Beleidsplan 2017 op hoofdlijnen Ronald McDonald Huis Leiden Voorwoord None of us is as good as all of us Quote Ray Kroc, oprichter McDonald s corporation. De Ronald McDonald Huizen zijn autonome stichtingen die ondersteund worden in het bereiken van hun doel door het Ronald McDonald Kinderfonds. De kracht van de organisatie ligt in het lokaal eigenaarschap. Onze structuur stelt ons in staat om het Ronald McDonald Huis in continuïteit draaiende te houden. Het regionale netwerk van sponsors en vrijwilligers is van cruciaal belang voor het functioneren van het Ronald McDonald Huis. Samen staan we sterker. In het beleidsplan van het Ronald McDonald Huis Leiden komen de volgende onderwerpen aan de orde: 1. Doelstelling/visie 2. Bestuur/management 3. Gasten 4. Vrijwilligers 5. Maatschappelijk toegevoegde waarde 6. Bedrijfsvoering/financiën 7. Huisvesting 8. Stakeholders 1. Doelstelling/visie Ronald McDonald Huis Leiden draagt concreet bij aan het welzijn van zieke kinderen en hun familie die zijn opgenomen in het Willem-Alexander Kinderziekenhuis (LUMC). Door een comfortabele logeervoorziening te bieden op loopafstand van het ziekenhuis, kunnen zieke kinderen en hun ouders dicht bij elkaar zijn in een vaak onzekere tijd. Het Ronald McDonald Huis Leiden biedt een thuis ver van huis. De Ronald McDonald Huiskamer biedt in het Willem-Alexander Kinderziekenhuis ouders en broertjes en zusjes een huiselijke plek in het ziekenhuis om tijdens de behandeling van het zieke kind even te ontspannen. Er zijn 3 Ouderzitkamers waar ouders even kunnen ontspannen en er is een grote speelgelegenheid, de Daktuin, waar zowel de zieke kinderen als de broertjes en zusjes lekker kunnen spelen en knutselen. 1
Daarbij zijn onze kernwaarden: 1. Gastvrijheid 2. Focus op welzijn van kinderen 3. Waarderen van mensen in onze organisatie (vrijwilligers en betaalde krachten) 4. Trouw aan onze partners en hoofdsponsor McDonald s 5. Transparant, verantwoordelijk en ethisch 2. Bestuur/management De Stichting Ronald McDonald Huis Leiden heeft een zes koppig bestuur dat de eindverantwoordelijkheid draagt voor het huiselijke en gastvrij verblijf van de gasten en voor het optimaal functioneren van het Huis. Het bestuur bepaalt het beleid en delegeert (het overgrote deel van) de taken aan het huismanagement. Het bestuur hanteert een rooster van aftreden en doet jaarlijks een zelfevaluatie. Het bestuur is onbezoldigd en declareert uitsluitend eventuele daadwerkelijk gemaakte onkosten. Het management heeft de dagelijkse leiding in het Huis. Het management heeft een voorbeeldfunctie naar de vrijwilligers in relatie tot de gasten en bestaat uit 3 medewerkers (2,9 fte). Veel aandacht is er voor de goede sfeer in het Huis; van groot belang voor het zich welbevinden van de gasten en voor het plezier in het werk van de vrijwilligers. Taken van het management zijn oa: vrijwilligersmanagement, zorgen voor een gastvrije omgeving, sponsorwerving, netwerken, relatiebeheer, communicatie en gebouwbeheer. Tot het takenpakket behoort (informeel) het ter beschikking stellen van tijd, kennis en ervaring aan (de huismanagers van) andere Huizen en aan het Kinderfonds. 3. Gasten Gasten verkeren in een spannende, zorgelijke, vrolijke of droevige maar in elk geval emotionele periode van hun leven. Aan de gasten bieden wij: -Veilig, gastvrij, warm thuis ten tijde van de opname van het zieke kind in het ziekenhuis. -Een luisterend oor; morele ondersteuning indien gewenst. -Service, -Hulp bij oplossen van problemen. We streven altijd naar verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan onze gasten. Hiertoe wordt er periodiek gasttevredenheidsonderzoek gehouden. Op jaarbasis wordt aan ruim 400 gezinnen, 4700 dagen en nachten, een prettig thuis geboden. 4. Vrijwilligers De 170 vrijwilligers in het Huis en Huiskamer geven aandacht aan de gasten (groot en klein) en dragen zorg voor een goede huishouding. Het functioneren als een goede gastvrouw/ gastheer voor gasten, die vaak in een moeilijke periode verkeren, staat voorop. Vrijwilligers worden daartoe getraind, begeleid en voorgelicht door deskundigen binnen en buiten het bestuur en management. 2
Onze organisatie heeft grote waardering van alle vrijwilligers die 365 dagen per jaar 7 dagen per week beschikbaar zijn om ons Huis draaiend te houden. Dat koesteren we. Het binden en boeien van de vrijwilligers heeft blijvend aandacht nodig. Periodiek wordt er een tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers gehouden om nog beter in te kunnen spelen op de wensen van deze groep. Het Ronald McDonald Huis Leiden is in het bezit van de kwaliteitsonderscheiding Vrijwilliger Inzet: Goed Geregeld. 5. Maatschappelijk toegevoegde waarde Een bezetting van het Ronald McDonald Huis is rond de 70% en wordt door ons gezien als een goede bezettingsgraad. Het Ronald McDonald Huis hoeft dan bijna nooit nee te verkopen, maar staat ook niet leeg. Wanneer het Ronald McDonald Huis langer dan een jaar een bezetting genereert die onder de 50% of boven de 90% ligt dan is er reden voor aanpassing van de faciliteit of functie. Het Ronald McDonald Huis Leiden heeft over de afgelopen jaren (2011-2016) een gemiddelde bezettingsgraad van 75%. Omdat het Willem-Alexander Kinderziekenhuis, net als alle academische kinderziekenhuizen gezinsgerichte zorg (Family Centered Care) hoog in het vaandel heeft staan, wordt deze ontwikkeling door het bestuur nauwlettend in de gaten gehouden. Mogelijk kan dit een negatief effect hebben op de bezetting van het Huis. Regelmatige voorlichting in het ziekenhuis bij de betreffende verpleegafdelingen blijft nodig om ziekenhuismedewerkers en ouders/verzorgers van patiëntjes te attenderen op de mogelijkheden van ons Huis. 6. Bedrijfsvoering/Financiën Wij streven naar een inkomstenniveau dat enerzijds voldoende is voor de continuïteit van de exploitatie van ons Huis en ons anderzijds de financiële ruimte biedt om te investeren en verdere uitbreiding van onze dienstverlening. Dat houdt in: - blijvende aandacht voor sponsoring/donaties/acties - het voeren van een kostenbewuste huishouding. Het bestuur (de penningmeester) is eindverantwoordelijk voor het financieel beleid en de opstelling van de begroting en jaarrekening. De penningmeester onderhoudt daartoe de contacten met het Ronald McDonald Kinderfonds en met de accountant. Het Bestuur voert een zeer risico-mijdende strategie ten aanzien van het beheer van het vermogen en de beschikbare middelen en gelden. Dit zal ook het uitgangspunt blijven in de komende periode. Gelden die niet direct hoeven te worden aangewend voor de exploitatie worden tijdelijk op spaarrekeningen en vergelijkbare rekeningen gestald. Het management draagt zorg voor een correcte en overzichtelijke administratie (financiën en donateurs); de boekhouding wordt gevoerd volgens de regels van de richtlijn Verslaglegging Fondswervende Instellingen. Er is een heldere planning & control cyclus. 3
7. Huisvesting Het goed onderhouden van het Ronald McDonald Huis is van groot belang. Het Huis is duurzaam gebouwd maar wordt intensief gebruikt. Er wordt veel aandacht besteed aan het nodige onderhoud. Denk daarbij aan: de klimaatbeheersing, de brandbeveilingsysteem, beveiliging en ict-apparatuur en beheer daarvan. In het meerjarenonderhoudsplan zijn grote onderhoudsprojecten opgenomen, de financiering daarvan vindt plaats via een voorziening, dat jaarlijks wordt gevoed met een bijdrage uit de begroting. Bij veel facilitaire vraagstukken kan het Huis rekenen op genereuze sponsoring in natura. De reorganisatie van het Willem-Alexander Kinderziekenhuis en de daarbij behorende verbouwingen hebben grote consequenties voor de Ronald McDonald Huiskamer. In de oude situatie waren er drie Ouderzitkamers en in de nieuwe situatie zullen er wederom drie Ouderzitkamers komen, alleen verhuizen er twee naar nieuwe locaties. In mei 2017 wordt een nieuwe Ouderzitkamer/Familiekamer geopend op de nieuwe afdeling Neonatologie. De Daktuin gaat verhuizen naar de P-vloer en de planning is dat deze in maart 2018 open gaat. Op deze P-vloer zal ook een nieuwe Ouderzitkamer komen, die de ouders van afdeling Bos en Strand zal gaan bedienen. Uiteraard hebben deze verbouwing financiële consequenties. Voor een deel zijn er financiële middelen gereserveerd in de begroting en voor een deel komen de middelen uit fondsenwerving. 8. Stakeholders Ziekenhuis De relatie met het LUMC/Willem-Alexander Kinderziekenhuis is van groot belang. Die vereist voortdurende aandacht zodat het Ronald McDonald Huis top of mind blijft. Dit is belangrijk omdat het ziekenhuis verantwoordelijk is voor het doorsturen van de gasten. Anderzijds is het voor het Ronald McDonald Huis van belang om te weten welke ontwikkelingen zich afspelen met betrekking tot het ziekenhuis. McDonald s McDonald s is founding partner van de internationale Ronald McDonald House Charities organisatie. Voor het Huis betekent dit dat er in het bestuur een Franchisenemer van McDonald s zitting heeft. De inkomsten uit de collecteboxen bij McDonald s komen ten goede aan het Huis. Ook zijn de lokale Restaurants betrokken bij verschillende fondsenwervende acties voor het Huis. Sponsors en donateurs De inkomsten van een Huis worden gevormd door sponsoring en donaties. We streven ernaar om met sponsors en donateurs een duurzame relatie aan te gaan. Het Huis ontvangt incidentele (en structurele indien van toepassing) donaties, gelden uit acties van derden en inkomsten uit eigen fondsenwervende acties (golftoernooi, marathon business breakfast club etc). Daarnaast zijn er vele bedrijven die goederen en diensten om niet of tegen een aantrekkelijke korting aanbieden. 4
Alle sponsoren en donateurs ontvangen vier per jaar de nieuwsbrief van ons Huis, zodat zij goed geïnformeerd blijven. De grote betrokkenheid uit de omgeving van het Huis is te danken aan de goede naamsbekendheid en de persoonlijke contacten die het Huis met haar sponsors en donateurs onderhoudt. Media Goede contacten met de lokale en regionale media, zoals dag- en weekbladen, radio en tv en de daarbij betrokken contactpersonen zijn essentieel. Dit vergt een (pro-)actieve betrokkenheid van het Huis. Het bezoeken en op de hoogte blijven van relevante netwerkborrels is ook zeker nuttig. Naast de eerder genoemde nieuwsbrief gebruikt het Huis een aantal externe communicatiemiddelen om de zichtbaarheid en naamsbekendheid van het Huis te vergroten. De website is een belangrijk middel om de actualiteit vanuit het Huis te communiceren en de impact van het werk over te brengen op de stakeholders. Dit wordt ondersteund door het gebruik van sociale media, wat een steeds belangrijkere vorm van communiceren met (potentiële) relaties wordt. 5