AUTHORINGSTOOL ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING

AUTHORINGSTOOL ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING

Bestek nr.: 1503 Bestuur: Opdracht: Howest Hogeschool West-Vlaanderen Publiekrechtelijke Hogeschool Marksesteenweg 58 8500 Kortrijk Ontwikkeling van een authoringstool. Wijze van gunning: De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Wijze van prijsbepaling: Globaal Indienen van de inschrijvingen: Hogeschool West-Vlaanderen Howest - Algemene Diensten Marksesteenweg 58 8500 Kortrijk uiterlijk op 20/03/2015 om 10.00 u 1

AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS A. DE ALGEMENE BEPALINGEN 1 Voorwerp en aard van de opdracht De onderhavige opdracht betreft de ontwikkeling van een authoringstool. Hiervoor wordt de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 4 /5 /7 ). 2 Duur van de overeenkomst De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De authoringstool moet worden afgeleverd tegen 30 juni 2015. 3 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Hogeschool West-Vlaanderen, vertegenwoordigd door: dhr. Patrick Schreurs, Financieel directeur Tel: 056/24 12 90 Patrick.Schreurs@howest.be Bijkomende inlichtingen inzake de procedure en de inhoudelijke aspecten kunnen worden opgevraagd bij: dhr. Joost Ingels Projectmedewerker DAE Research Howest Tel: 0471 645 377 Joost.ingels@howest.be 2

4 Informatiesessie Voor deze opdracht wordt geen informatiesessie voorzien. 5 Indienen en openen van de offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per aangetekend schrijven opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de uiterste datum en het uiterste uur voor het neerleggen van de offertes niet verstreken is. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het bestek de uiterste datum en het uur voor het indienen van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het woord "offerte" in de linkerbovenhoek op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: Hogeschool West-Vlaanderen UPHO Cel overheidsopdrachten Ter attentie van dhr. Patrick Schreurs Marksesteenweg 58 8500 Kortrijk De offertes moeten ten laatste op 20/03/2015 om 10.00u in het bezit zijn van de aanbestedende overheid. De opening van de offertes zal gebeuren achter gesloten deuren. In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten. 6 Leidende dienst leidend ambtenaar De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. 7 Beschrijving van de te presteren diensten De opdracht is het realiseren van een authoringstool zoals beschreven in het document projectbeschrijving in bijlage. 8 Documenten van toepassing op de opdracht 8.1 Wetgeving Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren 3

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes. 8.2 Opdrachtdocumenten Onderhavig bestek nr. 1503 De goedgekeurde BAFO van de opdrachtnemer. 9 Offertes 9.1 In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt in 1 exemplaar bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: de forfaitaire eenheidsprijs/forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW) de globale prijs/globale prijzen in letters en in cijfers (excl. BTW) het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW) het bedrag van de BTW het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW) de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) 9.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes. 4

9.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna) - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen 10 Prijzen 10.1 Prijzen Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn eenheidsprijs alle mogelijke kosten die op de leveringen/diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. 10.2 1Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. 11 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 5

12 Overzicht van de procedure Gunningscriteria 12.1 Overzicht van de procedures In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. De formeel en materieel regelmatige offertes zullen in een tweede fase op inhoudelijk vlak worden onderzocht door een evaluatiecommissie. Dit onderzoek zal gebeuren op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek en heeft tot doel een shortlist samen te stellen van inschrijvers waarmede onderhandelingen zullen worden gevoerd. Maximum drie inschrijvers zullen in de shortlist kunnen worden opgenomen. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een BAFO indienen. Na het afsluiten van de onderhandelingen, zullen de BAFO s worden getoetst aan de gunningscriteria. De inschrijver met de economisch voordeligste BAFO (dus deze die het best scoort op basis van de hieronder vermelde gunningscriteria) zal voor deze opdracht als opdrachtnemer worden aangeduid. 12.2 Regelmatigheid van de BAFO s De BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Enkel regelmatige BAFO s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria/aan het enig gunningscriterium "prijs". 12.3 Gunningscriteria De BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Enkel regelmatige BAFO s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. Lijst van de gunningscriteria Gunningscriterium 1: Prijs 40pt Gunningscriterium 2: Ervaring met games 30pt De onderneming toont aan dat ze expertise hebben met het ontwikkelen van mini-games zoals beschreven in de project beschrijving. De onderneming voorziet daarvoor een lijst met gerealiseerde projecten. Per project wordt de onderneming, de doelgroep, een korte beschrijving, de gebruikte technologie, de release datum, link, screenschot,... weergegeven. Gunningscriterium 3: Projectplanning 30pt De ontwikkeling van het project is voorzien voor de periode van 1 april tot 30 juni. Het project dient gerealiseerd te zijn ten laatste op 30 juni 2015. De onderneming stelt een overzichtelijk projectplan op. Het projectplan heeft een duidelijk weergave van wanneer welke taken worden ingepland en door wie en hoe die zullen gerealiseerd worden. 12.3.1 Eindquotatie De eindquotatie gebeurd door een jury van 4 personen. De jury is samengesteld met een afgevaardigde van elke projectpartner. De quotaties voor de 3 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd op basis van prijs. 6

gunningscriterium 2 zal worden geëvalueerd op basis van de lijst met gerealiseerde projecten die de onderneming kan voorleggen. gunningscriterium 3 zal worden geëvalueerd op basis van de volledigheid en de duidelijkheid van het projectplan. 13 Borgtocht Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist. 14 Opleveringen De oplevering gebeurt éénmalig na de afwerking van de authoringstool. De oplevering gebeurt ten laatste op 30 juni 2015. 15 Facturatie en betaling van de diensten De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Howest Tav de heer Patrick Schreurs Marksesteenweg 58 8500 Kortrijk Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van de het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. 16 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid. 17 Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk. De voertaal is het Nederlands. 7

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. 8

B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Projectbeschrijving. Met het project worden volgende deelproducten ontwikkeld: 1) authoringstool 2) minigame 1 (mollen game) 3) minigame 2 (info game) Het project wordt opgesplitst in 3 bestekken. - Bestek 1 omvat de authoringstool - Bestek 2 en minigame 2 (infogame) - Bestek 3 omvat minigame 1 (mollengame) Dit document beschrijft het volledige project. 1) Authoringstool Technologie van de authoringstool De authoringstool bestaat uit een website die gekoppeld is aan een database waarbij 3 verschillende users zich kunnen aanmelden: admin/instructeur/cursist. De authoringstool communiceert in beide richtingen met de twee minigames aan de hand van xml data. De doelstelling is dat een opleider een bestaande opleiding kan omzetten naar een minigame. De cursist kan het minigame daarna volgen en op die manier de kennis tot zich nemen. Het concept wordt verder in dit document volledig geduid. Structuur van de authoringstool De authoringstool is op 3 niveaus toegankelijk: als admin, instructeur en cursist. 9

1 home Via de homepagina kan de admin, de instructeur en de cursist inloggen en registreren op de authoringstool. De admin is automatisch instructeur en cursist. De instructeur is automatisch cursist. 2.1 admin/account De admin en de instructeur kunnen op deze pagina hun account gegevens bijwerken. 10

2.2) admin/beheer instructeurs De admin geeft hier een overzicht van alle geregistreerde instructeurs. Hij kan een instructeur upgraden van gratis instructeur naar licenced instructeur. Hij kan eveneens alle gegevens van de instructeur aanpassen. 11

3.1) instructeur/account De instructeur kan op de account pagina zijn gegevens aanpassen. Hij ziet eveneens of hij over een gratis of een licenced account beschikt. 3.2) instructeur/maak mini-game De instructeur kan kiezen welk mini-game hij gaat aanmaken. 12

5.1 Het mollengame De instructeur kan hier de data voor het mollengame ingeven. - De titel - De instructie - De klascode (daarmee kan de cursist inloggen op het mini-game) - selecteren van 10 correcte beelden - selecteren van 10 foutieve beelden Wanneer de instructeur klikt op maak een minigame wordt een uniek xml bestand (gameon/#opleiding#instructeur) met de inhoud van de net aangemaakt opleiding aan de database toegevoegd. De cursist kan het minigame dan raadplegen via: de clascode, indien hij registreert op de website of een rechtstreekse link www.gameon.be /#opleiding#instructeur#game 13

5.2 Het info game De instructeur kan hier de data voor het info game ingeven. - de titel, de instructie, de klascode (daarmee kan de cursist inloggen op het mini-game) - een aantal vragen naar keuze (minimum 1, maximum 20) - de keuze tussen vijf verschillende formats van vragen 1) De vraag is tekst (en/of foto), het antwoord is vrije tekst. 2) De vraag is tekst (en/of foto), het antwoord is 4 meerkeuzevragen. 3) De vraag is tekst (en/of foto), het antwoord is één van de 4 foto s. 4) De vraag is tekst (en/of foto), het antwoord is 4 meerkeuzevragen, die in de juiste volgorde moeten geplaatst worden. 5) De vraag is tekst (en/of foto), het antwoord is vrije tekst. 14

3.3 instructeur/beheer mini-game De instructeur heeft hier een overzicht van alle minigames die hij heeft aangemaakt. De instructeur kan hier bestaande minigames, editeren en verwijderen. Hij ziet hier eveneens de klascode en de cursisten die ingeschreven zijn in de bepaalde opleidingen. De cursisten die de opleiding volgen via de klascode worden opgeslagen en hun resultaten worden bijgehouden. Het mini-game kan ook rechtstreeks gespeeld worden via de link, als gast, maar dan worden geen resultaten bijgehouden. Via de link is het mini-game voor iedereen toegankelijk. De link kan dus eveneens gebruikt worden om het mini-game te verspreiden via sociale media en andere bestaande e-learning platformen. 15

3.4 instructeur/beheer cursisten De instructeur heeft hier een overzicht van alle studenten die een mini-game hebben gespeeld via één van de klascodes. De instructeur kan hier de gegevens van de cursisten beheren. Hij kan dus een cursist verwijderen of aanpassen. 4.1 cursist/account De cursist kan hier zijn gegevens raadplegen en bijwerken. 16

4.2 cursist/minigame De cursist kan hier zijn klascode ingeven waardoor hij een nieuw mini-game inlaat. De cursist kan hier de verschillende mini-games spelen waarvoor hij reeds geregistreerd is. 4.3 cursist/resultaten De cursist heeft een overzicht van de resultaten van de games die hij gespeeld heeft. Hij ziet de naam van het game, de datum, het resultaat en de ranking. 17

2) Minigame 1 Het mollengame Doel: de cursist klopt de foto s van de onveilige situaties weg. De score wordt rechts bovenaan weergegeven. Drie verschillende omgevingen die random worden geladen. Drie verschillende hamers die random worden geladen. 18

3) Minigame 2 Het infogame Doel: De cursist beantwoord de meerkeuzevragen op een correcte wijze. De cursist kan 3 soorten punten verzamelen: infomappen (verzamelen van de mappen) sterren (uitvoeren van ingame missies) brains (juist antwoord op meerkeuzevragen) De besturing Het personage loopt vanzelf, de besturing is enkel klikken. (klik - enkele sprong) (dubbele klik - dubbele sprong) Game mechanics 1) endless running game met om de 15 seconden een vraag. 2) personage kan niet sterven, je speelt steeds volledig level uit. 3) oplossen van vraag geeft geen invloed op het game. 4) 2 kanten => fun(mappen en sterren)/inhoud(brains) 5) verzamelen van mappen/sterren/brains 6) ontwijken/neutraliseren van vijanden 7) met mappen kun je magneet/.../ aankopen voor volgende level 8) met sterren kun je mini autootje/.../... aankopen voor volgende level 9) met sterren kun je nieuwe achtergrond unlocken. 9) spelers met classcode -> overzicht scores, leaderboars, uitdagen van andere speler,... 10) Bij foutieve vraag wordt tekstuele feedback gegeven. 11) Foutieve vragen komen terug tot ze correct worden opgelost 12) Niet doodgaan, niet afstraffen, enkel belonen. (geen putten, maar enkel hellingen, scaffolding met munten op verschillende hoogtes, Persoon moet meest optimale parcours kiezen met meeste munten, maar kan niet sterven, kan niet fout doen.) ingame missies - 10 springen - verzamel 100 mappen - 10 keer dubbel springen - 2 vijanden neutraliseren - 2 vijanden ontwijken - gebruik een magneet - gebruik een auto 19

Game levels - vier verschillende levels van vormgeving (bos, stad, grot, landschap,...) - ieder level bouwt random de achtergrond op die bestaat uit een 6tal verschillende schermen. - vertrek uit kantoor/industriegebouw (hangt af van karakter keuze) - ieder level heeft dezelfde achterliggende game mechanics Game karakter Hoofd karakter - keuze man & vrouw - kostuum (das/hoed/strikje) & (overall(helm/haarnetje/haar) vertrek uit kantoor/industriegebouw, hangt af van keuze karakter de achtergrond in het game is neutraal, is buiten level. Andere karakters - vijanden (spionnen die weglopen met aktentas, en die ook in de scene staan - magneet/mini-autootje 20

C. BIJLAGE Offerteformulier GOEDGEKEURD Te Kortrijk, 04/03/2015 Dhr. Patrick Schreurs Directeur Financiële dienst Hogeschool West-Vlaanderen 21