BEHEER RIJKSCOLLECTIE INSPECTIE CULTUURBEZIT MINISTERIE VAN OCENW

BEHEER RIJKSCOLLECTIE 1994-1999 INSPECTIE CULTUURBEZIT MINISTERIE VAN OCENW MAART 2000

INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 5 1.1 Domein van deze rapportage 5 1.2 Het begrip museum 6 1.3 Het begrip inspectie 7 2 BEHOUD EN BEHEER VAN DE RIJKSMUSEALE COLLECTIES 8 2.1 Methode van inspectie 8 2.2 Aandachtspunten bij de inspectietaak 9 2.3 Enkele belangrijke facetten van het collectiebeheer 9 2.3.1 Collectieplan 9 2.3.2 Registratie 10 2.3.3 Fotografische en digitale beeldregistratie 11 2.3.4 Bruikleen extern 12 2.3.5 Bruikleen intern 13 2.3.6 Wetenschappelijke bewerking 13 2.3.7 Selectie en afstoting 14 2.4 Passieve conservering 15 2.4.1 Depotruimtes 15 2.4.2 Schoonmaakplan 16 2.4.3 Scholing depotpersoneel 16 2.4.4 Quarantaineruimtes 16 2.4.5 Vaste opstelling 17 2.4.6 Gebruik museale ruimtes 17 2.5 Passieve conservering van specifieke collectieonderdelen 18 3 RISICOBEHEER 20 3.1 Calamiteiten en incidenten 20 3.2 Brandbeveiliging 20 3.3 Bewaking vaste opstelling 20 3.4 Objectbeveiliging 21 Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 2

4 DELTAPLAN 22 4.1 Algemeen 22 4.2 Organisatie 22 4.3 Registratie 22 4.4. Conservering 24 5 CONCLUSIES 24 Bijlage Verzelfstandigde rijksmuseale instellingen 26 Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 3

MINISTERIE VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAPPEN Inspectie Cultuurbezit Inspectie Rijkscollecties Wet tot behoud van cultuurbezit Recuperatie en restitutie EU-regelgeving voor cultuurgoederen ADRES Prinsessegracht 31 2514 AP 's-gravenhage tel 070-3028120 fax 070-3651914 e-mail insp@cultinsp.minocw.nl internet http://minocw.nl/cuinsp Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 4

BEHEER RIJKSCOLLECTIES VERSLAG VAN DE HOOFDINSPECTEUR 1 Inleiding 1.1 Domein van deze rapportage Dit verslag behandelt de bevindingen van de Inspectie Cultuurbezit over het collectiebeheer en -behoud bij de verzelfstandigde Rijksmusea gedurende de periode 1994-1999. Deze groep van in totaal zesentwintig musea vormt niet een categorie sui generis. Het is een tamelijk willekeurige deel van het grote aantal instellingen die Rijkscollecties beheren. De zesentwintig musea waarvan de collecties geïnspecteerd worden door de Inspectie Cultuurbezit, werden aanvankelijk rechtstreeks aangestuurd door de overheid en zijn later onder een specifiek juridisch regime verzelfstandigd. Zij vielen onder - destijds - de Directie Musea, Monumenten en Archieven van het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Thans ressorteren zij onder de Directie Cultureel Erfgoed van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De Inspectie Cultuurbezit heeft er in 1996 in het rapport Rijk en divers al op gewezen dat, door dit regime slechts voor een klein aantal musea in te stellen, de Rijksoverheid ongelijkheid creëert in de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd over het behoud van ons cultureel erfgoed, niet alleen tussen de verschillende departementen maar zelfs binnen het eigen departement van OCenW tussen de verschillende directies. Andere musea die ook collecties beheren die bezit zijn van de Staat, zoals het Tropenmuseum of het Letterkundig Museum, kennen al jaren een sturing op afstand en een daarbij horende subsidierelatie, zonder verdergaande controle dan de jaarlijkse accountantsverklaring. Toch zou ook het culturele erfgoed dat zij beheren als een belangrijk onderdeel van het staatskapitaal moeten worden gezien. Op geen enkele wijze is dit rapport dus een weergave van het collectiebeheer binnen de Nederlandse musea in het Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 5

algemeen. 1.2 Het begrip museum Er zijn niet alleen in bestuurlijk opzicht grote verschillen tussen de verschillende (Rijks)musea. Het begrip museum zelf dreigt op dit moment binnen Nederland door verschillende instanties op een aantal verschillende manieren te worden geïnterpreteerd, wat in de toekomst tot spraakverwarring zou kunnen leiden. Afbakening van de term museum gebeurt op dit moment het duidelijkst binnen het museumregistratieproject dat de Nederlandse Museumvereniging uitvoert, samen met het Landelijk Contact van Museumconsulenten. Deze registratie, die gebaseerd is op de ICOM-definitie van een museum en als parameters de mate van professionalisering in de betreffende instellingen heeft, moet in de toekomst een bestand van geregistreerde musea opleveren. Een ander register wordt op dit moment door het Ministerie van Financiën opgebouwd voor de hantering van het lage BTW-tarief. Deels zal dit overeenkomen met het register dat door hetzelfde Ministerie gemaakt zal worden bij het toewijzen van musea die successie in natura mogen aanvaarden. Ten slotte is er nog de definitie die aanvaard zal moeten worden als musea willen voldoen aan de Europese richtlijn voor teruggave van cultuurgoederen (Richtlijn 93/7 EEG van de Raad van 15 maart 1993 PbEG L 74), waarbij de scheidslijn wordt gelegd bij de mate van financiering door een overheid. De Mondriaan Stichting houdt zich op dit moment bij de toekenning van de subsidiegelden in het Deltaplan voor Cultuurbehoud aan de stelregel dat de te conserveren voorwerpen een museaal bestaan op A-niveau moeten leiden. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 6

Bezinning op het gebruik en de betekenis van het woord museum lijkt derhalve geen overbodige luxe... 1.3 Het begrip inspectie De laatste jaren is de discussie over de rol van toezicht en inspectie bij de Rijksoverheid sterk toegenomen. Het evenwicht tussen zelfsturing en controle en de nadruk op kwaliteitszorg staan daarbij centraal. Omdat de Inspectie Cultuurbezit haar toezicht ook voor de zorgdragers inzichtelijk wil maken heeft zij een statistisch onderbouwde toezichtmethode ontwikkeld waarbij jaar na jaar dezelfde ijkpunten en parameters worden gehanteerd. Deze methode staat beschreven in het rapport Inspectie in de praktijk (herziene versie 1999). De wijze van toezicht geschiedt verder volgens de normen zoals die ook door de Algemene Rekenkamer worden gehanteerd in het rapport Toezicht op uitvoering publieke taken van 18 maart 1998 en zoals die zijn aangegeven in de Algemene Wet Bestuursrecht. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 7

2 Behoud en beheer van de rijksmuseale collecties 2.1 Methode van inspectie Bij haar oprichting in 1993 kreeg de Inspectie Cultuurbezit een aantal instellingen te inspecteren, namelijk die rijksmuseale instellingen die onder de hoede van de Directie Cultureel Erfgoed waren of zouden worden verzelfstandigd. Was het aantal instellingen min of meer duidelijk, de methodiek waarmee zij geïnspecteerd zouden worden, werd aan de vindingrijkheid van de Inspectie Cultuurbezit zelf overgelaten. Over deze methodiek heeft zij veel nagedacht, temeer omdat de instellingen uiterst ongelijksoortige collecties beheerden, waarin de objecten varieerden van scheepsmodellen en bananenvliegjes tot kunstwerken, zalmzeges en röntgenkamers. Voor het ontwikkelen van een methode werden enige aanknopingspunten geboden door normen die in het buitenland gehanteerd werden, zoals de normen van de Engelse Museums & Galleries Commission en van de Franse Inspection des Musées. In Nederland zelf gaven de vele publicaties van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Wetenschap en Kunst een duidelijk overzicht van de verschillende normen die gehanteerd kunnen of moeten worden voor een goed museaal beheer van de rijkscollecties, zoals voor klimaat en licht. Uitvoerige literatuurstudie vulde dit aan, met name voor de verschillende niet-kunstmusea, waarvoor de Inspectie Cultuurbezit bij de aanvang van haar bestaan nog niet de expertise in huis had. Stageplaatsen, een intern lezingenprogramma en veelvuldige deelname aan cursussen en congressen moeten de aldus verworven kennis bij de inspecteurs up-to-date houden. In de toekomst zal bij inspecties samenwerking met experts op verschillende deelgebieden aan de inspectie en de musea extra informatie verschaffen. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 8

De aldus in 1995 ontstane methode, die gebaseerd is op het gebruik van een steekproef, is beschreven in het rapport Inspectie in de praktijk. Nog onlangs is de methode op grond van de praktijkervaring enigszins bijgesteld, zodat in het begin van 1999 een nieuwe versie van het rapport kon verschijnen. 2.2 Aandachtspunten bij de inspectietaak Bij de inspectie van de Rijkscollecties wordt aan een aantal punten binnen de aandachtsgebieden registratie, conservering en risicobeheer bijzondere aandacht besteed: de juistheid van de standplaatsregistratie (m.a.w. is een voorwerp te vinden) een herkenbare beschrijving met vermelding van maker, herkomst, materiaal, techniek, onderdelen, afbeelding/foto, beeldregistratie de vermelding van de juridische status van een object de conserveringscondities Deze punten, die tevens destijds de basiseisen voor het Deltaplan vormden, zijn alle terug te vinden in het cijfermatige deel van de rapportage. In het beschrijvende deel wordt gedetailleerder op bepaalde aspecten ingegaan, waarbij ook de algehele omstandigheden van museum- en depotruimten en collectieadministratie betrokken worden. 2.3 Enkele belangrijke facetten van het collectiebeheer 2.3.1. Collectieplan Basis voor een goed beheer en behoud van een collectie is een collectieplan, waardoor bij alle medewerkers van het museum duidelijkheid bestaat over de aard van de collecties, de doelen die daarbij gesteld worden en de te volgen procedures. Alle Rijksmusea hebben een collectieplan, soms verwerkt in hun beleidsplan. Inmiddels hebben dertien musea procedures en criteria voor verwerving. De aanwinsten die regelmatig bij de Inspectie Cultuurbezit worden aangemeld, voldoen tot nu toe aan de doelstellingen van de opgestelde collectieplannen. De Inspectie Cultuurbezit meent dat de musea ernaar zouden moeten streven om aanwinsten binnen een gestelde termijn - Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 9

bijvoorbeeld drie maanden - administratief te verwerken. Dit is nog niet overal het geval. Bij grotere schenkingen, zoals bijvoorbeeld recentelijk de schenking van 120.000 exlibrisbladen uit de collectie Strens en van 80.000 uit de collectie Jansen-Ebing in 1996 aan het Rijksmuseum Meermanno-Westreenianum, is dit natuurlijk niet mogelijk. Wel zou er in dergelijke gevallen binnen dezelfde termijn een projectplan met tijdspad vastgesteld moeten worden voor de registratie van dit soort omvangrijke aanwinsten. 2.3.2 Registratie Op het gebied van registratie is de laatste jaren grote vooruitgang geboekt, mede door de extra impuls van het Deltaplan voor Cultuurbehoud. Ook is bij de meeste musea de collectieadministratie geautomatiseerd. Bij negen musea is deze automatisering nog niet voltooid, meestal in verband met de grote omvang van de collectie. Bij deze musea wordt vaak, net als bij het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, een geautomatiseerde beschrijving gemaakt per kavel, die later wordt verfijnd naar objectniveau. Achterstanden in de automatisering zijn er vrijwel overal bij de bibliotheken van de musea. Bij veel musea is bij de voortgang van de automatisering geen duidelijk onderscheid tussen de werkvoorraad van nieuwe aanwinsten en de daadwerkelijke achterstand in de automatisering van de bestaande collectie. Voor deze gebieden dienen afzonderlijke projectplannen gemaakt te worden. Archieven die collectieonderdeel zijn, zoals kunstenaars- of opgravingarchieven, zijn bijna overal gebrekkig geregistreerd. Bij de rijksmusea zijn verschillende soorten geautomatiseerde bestanden in gebruik. Ook de wijze waarop de verschillende velden van een bestand worden ingevuld loopt sterk uiteen. Alleen bij de natuurhistorische en de volkenkundige (etnologische) musea gebeurt deze geautomatiseerde registratie per sector, zodat deze t.z.t. probleemloos gekoppeld kunnen worden. Voor (kunst)historische musea zou de opbouw en het consequent gebruik van de Art & Architecture Thesaurus de koppeling van systemen kunnen vergemakkelijken. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 10

Het zou aanbeveling verdienen in de komende jaren op verschillende deelgebieden projectgroepen in te stellen die werken aan een vergelijkbare gestandaardiseerde registratie. Bij een aantal musea is de database waarin de collectie geregistreerd is, inmiddels aan vervanging toe. Helaas - in de beste museale traditie - neemt ieder museum geheel onafhankelijk een beslissing hierin. Afstemming hierover, in ieder geval binnen de verschillende sectoren, zou wenselijk zijn. Ten slotte verdient het aanbeveling in alle musea een registrator op te nemen in de vaste formatie. In de meeste musea gebeurt het overzetten van de geschreven inventaris naar een geautomatiseerde zonder inhoudelijke controle. Gezien de omvang van dit soort operaties, zou zo n controle tijdens het werkproces te belemmerend werken. Echter, van een aantal oudere administraties is bekend dat deze zeer veel fouten bevatten. Hier zou een projectplan voor de correctie en actualisering van de gegevens wenselijk zijn, waarbij tevens aandacht zou moeten worden besteed aan de velden waarin de informatie verwerkt is, zoals dat bijvoorbeeld bij Naturalis gevolgd wordt. Binnen bestaande systemen in één museum kan dit al sterk uiteen lopen, laat staan bij verschillende musea uit een zelfde sector. Een laatste punt van zorg waar de Inspectie Cultuurbezit ook in verband met de onder haar ressorterende onderzoeken bij Herkomst Gezocht op is gestoten, is dat de juridische status van veel museumvoorwerpen, vooral van die met een wat oudere herkomst, vaak onduidelijk is. 2.3.3 Fotografische en digitale beeldregistratie Bij drie musea zijn alle voorwerpen in de collectie fotografisch of digitaal vastgelegd, vijf zijn bijna klaar en vijf nog niet op de helft. Bij enkele musea met zeer grote collecties is het fotografisch vastleggen geen speerpunt van het beleid. Veel musea kennen gezien de beperkte personele capaciteit geen systematische aanpak van de fotoregistratie. Deze gebeurt n.a.v. tentoonstellingen, publicaties, etc. Het verdient aanbeveling elk uitgaand bruikleen te fotograferen of digitaal vast te leggen, ook al om eventuele wijzigingen in Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 11

de conditie van objecten vast te kunnen stellen. 2.3.4 Bruikleen extern Twaalf musea hebben vastgestelde bruikleenprocedures, die bij de meeste musea gedurende de laatste jaren aanzienlijk zijn aangescherpt. Ook internationaal heeft deze materie op dit moment sterk de aandacht, o.a. in het overleg tussen de grote kunstmusea, zoals blijkt uit het convenant dat zij in 1994 te Parijs hebben gesloten Wel valt op dat enkele musea niet duidelijk in de collectieregistratie of in het depot zelf aangeven dat een voorwerp tijdelijk niet aanwezig is en wat de reden hiervoor is (tijdelijk bruikleen, langdurig bruikleen, restauratie, onderzoek, etc.). De -dure- verzekeringsplicht komt steeds vaker te vervallen, hetzij door nationale afspraken zoals in Nederland tussen de Rijksmusea onderling en tussen Rijksmusea en andere overheden in de kaderregeling, hetzij door internationale afspraken bij de verschillende indemniteitsregelingen. In Nederland wordt zo n vier à vijf maal per jaar indemniteit verleend aan een belangrijke tentoonstelling. Voor grote reizende tentoonstellingen zou een Europese indemniteitsregeling een grote vooruitgang zijn. Een afweging van de risico s die de verschillende regelingen met zich meebrengen is nog niet gemaakt. Zo lijkt bij de nieuwe overeenkomst tussen de Rijksmusea, waarbij ook transporten niet meer verzekerd hoeven te worden, onvoldoende de gecompliceerde materie van aansprakelijkheid bij een ongeluk tijdens een transport in ogenschouw te zijn genomen. Wenselijk is ook dat de zogenaamde kosten van bruikleenadministratie, die de musea elkaar onderling berekenen en die inmiddels vaak de omvang aannemen van een niet onaanzienlijke bruikleenvergoeding, op een redelijk en onderling evenwichtig niveau komen. Indien dit niet gebeurt zou de bruikleenvergoeding voor de kleinere musea wel eens een niet te overkomen obstakel kunnen gaan vormen bij het maken van tentoonstellingen. Ten slotte zou eens nagedacht moeten worden over het vele reizen en Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 12

trekken van sommige publiekslievelingen of sleutelfiguren onder de museumobjecten in verband met slijtage en de vele risico s die transporten met zich meebrengen. 2.3.5 Bruikleen intern Bij een aantal musea is de registratie van de interne bruiklenen nog niet goed op orde, speciaal van de bruiklenen die al langer in huis zijn. Daardoor is van delen van het oud bezit de juridische status niet altijd duidelijk. Voor de oorspronkelijke eigenaren kan bezit zo uit het oog verdwijnen. Het Rijksmuseum te Amsterdam heeft in een grote actie deze interne bruiklenen nagelopen. Voorwerpen die niet meer in het collectieplan passen, heeft het museum geretourneerd aan de oorspronkelijke eigenaar en over voorwerpen die men graag wilde blijven beheren heeft het museum opnieuw contact opgenomen met de eigenaar. Gezien de commotie die recentelijk is ontstaan naar aanleiding van de gerechtelijke uitspraak over het archief Six van Hillegom verdient een regelmatig contact met bruikleengevers extra aandacht. In dit verband is misschien een ervaring die de Inspectie Cultuurbezit heeft met WBC-voorwerpen in bruikleen bij musea interessant: eigenaren blijken deze soms uit een museum terug te trekken, mede omdat ze in jaren niets van het museum hebben gehoord. Het museum is dan in gebreke gebleven in zijn relatiebeheer met deze eigenaren. 2.3.6 Wetenschappelijke bewerking Het toezicht op de wetenschappelijke bewerking van museale objecten is niet aan de Inspectie Cultuurbezit opgedragen. Toch speelt het naast collectiebeheer en behoud en presentatie een essentiële rol in de museale wereld. Vier musea hebben een wetenschapsplan. De overige hebben dit niet, zodat er geen overzicht is of de wetenschappelijke doelen die men zich stelt worden bereikt. Een goed aankoopplan kan eigenlijk pas gemaakt worden als de collectie voldoende wetenschappelijk beschreven is, zodat men de lacunes helder in kaart kan brengen. Ook kan men een wetenschapsplan zien als het sluitstuk van het Deltaplan. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 13

Wat de wetenschappelijke ontsluiting van de collectieonderdelen betreft valt het op dat de geografische herkomstgegevens vaak niet zijn ingevuld of uiterst summier zijn. Voor sommige collecties, zoals natuurhistorische, archeologische, volks- en volkenkundige is dit soort geografische herkomst evenals de datering van vondst of aankoop een onmisbaar onderdeel om de collectie te kunnen bewerken. Hier zou het een standaardonderdeel van de ontsluiting moeten zijn. Wetenschappelijke ontsluiting is ook nodig voor een zinvolle Internetpresentatie, omdat deze anders op het niveau van een aardig plaatjesboek blijft steken. 2.3.7 Selectie en afstoting Procedures voor afstoting van voorwerpen die niet binnen het collectieplan passen zijn bij de meeste musea in voorbereiding. Bij acht musea worden ze al gehanteerd. Drie musea stoten niet af. Het Catharijneconvent heeft reeds een succesvol afstotingsplan voltooid, waarbij voor een groot aantal voorwerpen een nieuwe, geëigende bestemming is gevonden. Musea hebben in de afgelopen periode de Inspectie Cultuurbezit geconsulteerd over procedures van afstoting en total-loss te verklaren voorwerpen. In 1997 is bij een aantal musea in samenwerking met het Instituut Collectie Nederland een begin gemaakt met een pilot project voor selectie en afstoting. Bij enkele musea gaat het om voorwerpen die niet in het collectieprofiel passen, bij andere betreft het voorwerpen die in slechte staat verkeren of onvoldoende gedocumenteerd zijn. Afstoten van objecten uit de Rijkscollectie dient te geschieden in overleg met en met toestemming van de Inspectie, die uiteindelijk de afgestoten objecten uitschrijft uit de lijst van objecten behorende bij de beheersovereenkomst. De Inspectie houdt hierbij nauw contact met Domeinen, niet alleen om formele redenen die uit de comptabiliteitswetgeving voortvloeien, maar ook omdat overtollige objecten via Domeinen kunnen worden verkocht. Voor afstoten bestaat in museaal Nederland op dit moment het akelige neologisme ontzamelen. Grote zorgvuldigheid blijft geboden om schenkers, begunstigers en erflaters in de Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 14

toekomst niet af te schrikken. Het door musea afstoten van bruiklenen dat op dit moment door sommige partijen als een mogelijkheid wordt genoemd, is onaanvaardbaar. Niet meer gewenste bruiklenen dienen teruggegeven te worden aan de oorspronkelijke bruikleengever of diens rechtsopvolgers. 2.4 Passieve conservering 2.4.1 Depotruimtes De workshop Bouwputten en valkuilen die in april 1998 door Naturalis in samenwerking met de Inspectie Cultuurbezit en het Instituut Collectie Nederland is gehouden, maakte opnieuw duidelijk dat ondanks de sterk toegenomen kennis over het optimaal bouwen en inrichten van depots, er - vooral bij grotere nieuw- en verbouwprojecten - nog steeds veel mis kan gaan. In de hier besproken inspectieperiode is dat ook een aantal keren gebeurd, met als gevolg o.a. drie grotere schimmeluitbarstingen als gevolg van falende klimatiseringsapparatuur brand in de tijdelijke opslagruimte in afwachting van de verbouwing van het nieuwe depot brand in een - gelukkig leeg - museum ten gevolge van laswerkzaamheden Omstandigheden van passieve conservering lopen bij de Rijksmusea sterk uiteen, van depotruimtes die geoutilleerd zijn met de nieuwste en meest verfijnde snufjes tot stoffige, tochtige zolderruimten vol spinrag. Vooral de musea die huizen in oude, monumentale gebouwen hebben een achterstand in goede, aan alle eisen voldoende depotruimte. In een aantal gevallen kan men zich afvragen of de aandacht en arbeidstijd die de conservering van voorwerpen in het kader van het Deltaplan vereist heeft, wel een goede investering is geweest als de voorwerpen vervolgens werden teruggeplaatst in een oud, ongeklimatiseerd en niet goed schoon te houden depot. Over het algemeen zijn opbergmethoden voor museale voorwerpen de laatste jaren sterk verbeterd, waarbij in het kader van het Deltaplan door museummedewerkers zelf ingenieuze oplossingen zijn bedacht, vaak met uiterst Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 15

eenvoudige middelen. Zo kan men denken aan de verschillende methoden waarbij fragiele voorwerpen zwevend in doosjes worden opgehangen of aan de eierdozen waarin het Rijksmuseum voor Volkenkunde zijn netsuke en andere kleine voorwerpen bewaart. In zeer veel musea is er in de depots geen functionele scheiding tussen bewaarruimte en andere functies. De situatie dat in depots materiaal wordt opgeslagen voor zowel voor opbouw als tijdens afbraak van een expositie is zéér onwenselijk. Verpakking voor transport vindt vaak in de depots plaats. Ook dit brengt duidelijk risico s met zich mee. Een duidelijke afbakening van deze functie en van de opslag van materialen die hiervoor noodzakelijk zijn, is in dat geval gewenst. Ook depots als doorloopruimte risicobeheer! of als vaste werkruimte voor registratie zijn ongewenst. 2.4.2 Schoonmaakplan Een zorgelijke ontwikkeling is dat er bij veel musea door krimpende middelen en onderbezetting een teruggang is in uitvoering en frequentie van het schoonmaken van de depots. Enkele musea constateerden dit reeds zelf: bij een aantal andere moest de Inspectie Cultuurbezit over de laatste vier jaar een achteruitgang constateren. Nog steeds worden depots zo ingericht dat schoonmaken niet op de meest effectieve manier kan gebeuren. Een aanzienlijk percentage depots kent bijvoorbeeld stellingen die direct op de vloer staan zodat hieronder niet goed kan worden gereinigd. Een schoonmaakplan is een essentieel onderdeel van een goed collectiebeheersplan. 2.4.3 Scholing depotpersoneel Evenals een schoonmaakplan regelmatig geactualiseerd moet worden, is regelmatige (bij)scholing van personeel een voorwaarde voor een adequaat depotbeheer. 2.4.4 Quarantaineruimtes De quarantaineruimte is bezig aan een langzame opmars. Voor musea met (veel) natuurhistorisch materiaal of grote textielcollecties is een quarantaineruimte een must. Het Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 16

gebruik van zo n ruimte moet bovendien ondersteund worden door een strikte procedure voor het gebruik ervan. Een quarantaineruimte zoals die onlangs in de nieuwbouw van een museum is opgeleverd: boven in het museum zodat men met een nog niet ontsmet voorwerp het hele museum door moet lopen, valt natuurlijk af te raden. 2.4.5 Vaste opstelling Nog steeds worden in veel musea de temperatuur en de RV niet consequent gemeten en niet over langere tijd bijgehouden. Een consequent gebruik van thermohygrografen en dataloggers is aan te bevelen. Bijna geen enkel museum besteedt aan klimatologische omstandigheden aandacht in het jaarverslag, terwijl dit onderwerp in de discussie met de geldverstrekker en de Rijksgebouwendienst toch voortdurend een punt van aandacht zou moeten zijn. Tegen lux en UV-waarden die te hoog zijn, worden maar in een enkel museum maatregelen getroffen. In vitrines worden luxwaarde en warmte zelden gemeten. Een veel voorkomend verschijnsel is dat deze waarden bij een eerste inrichting van een vaste opstelling of een tentoonstelling gemeten worden en daarna nooit meer. Textilia en papier worden in een aantal Rijksmusea te lang en bij te hoge luxwaarden tentoongesteld. Wisseling van voorwerpen of vervanging door replica s zou hier op zijn plaats zijn. De afweging of het object om zijn intrinsieke waarde dan wel om zijn plaats in een cultuurhistorisch verhaal in de opstelling is geplaatst, moet hierbij een rol spelen. Uiterst curieus is dat in een aantal musea waar tamelijk spectaculaire nieuwbouw is gepleegd, fraai ontworpen vitrines zijn geplaatst die slechts met grote moeite en meestal alleen door meer dan één persoon geopend kunnen worden. Het gevolg is dat deze vitrines niet regelmatig worden schoongemaakt en dat een omgevallen nummerbordje lange tijd zo blijft liggen. 2.4.6 Gebruik museale ruimtes De toenemende verzakelijking in de musea heeft ertoe geleid dat het winstbeginsel soms andere facetten overvleugelt. Zo is Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 17

de druk om in museale ruimtes catering toe te staan de laatste jaren groter geworden. In sommige gevallen zoals bij het Jachtslot St. Hubertus heeft dit tot een duidelijke achteruitgang van de collectie geleid. Bij geen van de Rijksmusea is gelukkig een situatie ontstaan waarbij alle museale ruimtes voor feesten en partijen kunnen worden afgehuurd (dit komt wel elders in Nederland voor), hoewel in sommige musea wel met dampende schalen door schilderijzalen gelopen wordt. 2.5 Passieve conservering van specifieke collectieonderdelen Er zijn materialen en collectieonderdelen die in vrijwel alle musea voor problemen zorgen. Een voorbeeld hiervan zijn de tegelcollecties: in veel musea rijkelijk aanwezig. Het is lastig op te bergen materiaal, dat moeilijk stofvrij te houden is. Bovendien is het in veel gevallen vroeger op platen is geplakt en is hier niet meer af te halen. Over een aantal andere frequent voorkomende problemen, zoals inktvraat of het conserveren van zilver, buigt het Instituut Collectie Nederland zich in samenwerking met de musea. Een apart probleem vormt historisch expositiemateriaal. Nadat jaren lang oud expositiemateriaal werd weggegooid als er moderner voor in de plaats kwam, is er de laatste tijd veel aandacht voor historische opstellingen, waarbij de opstelling zelf als museaal wordt ervaren. Het gebruik van oude inventarisstukken maakt een dergelijke opstelling des te authentieker. In sommige gevallen, zoals bij oude eiken vitrinekasten die azijnzuur uitwasemen, voldoet het materiaal niet meer aan de eisen die er tegenwoordig aan worden gesteld. Als men ze toch wil handhaven is het raadzaam het ICN te raadplegen over hoe men dit materiaal kan bufferen en weinig kwetsbare objecten erin te zetten. Ook MDF-plaat, gebruikt voor vitrines en allerhande tentoonstellingsopbouw, vormt door het vrijkomen van zuren eveneens op veel plaatsen een ernstig probleem. Een blijvend vraagstuk is het tentoonstellen van prenten, Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 18

tekeningen, kaarten en gedrukte boeken in de vaste opstelling. Bijna altijd wordt hier de gewenste termijn van drie maanden overschreden en bij een aantal musea ook de maximum lichtsterkte van 50 lux. Over dit probleem zou eens in wijder verband gesproken moeten worden. Het getoonde object is vaak een noodzakelijk onderdeel van een historisch verhaal, dikwijls ook is het opgenomen in een (audio)rondleiding of in een lesbrief. Eén museum is op dit moment consequent aan het nadenken of het wenselijk is in dit soort gevallen te werken met facsimile s en/of foto s. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 19

3 Risicobeheer Hieronder volgt een bloemlezing uit de door Inspectie Cultuurbezit gedurende de laatste jaren gesignaleerde problemen. Over de materie Risicobeheer volgt in 1999 een facetrapportage. 3.1 Calamiteiten en incidenten In het algemeen geldt dat de musea vaak wel calamiteitenplannen en -procedures kennen, maar dat deze onvoldoende bekend zijn bij het personeel. Een jaarlijkse toetsing van bekendheid met wat men moet doen bij een calamiteit zou wenselijk zijn, evenals een goede consequent doorgevoerde incidentenregistratie, iets wat bij nog maar weinig musea het geval is. De meeste musea kennen geen procedures om diefstal door eigen personeel, al dan niet gekoppeld aan vervreemding van administratieve gegevens tegen te gaan. 3.2 Brandbeveiliging Over het algemeen bestaat bij de Inspectie Cultuurbezit de indruk dat de brandbeveiliging, ook door het toezicht dat de brandweer hierop houdt, adequaat is. Wel komt het nogal eens voor dat blusmiddelen worden ingebouwd met voorraad, verpakkingsmiddelen, e.d. 3.3 Bewaking vaste opstelling Met grote regelmaat heeft de Inspectie Cultuurbezit geconstateerd dat in verschillende musea de bewaking van de vaste opstelling te wensen overliet. Bezoekers met paraplu's of grote rugzakken werden meerdere malen gesignaleerd. In een museum liep de inspecteur met een collega van een ander departement een hele middag rond zonder een beveiligingsmedewerker te zien. Uitsluitend bewaking met camera s is duidelijk niet voldoende. Een schrijnende illustratie hiervan is het grote aantal voetafdrukken dat in de nieuwe zaal van een museum op de muren te zien is. Het aanraken, bekladden en beschadigen van museumvoorwerpen Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 20

komt helaas steeds vaker voor. Kritisch nadenken over podia, hekjes e.d. is noodzakelijk, tenzij we alle museale voorwerpen achter glas willen plaatsen. Bewaking s nachts door één nachtwaker is om meerdere redenen, waaronder de veiligheid van de medewerker zelf, af te raden. 3.4 Objectbeveiliging Afwegingen tussen een optimale beveiliging van een object en de belevenis van de museumbezoeker zijn altijd moeilijk. Alle voorwerpen achter glas plaatsen schept een afstand tot de materiële waarden van een object, die vanuit het publiek bekeken onwenselijk kan zijn. Wel moet er altijd een risicoweging zijn geweest; die vindt op dit moment niet altijd plaats. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 21

4 Deltaplan 4.1 Algemeen 4.2 Organisatie 4.3 Registratie In 1994 heeft de Inspectie Cultuurbezit op verzoek van de Minister van Cultuur bij een aantal musea een steekproef genomen om de vorderingen van het Deltaplan voor Cultuurbehoud te toetsen. Op dat moment lagen deze musea goed op schema. In de daarop volgende jaren heeft de Inspectie Cultuurbezit verscheidene malen geadviseerd over deelcollecties die niet in de oorspronkelijke Deltaplannen waren opgenomen, zoals de ex-libriscollecties van het Museum Meermanno-Westreenianum en de beelden buiten van het Kröller-Müller Museum. Ook zijn in deze jaren de vorderingen van het Deltaplan bij de verschillende musea goed te volgen geweest in de respectievelijke inspectierapporten. De grootste verbeteringen die het Deltaplan heeft opgeleverd zijn misschien wel die in de organisatorische structuur van het behoud en beheer van de collecties. Zo hebben vrijwel alle musea inmiddels een professionele - registrator en één of meerdere depotbeheerders in dienst. Daarmee is binnen de musea een strakker en eenvormiger beleid ten opzichte van registratie en behoud mogelijk, dan in het verleden waar dit vaak binnen één museum per afdeling verschilde. Zo werd bijvoorbeeld over het Rijksmuseum van Oudheden in het Inspectierapport uit 1996 gezegd dat voor een goed collectiebeheer een registrator en depotbeheerder node gemist werden; inmiddels is voor beide functies personeel in dienst genomen. Bij Paleis Het Loo zijn twee registratoren en een hoofd collectiebeheer aangesteld. Ook de Gevangenpoort kent inmiddels een registrator. Het Catharijneconvent had bij de aanvang van het Deltaplan de collectiegegevens slechts beschikbaar in een kaartsysteem. Inmiddels is de hele collectie m.u.v. de bidprentjes opgenomen in een geautomatiseerde collectieadministratie. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 22

Bij Paleis Het Loo is nog een achterstand in onder andere de deelcollectie ordetekenen en bij de prenten en tekeningen. Door de relatieve omvang van de collectie en het aantal conserveringsmedewerkers zal de eindfase van het Deltaplan niet vóór de officiële sluitingsdatum in 2000 worden gehaald. Dit is bijvoorbeeld ook het geval bij het Koninklijk Penningkabinet waar de oude registratie op de opbergkartonnetjes vervangen wordt door een geautomatiseerd systeem. Bij andere musea zijn het meer de perifere collectieonderdelen die nog niet geheel geregistreerd zijn, zoals bij het Zuiderzeemuseum de collectie documentatie en onroerende panden (valt niet onder de beheersovereenkomst) en bij het Kröller-Müller Museum de kunstenaarsarchieven. Bij zeer omvangrijke collecties, zoals die van Naturalis, het Rijksmuseum (prenten en tekeningen) en het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie kon de registratie in het kader van het Deltaplan alleen maar per kavel geschieden, de zogeheten bulkbeschrijvingen. Wel zijn bij al deze instellingen plannen in de maak voor een verdere verfijning. Een doorloop van het Deltaplan voor sommige van deze instellingen, ook op het gebied van conservering, lijkt onvermijdelijk. Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 23

4.4 Conservering Nieuwe adequate depots kwamen in deze periode tot stand onder meer bij het Kröller-Müller Museum, het Van Gogh Museum, Rijksmuseum voor Volkenkunde, het Openluchtmuseum en het Zuiderzeemuseum. Nieuwe depots bij het Rijksmuseum en het Museum Boerhaave (in het gebouw aan de Raamsteeg) zullen spoedig volgen. Het valt de Inspectie op dat er soms wel erg snel wordt ingehuisd in nieuwe depots op een moment dat nog niet alle kinderziektes overwonnen zijn en de klimaatomstandigheden nog niet beheersbaar zijn. De calamiteiten die daarbij kunnen optreden (schimmelexplosie door te hoge vochtigheid, onvoldoende luchtfiltering!) hadden misschien door een langere periode van wachten voorkomen kunnen worden. Bij enkele musea werd een nieuwe klimaatinstallatie aangelegd (Rijksmuseum Twenthe) of de bestaande verouderde installatie verbeterd (Mauritshuis, Paleis Het Loo). Dit heeft voor de vaste presentatie grote voordelen opgeleverd. Veel musea (Zuiderzeemuseum, Scheepvaartmuseum, Museum Boerhaave) hebben inmiddels een systematisch onderhoudsplan voor de collectie. 5. Conclusies Concluderend kan men zeggen dat het Deltaplan voor Cultuurbehoud voor de verzelfstandigde Rijksmusea grote vooruitgang heeft opgeleverd in het behoud en beheer van de collecties die aan het Rijk toebehoren en die aan zijn zorg zijn toevertrouwd. Waakzaamheid van de musea en van de Inspectie is de komende jaren geboden opdat deze verworvenheden door grotere aandacht op andere punten in museaal Nederland niet weer verloren gaan. De verzelfstandiging heeft de rijksmusea veel winst opgeleverd, niet alleen op het gebied van een betere en doelmatiger bedrijfsvoering maar ook in de omgang met hun grootste kapitaal: de collectie. De inspanningen die zij verricht hebben in de looptijd van het Deltaplan Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 24

Cultuurbehoud hebben ertoe geleid dat de collecties van de (ex-rijks)musea op dit moment voor een groot deel goed geregistreerd en geconserveerd zijn. * Wel is grote oplettendheid geboden dat door de verschuiving van de aandacht die op dit moment plaatsvindt naar presentatie en het binnenhalen van meer en andere bezoekers de verworvenheden niet weer snel verloren gaan. * Alle rijksmusea zouden nu een onderhoudsplan voor hun collectie moeten maken. * Binnen de verschillende sectoren zou gewerkt moeten worden aan betere afstemming van methoden van registratie. * Meer aandacht voor risicobeheer en calamiteitenplannen is noodzakelijk. Een incidentenregistratie zou voor alle musea verplicht moeten zijn. * Een Europese indemniteitsregeling zou het moeten maken van grote internationale tentoonstellingen aanmerkelijk eenvoudiger maken. * Het Rijk zou over alle rijkscollecties ongeacht onder welk departement ze vallen - éénzelfde regime moeten voeren. * Permanente bijscholing van museumpersoneel dat met collectie omgaat of dat voor de beveiliging zorgdraagt blijft gewenst. Den Haag, 21 maart 2000 Charlotte van Rappard-Boon Hoofdinspecteur Cultuurbezit Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 25

Bijlage Verzelfstandigde rijksmuseale instellingen De groep van negentien thans verzelfstandigde rijksmuseale instellingen bestaat uit: Paleis Het Loo Nationaal Museum, Apeldoorn Kröller-Müller Museum, Otterloo Rijksmuseum Het Zuiderzeemuseum, Enkhuizen Van Gogh Museum, Amsterdam Museum H.W. Mesdag, Den Haag Rijksmuseum Twenthe, Enschede Museum Boerhaave, Leiden Museum van het Boek/Museum Meermanno-Westreenianum, Den Haag Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Den Haag Koninklijk Kabinet van Schilderijen Mauritshuis, Den Haag Rijksmuseum Muiderslot, Muiden Museum Slot Loevestein, Poederoyen De Gevangenpoort, Den Haag Rijksmuseum Het Koninklijk Penningkabinet, Leiden Museum Catharijneconvent, Utrecht Nederlands Scheepvaartmuseum, Amsterdam Rijksmuseum voor Volkenkunde, Leiden Rijksmuseum, Amsterdam Nationaal Natuurhistorisch Museum, Leiden Rijksmuseum van Oudheden, Leiden Het Nederlands Openluchtmuseum, Arnhem Huis Doorn, Doorn Jachtslot Sint-Hubertus, Hoenderloo Kasteel Radboud, Medemblik de Ruïne van Brederode, Santpoort en de Ruïne van Teylingen, Voorhout Hoofdlijnen Inspectie 1994-1999 26