INFOMAP voor OVERGANG naar WERKKAPITAAL. Handleiding voor omschakeling naar het systeem werkkapitaal

Transcriptie

1 INFOMAP voor OVERGANG naar WERKKAPITAAL Handleiding voor omschakeling naar het systeem werkkapitaal Onafhankelijk Leven vzw - 11/01/2013

2 Inhoudsopgave Inleiding 1. Wat is werkkapitaal? 2. Wat is nieuw in het systeem werkkapitaal? 3. Restkapitaal ook volledig ontvangen van VAPH, wat nu? 4. Overgang tussen twee kalenderjaren 5. Belangrijke weetjes over het werkkapitaal 6. Wat blijft onveranderd in het werkkapitaal? 7. Contact Onafhankelijk Leven 8. Bijlage: overzichtstabel aanvullend bij kostenstaat

3 Inleiding Sinds 1 januari 2013 is het VAPH gestart met het PAB als jouw werkkapitaal. In deze infofiche willen we je de principes van dit systeem toelichten en duidelijk maken hoe je vanaf 1 januari 2013 PAB krijgt van het VAPH.

4 1. Wat is werkkapitaal? Het PAB-jaarbudget waar je jaarlijks recht op hebt, blijft behouden. Het is de manier waarop je dit PAB-budget gestort zal krijgen, dat is veranderd. Het VAPH stort in januari /12 de van dit toegekende budget op jouw PAB-rekening. Deze 5/12 de worden jouw werkkapitaal genoemd. Hiermee kan je aan de slag voor de eerste maanden van het jaar om jouw assistentie te betalen. De resterende 7/12 de van jouw jaarbudget blijven voorlopig bij het VAPH. We noemen dit het restbudget. Bijvoorbeeld: jouw toegekende budget per jaar is euro. 5/12 de van euro is euro ( = werkkapitaal) 7/12 de van euro is euro (= restbudget)

5 2. Wat is nieuw in het systeem werkkapitaal? Hieronder kan je lezen wat er nieuw is in het systeem werkkapitaal. Je zal dan ook hieruit de verschillen met het oude systeem van voorschotten kunnen lezen. 2.1 Geen kwartalen meer In het systeem werkkapitaal wordt het jaar niet meer opgedeeld in 4 kwartalen. 2.2 Geen kwartaalvoorschotten meer Je zal geen voorschot meer ontvangen per kwartaal en je moet ook geen kostenstaat meer maken per kwartaal. Wanneer krijg je dan het PAB-geld voor 2013 van het VAPH? In het begin van 2013 ontvang je de 5/12 de van jouw jaarbudget waarmee je de eerste maanden kan starten. Dit noemen we uw werkkapitaal en dat is een eenmalige storting in Wanneer krijg je een nieuwe storting van het VAPH? Je krijgt pas nieuw geld (een deel van de 7/12 de die nog bij het VAPH ligt) gestort op het moment dat jij een kostenstaat opstuurt naar de PAB-cel. 2.3 Aantal kostenstaten per jaar In het systeem werkkapitaal kunnen er minimum 1 en maximum 6 kostenstaten opgemaakt worden. Het VAPH legt geen datum meer op wanneer deze binnen moet zijn, wanneer je deze opmaakt kies je zelf. Deze keuze moet wel heel bewust gemaakt worden in functie van de te verwachten kosten. Opmaak en controle van de kostenstaat Het principe van een kostenstaat is hetzelfde gebleven: je maakt een opsomming van de kosten (en eventuele creditnota s of terugbetalingen) die je hebt gemaakt over een bepaalde periode. Je voegt hierbij de gevraagde bewijzen toe en bezorgt deze per post of per mail aan de PAB-cel. Het totaal dat je onderaan de kostenstaat uitkomt is het bedrag dat het VAPH zal aanzuiveren met de 7/12 de die nog opzij staan bij het VAPH. Deze aanzuivering van jouw PAB zal binnen de 30 kalenderdagen gebeuren. In deze 30 kalenderdagen zal jouw dossierbeheerder nakijken of de kostenstaat op een correcte manier is opgemaakt en alle nodige bewijzen aanwezig zijn.

6 Indien dit zo is, mag je binnen 30 kalenderdagen na het opsturen van de kostenstaat een storting verwachten van het VAPH. In de bankmededeling van de bijstortingen zal je kunnen zien hoeveel je in totaal nog kan besteden na de storting waarover de mededeling gaat. PAB-cel heeft een opmerking over jouw ingediende kostenstaat, wat dan? Indien jouw dossierbeheerder opmerkingen heeft of bepaalde zaken onduidelijk zijn op de kostenstaat, zal de dossierbeheerder jou telefonisch, via of brief contacteren. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een bewijs dat ontbreekt en dit bewijs is nodig om de kostenstaat volledig te kunnen controleren. Indien het gaat over ontbrekende bewijsstukken zijn twee opties mogelijk, in samenspraak met jouw dossierbeheerder. OPTIE 1: De som van kosten waarvoor de bewijzen ontbreken wordt afgetrokken van de totale uitkomst op de kostenstaat en wordt bij een volgende bijstorting meegerekend. Bijvoorbeeld: Je stuurde een kostenstaat op met een totaal van euro op 30 april Jouw dossierbeheerder belt jou op dat ze één bewijs (bijvoorbeeld een factuur van het interim-kantoor) ter waarde van 900 euro niet heeft ontvangen. Je spreekt af dat je het bewijs zal opsturen, maar voor de bijstorting van deze kostenstaat zal er voorlopig maar euro worden aangezuiverd op de PAB-rekening.

7 Als je dan enkele maanden later een andere kostenstaat opstuurt met een totaal van euro en alle bewijzen aanwezig zijn, zal je deze euro + de 900 euro van de vorige kostenstaat bijgestort krijgen. OPTIE 2: Indien je snel het ontbrekende bewijs kan bezorgen aan jouw dossierbeheerder en op die manier dus alle nodige bewijzen aanwezig zijn, kan het VAPH dan ook ineens de volledige aanzuivering doen. Wanneer dien ik een kostenstaat in? In het systeem werkkapitaal heb je zelf de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je niet zonder PAB-geld op je zichtrekening komt. Dit vermijd je door er voor te zorgen dat je steeds genoeg geld hebt staan op de PAB-rekening. Daarom is het belangrijk om tijdig een kostenstaat in te dienen. Belangrijk om altijd in het achterhoofd te houden: je moet maximum 30 werkdagen wachten op nieuw geld na het opsturen van de kostenstaat! Voorbeeld: Werkkapitaal is euro, je gebruikt maandelijks euro. Dit wil zeggen dat je na 3 maanden al euro hebt uitgegeven en nog euro op de rekening hebt staan (= goed om nog 1 maand de kosten te kunnen betalen). Om zeker te zijn dat je niet op 0 euro komt te staan op de PAB rekening is het aan te raden in het begin van de derde maand ( = als je nog euro op de rekening hebt staan) een kostenstaat op te sturen van euro. Zodat je ten laatste bij het begin van de vierde maand de bijstorting hebt gekregen van het VAPH. Zo kan je opnieuw voor enkele maanden verder met het geld dat nog op de rekening staat euro die je van het VAPH aangezuiverd krijgt. Indien je zou wachten tot eind april (op het moment dat je op 0 euro zou staan) om de kostenstaat op te sturen, ga je pas eind mei opnieuw geld hebben. Maar facturen blijven wel komen in de loop van mei en assistenten en diensten wachten niet graag op hun geld.

8 Aandachtspunten bij het beheer van jouw PAB: Vermits je er altijd zelf voor moet zorgen dat je nog genoeg reserves op je PAB-rekening hebt staan, is het plannen van je uitgaven net zo belangrijk als het plannen van je kostenstaten. Je zal beide op mekaar moeten afstemmen om optimaal van je budget gebruik te kunnen maken. - Dienstencheques bestellen De aankoop van een groot bedrag dienstencheques plan je best nadat je een bijstorting hebt gehad. Of net andersom: je hebt nog genoeg budget op je rekening, maar binnenkort verwacht je nóg een grote uitgave? Koop ze dan vlak voor je een kostenstaat indient, zodat je deze uitgave óók nog mee kan nemen voor je volgende bijstorting! - Vakantiegeld voor de assistent(en) via sociaal secretariaat Moet je vakantiegeld uitbetalen? Als werkgever (via een sociaal secretariaat) weet je dat je in mei of juni deze bijkomende kost zal hebben. Dan plan je dit best op voorhand in, want deze maand zal je bijna het dubbele van je normale loonkost moeten uitgeven. - Assistentie via interim Zijn je assistenten in dienst via een interim-kantoor en zijn het zeer wisselende uren? Dan zorg je best voor voldoende reserve. Heb je vooral contracten met vaste uren? Dan weet je dat je een bijna vast bedrag per maand moet voorzien. - Eenmalige uitgaven Voorzie je een jobstudent tijdens de vakantieperiode van je vaste assistent? Of wil je samen met je assistent op reis? In december geef je misschien wel een geschenkencheque of premie?

9 Het zijn allemaal voorbeelden van eenmalige uitgaven die je op voorhand kent. Hou hier rekening mee en dien zo nodig de maand ervoor nog een kostenstaat in. 2.4 Niet langer terugstortingen bij overschot PAB In het systeem werkkapitaal zal je geen jaarafrekeningen meer krijgen waarin gevraagd kan worden om een bedrag van een bepaald jaar terug te storten. Wel zal je een afrekening krijgen tussen 1 maart en 31 mei 2014 waarin een overzicht wordt gegeven van het totaal aan correct bewezen kosten in verhouding tot het toegekende jaarbudget waar je recht op hebt.

10 3. Restkapitaal ook volledig ontvangen van VAPH, wat nu? Zoals hierboven beschreven, zullen de bijstortingen die je krijgt van het VAPH na het indienen van de kostenstaat het bedrag zijn van op de kostenstaat. Er komt een moment in het jaar dat je niet meer het volledige bedrag zal bijgestort krijgen. Dit moment is er als het VAPH de 7/12 de volledig heeft gebruikt om bijstortingen te doen. Voorbeeld: Jaarbudget is euro, in begin van het jaar heb je de 5/12 de ontvangen ( = euro)en stond er 7/12 de (= euro restbudget) ter beschikking bij het VAPH. Je hebt in de loop van kostenstaten ingediend: Kostenstaat 1 met een bedrag van euro Kostenstaat 2 met een bedrag van euro Kostenstaat 3 met een bedrag van euro Als de 3 kostenstaten worden opgeteld, komen we aan euro, maar het VAPH heeft maar euro restbudget voor jou ter beschikking. Dit wil zeggen dat na het indienen van de derde kostenstaat euro wordt bijgestort. De resterende euro wordt in wacht gezet bij het VAPH. Wat betekent in wacht? In wacht betekent dat het VAPH de euro wel aanvaardt als kost, maar deze pas bij het begin van het volgende jaar zal bijgestort worden op de rekening. Dit bedrag in wacht vormt op die manier de basis (werkkapitaal) waarmee je het volgende jaar kan starten. Het bedrag in wacht zal in de eerste week van januari 2014 gestort worden. Op het moment dat de 7/12 de volledig is gestort door het VAPH heeft het geen zin meer om nog kostenstaten op te sturen omdat je geen bijstortingen meer zal ontvangen en zullen de totalen van deze kostenstaten allemaal in wacht komen te staan.

11 4. Overgang tussen twee kalenderjaren Het is belangrijk om er zelf voor te zorgen dat je bij het begin van een nieuw kalenderjaar voldoende budget hebt om de kosten van de eerste maanden van 2014 te kunnen betalen: dit doe je door voldoende wachtbudget op te bouwen. Hier kan je voor zorgen door ten laatste tegen 30/11/2013 een kostenstaat in te dienen zodat het VAPH in januari het bedrag van deze kostenstaat kan bijstorten door gebruik te maken van het jaarbudget voor Laatste kostenstaat van 2013 indienen voor 1 maart 2014 Voor 1 maart 2014 moet een laatste kostenstaat binnen over de kosten van 2013 die op nog geen enkele kostenstaat eerder vermeld zijn. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het loon en RSZ van december, de afrekening van de arbeidsongevallenverzekering, Indien je na 1 maart 2014 nog facturen of creditnota s verwacht, mag je met deze laatste kostenstaat wachten tot je deze documenten hebt. Breng je dossierbeheerder hiervan op de hoogte. Van zodra jouw dossierbeheerder deze ontvangen heeft, kan die een afrekening maken van het voorbije jaar, om zo een overzicht te geven van het gebruikte PAB.

12 5. Belangrijke weetjes over het werkkapitaal Restbudget niet volledig gekregen? Als je op het einde van het jaar een deel van de 7/12 de (restbudget) niet hebt gekregen, is dit niet overdraagbaar naar het volgende jaar Het jaarbudget blijft altijd gelijk. Spaarrekening PAB voor budgetoverschotten 2012 en eerder Om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen, laat het VAPH eenmalig toe om budgetoverschotten van 2012 (en eventueel eerdere jaren) tijdelijk op een spaarrekening storten die gekoppeld is aan de PAB rekening. Dit is niet verplicht door het VAPH, maar wij raden wel aan dit te doen om verwarring te vermijden. U dient dit rekeningnummer aan de PAB-cel mee te delen. Kostenstaat op elk moment van de maand Je hoeft niet te wachten tot het einde van een maand om kostenstaat op te sturen. Dit kan in het midden van een maand of op om het even welk moment in de maand. Inbrengen telefoonkosten budgethouder In de PAB-richtlijnen is het volgende te lezen over het indienen van telefoonkosten die je als budgethouder hebt: U moet soms als werkgever/opdrachtgever telefoneren. Deze telefoonkosten (en dus niet abonnementskosten) kunt u met het PAB betalen. Opgelet: De telefoonkost mag maximum 17 euro per maand bedragen. U bewaart thuis: een (gedetailleerde) factuur of een betalingsbewijs van uw gsm-kaart De PAB-cel liet ons hierover weten dat je op jaarbasis maximum 204 euro ( 17 euro x 12 maanden) mag ingeven bij de indirecte kosten. Het is dus mogelijk dat je meer dan 17 euro per maand indient, zolang je op het einde van het jaar de 204 euro niet overschrijdt. Geen aanvullingen meer op eerdere kostenstaten Gezien er geen kostenstaten meer per kwartaal opgemaakt worden, is het niet langer nodig om aanvullingen op eerder opgestuurde kostenstaten te maken. Hoe het was: creditnota s die je pas in juni kreeg over een periode van februari, moest je hierdoor een aanvulling maken op de kostenstaat van het eerste kwartaal omdat deze al binnen was bij het VAPH. Hoe het nu is dankzij het systeem werkkapitaal: de creditnota die je ontvangt in juni, voeg je toe aan de eerstkomende kostenstaat die je gepland hebt op te sturen.

13 6. Wat blijft onveranderd in het werkkapitaal? Kosten blijven jaargebonden Ook in het werkkapitaal moeten alle kosten van het lopende jaar betaald worden met het budget van het desbetreffende jaar. Bijvoorbeeld RSZ-factuur van de maand december moet met budget van 2013 betaald worden en vermeld worden op de laatste kostenstaat van 2013, ook al komt deze factuur in de loop van Onderscheid directe en indirecte kosten Ook in het werkkapitaal blijft het onderscheid bestaan tussen directe en indirecte kosten. Dit onderscheid blijft ook duidelijk op de kostenstaat te zien. Indirecte kosten blijven 5% van het totale jaar budget, de bewijzen van de indirecte kosten hou je thuis bij. Doornummeren op kostenstaat Ook in het werkkapitaal moet je doornummeren op de kostenstaat. Wanneer bijvoorbeeld het laatste bewijsstuk van de eerste kostenstaat het nummer 14 kreeg, zal het eerste bewijsstuk op de tweede kostenstaat het nummer 15 krijgen. Bij aanvang van een nieuw budgetjaar dien je de nummering opnieuw te beginnen met 1.

14 7. Contact ONAFHANKELIJK LEVEN Hoofdzetel Onafhankelijk Leven Groot Begijnhof 14 A 9040 Sint-Amandsberg Tel: 09/ (tijdens kantooruren) Fax: 09/ info@onafhankelijkleven.be Advieslijn PAB/PGB Onafhankelijk Leven Openingsuren: - Iedere werkdag: 9u-12u - Woensdag: 9u-17u Mail: advieslijn@onafhankelijkleven.be Website: ; PAB Coachen Coaching is een meerwaarde voor jouw PAB. Het is een advies op maat van je budget en de coach kan je ook adviseren over het systeem werkkapitaal. De coach is professioneel, ervaringsdeskundig en beschikt over een grondige kennis van PAB/ PGB, arbeidswetgeving, VAPH, enz. Wil je meer info? Contacteer onze advieslijn en zij helpen je verder. BESCHIKBARE INFOMAPPEN Raadpleeg onze website voor alle infomappen. Deze mappen behandelen grondig alle thema s voor een goed beheer van jouw PAB.

15 8. Bijlage: overzichtstabel aanvullend bij kostenstaat In bijlage een schema dat Onafhankelijk Leven heeft ontworpen om een duidelijk jaaroverzicht te hebben van het PAB. Je vult bij de start van het jaar jouw totale jaarbudget en jouw werkkapitaal in. Daarnaast bestaat het schema uit 3 grote kolommen: 1. Ingediende kosten In deze kolom schrijf je per kostenstaat dat je indient: - jouw totaal van directe kosten - jouw totaal van indirecte kosten - maak je een subtotaal van deze twee bedragen - vul je datum in van moment dat je kostenstaat hebt opgestuurd naar de PAB-cel 2. Stortingen VAPH Deze kolom vul je aan op het moment dat het VAPH jou een bijstorting doet naar aanleiding van het opsturen van een kostenstaat. Je schrijft hier: - bedrag dat VAPH gestort heeft - datum dat dit bedrag op jouw rekening staat 3. In wacht Deze kolom vul je in vanaf het moment dat je de 7/12 de (= restbudget) volledig gekregen hebt. (Zie hoofdstuk 3 in deze infofiche) Je schrijft hier: - bedrag dat in wacht is gezet tot datum: de datum wanneer dit bedrag wordt gestort in de loop van januari 2014 Onderaan het schema zie je nog staan: - Resterend budget: Dit is het budget dat je nog mag gebruiken na het indienen van de reeds gemaakte kosten. - Stand bankrekening: Dit geeft aan hoeveel er nog op je PAB-rekening staat en is een indicator om tijdig een kostenstaat in te dienen voor een volgende aanzuivering

16 Op onze website kan je in Excell een kostenstaatformulier downloaden waaraan het overzichtsblad is gekoppeld, zodat bedragen automatisch ingevuld en verrekend worden.