Zaaknummer 00493903 Onderwerp Memo aan raadsleden over accountantscontrole m.b.t. sociaal domein 2016 Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Bij de jaarrekening 2015 is door de accountant een controleverklaring met beperking verstrekt vanwege onzekerheden in de verantwoorde baten en lasten van het sociaal domein. De belangrijkste oorzaken hiervoor hebben mogelijk ook een doorwerking in 2016. Afhankelijk van de ontwikkelingen in de komende maanden kunnen deze daarmee ook van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring bij onze jaarrekening 2016. Afweging De strekking van de controleverklaring 2016 bij onze jaarrekening 2016 is onzeker vanwege de afhankelijkheid van diverse partijen. Net als vorig jaar gaat dit primair over het sociaal domein. Het voorstel is de raadsleden hierover te informeren met bijgaand memo. Een eventuele niet goedkeurende verklaring bij de jaarrekening 2016 komt dan niet als een verrassing. Inzet van middelen Dit voorstel heeft geen financiële en personele gevolgen. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen. 1
Zaaknummer 00493903 Onderwerp Memo aan raadsleden over accountantscontrole m.b.t. sociaal domein 2016 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 13 december 2016 besloten: bijgaande memo betreffende de accountantscontrole in relatie tot het sociaal domein ter informatie toe te sturen aan de raadsleden. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. H.J.M. Timmermans 2
M E M O R A A D Aan: de leden van de raad Van: het college Datum: 13 december 2016 Onderwerp: accountantscontrole in relatie tot sociaal domein 2016 Doel: ter kennisname/ter informatie Aanleiding: informatie (algemeen) Aanleiding Met deze memo informeren wij u over de verantwoording van bestedingen in het sociaal domein. Wij doen dit omdat bij de jaarrekening 2015 door de accountant een controleverklaring met beperking is verstrekt vanwege onzekerheden in de verantwoorde baten en lasten van het sociaal domein. De belangrijkste oorzaken hiervoor hebben mogelijk ook een doorwerking in 2016 en dat is de reden voor dit memo. Informatie De belangrijkste oorzaken voor de niet-goedkeurende verklaring waren de onzekerheid over een getrouwe en rechtmatige besteding van de persoonsgebonden budgetten (PGB s) vanwege de nietgoedkeurende verklaring van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en onvoldoende (controle)informatie over de prestatielevering van de lasten voor Hulp bij huishouden (HBH). Het laatste werd veroorzaakt door het ontbreken van de controleverklaring van Zorg-Lokaal. Ook voor 2016 zijn er een aantal knelpunten voor een getrouwe en rechtmatige verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein. Deze verschillen per soort besteding: PGB s. Hiervoor zijn we afhankelijk van de SVB. De SVB heeft aangegeven dat er ook voor 2016 geen goedkeurende controleverklaring wordt verwacht. Dit is een direct gevolg van het doorwerken van de fouten uit 2015 en daarnaast het continueren van het coulancebeleid gedurende een groot deel van 2016. Dit is een landelijk probleem; Bestedingen Zorg in natura lokale jeugdzorg en Wmo. De administratieve verwerking van declaraties is uitbesteed aan Zorg-Lokaal. Hieronder valt de controle of de gedeclareerde zorg overeenstemt met toegekende zorg. Zij stellen ook de prestatielevering vast van HBH. De prestatielevering voor jeugdzorg en Wmo-begeleiding wordt vastgesteld op basis van de productieverantwoordingen met controleverklaring van zorgaanbieders. Zowel met Zorg- Lokaal als met zorgaanbieders zijn afspraken gemaakt over hoe de verantwoording wordt afgelegd en het tijdspad hiervoor. Overigens is Zorg-Lokaal hierbij afhankelijk van tijdige en volledige declaratie door zorgaanbieders; Bestedingen Zorg in natura regionale jeugdzorg: hiervoor zijn we afhankelijk van de controleverklaring van de gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant. Daarmee zijn inmiddels afspraken gemaakt over het tijdspad van verantwoording. De knelpunten kunnen worden samengevat als een afhankelijkheid van andere partijen. Onze grootste zorg betreft de tijdige ontvangst van de controleverklaring van Zorg-Lokaal en daarnaast de productieverantwoordingen (met controleverklaring) van zorgaanbieders. Voor wat betreft de SVB geldt dat we hierin geen keuze hebben en we rekening moeten houden met de waarschuwing die al werd verstrekt. Voor Hart van Brabant verwachten we op basis van de ervaringen over 2015 geen direct probleem.
Genomen maatregelen Met Zorg-Lokaal zijn in de afgelopen periode veelvuldig gesprekken gevoerd en ook is schriftelijk aangedrongen op een tijdige verantwoording met daarbij een goedkeurende controleverklaring. De tijdige verantwoording is inmiddels toegezegd, onder voorwaarde van tijdige aanlevering van declaraties door zorgaanbieders. Hier zijn ook de zorgaanbieders op gewezen, zowel door ons als door Zorg-Lokaal. Zorg-Lokaal doet echter over de strekking van de verklaring geen uitspraak. De schriftelijke communicatie met Zorg-Lokaal is ter informatie voor u bijgevoegd. Met de zorgaanbieders zijn afspraken gemaakt over de verantwoording en het toepassen van het landelijk protocol. Door de toepassing van het landelijk protocol toe te staan, wordt de verantwoording voor zorgaanbieders minder bewerkelijk. Op die manier gaan we er vanuit dat de zorgaanbieders in staat zijn de verantwoordingen tijdig aan te leveren. De tijdigheid van de controleverklaringen blijft echter onzeker. De productieverantwoordingen van de zorgaanbieders waren in 2015 noodzakelijk voor het vaststellen van de hoogte van de lasten en de prestatielevering door de aanbieders. Door het verbeteren van de administratieve processen gedurende 2016 zijn de productieverantwoordingen nog voornamelijk nodig voor het vaststellen van de prestatielevering. Naar de toekomst toe wordt gewerkt aan een borging in onze interne processen waardoor de afhankelijkheid van de productieverantwoording door zorgaanbieders helemaal komt te vervallen. Op die manier dragen we ook bij aan het afnemen van de administratieve belasting rondom de uitvoering van de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning. Conclusie Door de afhankelijkheid van andere partijen, zoals hiervoor benoemd, zal de komende maanden pas duidelijk worden wat het werkelijke effect is op de strekking van de controleverklaring.
Zorg-Lokaal t.a.v. F. Sampers Wilhelminastraat 39 6131KM SITTARD ONS KENMERK: UW KENMERK: UW BRIEF VAN: E. Pulles ONDERWERP: accountantsverklaring 2016 BEHANDELD DOOR: AANTAL BIJLAGEN: DATUM: 16 november 2016 VERZ. 18 november 2016 Beste meneer Sampers, De werkzaamheden voor het opstellen van de jaarrekening zullen zowel bij ons als bij jullie binnenkort opgepakt gaan worden. We weten dat er momenteel hard gewerkt wordt om de goedgekeurde notaregels op 100% te krijgen en dat hier procesafspraken over gemaakt zijn. Langs deze weg wil de gemeente Heusden laten weten dat we voor het jaar 2016 als gemeente een goedkeurende accountantsverklaring willen krijgen. Voor een aantal processen binnen het Sociaal Domein wordt gebruik gemaakt van de dienstverlening van Zorg-lokaal. Voor ons is het van groot belang dat voor deze processen uit gegaan kan worden van een tijdig te ontvangen, goedkeurende, accountantsverklaring van het Zorg-Lokaal. POSTADRES Gemeente Heusden Postbus 41 5250 AA Vlijmen BEZOEKADRES Julianastraat 34 Vlijmen T (073) 513 17 89 F (073) 513 17 99 E INFO@HEUSDEN.NL DIGITAAL LOKET www.heusden.nl Wellicht ontvangen wij nog informatie van u over het verantwoordingsproces en de datum waarop wij de accountantsverklaring kunnen verwachten. Vooruitlopend daarop willen wij aangeven dat de gemeente Heusden de garantie van het Zorglokaal wil hebben dat er alles aangedaan wordt om een goedkeurende verklaring te krijgen. Uiteraard zal onze organisatie er alles aan doen en volledig meewerken om dit te kunnen bereiken. U zult begrijpen dat wij direct geïnformeerd willen worden als er signalen zijn die het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring onzeker maken. Zoals hierboven aangegeven willen wij wanneer nodig in overleg met u actie ondernemen om het doel te bereiken. Bankrelatie NL54BNGH0285003909 Gemeente Heusden gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente (Wet Bescherming Persoonsgegevens, artikel 33 en 34)
Ons kenmerk Onderwerp accountantsverklaring Datum 16 november 2016 Pagina 2 van 2 Het college, de raad en de auditcommissie willen graag weten in welke week wij deze accountantsverklaring kunnen verwachten, ter voorkoming van dezelfde perikelen rondom de accountantsverklaring als vorig jaar. Ik ga ervan uit dat u ons binnen een week hierover kunt informeren. met vriendelijke groet, namens het college van Heusden, namens het college van Heusden, Gerrit van Kleef manager
Gemeente Heusden Zorg-Lokaal T.a.v. Wouter Walraven Wilhelminastraat 39 Postbus 41 5250 AA Vlijmen 6131 KM Sittard T 088 007 94 94 helpdesk@zorg-lokaal.nl www.zorg-lokaal.nl Betreft: Planning financiële verantwoording 2016 Sittard 18 november 2016 Geachte heer Walraven, beste Wouter, We naderen het einde van het jaar en dat betekent dat de werkzaamheden voor het opstellen van de jaarrekening in zicht komen. Langs deze weg informeert Zorg-Lokaal u op hoofdlijnen over het verantwoordingsproces en het opleveren van de controleverklaring 2016 door hun accountant Deloitte. Het uitgangspunt voor de planning is de richtlijn uit het Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2016 opgesteld door i-sociaal Domein (voor gemeenten en zorgaanbieders) van 30 juni 2016. Zorg-Lokaal zal op 3 april 2017 de controleverklaring 2016 opleveren. De controleverklaring stoelt op het Protocol Jeugd versie 2.0 en het Protocol WMO versie 2.0, beide van 30 maart 2016. In deze protocollen (zie bijlage(n)) wordt beschreven: - de voorschriften voor de verantwoording door Zorg-Lokaal; - de aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant. De verantwoording over het PGB wordt verzorgd door de SVB en maakt dus geen onderdeel uit van de verantwoording van Zorg-Lokaal. De accountant zal wel een controleverklaring afgeven over het proces van de budgetberekeningen, het versturen van de toekenningsbeschikkingen (TKB) en waar van toepassing de doorbetaling van de voorschotten aan de SVB. Om de datum van 3 april a.s. te halen is tijdige aanlevering van declaraties en correcties door zorgaanbieders van belang. Aan u het verzoek uw zorgaanbieders op de onderstaande data te attenderen. Het tijdpad voor het declaratieproces ziet er als volgt uit: Resultaatfinanciering conform CAK periode: a. Voorlopige afrekening 15 januari; b. Reactie termijn zorgaanbieder 29 januari; c. Definitieve afrekening 12 februari. Prestatiefinanciering: a. Indienen declaraties tot en met 31 januari; b. Afhandelen afgekeurde declaraties 28 februari. In de periode van 1 maart tot en met 30 maart wordt de verantwoording door Zorg-Lokaal opgesteld, vindt de accountantscontrole plaats en wordt de controleverklaring op 3 april afgegeven. Gelijktijdig met het verstrekken van de controleverklaring 2016 wordt met u het rekeningcourantsaldo afgerekend.
De peildatum voor de verantwoording van 2016 is 28 februari. Declaraties over 2016 die na 28 februari worden ingediend/hersteld maken geen onderdeel uit van de controleverklaring 2016. De betaling wordt aangehouden en eens per maand aan u voorgelegd voor het verkrijgen van uw akkoord. Uw contactpersoon voor het proces financiële verantwoording 2016 binnen Zorg-Lokaal is Maurice Timmerman. Maurice.Timmerman@zorg-lokaal.nl Met vriendelijke groet, Albert Nijholt