Interne klachtregeling stichting RADAR Artikel 1 Artikel 2 t/m 4 Artikel 5 t/m 10 Artikel 11 t/m 20 Begripsomschrijving Algemene bepalingen Klachtbehandeling door de klachtencommissie De procedure Artikel 1 Begripsomschrijvingen 1.1 RADAR: het bureau voor gelijke behandeling en tegen discriminatie, werkzaam in de regio s Midden-en West-Brabant, Rotterdam-Rijnmond en Zuid-Holland-Zuid. Een van de werkzaamheden van RADAR is het geven van advies en bieden van ondersteuning bij meldingen over discriminatie 1.2 Klacht: een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen 1.3 Cliënt: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, die contact heeft opgenomen met RADAR voor advies of ondersteuning. 1.4 Klager: degene die gebruik heeft gemaakt van de diensten van RADAR en een klacht heeft over de wijze waarop hij (in dit reglement wordt de mannelijke vorm gebruikt, maar steeds worden echter zowel mannen als vrouwen bedoeld) is behandeld door RADAR of door een persoon in dienst van RADAR. 1.5 Klachtencommissie: commissie die is ingesteld om klachten van cliënten te onderzoeken, deze te beoordelen conform deze klachtenregeling en daarover te adviseren. 1.6 RADAR-medewerker: persoon die verbonden is aan RADAR als (on)betaald medewerker, vrijwilliger of bestuurslid. 1.7 Artikel 1: Landelijke koepelorganisatie waar RADAR bij is aangesloten. Algemene bepalingen Artikel 2 Indienen van een klacht 2.1 Het recht tot het indienen van een klacht volgens deze regeling komt toe aan: - de cliënt - zijn wettelijke vertegenwoordiger - natuurlijke persoon dan wel rechtspersoon die door cliënt is gemachtigd 2.2 Een cliënt kan zich laten bijstaan door een deskundige of vertrouwenspersoon 2.3 Een klacht zowel schriftelijk als telefonisch worden ingediend bij de algemeen directeur van RADAR. De klacht omvat in elk geval naam en adres van de klager en een omschrijving van de klacht. 2.4 Na binnenkomst van de klacht bij de algemeen directeur ontvangt de klager binnen twee weken een ontvangstbevestiging. Als een klacht telefonisch is ingediend ontvangt de klager ook een verslag van het telefoongesprek. Tevens wordt de klager op de hoogte gebracht van de verdere procedure. Artikel 3 Terreinen waarover geklaagd kan worden Klachten worden in behandeling genomen voor zover zij betrekking hebben op: 1
3.1 De wijze waarop de cliënt door een medewerker van RADAR is behandeld. 3.2 De wijze waarop een melding/klacht over discriminatie is behandeld. 3.3 De stappen die RADAR heeft ondernomen met betrekking tot de advisering en ondersteuning. 3.4 De wijze waarop is omgegaan met de privacy van de cliënt. Artikel 4 Vroegtijdige beëindiging van de procedure 4.1 De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. 4.2 De klager dient hiervan schriftelijk mededeling te doen aan de algemeen directeur van RADAR De behandeling door de klachtencommissie Artikel 5 Klachtbehandeling 5.1 De algemeen directeur besluit of de klacht in eerste instantie door hemzelf wordt behandeld of dat de klachtencommissie wordt bijeengeroepen. 5.2 Wanneer de directeur besluit de klacht zelf te behandelen, zal hij de klager binnen 4 weken na indiening van de klacht zijn oordeel meedelen. 5.3 Mocht de klager niet met het oordeel van de directeur kunnen instemmen, dan wordt alsnog een klachtencommissie bijeengeroepen als klager daar om verzoekt. Artikel 6 Instellen van een klachtencommissie 6.1 Het bestuur van stichting RADAR stelt een klachtencommissie in en draagt zorg voor het voortbestaan van een klachtencommissie. Artikel 7 Samenstelling van de klachtencommissie 7.1 De klachtencommissie bestaat uit drie leden: 1. bestuurslid van RADAR 2. lid management RADAR 3. een onafhankelijk deskundige 7.2 De leden van de klachtencommissie worden door het bestuur van RADAR benoemd. Artikel 8 Geheimhouding 8.1 Elk lid van de klachtencommissie is op straffe van royement tot geheimhouding verplicht ten aan zien van alle partijen betreffende gegevens en informatie die hem bij de behandeling van de klacht ter kennis zijn gekomen. Voorts is ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken eveneens tot geheimhouding verplicht. 8.2 De klachtencommissie deelt partijen en overig bij de klacht betrokkenen, voorafgaand aan de behandeling, de in lid 1 omschreven plicht mee. Artikel 9 Taak van de klachtencommissie 9.1 De klachtencommissie moet beslissen over de ontvankelijkheid van de klacht. Klachten die niet voldoen aan de vereisten gesteld in art 2.3, worden door de klachtencommissie niet-ontvankelijk verklaard. Klachten die niet vallen onder de gronden, genoemd in art 3 lid 1 t/m 4, worden eveneens door de klachtencommissie niet-ontvankelijk verklaard. 2
9.2 De klachtencommissie beslist of een klacht al dan niet geheel of gedeeltelijk gegrond is. 9.3 De klachtencommissie beoordeelt de klacht en legt deze beoordeling schriftelijk vast om het vervolgens voor te leggen aan het bestuur van RADAR. 9.4 De klachtencommissie doet aanbevelingen aan bestuursleden van RADAR en aan alle RADAR-medewerkers die bij de klacht betrokken zijn. 9.5 De klachtencommissie moet de cliënt informeren over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij Artikel 1. Artikel 10 Behandeling door voltallige klachtencommissie 10.1 De klacht wordt in principe behandeld door de voltallige klachtencommissie. 10.2.1 Op verzoek van een partij dan wel van een betrokkene kan elk van de leden die een zaak behandelen, worden gewraakt op grond van feiten of omstandigheden waardoor de onpartijdigheid als lid schade zou kunnen lijden. 10.2.2 Op dezelfde grond als bedoeld in het vorige lid kan elk van de leden die een zaak behandelen, verzoeken zich te verschonen. 10.2.3 De door het bestuur van RADAR benoemde plaatsvervangende leden zullen in het geval 9.2.1 en 9.2.2 deelnemen aan de behandeling van de klacht door de klachtencommissie. De procedure Artikel 11 Verstrekken van inlichtingen 11.1 De klachtencommissie kan partijen en anderen verzoeken binnen een door haar te bepalen termijn nadere relevante stukken op te vragen. 11.2 Stukken, de cliënt betreffende worden slechts na toestemming van de cliënt verstrekt aan de klachtencommissie. 11.3 RADAR is verplicht de overige stukken met betrekking tot de klacht ter inzage aan te bieden aan de klachtencommissie. Artikel 12 Oproep voor de zitting De klachtencommissie kan partijen en andere betrokkenen oproepen om in persoon of bij gemachtigde te verschijnen, om te worden gehoord voor het geven van inlichtingen. Indien niet alle partijen worden opgeroepen worden de niet opgeroepen partijen in de gelegenheid gesteld het horen bij te wonen en een uiteenzetting over de zaak te geven. Artikel 13 Stukken voor de zitting De klachtencommissie doet afschriften van alle stukken, op grond waarvan zij beslist voor de zitting, aan beide partijen toekomen. Artikel 14 Niet-openbaarheid van de zitting 14.1 De zittingen van de klachtencommissie zijn in principe niet openbaar. 14.2 De klachtencommissie is bevoegd op verzoek van beide partijen te besluiten dat een zitting wel openbaar is, indien dit om gewichtige redenen geboden is. 14.3 De redenen, waar het in het vorige lid om gaat, worden opgenomen in het verslag van de zitting. 3
Artikel 15 Getuigen en deskundigen 15.1 De klachtencommissie is bevoegd zich tijdens de zitting te laten voorlichten door getuigen en deskundigen. Partijen worden van het voornemen hiertoe in kennis gesteld. 15.2 De klachtencommissie kan overgaan tot het benoemen van tolken. 15.3 De bij de zaak betrokken partijen en betrokkenen zijn bevoegd tijdens de zitting te getuigen en deskundigen mee te brengen teneinde hen door de klachtencommissie te doen horen. 15.4 Indien partijen en betrokkenen van de in het derde lid genoemde bevoegdheid gebruik wensen te maken, is dit slechts toegestaan indien zij tenminste een week voor de zitting de namen en hoedanigheid van de getuigen of deskundigen opgeven aan de klachtencommissie en de wederpartij. Artikel 16 De zitting 16.1 De zitting wordt door de voorzitter geopend, geleid en gesloten. 16.2 De partijen kunnen elkaar door tussenkomst van de voorzitter vragen stellen. Zij kunnen zowel door de voorzitter als door de overige commissieleden worden ondervraagd. 16.3 Getuigen en deskundigen kunnen door de voorzitter en de overige commissieleden en door tussenkomst van de voorzitter door partijen worden ondervraagd. 16.4 De klachtencommissie kan getuigen horen buiten tegenwoordigheid van andere getuigen die nog niet zijn gehoord. 16.5 De klachtencommissie kan uit eigener beweging, dan wel op verzoek van een der partijen om gewichtige redenen de partijen buiten elkaars tegenwoordigheid of getuigen buiten aanwezigheid van partijen te horen. 16.6 Deze reden dienen in het verslag van de zitting te worden opgenomen. 16.7 De niet aanwezige partij wordt door de klachtencommissie op de hoogte gesteld van hetgeen buiten haar tegenwoordigheid is gesteld en wordt de gelegenheid gegeven hierop te reageren. Artikel 17 Verslag van de zitting 17.1 Van al hetgeen tijdens de zitting met betrekking tot de zaak voorvalt, wordt een verslag gemaakt. 17.2 Het verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Artikel 18 Beraadslaging van de commissie De beraadslagingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar. Artikel 19 Heropening van de zaak 19.1 De klachtencommissie kan besluiten tot heropening van de haar voorgelegde zaak. 19.2 Zij zal zo spoedig mogelijk na de beraadslagingen partijen op de hoogte stellen van het besluit tot heropening. Artikel 20 Besluitvorming 20.1 Uiterlijk twee maanden na het indienen van de klacht spreekt de commissie een oordeel uit over de klacht. De betrokken partijen zijn verplicht zich aan het oordeel en advies van de commissie te houden. 4
20.2 Als de cliënt het niet eens is met de uitspraak van de RADAR-klachtencommissie kan hij een klacht indienen bij Artikel 1. 5