Titel : Datum : Oktober 2006 Wij, als verwarmingsadviseur, komen het maar al te vaak tegen: Een kerkwelgezinde medewerker van een installatiebedrijf biedt aan om de verwarming voor de kerk te bouwen. Vaak zelfs tegen een gereduceerd tariefje. Of hij biedt aan om de verwarming te maken voor de nieuwe kerk met de belofte dat elke verwarming verwarmd. Of de kerk geeft opdracht op de uitgebrachte offerte een nieuw verwarmingssysteem te plaatsen. De gevolgen zijn vaak hetzelfde. Het afgesproken budget voor de bouw, verbouwing of de aanpassing wordt ruim overschreden doordat de installateur meerwerk claimt omdat hij iets niet had meegenomen in zijn begroting. Of, als de installateur uiteindelijk de installatie heeft opgeleverd komen er klachten. Klachten over het te koud zijn of niet op temperatuur komen van de kerk, klachten van de organist omdat het orgel hard aftakelt, vochtplekken en schimmel achter het orgel, orgels die snel vals klinken, lange opwarmtijden, hoog energiegebruik, geluidsoverlast en wat al niet meer voor nare bijwerkingen er zijn. Tot overmaat van ramp is de installateur vertrokken en stuurt voor ieder bezoek nog eens een rekening waarbij hij geen garantie geeft dat het uiteindelijk toch nog goed komt. Het resultaat is vaak een zwaar gefrustreerde kerkrentmeesters die ruzie heeft met z n even zwaar gefrustreerde installateur en kerkbezoekers. Het gevolg is dat één van beide of beide de (kerk)deur met een doffe dreun achter zich dicht gooien om nooit meer weer te komen. En dan te bedenken dat veel verrassingen voorkomen kunnen worden. In dit artikel willen wij de kerkrentmeester aangeven hoe hij verantwoord een verbouwing, nieuwbouw, renovatie of aanpassing op het gebied van de verwarming zowel financieel als technisch in de hand kan houden. Het ontwerpen van een verwarming van een kerk is een specialisme. Het is niet te vergelijken met de verwarming van een woning of een kantoorgebouw. Ook het verwarmen van een bedrijfshal gaat elke vergelijking te buiten. Elke kerk heeft door haar specifieke eisen, wensen en constructie een streng eisenpakket. Niet iedereen heeft verstand van het verwarmen van kerken. Daar heeft u een specialist voor nodig. In onze praktijk komen we regelmatig partijen tegen die een historische kerk willen verwarmen alsof het een woning of kantoor is. Helaas vertrekken deze meestal uit het gezichtsveld zodra de kerk in gebruik wordt genomen en blijft de kerkrentmeester achter met de problemen. Pagina 1 van 5
Om nu te beginnen adviseren wij het College van Kerkrentmeesters steeds weer duidelijk en eenduidig en schriftelijk vast te leggen welke eisen zij heeft en op welke uitgangspunten er gerekend moet worden. Door dit schriftelijk vast te leggen en aan uitvoerende partijen mee te geven worden zij immers deelgenoot van deze eisen en kunnen nooit zeggen: Daar wist ik niets van af. Het lag immers al vast voordat zij in beeld kwamen. Hierbij maakt het niet uit of het gaat om het vervangen van de cv-ketel of dat er een compleet nieuwe kerk gebouwd moet worden. Voor alles, eerst vastleggen wat uw eisen zijn. Het document dat hiervoor wordt gebruikt wordt in de bouwwereld het Programma van Eisen genoemd. Dit is het belangrijkste document waarop alle (ver)bouwactiviteiten zijn gebaseerd. In het Programma van Eisen (PvE) leggen wij voor de verwarming van de kerk een aantal zaken vast. Om een indicatie te geven adviseren wij om minimaal het volgende vast te leggen: De temperatuur van de afzonderlijke ruimten tijdens het gebruik en tijdens het niet in gebruik zijn; De minimale en maximale relatieve vochtigheid die de kunstwerken en het kerkorgel eisen; Het maximale en minimale verloop per uur in temperatuur en vocht (zeker van belang bij historische kerkorgels); De temperatuurgradiënt (het verloop van de temperatuur in de hoogte van de kerk); De maximaal toelaatbare geluidsdruk; De maximaal toelaatbare hoeveelheid kooldioxide. Daarnaast moeten de uitgangspunten vastgelegd worden zoals: De ontwerpbuitentemperatuur en ontwerpbuitenvochtigheid; Het maximaal aantal kerkbezoekers (gebaseerd op de gebruiksvergunning); Het gemiddelde gebruikspatroon; De vorm van de kerk en de opbouw van de gevels en ramen (enkel glas, al of niet met voorzetramen, isolatie van de gevels of de koepel); Aantal diensten per zondag; Gelijktijdigheid met de nevenruimten. Zodra u met elkaar eens bent het Programma van Eisen is ingevuld of hebt laten invullen kunt u, afhankelijk van de situatie, beginnen met de volgende stap. Wat moet er gaan gebeuren? Als u een nieuwe kerk bouwt is het verstandig eerst een plan te maken of te laten maken. Hoe ziet de installatie er uit en past dit binnen het idee van het College. Iedereen heeft wel een idee hoe een installatie er in de kerk uit moet zien. In een historische kerk willen we geen installaties hebben die in het zicht zitten. Of installatie die een grote invloed hebben op het historisch aanblik van de kerkzaal. Met andere Pagina 2 van 5
woorden, de installatie moet passen in het beeld van de kerk. Daarnaast moet het ontwerp uiteraard wel functioneren. Bij een aanpassing van de installatie of de vervanging van installatiecomponenten kunt u ook zaken meenemen waar al jaren over geklaagd wordt. Misschien kan een probleem voor hetzelfde geld meegenomen worden in de vervanging van de componenten. Er moet toch een en ander aangepast worden. Zoals iedereen hebben wij de onnavolgbare behoefte zo goed en goedkoop mogelijk in te kopen. Dat kan alleen maar als we zaken onderling met elkaar kunnen vergelijken. Zo is het ook met installaties. Als we nu eenduidig vastleggen wat we willen kopen dan kunnen we dit bij diverse leveranciers neerleggen. Het resultaat is een vergelijkbare prijs. Het document dat hiervoor gebruikt wordt heeft meerdere benamingen. Deze hebben een relatie met de omvang van de werkzaamheden. Namen die gebruikt worden zijn bestek (bij een renovatie of nieuwbouw) of werkomschrijving (bij een vervanging of reparatie). Het doel echter is steeds hetzelfde. Ze omschrijven wat er verwacht wordt van de uitvoerende partij, wat de uitgangspunten zijn en aan welke spelregels de uitvoerende zich moet houden. Het is zogezegd een contractstuk. Afspraken liggen hierin vast. Om enkele voorbeelden te geven: Wanneer dienen de werkzaamheden uitgevoerd te worden, vanaf hoe laat tot hoe laat; Wanneer kan gestart worden met de werkzaamheden; Wanneer moeten de werkzaamheden zijn afgerond; Wat moet de uitvoerende partij leveren en wat wordt bijvoorbeeld door gemeenteleden gedaan; Wanneer mag de uitvoerende partij declareren en welk deel van zijn offerte; Hoelang gaat de garantieperiode duren en wanneer gaat deze in; Wie is aanspreekpunt voor de uitvoerende partij; Wat moet er geregeld worden qua verzekeringen; Hoe en wanneer wordt er betaald; Hoe om te gaan met meer en minderwerken; Welke sancties staan er bij het te laat opleveren van de installatie. Door al deze zaken nauwkeurig vast te leggen hoeft niemand te zeggen: Ik wist dat niet. Dat het eenduidig vastleggen van allerlei zaken een kunst en vak op zich is moge duidelijk zijn. Maar het is nog altijd vele male beter om iets vast te hebben liggen dan helemaal niets. Immers, u kunt nog ergens op terugvallen. Bij het verstrekken van de opdracht adviseren wij dan ook op opdracht te geven op basis van uw eigen aanvraag en documenten. We komen het zo vaak tegen. Een installateur heeft een offerte gemaakt. Het College geeft opdracht (op basis van de offerte van de installateur) en deze is iets vergeten. De installateur maakt nog een offerte en ineens Pagina 3 van 5
is de installatie 50% duurder. Immers, volgens zijn eigen verkoopvoorwaarden kan een installateur dit zomaar doen. Als u uw eigen voorwaarden neerlegt, en opdracht verstrekt op basis van uw eigen voorwaarden, kan een proces in de hand gehouden worden. Zoals we zojuist vertelden is de installatie in een kerk een specialisme. Er zijn in Nederland een aantal specialisten die u uitstekend kunnen assisteren. U kunt daar zonder al te veel kosten gebruik van maken. En daar komt nog bij dat deze adviseurs zichzelf meer dan terugverdienen. Pagina 4 van 5
Pagina 5 van 5