agendapunt 3.b.6 1136495 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden I&A BESTURINGSMODEL Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 27 mei 2014 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming BDV/MBDV BDV/IA Bijlagen 1 Zaaknummer 35962 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit DMT 16-04-2014 - - D&H 27-05-2014 B Conform Geparafeerd door: Wijngaart, P.I.M. van den Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 27-05-2014 Het I&A-Besturingsmodel "I&A integraal bestuurd" versie 1.0 vast te stellen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 27-05-2014
I&A-Besturingsmodel 1. Probleemstelling - context Op 16 september 2013 heeft BoerCroon in haar rapport Analyse en Advies IenA organisatie Delfland (kenmerk 1092076) een aantal aanbevelingen gedaan met betrekking tot de kwaliteit van het team I&A en de besluitvorming over I&A-projecten. In zijn vergadering van 15 oktober 2013 heeft het college van dijkgraaf en hoogheemraden het Actieplan I&A-domein (kenmerk 1092789) vastgesteld. Eén van de maatregelen genoemd in dat plan is de instelling van een projectteam. Dit team heeft de opdracht gekregen om een visie op te leveren op informatievoorziening, het informatiebeleid, een blauwdruk voor de Delfland-architectuur, de opzet en inrichting van gegevensmanagement, de opzet en inrichting van portfoliomanagement, de opzet en inrichting van het planning- en controlproces voor de informatievoorziening en het procesontwerp voor de I&A-processen binnen het team I&A. Daarnaast heeft het projectteam een Organisatieplan I&A opgeleverd. Verder is ook een aantal niet-meetbare problemen geïdentificeerd, zoals de kwaliteit van de I&A-dienstverlening, het verkleinen van de gepercipieerde afstand tussen de business en het team I&A en een helder en herhaalbaar I&A-proces voor besluitvorming rondom I&Aprojecten. De volgende deeloplossing van deze probleemstelling ligt voor: I&A-Besturingsmodel 1.0, waarin worden beschreven: de opzet en inrichting van het portfoliomanagement, de opzet en inrichting van het planning- en control proces voor de informatievoorziening (in Delfland-brede zin), gedefinieerde rol voor informatiearchitectuur bij HH Delfland. Door inbedding in het Organisatieplan I&A vormt het I&A-Besturingsmodel een stabiel en efficiënt platform voor de planperiode van WBP-5. De andere deeloplossing, namelijk het Organisatieplan I&A, ontvangt u als een separaat voorstel. 2. Beoogd effect Met het I&A-Besturingsmodel worden de volgende effecten beoogd: Professionele en onafhankelijke inrichting van portfolio management en architectuur ontwerp op het gebied van I&A projecten. Besturing van het besluitproces rondom I&A volgens het besturingsmodel van HH Delfland, dat voorspelbaar is en waarmee de afstand tussen de business en de I&A bij HH Delfland wordt verkleind. Samenhang creëren in de informatiearchitectuur van Delfland, waarmee de kwaliteit van de door I&A geboden oplossingen wordt verhoogd. Beheersing van de uitgaven aan ICT oplossingen doelmatig, gecontroleerd, transparant. I&A een plaats geven in de integrale besturing van HH Delfland door inrichting van de CIO functie.
3. Kernboodschap De kernboodschap is dat Delfland met het I&A-Besturingsmodel en de inrichting van het Gegevensmanagement en Gegevensbeheer een aantal goed gestructureerde processen rondom het ontwikkelen en beheren van informatievoorziening en gegevensbeheer krijgt, met het genoemde rapport van BoerCroon als vertrekpunt. Hierin spelen alle medewerkers en het management duidelijk afgebakende rollen en hebben duidelijke verantwoordelijkheden. Door de processen, rollen en verantwoordelijkheden in te vullen volgens deze voorstellen zal Delfland robuust en flexibel kunnen inspringen op toekomstige ontwikkelingen, zowel op het gebied van haar primaire doelen als op technologisch gebied. WBP-5 vormt één van de pijlers waarop het I&A-Besturingsmodel is gebouwd. Andere pijlers zijn de gezamenlijke Visie op I&A van de Hoogheemraadschappen Delfland, Rijnland en Schieland, de landelijke en sectorale referentie-architecturen (WILMA, NORA) en de inventarisatie van technologische trends in de doelarchitectuur. 4. Historie - eerdere besluitvorming Programmaplan Organisatie 2011, de veranderagenda: D&H 15 maart 2011 (kenmerk 923990); Programmaplan Organisatie 2012, D&H 25 oktober 2011 (kenmerk 952795); Voorgenomen besluit inzake samenvoeging EFZ en Middelen, D&H 30 oktober 2012 (kenmerk 1032935); Vorming sector Bedrijfsvoering: samenvoegen sectoren EFZ en Middelen (incl. centralisatie ondersteunende functies) in de vergadering van D&H op 2 april 2013 (zaaknummer 31769); Het onderzoeksrapport van BoerCroon (kenmerk 1092076) en de aanbevelingen (zaaknummer 33112) zijn behandeld in de vergadering van D&H op 15 oktober 2013. 5. Regelgeving en Beleid Het I&A-Besturingsmodel sluit aan op de Concernsturing van Delfland. 6. Financiën Voorgesteld wordt tijdelijk een CIO aan te stellen tot 31 december 2015, voor de omvang van 1 fte. De kosten hiervan bedragen ca. 100.000 en worden gefinancierd vanuit beschikbaar budget voor kwaliteitsverbetering bedrijfsvoering, dan wel opgevangen binnen de bestaande personeelsbegroting van de sector Bedrijfsvoering. De tijdelijke aanstelling van de CIO hangt mede samen met de vormgeving, inrichting en besluitvorming over de I&A-samenwerking met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard in de komende jaren. Delfland behoudt hierdoor maximale flexibiliteit om de ontwikkeling van de samenwerking te kunnen incorporeren in haar personeelsbegroting. Het I&A-Besturingsmodel bevat het voorstel om de I-gelden vanuit de hele organisatie te oormerken en zo bestuurbaar te maken door het DMT, op advies van de CIO. Beter overzicht/inzicht in de totale kosten van de ICT en bijbehorende contracten is de basis voor reductie van kosten. Bij de te behalen besparing kan worden gedacht aan: kortere definitie- en ontwerpfase van ICT-oplossingen; lagere uitvoeringskosten door betere voorbereiding van projecten; minder overlappende projecten door betere coördinatie en portfoliomanagement; efficiëntere inzet van capaciteit in externe samenwerkingsverbanden voor I&A; minder hosting, licenties en beheer door rationalisatie van het applicatielandschap aan de hand van de doelarchitectuur; minder inwinningen, aan te besteden inwinningen en bewerkingstijd gegevensproductie door gecoördineerd gegevensbeheer; minder schade/inefficiency vanwege verkeerde informatie en slecht integrerende applicaties. 2
Het effect van het oormerken en de eventuele besluitvorming die hieraan verbonden kan worden, wordt voorgelegd bij de 2eBurap 2014 en de Begroting 2015. 7. Duurzaamheid 8. Organisatorische en personele consequenties De rollen Relatiebeheer, Portfolio Manager en Enterprise Architect, beschreven in het I&A- Besturingsmodel, worden volgens het organisatieplan I&A ingevuld vanuit het team I&A. De rol van de CIO is nieuw en wordt ingevuld door een tijdelijk aan te stellen functionaris. De functionaris wordt gelet op de samenhang met de strategische koers van de organisatie ondergebracht binnen de eenheid S&I. De Teamleiders krijgen een beslissende rol in het I&A-Besturingsmodel. In overleg met P&O zullen hier opleidingen aan gekoppeld worden. 9. OR/GO 10. Risico- en beheersmaatregelen 11. Communicatie (in- en extern) Het I&A-Besturingsmodel is gepresenteerd aan het DMT, aan alle teamleiders en aan de teams in de primaire sectoren. Verder is het I&A-Besturingsmodel aangekondigd op Intranet en de Nieuwsbrief Durven en Doen. Daarnaast is een artist impression gemaakt van het I&A-Besturingsmodel. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure De voorgenomen planning is: 27 mei 2014 D&H besluit 02 juni 2014 In werking treding I&A-Besturingsmodel 13. Bevoegd orgaan Het bevoegd orgaan is het college van dijkgraaf en hoogheemraden. 14. Toelichting 15. Bijlagen 1. Samenvatting I&A-Besturingsmodel versie 1.0 3
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma