Gemeente Den Haag Postbus 12652, 2500 DP Den Haag Uw brief van Verzendlijst (schoolbesturen PO en VO) Onderwerp richtlijnenbrief subsidies 2016 schoolbesturen PO en VO Uw kenmerk Ons kenmerk OCW/2016.5667 Aantal bijlagen 2 Datum 22 november 2016 Geacht bestuur, De subsidies die schoolbesturen in het kader van de Haagse Educatieve Agenda 2014-2018 Kwaliteit als kompas ontvangen worden verleend op grond van de Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs gemeente Den Haag 2014. Via deze brief geven wij u richtlijnen met betrekking tot de verantwoording van subsidies die u voor het kalenderjaar 2016 heeft ontvangen. De subsidieverleningen zijn opgenomen in het Bestedingsprogramma Onderwijsbeleid 2016, 1e tranche, (college besluit van 9 februari 2016, BOW/2016.30), dan wel zijn u toegekend in de vorm van losse subsidiebeschikkingen. In het Bestedingsprogramma staat per instelling opgenomen voor welke activiteiten en met welke specifieke verplichtingen subsidies zijn verleend. De subsidies zijn verleend op grond van hoofdstuk 2D van de Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs 2014, de Subsidieregeling integrale plannen Primair Onderwijs en voorscholen Den Haag 2015 en de Subsidieregeling conciërges op basisscholen Den Haag 2015. activiteiten nummer Subsidies 10.2.1 subsidies uitvoering Integraal plan PO Subsidieregeling Subsidieregeling integrale plannen PO en voorscholen 11.4.1 subsidie conciërges Subsidieregeling conciërges op basisscholen Diverse nummers overige subsidies Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs 2014 Inlichtingen bij Doorkiesnummer Barbara Heyer (070) 353 5535 Onderwijsbeleid - Dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn Internetadres: www.denhaag.nl E-mail adres: ocwinfo@denhaag.nl Postadres:Postbus 12652, 2500 DP Den Haag Fax: (070) 353 5553 Bezoekadres:Spui 70, Den Haag IBAN: NL17BNGH028.51.09.626
De basis van deze regelgeving is de Algemene wet bestuursrecht en de onderwijswetgeving. Deze richtlijnenbrief is op basis van de hiervoor genoemde regelingen nader uitgewerkt. In de goede verhoudingen tussen de gemeente als subsidieverlener en uw instelling als subsidieontvanger verwacht de gemeente van uw instelling dat u de voorliggende richtlijnen onverkort volgt. Financiële verantwoording De subsidievaststelling van de gemeentelijke subsidies vindt plaats op basis van een door u in te dienen jaarrekening alsmede een inhoudelijk bestuursverslag. Uw jaarrekening moet voorzien zijn van een goedkeurende controleverklaring en accountantsrapport waaruit de rechtmatige besteding van de gemeentelijke subsidie blijkt. De verantwoordingsstukken 2016 moet u uiterlijk 30 juni 2017 indienen. Aangezien er voor de jaarrekening vormvereisten zijn vastgesteld door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap zal de financiële verantwoording van de gemeentelijke subsidies plaatsvinden in een bijlage bij de jaarrekening. Bijgevoegd is het vaststellingsformat schoolbesturen subsidies 2016. U dient elke subsidiebeschikking (= VOS nummer) in het vaststellingsformat op te nemen, met daarbij een uitsplitsing naar activiteitnummer of locatie (in het geval van subsidies integrale plannen). Bij onderbesteding van meer dan 10% op een specifieke activiteit of op een integraal plan, dient u in het format de onderbesteding toe te lichten. De accountant dient bij de jaarrekening van een schoolbestuur de controleverklaring uit het onderwijsprotocol OCW/EZ 2016 te hanteren. Hierbij dient tevens specifiek te worden ingegaan op de gemeentelijke subsidieverplichtingen. U kunt er ook voor kiezen de verantwoording van de subsidies op grond van de Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs 2016 (ofwel het vaststellingsformat) te voorzien van een separate goedkeurende controleverklaring. Toleranties De accountant hanteert in beginsel bij het controleren van de jaarrekening de toleranties zoals door het Rijk in de vormvereisten heeft aangegeven. Inzake de controle op de rechtmatigheid van de besteding van gemeentelijke subsidiemiddelen gelden gemeten per subsidiebeschikking (VOS nummer) en opgeteld per subsidieregeling (zie tabel vorige bladzijde) - de volgende toleranties: 1% bij verleningen van > EUR 250.000 (op jaarbasis) 3% bij verleningen van > EUR 50.000 doch < EUR 250.000 (op jaarbasis) 5% bij verleningen van < EUR 50.000 (op jaarbasis) Als er binnen één kalenderjaar sprake is van een aanvullende subsidiebeschikking voor een bepaalde activiteit die eerder is beschikt (via een ander VOS nummer), dan kunnen de verleende subsidiebedragen voor de tolerantiegrens bij elkaar opgeteld worden. Over de oordeelsvorming wordt nog het volgende opgemerkt: Uit de controlebevindingen kan blijken dat bij een bepaalde subsidie materiële tekortkomingen zijn geconstateerd. Deze tekortkomingen kunnen echter voor het algehele beeld van de jaarrekening niet materieel zijn. In dat geval is de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening een goedkeurende. De constatering dient wel via een rapport van bevindingen te worden gerapporteerd. Bestuursverklaring Bij de jaarstukken dient een bestuursverklaring te zitten, dat alle ontvangen subsidies zijn besteed aan het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Een model Bestuursverklaring is als bijlage bij deze brief gevoegd. Subsidies Integrale plannen primair onderwijs
Bij de aanvraag tot subsidievaststelling door een schoolbestuur primair onderwijs worden de kosten per locatie voor uitvoering van het integrale plan verantwoord. Hieronder vallen ook de kosten die toegerekend kunnen worden aan activiteiten uit het integrale plan die niet op de locatie plaatsvinden, zoals kosten voor administratieve afhandeling, de accountantsverklaring en stafmedewerkers. Het schoolbestuur mag binnen één locatie met subsidiegelden tussen de activiteiten schuiven, mits alle activiteiten uit het integraal plan waarvoor op die locatie subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit geldt niet voor sportsubsidies (schoolsportcoördinator, schoolsportvereniging of een school sportclub). Bij volledige uitvoering van het integrale plan mogen schoolbesturen eventuele voordelige verschillen op een locatie tot maximaal 5% van het verleende bedrag voor het integrale plan van die locatie gebruiken ter dekking van eventuele nadelige verschillen op een integraal plan van een andere locatie. Dit moet vermeld en toegelicht worden op het vaststellingsformat. Urenadministratie Bij verschillende subsidies is het bedrag (mede)gebaseerd op de inzet van personeel. Bij de verantwoording vragen wij om de totale kosten van de activiteit en niet om de ingezette uren en/of een sluitende uren administratie. Een verklaring(en) van de directeur van de school of scholen dat het personeel is ingezet op de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd en uitgevoerd volstaat. Inhoudelijk verslag De jaarrekening gaat vergezeld van een bestuursverslag (ofwel jaarverslag). Dit bevat een inhoudelijke toelichting op de jaarrekening en is niet specifiek een verslag van de gemeentelijke subsidies. In principe gaan wij er van uit dat alle activiteiten zijn uitgevoerd conform het door uw bestuur ingediende plan van aanpak. Indien uw bestuur de activiteit(en) waarvoor subsidie is aangevraagd én verleend niet heeft uitgevoerd, dan wel wezenlijk anders heeft uitgevoerd dan is beschreven in het plan van aanpak, dient u dit in het bestuursverslag vermelden. Om de administratieve lasten in de toekomst te verlagen is het ons streven om de gegevens die u voor de monitor aanlevert ook voor het inhoudelijke verslag te gebruiken. Tenzij bij de beschikking specifieke verplichtingen zijn aangeven over te leveren gegevens bij de verantwoording is het jaarlijks meewerken aan inhoudelijke onderzoek ten behoeve van monitoring en evaluatie van de HEA voldoende voor wat betreft de beleidsinhoudelijke informatie over de gemeentelijke subsidies. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Den Haag, namens dezen: A.C.G.J. van Daal productgroepmanager Onderwijsbeleid,
BIJLAGE 1 bij OCW2016.5667 Vaststellingsformat 2016 Vaststellingsformat schoolbesturen subsidie 2016 Naam schoolbestuur: VOS-nr Activiteitnummer en -naam* Toegekend bedrag ** Ontvangen Realisatie evt. voorschot*** verrekening verantwoord bedrag Toelichting * indien activiteitnummer onbekend is, dan de HEA-doelstelling aangeven (bijvoorbeeld 3.3 of 5.6, zie budgetoverzicht) ** bedrag subsidiebeschikking *** werkelijk ontvangen bedrag Schoolbesturen PO: Integrale Plannen (10.2.1): VOS-nr Integraal Plan: naam locatie Toegekend bedrag ** Ontvangen Realisatie evt. voorschot*** verrekening verantwoord bedrag Toelichting
Bijlage 2 bij OCW2016.5667 Model Bestuursverklaring 2016 Model Bestuursverklaring subsidieverantwoording schoolbestuur Den Haag 2016 Het bestuur van (NAAM INSTELLING) te (ZETEL INSTELLING) verstrekt deze bestuursverklaring bij de subsidieverantwoording over de periode.tot en met met betrekking tot de gemeentelijke subsidie(s) betreffende toegekend 1 met kenmerk(en) d.d. Het bestuur erkent de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de subsidieverantwoording overeenkomstig de Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs gemeente Den Haag 2014. en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk(en) Het bestuur verklaart de subsidieverantwoording conform deze vereisten te hebben opgemaakt. Het bestuur verklaart dat de in de subsidieverantwoording opgenomen bestede subsidie van de Gemeente Den Haag rechtmatig is besteed, dat wil zeggen voor het doel waarvoor zij blijkens de subsidiebeschikking is verstrekt en in overeenstemming met de begroting(plannen)en de Verordening personele en materiële voorzieningen onderwijs gemeente Den Haag 2014. Het bestuur verklaart dat alle ontvangen baten voor de activiteiten/ het project volledig zijn verantwoord in de subsidieverantwoording. (PLAATS), (DATUM) ONDERTEKENING (door de daartoe bevoegde bestuursleden) NAAM Functie 1 Hierbij kan sprake zijn meerdere subsidieverleningen.