Reglement Evenement van het Jaar 2016 1. Het Jind Evenement van het Jaar 2016 is een jaarlijkse eretitel uitgereikt door de Dilbeekse jeugdraad. De prijs heeft tot doel Dilbeek als jeugdgemeente te laten leven door jeugdverenigingen in de kijker te zetten die topevenementen organiseren. De Dilbeekse jeugdraad staat in voor de volledige organisatie van deze wedstrijd, voor de externe communicatie en promotie van deze wedstrijd bij de Dilbeekse bevolking (onder andere via de pers en andere mediakanalen) en voor de correcte naleving van dit regelement. De editie 2016 is de vijfde editie van de wedstrijd. Kandidaturen 2. Elke Dilbeekse vereniging die een evenement organiseert kan één evenement van zichzelf voordragen voor de titel van Jind - Evenement van het Jaar 2016. Kandidaturen gebeuren online via de website www.jeugdraaddilbeek.be en moeten binnen zijn voor 31 januari 2016. 3. Een kandidatuur kan worden omgezet in een effectieve deelname indien deze alle gevraagde gegevens bevat en voor de deadline werd binnengeleverd. Internetstemming 4. De internetstemming wordt geopend vanaf 3 februari 2016 (20u) tot 17 februari 2016 (20u). De internetstemming vindt plaats via de website van de Dilbeekse jeugdraad: www.jeugdraaddilbeek.be. Deze website is responsive, wat betekent dat deze ook op mobiele apparaten vlot hanteerbaar is. 5. Elke internetgebruiker met een geldig ip-adres en e-mailadres kan deelnemen aan de Er kan slechts éénmaal gestemd worden per ip-adres en per e- mailadres. Meervoudige of frauduleuze stemdeelnames zullen worden gefilterd uit het eindresultaat. 6. Een geldige stemdeelname omvat een geldig e-mailadres en een puntenverdeling: de stemmer reikt 5 punten uit aan zijn favoriete event, 3 punten aan zijn tweede favoriet en tot slot 2 punten aan zijn derde favoriet. Elke stemmer deelt zo 10 punten uit in de De noodzaak tot het opgeven van een mailadres is tweeledig: enerzijds willen we hiermee de gebruiker op de hoogte brengen van het verloop van de wedstrijd. Zo krijgt de gebruiker een mailtje met de bedankingsboodschappen van de events waaraan hij punten toekende en krijgt hij een mailtje bij elke nieuwe wedstrijdfase (aankondiging finalisten, bekendmaking winnaar en alle resultaten, aansporen om te stemmen voor volgende editie, ). Erg sporadisch kunnen deze mailadressen ook ingezet worden om belangrijke aankondigingen van de Dilbeekse jeugdraad te communiceren. Deze mailadressen worden onder geen beding doorgegeven aan derden of voor andere dan de hier opgesomde doeleinden gebruikt. Conform de Belgische privacywetgeving is ook het ook steeds mogelijk om zich af te melden van deze mails. Anderzijds gebruiken we deze mailadressen ook om de geldigheid van de stemdeelname te controleren. Indien ons systeem merkt dat onze mails nooit toekomen ( bouncen ), dan wordt de stemdeelname als ongeldig beschouwd wegens het ontbreken van een geldig
mailadres. De stemdeelname zal in dat geval niet meegerekend worden en er zal niet meer kunnen gestemd worden vanaf het ip-adres verbonden aan deze ongeldige stemdeelname. 7. Het is elke deelnemende vereniging verboden de internetstemming ongeoorloofd te manipuleren. Zo is het beloven van enige gunsten (bv. gratis tickets) in ruil voor een stem verboden, zijn alle handelingen die de anonimiteit van het stemgedrag in gedrang brengen verboden (bv. rondlopen met tablets, verplichten screenshots te nemen, ) en zijn ook gerichte aanvallen op het stemsysteem strikt verboden (bv. bots laten stemmen). Bij het overtreden van dit artikel kan op elk moment in de wedstrijd de diskwalificatieprocedure gestart worden (zie artikel 24). 8. Elk deelnemend event krijgt een internetscore wat gewoon de som is van alle punten die het evenement kreeg afkomstig van alle geldige stemdeelnames. 9. Op 10 februari 2016 om 20u worden de 10 finalisten bekend gemaakt. Dat zijn de 10 events die de hoogste internetscores hebben op dit moment en dus de huidige top 10 van de internetstemming vormen. Alle andere events vallen af. De finalisten worden publiek bekendgemaakt. Om de kansen van alle finalisten te vrijwaren, wordt er in deze wedstrijdfase nergens de huidige stand van de internetstemming bekendgemaakt. Noch de internetscores, noch de huidige onderlinge rangschikking van de 10 finalisten zal op dit gecommuniceerd worden. De afvallers krijgen wel een persoonlijke mail waarin hun internetscore, hun rangschikking in de internetstemming en hoeveel punten ze te kort hadden om naar de finale te gaan zal vermeld worden. Dit kan hen helpen om hun kwalificatiekansen te vergroten bij een volgende deelname. Het resultaat van de afvallers zal nooit publiek bekendgemaakt worden. 10. Na de bekendmaking van de finalisten, kan er niet meer gestemd worden op de afvallers. De internetstemming loopt echter gewoon door. De finalisten behouden bijgevolg de internetscores die ze reeds vergaard hebben in de eerste stemweek. Tijdens de tweede stemweek (de week voor de finale) kunnen ook slechts internetgebruikers stemmen die nog niet gestemd hebben en dit conform artikel 5 en 6. 11. De internetstemming leidt uiteindelijk tot een totaal van 500 punten die worden verdeeld onder alle finalisten. Om deze evenredige verdeling van deze 500 punten mogelijk te maken, wordt de methode D Hondt toegepast op alle internetscores van de finalisten. 12. De resultaten van de internetstemming worden in zijn geheel openbaar gemaakt op 18 februari 2016. Zowel de puntenverdeling op 500 via de methode D Hondt, de internetscores als het aantal keer elk finalist 5, 3 of 2 punten kreeg zal vermeld worden. Er worden geen persoonsgegevens gepubliceerd over de stemmers. Jurystemming 13. De tien finalisten moeten voor een jury verschijnen. Het eindresultaat wordt bepaald door 50% jury en 50% 14. Alle juryverrichtingen en het naleven van dit reglement tijdens de jurybijeenkomst staat
onder toezicht van de juryvoorzitter. De juryvoorzitter is een vertegenwoordiger van de vereniging die vorig jaar het evenement van het jaar won. Dit jaar is de juryvoorzitter Arno Deroost van Chiro Don Bosco. Chiro Don Bosco won vorig jaar de wedstrijd met Eigen Kweek [Etentje]. De juryvoorzitter mag ook zelf in de jury zetelen namens zijn vereniging indien deze gekwalificeerd zou zijn voor de finale. 15. Elk event heeft bij zijn kandidatuur verplicht twee juryleden opgegeven. Deze juryleden zijn ouder dan 14 jaar en jonger dan 35 jaar en zetelen in het bestuur van de vereniging die het event organiseert. Juryleden mogen bij onverwachte omstandigheden wel vervangen worden indien zij aan de gestelde voorwaarden voldoen. 16. De jury komt samen op 17 februari 2016 van 18u45 tot 20u15 in de raadszaal van het gemeentehuis in Dilbeek. Alle juryleden van de finalisten moeten op tijd aanwezig zijn. Afwezigheid of te laat komen van een jurylid kan leiden tot een diskwalificatie (zie artikel 24) van zijn event uit de wedstrijd, vermits de stemverrichtingen niet eerlijk kunnen verlopen wanneer een event slechts gedeeltelijk of niet in de jury vertegenwoordigd is. 17. De jurybijeenkomst bevat uit twee delen: het presentatiegedeelte en het puntengedeelte. De volgorde waarin de events aan bod komen tijdens het presentatiegedeelte wordt per lottrekking bepaald door de coördinator en gecommuniceerd bij de bekendmaking van de finalisten. 18. Tijdens het presentatiegedeelte stelt elk duo juryleden zijn genomineerd event voor in maximaal 4 minuten. Deze tijdslimiet kan niet overschreden worden. Bij deze presentatie is het gebruik van alle hulpmiddelen toegestaan. Een beamer en een computer worden standaard ter beschikking gesteld. Bij vragen over het gebruik van bepaalde middelen, gelieve zich te wenden tot de coördinator Filip Moons op filip@jeugdraaddilbeek.be of per telefoon op 0494/03.43.83. 19. Nadat alle events gepresenteerd zijn, gaan we over naar het puntengedeelte. In dit puntengedeelte moet elk jurylid 25 punten verdelen over de events. Hierbij zijn er een aantal voorwaarden: a. Een jurylid kan geen punten geven aan zijn eigen genomineerd event, b. Een jurylid kan maximaal 10 punten uitreiken aan een event, c. Een jurylid moet minstens punten geven aan 5 verschillende events. De juryvoorzitter controleert of de punten van elk individueel jurylid aan deze reglementaire voorwaarden voldoen. Een jurylid moet opnieuw punten geven indien dit niet het geval is. 20. Het puntengedeelte is geheim en vertrouwelijk: juryleden kennen de punten van elkaar niet op deze bijeenkomst. Juryleden hebben op de bijeenkomst ook geen inzage in de uitslagen van de internetstemming, noch in de einduitslag van de jurystemming. 21. Elke finalist krijgt op het einde van de jurystemming een juryscore, wat gewoon de som is van alle punten die het evenement kreeg van alle juryleden. 22. De jurystemming leidt uiteindelijk tot een totaal van 500 punten (= 20 juryleden x 25 punten) die worden verdeeld onder alle finalisten. 23. De resultaten van de jurystemming worden in zijn geheel openbaar gemaakt op 18 februari 2016. Zowel de de juryscores als de puntenverdeling van elk individueel jurylid zullen vermeld worden. Om de vrijheid van beoordeling door elk jurylid te vrijwaren, zullen de
namen van de juryleden niet getoond worden en worden de puntenverdelingen van de juryleden in willekeurige volgorde geplaatst. Diskwalificatieprocedure 24. Een event kan gediskwalificeerd worden gedurende de wedstrijd als het niet handelt conform de regels vastgelegd in dit reglement. De diskwalificatieprocedure hangt af van de wedstrijdfase waarin het event gediskwalificeerd hoort te worden. Diskwalificatie van 3 februari tot 10 februari Wanneer een inbreuk op het reglement wordt vastgesteld door de coördinator tijdens de eerste week van de internetstemming (de week waarin er nog geen finalisten aangeduid zijn), dan wordt de jeugdraad hierover meteen ingelicht. Afhankelijk van de ernst van de inbreuk, kan er mogelijks een vergelijk met het event gevonden worden waardoor een diskwalificatie vermeden kan worden. Is dit echter niet mogelijk of indien de jeugdraad bij een gewone meerderheid beslist dat de ernst van de inbreuk dit niet toelaat, dan wordt het event alsnog gediskwalificeerd. Het event wordt dan gewoon uit de internetstemming geschrapt en valt vroegtijdig af. Het gediskwalificeerd event zal hiervan op de hoogte gebracht worden, zonder vermelding van enige resultaten van het event in de Diskwalificatie van 10 februari tot 17 februari Voor het jurymoment Wanneer een inbreuk door een finalist op het reglement wordt vastgesteld door de coördinator tijdens de tweede week van de internetstemming (de week waarin de finalisten al bekend zijn, maar het jurymoment nog niet heeft plaatsgehad), dan wordt de jeugdraad hierover meteen ingelicht. Afhankelijk van de ernst van de inbreuk, kan er mogelijks een vergelijk met het event gevonden worden waardoor een diskwalificatie vermeden kan worden. Is dit echter niet mogelijk of indien de jeugdraad bij een gewone meerderheid beslist dat de ernst van de inbreuk dit niet toelaat, dan wordt de finalist alsnog gediskwalificeerd. Tijdens het jurymoment Een event kan tijdens het jurymoment gediskwalificeerd worden indien één van zijn juryleden afwezig is of te laat komt opdagen. Indien mogelijk, kan het event zich voor de overige juryleden verdedigen. De juryvoorzitter doet vervolgens een voorstel tot compromis met de aanwezige juryleden. De beslissing om het event al dan niet te diskwalificeren ligt bij de aanwezige juryleden van alle finalisten en dit bij gewone meerderheid tijdens een geheime stemming. De juryvoorzitter telt de stemmen en deelt de beslissing mee. Bij staking van stemmen beslist de juryvoorzitter over de diskwalificatie. Indien een event zich niet kan verdedigen is deze finalist sowieso gediswalificeerd. Indien tot diskwalificatie van een finalist beslist wordt, dan wordt het event: - Uit de internetstemming geschrapt, - De wedstrijd gaat verder met 1 finalist minder, die niet vervangen wordt. - Het event is niet langer welkom tijdens de jurybijeenkomst en zal er ook geen punten meer uitreiken. - De puntenverdeling van de wedstrijd verandert: o Totaal aantal internetpunten = aantal overblijvende finalisten x 50 o Totaal aantal jurypunten = aantal overblijvende finalisten x 50
Bv. Indien 1 finalist van de 10 finalisten gediskwalificeerd wordt, dan zullen er 450 internetpunten en 450 jurypunten uitgereikt worden. In totaal zijn er dus nog 900 punten te verdienen onder de finalisten. - Het gediskwalificeerd event zal hiervan op de hoogte gebracht worden, zonder vermelding van enige resultaten van het event in de stemming. Einduitslag Bekendmaking van de resultaten 25. De einduitslag is de som van de jurypunten (op 500) en de punten van de internetstemming (op 500). Er zijn in totaal dus 1000 punten te verdienen onder de finalisten (in het geval dat er geen finalisten gediskwalificeerd werden, zie artikel 24). De winnaar is het event dat die het meeste punten wist te verzamelen. Bij een ex-aequo in de einduitslag tussen twee of meerdere events wordt gekeken naar de volgorde van deze events in de 26. De bekendmaking van de resultaten vindt plaats tijdens de Nieuwjaarsreceptie van Jind op vrijdag 17 februari 2017 vanaf 20u30 in de lokalen van Scouts Paloke. 27. Eerst worden de jurypunten voorgelezen door de juryvoorzitter. Vervolgens worden de punten van de internetstemming voorgelezen door iemand die zich verdienstelijk heeft gemaakt voor de Dilbeekse gemeenschap (bv. de Burgemeester, de Schepen van Jeugd, een bekende Dilbekenaar, ). De puntentelling wordt visueel ondersteund door een digitaal scorebord. De prijs wordt overhandigd door de Dilbeekse jeugdraad, de wisselbeker door de juryvoorzitter als vertegenwoordiger van de oud-winnaar van de vorige editie. 28. Alle resultaten worden zoals bepaald door artikel 12 en 23 nadien openbaar gemaakt via de Facebook-pagina van Jind. Vragen? Problemen? Contacteer Filip Moons, coördinator van Event van het Jaar 2016: filip@jeugdraaddilbeek.be of 0494/03.43.83 Opgemaakt te Dilbeek op zaterdag 14 januari 2017 Jeugdraad Dilbeek Filip Moons Arno Deroost