verslag Intervisie EMK Regio West-Vlaanderen datum 24 mei 2013 lokaal VAC Brugge refertenummers aanwezig Sonja Van Ossel (regioverantwoordelijke), Werner Vandecasteele (CWL), Sabine Bourgeois (Oranjehuis), Rudy Van Eeckhout (Begeleidingscentrum Bethanie), Wilfried Haverals (De Kantel), Annelies Delaere (De Witte Berken), Luc Stock (Jongerenzorg Z-W-Vl), Daniël Joseph (De Patio), Luc Wicke (Arcade), Angelique Blomme (Golfbreker), Eveline Popelier (Binnenstad), Ivan Lemenu (vzw De Korf), Filip Debaets (Ons Tehuis), Filip Dewitte (CJGB), Bernard Velghe (De Walhoeve), Hendrik De Waele (CBJ Kortrijk), Lucia Dreser (jeugdrechter JRB Brugge), Hilde Gheyssens (CBJ Roeselare), Anne Vancompernolle (CWL), Kim Craeynest (AJW), Bram Antheunis (AJW) verontschuldigd Marjan De Tavernier (CJGB) 1. Goedkeuring vorig verslag Het verslag wordt goedgekeurd. Aanvullend: Vzw Golfbreker herbekeek de verhouding IKT reguliere cb cb aw, in overleg met de verwijzers en CWL. Het standaard toevoegen van de module crisis aan een bandbreedte met contextbegeleiding of dagbegeleiding in groep werd op het regio-overleg besproken. De CJB s gaan hiermee akkoord, tenzij er in de specifieke casus hiervoor een tegenindicatie zou zijn. De jeugdrechters geven aan bij de inzet van crisisopvang bij het mobiele aanbod telkens een nieuwe beschikking te nemen. Vzw Arcade kreeg een beschikking waarin de module ondersteunende begeleiding werd opgenomen. Deze module wordt niet standaard aangeboden en berust op een vergissing. Dit wordt doorgegeven voor aanpassing van de beschikking. 2. Terugkoppeling ander overleg (koepels, vakbonden, ondersteunende begeleiding, jeugdrechters) a) Overleg met de koepels: de financiële tool is ontwikkeld. Op 27/06 wordt een vormingsdag georganiseerd rond enveloppefinanciering, op 21/06 rond veranderingsmanagement (cf. mail koepels). De koepels maakten een gezamenlijk emailadres aan waar men met vragen terecht kan: ondersteuningsproject.emk@gmail.com b) Er zijn veel vragen en bedenkingen bij de vakbondsafgevaardigden rond werkdruk, verandering jobinhoud, meer werken in de context, ziektevervanging. Men vroeg om aanwezig te mogen zijn op de regionale intervisiegroepn. Vanuit Jongerenwelzijn werd een ander voorstel gedaan: aparte intervisiemomenten voor vakbondsafgevaardigden of apart p1
intervisiemoment in elke regio met vakbondsafgevaardigden en de huidige deelnemers aan de intervisie. Dit apart intervisiemoment wordt teruggekoppeld op de regionale intervisiegroep EMK. Tevens was er ook de vraag om vakbondsafgevaardigden aanwezig te laten zijn op de bilaterale overlegmomenten met de individuele organisaties: in de uitnodiging voor deze bilaterale overlegmomenten zal gevraagd worden naar een afvaardiging van het personeel. c) Overleg rond ondersteunende begeleiding: overleg met de DOB, ook met koepels besproken. Er werd een nieuw voorstel rondgestuurd en de DOB hebben hierop hun opmerkingen gegeven. Het licht aangepast voorstel wordt dra verstuurd aan de DOB. De registratie dient vanaf het 2 de kwartaal te gebeuren. d) Overleg Jeugdrechters: hier was de voorbije periode heel wat beweging: er zijn twee overlegmomenten geweest waarop alle jeugdrechters werden uitgenodigd. Vanuit de jeugdrechtbank Brugge werd een nota opgemaakt, met een kritische blik op de vertaling van maatregelen naar modules, die als vertrekbasis diende voor het overleg. Op basis van deze tekst en het overleg werd een nieuw voorstel gemaakt dat ondertussen werd verspreid. De jeugdrechtbanken Ieper, Kortrijk en Brugge kunnen zich in het voorstel vinden (in Veurne is momenteel geen jeugdrechter aangesteld). Op het overleg met de jeugdrechters werd er geen gedragenheid gevonden om de term bandbreedte te behouden. De modules worden benoemd maar zonder de term bandbreedte. Deze aanpassingen (o.a. gebruikte formuleringen in beschikkingen, crisisopvang, worden opgenomen in de inspiratiebundels en opnieuw verspreid. 3. Opvolging (convenant, regioafbakening, registratie contextbegeleiding, modulair kwartaal) Convenanten: alle convenanten zijn naar de organisaties verstuurd ter ondertekening. Vanuit West-Vlaanderen is er tot nog toe1 aanvraag voor een innovatief project lopende. Als een organisatie een innovatief project wil indienen in samenwerking met andere partners (bv. pleegzorgdiensten, thuisbegeleidingsdiensten, ) krijgt elke organisatie een apart addendum waarin de inzet van deze organisatie benoemd wordt. Regioafbakening: in de convenanten is er een standaardafbakening opgenomen. We zijn er ons van bewust dat dit niet voor elke organisatie sluitend is. Het is een doelstelling binnen de Staten-generaal Jeugdhulp om tot regionale afstemming te komen. Mochten er problemen zijn rond haalbaarheid en regioafbakening dan moet dit in bilateraal overleg met de verwijzers besproken worden. Voor West-Vlaanderen lijkt de regioafbakening werkbaar maar mochten er hiaten of problemen ontstaan door verschuivingen in het modulair aanbod dan kan er vanuit de regio in dialoog gegaan worden met de organisaties. De regioafbakening wordt tevens besproken worden op het regionaal overleg. Modulair kwartaal: JW heeft alle kwartalen ontvangen. Het is evenwel nog niet mogelijk/ de bedoeling in deze fase al conclusies te trekken, de cijfers zijn voor het eerste kwartaal voor sommige organisaties bovendien slechts schattingen (in afwachting van interne registratie- p2
afspraken). De cijfers zullen wel besproken worden tijdens de bilaterale gesprekken, bij wijze van eerste indrukken. Er kwamen vanuit alle regio s vragen en opmerkingen over de manier waarop de uren contextbegeleiding moeten geregistreerd worden. Op de reflectienamiddag wordt hier verder op ingegaan. De vraag wordt gesteld of er ook geregistreerd kan worden wanneer een dossier is afgesloten (nazorg cbaw)? Dit kan geregistreerd worden, JW kijkt enkel naar het totaal van de uren. Vanuit verschillende organisaties kregen we vragen over de status van de convenant en over de mogelijke consequenties van het niet behalen van de bepalingen, in het bijzonder wat het aantal uur contextbegeleiding betreft. Daarom werd er vanuit Jongerenwelzijn een mail verstuurd ter verduidelijking van deze bepalingen. 4. Thema: (interne) regie op cliëntniveau Afsprakenkader bij wijzigingen in een EMK-traject Volgens de intervisieleden gebeurt deze communicatie reeds. Ook al is dit de gang van zaken toch wil Jongerenwelzijn deze communicatie expliciteren. Schakels worden in overleg binnen de driehoek voorbereid, in jeugdrechtbankdossiers zal bij het niet akkoord gaan van één van de partijen de jeugdrechter moeten tussenkomen. In de andere gevallen volstaat het melden aan de jeugdrechter (op voorwaarde dat dit conform de lopende beschikking is uiteraard). Op welke manier deze meldingen gebeuren, zijn er verschillende praktijken. Jeugdrechter Dreser gaat na bij de jeugdrechters van West- Vlaanderen of deze meldingen per mail of per fax wensen ontvangen te worden. Mevrouw de jeugdrechter zal tevens nagaan of geen generiek emailadres kan aangemaakt worden, enkel bestemd voor schriftelijke bevestigingen. (Interne) regie op cliëntniveau Vzw Golfbreker maakt gebruik van een checklist (intensiteiten) die op alle sleutelmomenten (aanmelding, opname, handelingsplan, verslag, ) wordt ingevuld door de contextbegeleider en/of de coach (= pedagogisch coördinator). Dit is afhankelijk van een aantal breedtefactoren (cf. meerdere werkdomeinen), de mate van bereikbaarheid, verschillende contexten, fase in de gezinscyclus Op basis van deze checklist wordt ingeschat welke intensiteit een dossier meekrijgt (basis, midden of hoge intensiteit). Er wordt rekening gehouden met de natuurlijke flow van de dossiers door een min of plus toe te kennen. Vereniging Ons Tehuis verbindt aan elk dossier een orthopedagoog (= zorgcoördinator). Deze persoon blijft gedurende het hele traject en is verantwoordelijk voor de communicatie aan de context en de minderjarige. Deze zorgcoördinator organiseert 6-wekelijks een intervisiemoment met contextbegeleider, individuele begeleider en begeleider dagbegeleiding/verblijf. Wanneer er p3
geschakeld wordt schakelt de zorgcoördinator en de contextbegeleider mee. De module verblijf beschikt over een individuele begeleider maar deze is verbonden aan de afdeling en schakelt niet mee. 6-wekelijks doet men dus aan vraagverheldering waar de vraag tot schakelen aan bod kan komen en een eventueel proces wordt opgestart. De continuïteit van de zorgcoördinator en de contextbegeleider is evenwel moeilijk te beheren op organisatieniveau. Vroeger was het aanspreekpunt 1 pedagoog die het overzicht had over de gehele afdeling, nu is het een unit van 4 à 5 pedagogen die elk overzicht behouden over een aantal dossiers (maar die in verschillende afdelingen kunnen zitten, naargelang de modules die ingezet worden). Hier moet nog meer naar afstemming worden gezocht. Doordat de zorgcoördinator de contacten verzorgt met de minderjarige, komt er vlugger beweging in de dossiers en kan er sneller naar huis toe gewerkt worden. De wekelijkse teamvergadering wordt nu maandelijks georganiseerd wat wennen is voor het personeel ( teamgevoel ). Vzw Binnenstad verbindt aan elk dossier een pedagogisch coördinator en werkt met kernteams. Voorheen werden dossier besproken door het gehele team van begeleiders. Nu wordt het dossier teruggekoppeld aan dit team maar gebeurt de hoofdbespreking van het dossier in het kernteam (bestaande uit de contextbegeleider, individuele begeleider en de pedagogisch coördinator). De contextbegeleider en coördinator blijft de rode draad doorheen heel het hulpverleningsproces (schakelen mee). Het wegvallen van de gedetailleerde bespreking op de teamvergaderingen is een aanpassing (overgang van nice to know naar need to know ). Deze verandering en herbekijken van het organisatiemodel is zeer ingrijpend. De ploeg contextbegeleiders werd versterkt in de verschillende units, wat zorgt voor een grotere verbinding tussen de teams. De teams krijgen ook een grotere autonomie, wat een positief effect lijkt te hebben op de arbeidsvreugde. Vzw Jongerenzorg Zuid-West-Vlaanderen werkt vraaggestuurd en maatgericht wat volgens hen enkel kan in een niet-hiërarchische organisatie waarbij er meer horizontaliteit is en waarbij meer rekening wordt gehouden met de competenties van het personeel. Er wordt voortdurend in overleg gegaan en gecommuniceerd. De regie ligt binnen de organisatie niet vast, de interne regisseur hoeft niet altijd de pedagoog of de begeleider te zijn maar kan evengoed een aandachtsbegeleider zijn. Belangrijk is wel dat elke minderjarige en zijn context weet wie zijn interne regisseur is. Een aandachtspunt is de nieuw uitgetekende communicatielijnen. Vroeger was dit een beheersbaar systeem, nu is dit veel complexer en moet je over een totaal ander organisatieconcept beschikken. Vzw De Korf koos voor een systeem met een duidelijk onderscheid op casusniveau tussen de IRO (interne regisseur op organisatieniveau) en de IRC (interne regisseur op casusniveau). De IRC is verbonden aan de casus en volgt de casus gedurende het gehele hulpverleningsproces, dit zijn zorgcoördinatoren (+/- 15 dossiers per IRC). De IRO houdt zich bezig met de organisatie, het beheer van de capaciteit en niet met de inhoud van een dossier. Verder wordt er met integrale begeleiders gewerkt. Sommige begeleiders schakelen mee, andere niet (afhankelijk van de casus). De IRC verlaat het werkveld en coacht contextbegeleiders. De poule IRC s (6 personen) is samengesteld vanuit verschillende disciplines (o.a. psychologen, orthopedagogen, ), zij worden vooral verder gevormd in coaching. De organisatie bestaat uit p4
verschillende units, waarbij elke unit de drie soorten modules m.n. contextbegeleiding, verblijf en dagbegeleiding in groep beheert. De IRO s zijn teamcoördinatoren en pedagogische coördinatoren. Het punt interne regie wordt opnieuw geagendeerd op de volgende regionale intervisiegroep. 5. Praktische afspraken: bilateraal overleg, intervisie 4 Jongerenwelzijn kan niet aanwezig zijn op de volgende regionale intervisie groep EMK (20 september 2013). De regioverantwoordelijke bespreekt op het aanstaande regio overleg of de intervisie doorgaat zonder Jongerenwelzijn met als thema de samenwerking tussen verwijzers en organisaties EMK. Eerstvolgende intervisie: vrijdag 18 oktober, 14u-16u30. p5