Infofiche over het systeem WERKKAPITAAL Informatie over wat je moet weten over het systeem werkkapitaal Onafhankelijk Leven vzw - 7/11/2013
Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding... 3 2. Wat krijg je bij de start van PAB gestort?... 4 3. Restbudget volledig ontvangen, wat nu?... 9 4. Overgang tussen 2 kalenderjaren... 11 5. Belangrijke weetjes over werkkapitaal... 13 6. Aandachtspunten bij beheer van jouw PAB... 14 7. Contact Onafhankelijk Leven... 15 Hoofdzetel Onafhankelijk Leven... 15 Advieslijn PAB/PGB Onafhankelijk Leven... 15 PAB Coachen... 16
1. Inleiding In deze infofiche over het systeem werkkapitaal kan je lezen op welke manier jouw PAB gestort wordt, hoe je er voor kan zorgen dat je steeds voldoende PAB op de rekening hebt staan en hoe je de jaarovergang zo vlot mogelijk laat verlopen. Bij vragen over deze infofiche kan je steeds terecht bij de Advieslijn van Onafhankelijk Leven of kan een PAB-coach bij jou langs komen om deze infofiche toe te lichten.
2. Wat krijg je bij de start van PAB gestort? Het jaarbudget waar je recht op hebt wordt niet in één keer volledig gestort. Het jaarbudget wordt opgesplitst in 2 delen: o o Jouw werkkapitaal: bij het starten met PAB bedraagt dit eenmalig 5/12 de van het te besteden jaarbudget. Hiermee kan je aan de slag voor de eerste maanden van het jaar om jouw assistentie te betalen. Jouw restbudget: bij het starten met PAB bedraagt dit eenmalig 7/12 de van jouw jaarbudget. Dit blijft voorlopig bij het VAPH. We noemen dit het restbudget. Het restbudget zal verminderen naargelang je kostenstaten indient. Want: het totaal van een ingediende kostenstaat is het bedrag dat het VAPH zal aanzuiveren vanuit dit restbudget. Voorbeeld: jouw toegekende budget per jaar is 24.000 euro. 5/12 de van 24.000 euro is 10.000 euro ( = werkkapitaal) 7/12 de van 24.000 euro is 14.000 euro (= restbudget) Aantal kostenstaten per jaar In het systeem werkkapitaal kunnen maximum 6 kostenstaten opgemaakt worden. Het VAPH legt geen datum meer op wanneer deze binnen moet zijn, wanneer je deze opmaakt kies je zelf. Deze keuze moet wel heel bewust gemaakt worden in functie van de te verwachten kosten. Verder in deze infofiche kan je tips vinden hoe je de keuze kan maken.
Wanneer dien ik een kostenstaat in? In het systeem werkkapitaal heb je zelf de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je niet zonder PAB-geld op je zichtrekening komt. Daarom is het belangrijk om tijdig een kostenstaat in te dienen. Belangrijk om altijd in het achterhoofd te houden: je moet maximum 30 werkdagen wachten op de bijstorting na het opsturen van de kostenstaat! Voorbeeld: Werkkapitaal is 10.000 euro, je gebruikt maandelijks 2.500 euro. Dit wil zeggen dat je na 3 maanden 7.500 euro hebt uitgegeven en nog 2.500 euro op de rekening hebt staan (= goed om nog 1 maand de kosten te kunnen betalen). Om zeker te zijn dat je niet op 0 euro komt te staan op de PAB rekening is het aan te raden in het begin van de derde maand ( = als je nog 5.000 euro op de rekening hebt staan) een kostenstaat op te sturen van 5.000 euro. Zodat je ten laatste bij het begin van de vierde maand de bijstorting hebt gekregen van het VAPH. Zo kan je opnieuw voor enkele maanden verder met het geld dat nog op de rekening staat + 5000 euro die je van het VAPH aangezuiverd krijgt.
Indien je zou wachten tot eind april (op het moment dat je op 0 euro zou staan) om de kostenstaat op te sturen, ga je pas eind mei opnieuw geld hebben. Maar facturen blijven wel komen in de loop van mei en assistenten en diensten wachten niet graag op hun geld. Opmaak en controle van de kostenstaat Het principe van een kostenstaat is hetzelfde gebleven: je maakt een opsomming van de kosten (en eventuele creditnota s of terugbetalingen) die je hebt gemaakt over een bepaalde periode. Je voegt hierbij een kopie van de gevraagde bewijzen toe en bezorgt deze per post of per mail (bij voorkeur) aan de PAB-cel. Op onze website kan je een kostenstaat-formulier downloaden. Het totaal dat je onderaan de kostenstaat uitkomt is het bedrag dat het VAPH zal aanzuiveren met de 7/12 de die nog opzij staan bij het VAPH. Deze aanzuivering van jouw PAB zal binnen de 30 kalenderdagen gebeuren. In deze 30 kalenderdagen zal jouw dossierbeheerder nakijken of de kostenstaat op een correcte manier is opgemaakt en alle nodige bewijzen aanwezig zijn. Indien dit zo is, mag je binnen 30 kalenderdagen na het opsturen van de kostenstaat een storting verwachten van het VAPH.
In de bankmededeling van de bijstortingen kan je zien hoeveel budget van het lopende kalenderjaar je nog kan spenderen na de bijstorting die op dat moment werd gedaan. Voorbeeld: Jaarbudget is 24.000 euro Je dient een kostenstaat in van 5.000 euro. In bankmededeling zal je kunnen zien staan: REST PAB 19.000 euro Er is dus nog 19.000 euro dat je kan uitgeven aan assistentie-kosten. PAB-cel heeft een opmerking over jouw ingediende kostenstaat, wat dan? Indien jouw dossierbeheerder opmerkingen heeft of bepaalde zaken onduidelijk zijn op de kostenstaat, zal de dossierbeheerder jou telefonisch, via e-mail of brief contacteren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een bewijs dat ontbreekt en dit bewijs is nodig om de kostenstaat volledig te kunnen controleren. Indien het gaat over ontbrekende bewijsstukken zijn twee opties mogelijk, altijd in samenspraak met jouw dossierbeheerder. OPTIE 1: Indien je binnen de 2 weken het ontbrekende bewijs kan bezorgen aan jouw dossierbeheerder en op die manier dus alle nodige bewijzen aanwezig zijn, kan het VAPH dan ook ineens de volledige aanzuivering doen.
OPTIE 2: De som van kosten waarvoor de bewijzen ontbreken wordt afgetrokken van de totale uitkomst op de kostenstaat en wordt bij een volgende bijstorting meegerekend. Bijvoorbeeld: Je stuurde een kostenstaat op met een totaal van 3.000 euro op 30 april 2013. Jouw dossierbeheerder belt jou op dat ze één bewijs (bijvoorbeeld een factuur van het interimkantoor) ter waarde van 900 euro niet heeft ontvangen. Je spreekt af dat je het bewijs zal opsturen, maar voor de bijstorting van deze kostenstaat zal er voorlopig maar 2.100 euro worden aangezuiverd op de PAB-rekening. Als je dan enkele maanden later een andere kostenstaat opstuurt met een totaal van 4.000 euro en alle bewijzen aanwezig zijn, zal je deze 4.000 euro + de 900 euro van de vorige kostenstaat bijgestort krijgen.
3. Restbudget volledig ontvangen, wat nu? Zoals hierboven beschreven, zullen de bijstortingen die je krijgt van het VAPH het bedrag zijn van de kostenstaat die je hebt ingediend. Er komt een moment in het jaar dat je niet meer het volledige bedrag zal bijgestort krijgen. Dit moment is er als het VAPH de 7/12 de volledig heeft gebruikt om bijstortingen te doen. Voorbeeld: Jaarbudget is 24.000 euro, in begin van het jaar heb je de 5/12 de ontvangen ( = 10.000 euro) en stond er 7/12 de (= 14.000 euro restbudget) ter beschikking bij het VAPH. Je hebt in de loop van 2013 3 kostenstaten ingediend: Kostenstaat 1 met een bedrag van 5.000 euro Kostenstaat 2 met een bedrag van 5.000 euro Kostenstaat 3 met een bedrag van 5.000 euro Als de 3 kostenstaten worden opgeteld, komen we aan 15.000 euro, maar het VAPH heeft maar 14.000 euro restbudget voor jou ter beschikking. Dit wil zeggen dat na het indienen van de derde kostenstaat 4.000 euro wordt bijgestort. De resterende 1.000 euro wordt in wacht gezet bij het VAPH. Wat betekent in wacht? In wacht betekent dat het VAPH de 1.000 euro wel aanvaardt als kost, maar deze pas bij het begin van het volgende jaar zal bijgestort worden op de rekening. Dit bedrag in wacht vormt op die manier de basis (werkkapitaal) waarmee je het volgende jaar kan starten. Het bedrag in wacht zal in de eerste week van januari 2014 gestort worden.
Je kan dit ook zien in het jaaroverzicht: Wat zien we in dit overzicht? 1. Jaarbudget is 24.000 euro (zie rode pijl) 2. Na het indienen van 3 kostenstaat zie je onderaan in de kolom stortingen VAPH 24.000 euro staan. (zie rode pijl). Dit betekent dat het VAPH jou alles heeft gestort waar je recht op hebt voor 2013. (5/12 de + 7/12 de ) Indien het VAPH de 3 de kostenstaat volledig zou storten zou dit betekenen dat ze jou meer PAB zouden geven dan dat je recht op hebt, maar dat doen ze dus niet. Daarom dat er 1.000 euro in wacht wordt gezet (zie paarse pijl) en dat dit de basis zal zijn van de eerste storting in januari 2014 en zullen gebruiken van jouw jaarbudget van 2014. 3. Het feit dat de derde kostenstaat niet volledig wordt gestort, betekent niet dat je geen PAB-geld meer hebt op de rekening. Want je hebt nog maar 15.000 euro gebruikt (zie groene pijl).
Op deze manier komen ze dan ook aan de 9.000 euro die je dit jaar nog kan spenderen (en ook op de rekening hebt staan: 24.000 euro 15.000 euro= 9.000 euro (zie oranje pijlen) 4. Overgang tussen 2 kalenderjaren Het is belangrijk om er zelf voor te zorgen dat je bij het begin van een nieuw kalenderjaar voldoende budget hebt om de kosten van de eerste maanden van 2014 te kunnen betalen: dit doe je door voldoende wachtbudget op te bouwen. Hier kan je voor zorgen door ten laatste tegen 30/11/2013 een kostenstaat in te dienen zodat het VAPH in januari het bedrag van deze kostenstaat (en eventueel eerdere bedragen in wacht) kan bijstorten. Deze storting komt uit het jaarbudget dat voor jou voorzien is in 2014. Voorbeeld: In het overzicht zie je dat er 7.000 euro in wacht staat (zie blauwe pijl). Deze 7.000 euro zal je begin januari gestort krijgen. Laatste kostenstaat van 2013 indienen voor 1 maart 2014
Voor 1 maart 2014 moet een laatste kostenstaat binnen over de kosten van 2013 die op nog geen enkele kostenstaat eerder vermeld zijn. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het loon en RSZ van december. Krijg je na 1 maart 2014 nog facturen of creditnota s (bijvoorbeeld de afrekening van de arbeidsongevallenverzekering) die gaan over 2013, stuur je hiervoor nog een aparte kostenstaat op naar de PAB-cel. Na het indienen van de 5 de en laatste kostenstaat van 2013, zie je dat niet het volledige jaarbudget is opgebruikt. In het voorbeeld heeft de budgethouder 23.000 euro gebruikt, 1.000 euro staat nog op de rekening. Deze 1.000 euro wordt overgedragen naar 2014. Let op: de 1.000 euro overschot van 2013 komt niet bovenop het jaarbudget: het jaarbudget 2014 bedraagt geen 25.000 euro omdat je 1.000 euro overdraagt! Ook in 2014 blijft jouw jaarbudget 24.000 euro.
5. Belangrijke weetjes over werkkapitaal Eenmalig 5/12 de bij de start van PAB of start van het systeem werkkapitaal Bij de overschakeling naar het systeem werkkapitaal (januari 2013) of bij de opstart van je PAB heb je 5/12 de werkkapitaal gestort gekregen van het VAPH. Dit was eenmalig. In januari 2014 zal je geen 5/12 de werkkapitaal gestort worden, maar krijg je gestort wat je zelf in wacht hebt opgebouwd. (zie punt 4: Overgang tussen 2 kalenderjaren) Kosten blijven jaar gebonden Alle kosten van het lopende jaar moeten betaald worden met het budget van het desbetreffende jaar. Bijvoorbeeld RSZ-factuur van de maand december moet met budget van 2013 betaald worden en vermeld worden op de laatste kostenstaat van 2013, ook al komt deze factuur in de loop van 2014. Doornummeren op kostenstaat Alle kosten op de kostenstaat moeten doorgenummerd worden. Wanneer bijvoorbeeld het laatste bewijsstuk van de eerste kostenstaat het nummer 14 kreeg, zal het eerste bewijsstuk op de tweede kostenstaat het nummer 15 krijgen. Bij aanvang van een nieuw kalenderjaar dien je de nummering opnieuw te beginnen met 1. Kostenstaat op elk moment van de maand Je hoeft niet te wachten tot het einde van een maand om een kostenstaat op te sturen. Dit kan op om het even welk moment in de maand. Inbrengen telefoonkosten budgethouder In de PAB-richtlijnen is het volgende te lezen over het indienen van telefoonkosten die je als budgethouder hebt: U moet soms als werkgever/opdrachtgever telefoneren. Deze telefoonkosten (en dus niet abonnementskosten) kunt u met het PAB betalen. Opgelet: De telefoonkost mag maximum 17 euro per maand of maximum 204 euro op jaarbasis bedragen. U bewaart thuis: een (gedetailleerde) factuur of een betalingsbewijs van uw gsm-kaart. Het is dus mogelijk dat je meer dan 17 euro per maand indient, zolang je op het einde van het jaar de 204 euro niet overschrijdt. Restbudget niet volledig gekregen? Als je op het einde van het jaar een deel van de 7/12 de (restbudget) niet hebt gekregen, is dit niet overdraagbaar naar het volgende jaar Het jaarbudget blijft altijd gelijk.
6. Aandachtspunten bij beheer van jouw PAB Vermits je er altijd zelf voor moet zorgen dat je nog genoeg reserves op je PAB-rekening hebt staan, is het plannen van je uitgaven net zo belangrijk als het plannen van je kostenstaten. Je zal beide op mekaar moeten afstemmen om optimaal van je budget gebruik te kunnen maken. - Dienstencheques bestellen De aankoop van een groot bedrag dienstencheques plan je best nadat je een bijstorting hebt gehad. Of net andersom: je hebt nog genoeg budget op je rekening, maar binnenkort verwacht je nóg een grote uitgave? Koop ze dan vlak voor je een kostenstaat indient, zodat je deze uitgave óók nog mee kan nemen voor je volgende bijstorting! - Vakantiegeld voor de assistent(en) via sociaal secretariaat Moet je vakantiegeld uitbetalen? Als werkgever (via een sociaal secretariaat) weet je dat je in mei of juni deze bijkomende kost zal hebben. Dan plan je dit best op voorhand in, want deze maand zal je bijna het dubbele van je normale loonkost moeten uitgeven. - Assistentie via interim Zijn je assistenten in dienst via een interim-kantoor en zijn het zeer wisselende uren? Dan zorg je best voor voldoende reserve. Heb je vooral contracten met vaste uren? Dan weet je dat je een bijna vast bedrag per maand moet voorzien. - Eenmalige uitgaven Voorzie je een jobstudent tijdens de vakantieperiode van je vaste assistent? Of wil je samen met je assistent op reis? In december geef je misschien wel een geschenkencheque of premie? Het zijn allemaal voorbeelden van eenmalige uitgaven die je op voorhand kent. Hou hier rekening mee en dien zo nodig de maand ervoor nog een kostenstaat in.
7. Contact Onafhankelijk Leven Hoofdzetel Onafhankelijk Leven Groot Begijnhof 31 9040 Sint-Amandsberg Tel: 09/ 324 38 77 Fax: 09/324 38 79 info@onafhankelijkleven.be www.onafhankelijkleven.be www.assistentie.net Advieslijn PAB/PGB Onafhankelijk Leven De advieslijn van Onafhankelijk Leven is bereikbaar op werkdagen van 9-12u en 13-16u, op vrijdag van 9-12u. Dit kan op het rechtstreeks nummer 09/395 55 10. Je kan terecht bij de advieslijn voor gratis advies op al jouw vragen rond PAB en PGB. Je kan de advieslijn ook via e-mail contacteren door een mailtje te sturen naar advies@onafhankelijkleven.be. Advieslijn PAB/PGB: 09 395 55 10 Advieslijn hulpmiddelen: 09 395 55 20 advies@onafhankelijkleven.be
PAB Coachen Coaching is een meerwaarde voor jouw PAB. Het is een advies op maat van je budget en de coach kan je ook adviseren over het systeem werkkapitaal. De coach is professioneel, ervaringsdeskundig en beschikt over een grondige kennis van PAB/ PGB, arbeidswetgeving, VAPH, enz. Wil je meer info? Contacteer onze advieslijn en zij helpen je verder. BESCHIKBARE INFOMAPPEN Raadpleeg onze website http://www.onafhankelijkleven.be/publicaties/ voor alle infomappen. Deze mappen behandelen grondig alle thema s voor een goed beheer van jouw PAB.