Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 FMHaaglanden Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 1
Inhoud Inhoud INLEIDING 3 1. AUDIO VISUELE MIDDELEN 4 1.1 Audiovisuele inrichting vergaderzaal 4 1.2 Audiovisuele voorzieningen restauratieve locatie 4 1.3 Audiovisuele voorziening Auditorium of Congresruimte 5 1.4 Radio en televisie 6 1.4.1 Radio en televisie specifiek 6 1.5 Informatieschermen / Narrow Casting 7 1.5.1 Informatieschermen / Narrow Casting specifiek 7 1.6 Displaybordjes vergaderzaalinformatie 7 1.7 Video conferencing 8 1.7.1 Video conferencing specifiek 8 1.8 Persvoorlichtingsruimte 9 2. EVENEMENTENSERVICE 10 3. RIJKSPASDIENST 11 2 Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017
Inleiding Inleiding Per 1 januari 2016 heeft FMHaaglanden de rijksbrede PDC geïmplementeerd voor vrijwel alle daarin beschreven producten en diensten. De dienstverlening die niet in de rijksbrede PDC wordt aangeboden, is beschreven in deze aanvullende PDC die een addendum is op de rijksbrede PDC. In de komende jaren hoopt FMHaaglanden deze aanvullende producten en diensten ook onder te brengen in de rijksbrede PDC. Afwijkend van de rijksbrede PDC gebruikt FMHaaglanden de indeling in generieke en specifieke producten/ diensten in plaats van basispakket of plusdienst. Via centrale bekostiging worden de generieke producten gefinancierd, en alleen voor de specifieke producten vindt nog verrekening met de afnemers plaats. Deze aanvullende PDC geldt voor het jaar 2017 en is gebaseerd op de productbeschrijvingen uit voorgaande jaren. Bij de beschrijving is voor de herkenbaarheid gebruik gemaakt van het format van de rijksbrede PDC. Voor de uitleg over de opzet van de producten en diensten, de structuur van de PDC en de uitgangspunten wordt verwezen naar de rijksbrede PDC. FMHaaglanden Telefoon: 070-426 70 00 mail: FMHFCC@rijksoverheid.nl Bereikbaar: 07.30 uur tot 17.30 uur Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 3
Audio visuele middelen 1. Audio visuele middelen 1.1 Audiovisuele inrichting vergaderzaal Productnummer 2410.01 Kwaliteit Weergave van audio en video via een beamer met scherm, of via een monitor. Aansluitmogelijkheid voor weergaveapparatuur zoals bijvoorbeeld een laptop of desktop pc. Op werkdagen tijdens reguliere openingstijden van het rijksgebouw. Afhankelijk van het pand en/of beschikbare functionaliteit wordt het scherm aanraakgevoelig uitgevoerd, is er een besturingssysteem om de apparatuur via een apart scherm (touchpanel) te bedienen, is er een uitgebreide geluidsinstallatie en is er weergaveapparatuur, zoals bijvoorbeeld een DVD/Blue-ray speler, aanwezig. Niet in alle vergaderzalen is een audiovisuele inrichting beschikbaar. Gereedzetten en uitzetten van de audiovisuele installatie is inbegrepen. Bediening tijdens een bijeenkomst is niet inbegrepen in de generieke dienst. Het betreft hier, tenzij anders afgesproken, de via FMH reserveerbare vergaderzalen behorende tot de algemeen toegankelijke vergadercentra. De audiovisuele installatie is gebruiksklaar en een gebruikershandleiding is aanwezig. Een gemelde storing wordt binnen 15 minuten beoordeeld en - zo mogelijkverholpen. Hiervoor komt een medewerker van FMHaaglanden ter plaatse en zoekt -indien de storing niet direct kan worden opgelost- actief naar mogelijke alternatieven. Standaard beschikbaar (afhankelijk van het pand). 1.2 Audiovisuele voorzieningen restauratieve locatie Productnummer 2410.02 Mogelijkheid tot het weergeven van beeld en geluid ten behoeve van achtergrondmuziek, het tonen van beelden of het houden van een toespraak. Op aanvraag De ruimte wordt voorzien van luidsprekers en/of één of meerdere beeldschermen. Er zijn aansluitmogelijkheden voor een computer en een afspeelapparaat. Tevens is een microfoon aanwezig. Indien beschikbaar, wordt het systeem aangesloten op een radio- en televisiesignaal en op het informatieschermensysteem. 4 Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017
Audio visuele middelen Een gemelde storing wordt binnen 15 minuten beoordeeld en - zo mogelijkverholpen. Hiervoor komt een medewerker van FMHaaglanden ter plaatse en zoekt -indien de storing niet direct kan worden opgelost- actief naar mogelijke alternatieven. Aan te vragen via het FCC. 1.3 Audiovisuele voorziening Auditorium of Congresruimte Deze dienst maakt onderdeel uit van de verrekening van de generieke dienstverlening en de bediening -indien gewenst- wordt in rekening gebracht aan de opdrachtgever middels een factuur. Productnummer 2410.04 Er wordt een audiovisuele dienst geleverd die presentaties, voorstellingen en congressen ondersteunt. Deze dienst bestaat uit het verzorgen van beeld- en geluidsweergave, cameraregistratie en theaterbelichting. Op werkdagen tijdens reguliere openingstijden van het rijksgebouw. Niet in alle rijksgebouwen is een auditorium of congresruimte aanwezig. Aanwezig in auditorium of congresruimte: verschillende weergaveapparaten zoals computers, afspeelapparatuur en (indien aanwezig in het gebouw) een radio/tv ontvanger; microfoons in verschillende uitvoeringen; een geluidsinstallatie voor de weergave van meerkanalen audiobronnen (Dolby Digital, DTS); een groot projectiescherm met beamer; een katheder; op afstand bestuurbare camera(s); audio en video opnameapparatuur; een dovenlus voor doven en slechthorenden; verschillende theaterspots voor het uitlichten van podium en sprekers; een eenvoudig bedieningspaneel om de organisator de belangrijkste functies te kunnen laten bedienen van het theater; voorbereid op het leveren van tolkenvoorzieningen en stemvoorzieningen. Kwaliteit Gebruik van deze dienst vergt tijdige afstemming. Gereedzetten en uitzetten van de audiovisuele installatie is inbegrepen. Auditorium of congresruimte is schoon en opgeruimd. De aanwezige middelen zijn gebruiksklaar en een gebruikershandleiding is aanwezig. Een gemelde storing wordt binnen 15 minuten beoordeeld en - zo mogelijkverholpen. Hiervoor komt een medewerker van FMHaaglanden ter plaatse en zoekt -indien de storing niet direct kan worden opgelost- actief naar mogelijke alternatieven. Afhankelijk van soort aanvraag: standaard beschikbaar; aan te vragen via het FCC. Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 5
Audio visuele middelen 1.4 Radio en televisie Deze dienst maakt onderdeel uit van de verrekening van de generieke dienstverlening en de bediening -indien gewenst- wordt in rekening gebracht aan de opdrachtgever middels een factuur. Productnummer 2410.06 Kwaliteit 1.4.1 Radio en televisie specifiek Binnen het gebouw wordt de levering van radio- en televisiesignalen verzorgd. Standaard beschikbaar in (semi) publieke ruimten, zoals ankerpunten, huiskamers en vergadercentra (afhankelijk van het pand). In de panden zijn de volgende signalen beschikbaar: het basispakket radio- en televisiekanalen conform provider; een kanaal voor distributie van een eigen intern audio- video signaal. In de panden met digitale signaaldistributie zijn tevens beschikbaar alle live debatten van Tweede- en Eerste Kamer. De aanwezige middelen zijn gebruiksklaar en een gebruikershandleiding is aanwezig. In de nieuwe of gerenoveerde panden wordt het signaal digitaal verspreid; in de bestaande oude panden wordt het signaal in analoge vorm verspreid. Een gemelde storing wordt binnen 4 kantooruren beoordeeld en zo mogelijk verholpen. Standaard aanwezig (afhankelijk van het pand). Soort product/dienst Generiek Specifiek Productnummer 2410.07 - - Gelijk aan de basis dienstverlening Radio en Televisie met toevoeging van speciale kanalen, pakketten of specifieke locatie (niet zijnde openbare ruimten en vergaderzalen). Op aanvraag Aan te vragen via de relatiemanager. De specifieke dienst wordt via een factuur aan de opdrachtgever in rekening gebracht. Voor deze specifieke dienst wordt een kostendekkend tarief in rekening gebracht. 6 Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017
Audio visuele middelen 1.5 Informatieschermen / Narrow Casting Productnummer 2410.08 Binnen het gebouw is, in de openbare ruimten, een systeem voor informatieschermen aanwezig. Standaard beschikbaar (afhankelijk van pand). Bewoners hebben zelf de mogelijkheid om een scherm of een groep schermen van vormgeving en inhoud te voorzien. Het is mogelijk zowel statische informatie (teksten en foto s) te laten zien als dynamische (bewegende) beelden. Er kan een afspeellijst worden samengesteld opgebouwd uit de gewenste content. Een gemelde storing wordt binnen 4 kantooruren beoordeeld en -zo mogelijkverholpen. Standaard aanwezig (afhankelijk van pand). 1.5.1 Informatieschermen / Narrow Casting specifiek Soort product/dienst Generiek Specifiek Productnummer 2410.09 Het plaatsen van informatieschermen anders dan in openbare ruimten. Op aanvraag Daarnaast bestaat de mogelijkheid live informatie in (een deel van) een informatiescherm te tonen, afkomstig van bronnen als bijvoorbeeld een televisiezender, en weer- en verkeersinformatie. Een gemelde storing wordt binnen 4 kantooruren beoordeeld en -zo mogelijkverholpen; Aan te vragen via de relatiemanager. 1.6 Displaybordjes vergaderzaalinformatie De specifieke dienst wordt via een factuur aan de opdrachtgever in rekening gebracht. Voor deze specifieke dienst wordt een kostendekkend tarief in rekening gebracht. Productnummer 2410.10 In de nieuwe of gerenoveerde panden zijn alle standaard vergaderzalen bij de toegangsdeur voorzien van een klein display. Standaard beschikbaar (afhankelijk van pand). Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 7
Audio visuele middelen 1.7 Video conferencing Op het display wordt de actuele boeking getoond. Deze gegevens worden automatisch vanuit het vergader- zalenreserveringssysteem (FMIS) verkregen. Een gemelde storing wordt binnen 4 kantooruren beoordeeld en -zo mogelijkverholpen. Standaard aanwezig (afhankelijk van pand). Productnummer 2410.11 Er wordt, in een beperkt aantal vergaderzalen, een video- conferencingsysteem beschikbaar gesteld. Standaard beschikbaar in de betreffende vergaderzalen (afhankelijk van pand). Dit systeem bestaat uit een camera, microfoon, systeemkast, LED tekstbalk en een beeldscherm. Kwaliteit Voorwaarden Gereedzetten en uitzetten van het systeem is inbegrepen. Bediening tijdens een bijeenkomst als ook de realisatie van een (beveiligde) verbinding is niet inbegrepen in de generieke dienst. Desalniettemin kan zowel bediening als realisatie van een beveiligde verbinding middels een specifieke dienst worden afgenomen. De aanwezige middelen zijn gebruiksklaar en een gebruikershandleiding is aanwezig. Een gemelde storing wordt binnen 15 minuten beoordeeld en - zo mogelijkverholpen. Hiervoor komt een medewerker van FMHaaglanden ter plaatse en zoekt -indien de storing niet direct kan worden opgelost- actief naar mogelijke alternatieven. Gekoppeld aan reserveringsysteem vergaderzalen. Gebruik van deze dienst vergt tijdige afstemming. 1.7.1 Video conferencing specifiek Soort product/dienst Generiek Specifiek Productnummer 2410.12 Ondersteuning bij de bediening van het VC-systeem en het opzetten van een beveiligde VC-omgeving. Op aanvraag Het opzetten van een beveiligde VC-omgeving wordt gedaan vanuit de dienstverlening van SSC-ICT. SSC-ICT is bezig een generieke dienst op het gebied van VC te ontwikkelen. 8 Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017
Audio visuele middelen 1.8 Persvoorlichtingsruimte worden nader afgestemd met de dienstverlener SSC-ICT en/of de externe diensverlener. Gekoppeld aan reserveringsysteem vergaderzalen. De specifieke dienst wordt via een factuur aan de opdrachtgever in rekening gebracht. Voor deze specifieke dienst wordt een kostendekkend tarief in rekening gebracht. Productnummer 2410.13 Het beschikbaar stellen van een audiovisuele installatie ten behoeve van de ondersteuning van persconferenties. Op aanvraag De audiovisuele installatie bestaat uit: een katheder (maximaal 3); microfoons voor sprekers; microfoons voor vragenstellers; televisielicht; podiumdelen voor zittende persconferentie en voor camerapositie achterin de zaal; audiodistributie (persslof ) voor de media; aansluitingen voor SNG-wagens buiten het pand; distributie binnen het gebouw van de persconferentie d.m.v. centrale camera; opnamevoorziening van de persconferentie; rechtstreekse aansluiting beeld en geluid t.b.v. NOS en RTL; meerdere monitoren en afkijkscherm(en). Gebruik van deze dienst vergt tijdige afstemming. Gereed(aan)zetten, uitzetten en support tijdens gebruik van het systeem is inbegrepen. Binnen 2 uur na afroep tijdens kantoortijden (07:30 17:30). Daarbuiten binnen 4 uur via piketdienst. Aan te vragen via het Facilitair contactcentrum of piketdienst. Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 9
Evenementenservice 2. Evenementenservice Productnummer 2230.04 Het adviseren over de mogelijkheden voor de invulling van een te houden evenement en/of het voorbereiden, zorgdragen voor de realisatie, het voeren van de regie tijdens het evenement en het evalueren na afloop. Deze dienst is op aanvraag beschikbaar. Kwaliteit Deze dienst wordt in rijksgebouwen binnen het verzorgingsgebied van FMH geleverd. Evenementenservice valt bij FMH in principe onder het generieke pakket. Hierbij gaat het om het organiseren van evenementen in de gebouwen waar FMH service verleent en het verzorgen van de producten en diensten die hierbij nodig zijn. Een uitzondering hierop zijn diensten die gescheiden worden afgerekend volgens de verrekensystematiek van het betreffende PDC product zoals catering en extra beveiliging. Evenementen worden op een efficiënte en effectieve wijze uitgevoerd met een hoge klanttevredenheid tot gevolg. Met de opdrachtgever worden nadere afspraken gemaakt over de gewenste kwaliteit. Na ontvangst van de aanvraag wordt binnen twee werkdagen een afspraak gepland om met de opdrachtgever een intakegesprek te houden. De uitvoering vindt in overleg met de opdrachtgever plaats. Als een evenement georganiseerd wordt, moet hiervoor eerst een geschikte locatie worden gereserveerd in één van de gebouwen binnen het verzorgingsgebied van FMH. Een FMH medewerker beoordeelt het verzoek. Als het verzoek akkoord is en verder geen informatie nodig is, wordt per e-mail een bevestiging met reserveringsnummer verzonden. Als het een grootschalig evenement betreft en er aanvullende informatie nodig is, neemt een FMH- medewerker contact op met de aanvrager om de (aanvullende) wensen te bespreken. Voorwaarden FMH kan dienstverlening op maat plannen als alle wensen uiterlijk 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement kenbaar zijn gemaakt. Bij grote en/of complexe evenementen is het van belang dat deze ruim van tevoren worden aangevraagd. In overleg wordt bepaald of bij last minute evenementen een kortere aanvraagtermijn dan 10 werkdagen mogelijk is. Tussentijdse wijzigingen of aanvullingen van de afspraken moeten minimaal 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement kenbaar zijn gemaakt. 10 Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017
Rijkspasdienst 3. Rijkspasdienst Productnummer Kwaliteit Voorwaarden Onbekend Het uitgeven, beheren en innemen van de Rijkspassen als fysieke pas. De onderliggende functionaliteiten van het pasje behoren niet tot de dienst Rijkspas zoals Fysieke Toegang, Follow Me Printing en Logische Toegang. Deze dienst is continu beschikbaar, met als aansluitvoorwaarde dat de klant is aangesloten op het G-CMS en binnen het verzorgingsgebied valt. De Rijkspas wordt niet alleen op de bestuursdepartementen te Den Haag uitgegeven maar mogelijk ook bij de (uitvoerings)diensten of agentschappen welke een verzorgingsgebied buiten Den Haag kennen. De bijzondere situatie kan zich voordoen dat meerdere LMFO partners de dienst rijkspasdienstverlening voor hetzelfde departement uitvoeren. Hetgeen de samenwerking tussen de LFMO partners en uniformiteit voor deze dienst nog wenselijker maakt. De Rijkspas is gebonden aan een interdepartementaal afgesproken normenkader, waaraan de Rijkspas bij de initiële aansluiting en bij een jaarlijkse herhalingsaudit wordt getoetst. Tijdens de openingsuren van de servicebalie worden de gebruikers direct geholpen. De dienst wordt eenmalig aangevraagd door het departement bij één van de concerndienstverleners. Als de gebruiker in meerdere (rijks)verzorgingsgebieden werkt dient de (rijkspas)verantwoordelijkheid door de concerndienstverleners onderling afgestemd te worden. Voorwaarde is de conversie van het eigen CMS naar het generieke CMS. Aanvullende Producten- en Dienstencatalogus 2017 11
Dit is een uitgave van FMHaaglanden November 2016 Publicatienr: 96725