktechniek) voor afgifte van de verklaring Aantal uitgevoerde OKB s 1, totaal aantal en percentage van totaal aantal wettelijke controles Aantal uren partners/directors, (senior) managers en overige teamleden besteed aan OKB s, totaal aantal en gemiddeld aantal per OKB Gemiddeld aantal uren besteed aan OKB als percentage van het totaal aantal uren besteed aan de controle van opdrachten waar een OKB is uitgevoerd Aantal/percentage uren IT specialisten op controle-opdrachten, afzonderlijk voor OOB en niet-oob Aantal en percentage opdrachten waarbij het hiervoor genoemde percentage onder de intern gestelde norm ligt Aantal/percentage uren andere (nader te definiëren) specialisten op controle-opdrachten Aantal uren besteed aan rollen gericht op beroepsontwikkeling (NBA, universiteit, artikelen etc.), totaal aantal en als percentage van totaal beschikbare uren Uitkomsten Totaal aantal afgegeven controleverklaringen in het kader van wettelijke controles (OOB en overige gesplitst) Aantal intern gerapporteerde of vastgestelde overtredingen van onafhankelijkheidsregels, totaal en als percentage van totaal aantal werknemers Aantal interne waarschuwingen voor overtreding van onafhankelijkheidsregels, totaal en als percentage van totaal aantal werknemers 1 NB: Het gaat hier om de OKB s die zich richten op de totale opdracht en niet op de OKB s die zich richten op één deelaspect van de opdracht (zoals OKB s die zich alleen richten op het aspect onafhankelijkheid) NBA 6
Aantal dossiers dat intern aan kwaliteitsreview achteraf (anders dan OKB) is onderworpen en de samengevatte conclusies (classificatie bevindingen). Tevens dient in het transparantieverslag aangegeven te worden welke acties (verbeteracties, sancties) zijn ondernomen naar aanleiding van de bevindingen. Aantal dossiers dat door een toezichthouder aan kwaliteitsreview is onderworpen en conclusies (classificatie bevindingen) Conclusies van de accountantsorganisatie op basis van aanvullende review die is gedaan op dossiers naar aanleiding van de bevindingen van de toezichthouder Aantal en bedrag ontvangen boetes van de toezichthouder Aantal als extern accountant uitgeschreven partners en directors in verband met kwaliteits issues, totaal en als percentage van totaal aantal partners Aantal gecorrigeerde fundamentele fouten (NL GAAP) of materiële fouten (IFRS) bij ondernemingen waar de organisatie in voorgaand jaar ook accountant was, totaal en percentage van aantal afgegeven controleverklaringen. Aantal bij gecontroleerde ondernemingen gecorrigeerde materiële fouten op basis van aangeven door de toezichthouder, totaal en percentage van aantal afgegeven controleverklaringen. Aantal en percentage teruggegeven opdrachten met hierbij de reden Aantal ontvangen claims en afwikkeling (naar rechter, veroordeeld, afgewezen, gesetteld) Aantal incidenten gemeld aan de toezichthouder Aantal procedures Accountantskamer en uitkomsten Aantal klachten en uitkomsten van klachtprocedures NBA 7
Bijlage 2: Relevante regelgeving Oob-kantoren moeten op grond van het Bta hun kwaliteitssystemen beschrijven in hun transparantieverslagen. In het Bta staat in artikel 30 het volgende met betrekking tot het transparantieverslag: 1 Een accountantsorganisatie die een wettelijke controle heeft verricht bij een organisatie van openbaar belang stelt binnen drie maanden na afloop van haar boekjaar een verslag op waarin ten minste het volgende wordt opgenomen:.. d een beschrijving op hoofdlijnen van haar stelsel van kwaliteitsbeheersing en een verklaring van de personen die haar dagelijks beleid bepalen dat dit stelsel al dan niet doeltreffend functioneert;.. Deze regelgeving in het Bta wordt vervangen door de in juni 2016 ingaande regelgeving EU verordening. In de Nieuwe EU verordening artikel staat het volgende met betrekking tot het transparantieverslag: 1 Een wettelijke auditor die of een auditkantoor dat wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang uitvoert, maakt uiterlijk vier maanden na afloop van elk boekjaar een jaarlijks transparantieverslag openbaar. Dat transparantieverslag wordt gepubliceerd op de website van de wettelijke auditor of het auditkantoor en dient gedurende ten minste vijf jaar na de publicatie ervan op de website, op deze website beschikbaar te blijven. Indien de wettelijke auditor in dienst is bij een auditkantoor, berusten de verplichtingen uit hoofde van dit artikel bij het auditkantoor. Een wettelijke auditor of een auditkantoor mag zijn gepubliceerde jaarlijkse transparantieverslag wijzigen. In dat geval geeft de wettelijke auditor of het auditkantoor aan dat het een bijgewerkte versie van het verslag betreft, en dient de oorspronkelijke versie van het verslag op de website beschikbaar te blijven. Wettelijke auditors en auditkantoren delen de bevoegde autoriteiten mee dat het transparantieverslag is gepubliceerd op de website van de wettelijke auditor of het auditkantoor of, in voorkomend geval, dat het is bijgewerkt. 2 Het jaarlijkse transparantieverslag bevat ten minste de volgende informatie:.. d een beschrijving van het interne kwaliteitscontrolesysteem van de wettelijke auditor of van het auditkantoor en een verklaring van het leidinggevende of bestuursorgaan betreffende de doeltreffendheid van de werking van dit systeem;.. NBA 8
NBA 9 Concept NBA-handreiking