faculteit ruimtelijke wetenschappen faculteitsraad notulen Faculteitsraadsvergadering Datum en tijd 28 maart 2011, 15.00-17.00 uur Kenmerk Aanwezig Tialda Haartsen, Paul, Wim Meester, Louise Meijering, Melanie Bakema, Laura Been, Pieter Meijer, Nienke Boneschansker, Gwenda van der Vaart Toehoorders: Luuk Stelder (FB) en Anna Kok (UK) Notulist M. M. T 050 363 77 43 F 050 363 39 01 m.brugmans@rug.nl Landleven 1 9747 AD Groningen 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Mededelingen De voorzitter meldt dat zij de nieuwe mastercoördinator Culturele Geografie is vanaf 1 mei as. Dit betekent dat zij zich niet opnieuw kandidaat stelt voor de F-raad. meldt dat ze bezig zijn met het opzetten van een nieuwe procedure voor de boekenlijsten. is verantwoordelijk voor een goede boekenlijst, maar zijn daarbij afhankelijk van de gegevens die de docenten aanleveren. Dit loopt niet altijd even goed, vandaar de nieuwe procedure. De kieslijsten voor de verkiezingen van de nieuwe F-raadsleden is ingeleverd. Op de lijst van de studenten staan: Gwenda van der Vaart, Jimme Zoete, Jannes Willems, Evelien Meinders, Moniek Daggenvoorde, Erik van Spijker, Pieter de Roest en Myrthe Leystra. Op de lijst van de medewerkers staan: Tamara Kaspers, Louise Meijering, Wim Meester, Erik Meijles, Christian Zuidema. Omdat er maar 5 kandidaten zijn, komen er geen verkiezingen voor de medewerkers. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslag vergadering 24 januari 2011 Tekstuele aanpassingen zijn in het verslag verwerkt. Het verslag is vervolgens op de website geplaatst. Bij punt 2 Evaluatie Mentor/tutor systeem. Mentoren evaluatie gereed en komt volgende keer op de agenda van de F-raad. Tutorenevaluatie moet nog. Bij punt 5.4 Ma EG en VG. Studieprogramma is ondertussen in de OC behandeld. De actielijst is aangepast, zie achteraan dit verslag. 5. Gevoelens t.a.v. nieuwe vice-decaan (besloten agendapunt) De kandidaat voor de positie van vice-decaan komt zich voorstellen en licht zijn ideeën over de functie toe. De leden van de raad krijgen de gelegenheid om hem vragen te stellen. 1 5
De kandidaat wordt bedankt voor zijn komst. De voorzitter zal samen met de vice-voorzitter een brief opstellen waarin de gevoelens van de raad verwoord worden. Haartsen/Been 6. Personeelsenquête Bij dit punt horen 2 bijlagen: Notitie over uitkomsten van het Personeelsonderzoek 2009 van Meester en Vreeman en een bestuursstuk over Jaarlijkse Strategische Personeelsenquête Factsheets. In de periode 2005-2009 viel er voor wat betreft de werkdruk en de werkdrukbeleving nog wel wat te verbeteren. In 2011 blijkt dit nog steeds te kloppen en dit is terug te vinden in de work/life balance. Het bestuur is zich hiervan bewust en zal deze informatie bij de bezuinigingsplannen meenemen in de overwegingen. 7. Organogram Quamatrix Het organogram is als bijlage bijgevoegd. Dit is ter informatie. 8. Nota Toetsbeleid De Nota Toetsbeleid zit als bijlage bij de stukken. Het idee is om bijlage 4 per opleiding te gaan uitwerken. Op p. 9 wordt gesproken over cesuur en de haalbaarheid daarvan. Dit lijkt op een schijnduidelijkheid. Hier zal nog verder naar gekeken worden. Sommige onderdelen komen ook terug in het Handboek Docent, zoals het surveilleren bij tentamens. Hier wordt verschillend mee omgegaan, bijv. bij toiletgang en controle collegekaart. Richtlijn 13, p. 12 staat straks uitgewerkt in Quamatrix. Richtlijn 13c, hiermee wordt de BKO bedoeld. Richtlijn 13d, de professionel ondersteuning komt van het UOCG. Bij punt 8: nota Toetsbeleid De F-raad is positief over de Nota Toetsbeleid. De raad spreekt echter wel enige zorg uit over wie moet controleren dat het toetsbeleid conform de richtlijnen in de nota wordt uitgevoerd, en wie moet zorgen dat het daadwerkelijk zal gaan werken. geeft aan dat het gaat om een richtlijn die straks wordt gecontroleerd door de examencommissie. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de opleidingsdirecteur. 9. Nieuwe evaluatieformulier De leden van de raad zijn positief over een nieuwe standaardisering en verkorting van de evaluatieformulieren. Hopelijk gaat het en lukken de nieuwe formulieren binnenkort af te ronden, om ze in het nieuwe collegejaar in gebruik te nemen. 10. Moeten mensen van de PhD-council als toehoorders bij de F- raad kunnen zijn? Het bestuur heeft geprobeerd een aio als kandidaat op de verkiezingslijst voor de Faculteitsraad te krijgen. Dit is helaas niet gelukt. De Faculteitsraadsvergadering is een openbare vergadering, promovendi kunnen altijd als toehoorder aanschuiven. 2 5
11. W.v.t.t.k. stelt voor om namens de Faculteitsraad een brief aan het bestuur te sturen over de nakijktermijnen van tentamens. krijgt regelmatig klachten over deze overschrijdingen en met name over het gebrek aan communicatie van de docenten over wanneer de tentamens dan wel zijn nagekeken. Omdat het bestuur tijdens het presidium al heeft aangegeven hiermee bezig te zijn, besluit de raad om de brief niet uit naam van de Faculteitsraad te sturen. Afgesproken is dat de brief uit haar naam naar de Commissie Onderwijsstrategie en Kwaliteit stuurt. 12. Bestuur Vragen voor het bestuur (4 april), vanuit : veel klachten met betrekking tot het Engels van docenten tijdens vakken die in het Engels worden gegeven. Hoe wordt daarmee omgegaan? 13. Sluiting en datum volgende vergadering De eerst volgende vergadering staat gepland op maandag 4 april van 9.30-12.30 uur in 5417.0334. Deze vergadering zal volledig gewijd worden aan de studieprogramma s en de OERen; + bsa-evaluatie + vertrouwelijke toelichting op bezuinigingsplan vanuit bestuur 3 5
lijst Nummer Verantwoordelijke Status 08-16 Vakevaluatie. Opleidingsdirecteur komt met voorstel. Neemt daarin het voorstel van mee. Brief hierover sturen aan alle OC s en docenten, waarin staat dat de uitgebreide vakevaluaties blijven, samen met panel als bij CultGeo. Als een vak vaak slecht beoordeeld wordt, dan een panel 29/6 Is het een idee om de vakevaluaties bij het opstellen ook te bespreken in de OC s? Nader bekijken. 2401: verzoekt de / Gereed Gereed de studenten om een afspraak met hem hierover te maken. 10-22 Follow-up docent van het jaar Haartsen verkiezing: T. van Dijk vragen toelichting te geven op waarom hij docent vh jaar is geworden. 10-28 N.a.v. Strategisch Plan - (beperkte) betrokkenheid van zij-instromers bij het programma inbrengen bij maste coördinatorenoverleg. 2401: Meester meldt dat dit punt niet aan de orde is gekomen bij het master coördinatorenoverleg. Het is doorgeschoven naar de volgende vergadering. Meester - Bijlage aanpassen en opnieuw naar bestuur mailen - positieve ervaring met intake gesprek bij start master inbrengen bij mastercoordinatorenoverleg 2401: ook hiervoor geldt dat dit punt niet aan de orde is geweest tijdens dit overleg. Het is doorgeschoven naar de volgende vergadering. Meester 2401: er is melding gemaakt van het feit dat het boekensysteem niet goed werkt. Studenten dienen Zie stuk 4 5
hiervoor zelf de desbetreffende docent te benaderen. Het wordt geen actiepunt op deze lijst. 11-01 Opzetten procedure boekenverkoop 11-02 Evaluatie mentorsysteem agenderen 11-03 Evaluatie tutorsysteem maken 11-04 Brief opstellen voor CvB over gevoelens raad tav voorgestelde kandidaat functie vice-decaan 11-05 N.a.v. Nota Toetsbeleid. p. 9 Cesuur: schijn duidelijkheid nader bekijken 11-06 Brief aan cie OSK sturen over nakijktermijnen van tentamens 11-07 Bestuur vragen naar beleid inzake klachten over het engels van bepaalde docenten Haartsen/ Haartsen 5 5