KringRaad Bestuursvergadering Vergadering van 24 september 2009 Scientica-lokaal om 18.08u Aanwezig: Charlotte, Didier, Wim, Koen, Maarten, Jo, Mathias, Wouter, Bart, Sanne 1 Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd. 2 Goedkeuring verslag Het verslag van 04/09/09 wordt goedgekeurd. De verschillende organen worden nog eens goed verduidelijkt. De vzw Scientica heeft een AV, dit is niet dezelfde als de vroegere Scientica AV, die wordt nu de Algemene KringRaad Vergadering (AKV) genoemd. De vroegere Scientica BV heet nu de KringRaad Bestuursvergadering (KBV). 3 Mededelingen De statuten van Scientica vzw zijn op de griffie binnengebracht. Het Huishoudelijk Reglement van de KringRaad, de Cudi en OOR worden nog geschreven door de drie afdelingen zelf. 4 Activiteiten 4.1 Weekend Het voorschot is betaald. Er zijn een 25-tal deelnemers. Iedereen zal nog wat extra reclame maken. OOR is ook al uitgenodigd. De aankopen worden vrijdagmiddag gedaan. Charlotte en Bart hebben hiervoor afgesproken. Voor de cantus moet niet veel geregeld worden. We werken niet met een brouwer, maar gewoon met bakken. Bij een cantus van Geos wordt gerekend op 8 pinten per persoon. Het kan geen zeker geen kwaad om meer drank te kopen, want Geos kan dit overnemen voor hun weekend. Er zal zaterdagmiddag nog eens voor bier gewinkeld moeten worden. Er moet een hamer voorzien zijn en eventueel een liedjeslijst met paginanummers. Didier zal een lijst naar Charlotte doorsturen. Charlotte zal ook enkele strafspullen meenemen. Kannen zijn niet nodig. De cantus zal gaan volgens een doorgeefsysteem, ook de zedenmeester kan doorgegeven worden. Mocht het toch niet lukken op de avond zelf, wil Didier het wel overnemen. Wim komt ook met de auto, dus de spullen kunnen zeker teruggebracht worden. Bart kan enkele bakken meenemen indien hij zaterdagmiddag teruggaat. In een laatste herinneringsmail kan nog eens gezet worden dat mensen hun cantusspullen moeten meenemen en zeker hun geld niet mogen vergeten, want er worden streepjes getrokken voor de drank. KringRaad - BV KringRaad - BV - Pagina 1
4.2 Plan Sjarel In de Albatros moet je de zware bieren per bak afnemen en het is niet mogelijk om bier terug te geven. Het is dus beter iets te weinig bier te bestellen en vooral de populaire biersoorten. Er kan al achter een winkel gezocht worden waar je goedkoop kaas kan kopen, bijvoorbeeld een melkerij. Mathias heeft al 2,5 kilo okkernoten. Het lijkt ons beter om de schil er wel af te doen. Dit is wel extra werk, maar zo zijn mensen meer geneigd om er eentje te nemen en ligt de Albatros niet vol met notenschelpen. De combinatie zware bieren en hamerke klop vraagt misschien wel om een EHBOkistje. Sanne kijkt of Wina een zware blok hout heeft. In de Diestsestraat is een ijzerwinkel waar lange nagels gekocht kunnen worden. Als hamers kunnen we geologenhamers gebruiken, deze moeten wel goed vast gemaakt worden, zodat mensen er niet mee kunnen rondlopen in de Albatros zelf. We kunnen het blok hout net buiten de mannenwc s zetten, zo kan de steward bij die deur het hamerkloppen in het oog houden. Er zijn geen glazen, misschien is het mogelijk de Winaglazen te gebruiken, anders kunnen er bekers van 33cl bij Albatros zelf besteld worden. Mathias en Daniël zitten nog eens samen om te beslissen welk bier ze willen bestellen. Ze bestellen dan ook kriek. De shiftenlijst moet zeker op tijd gemaakt worden. 4.3 LOKOmotion Maandag is het vergadering met LOKO. Dan moeten de line-up, de inkleding en de PA in orde zijn. Nu vrijdag gaan Ruben en Koen nog eens samenzitten met VTK en Medica. Koen zal vrijdag een document van het uitgewerkte concept naar heel Scientica sturen en ook nog een verslag van de vergadering van maandag. Per host zijn er 25 shiften. Dit is minder dan vorig jaar, toen waren het 34 shiften. Er worden extra boxen en licht voorzien. Er moet nog nagedacht worden wat er juist gaat gebeuren met de Odil. Het idee is voorlopig dat daar de bonnetjesverkoop gedaan wordt. Zo zien mensen de Odil ook en wordt er hopelijk een goede doorstroom verwezenlijkt. De tweede wc-ingang moet dan best wel geblokkeerd worden. De Odil zal waarschijnlijk niet door een kleinere kring gedaan worden, want er zijn weinig enthousiastelingen, er wordt maandag zeker nog eens achter gehoord. Maandag weten we of er mojito of champagne zal zijn. Dat hangt immers af van de sponsoring. Robert Abigail (e995) draait van 22.30u tot 0.30u, Buscemi (e1750) draait van 0.30u tot 02.30u en Sven van Hees (e1095) van 2.30 tot 4.30u. Er is dus nog een DJ nodig die om 22u een halfuur draait en vanaf 4.30u. Dit zal niet moeilijk te vinden zijn. Omdat het totale budget e5000 is, geeft dat nog een e1000 voor de PA, het licht en andere onkosten. Dit zal zeker voldoende zijn. Medica en VTK hebben tot nu toe niet veel gedaan, dit vinden Koen en Ruben helemaal niet erg. Ze zijn nu immers heel vrij in het organiseren. De opkuisshift is moeilijk in te schatten. Hij kan samengezet worden met een laatste, kortere shift of als aparte shift. Het hangt af van het algemene stopuur, hier wordt maandag achter gevraagd. Op de AKV vragen we de mening van de kringen in verband met de regeling van de opkuisshift. Er komen wegwijzertjes aan de zaal. Een duidelijke beschrijving van de shiften is erg belangrijk. De frituur in de Lido zal waarschijnlijk niet open zijn. Dit is beter, want anders staat er te veel volk. KringRaad - BV KringRaad - BV - Pagina 2
4.4 Bedrijvendag Mattia heeft van Liesje (VTK) gehoord dat zij ging samenzitten met Scientica. Hij vond het niet kunnen dat hij als lid van de werkgroep van niets wist. Deze werkgroep is echter vorig jaar opgericht en er zijn wat miscommunicaties gebeurd met de overgang naar een nieuw jaar. We willen het hier nog zeker over hebben op de AKV zodat alles zeker uitgeklaard geraakt. Pieter de Witte (Merkator), Bart vdb (Chemika), Didier en Sander (Geos), Vincent V. (Wina) zijn de contactpersonen van de verschillende kringen. Wouter zal aan Bios vragen wie daar de verantwoordelijke is. VTK heeft veel tips gegeven, maar is niet happig op samenwerking naar volgende jaren toe. VTK heeft een uitgebreide en vrij overdonderende werking. Ze zijn met acht mensen voortdurend aan het bellen, ze bieden avondpresentaties aan met broodjes, ze rekken een dag uit om naar bedrijven te gaan... Veel daarvan is voor ons nu zeker niet haalbaar. Zij vragen ook veel meer dan wij aan bedrijven om op de bedrijvendag te komen. In de werkgroep kunnen we hier misschien al wel over nadenken. Enkele dingen die we wel kunnen doen, is eerst bellen naar bedrijven en dan pas documenten doorsturen. We kunnen de bedrijven ook plaatsen op de site voor hun logo s en vacatures aanbieden. Hierover kan zeker nog gebrainstormd worden. Een Scientica telefoon is misschien het overwegen waard. Chemika heeft wel een telefoon, maar we moeten eerst aan Griet vragen of we deze mogen gebruiken. LBK zag een samenwerking al wat meer zitten. Hun bedrijvendag is qua grootte en prijs ongeveer gelijkaardig. We zouden dan eerst de bedrijven die op de beide bedrijvendagen komen eens vergelijken. Dit jaar kunnen we al 1 affiche maken voor beide bedrijvendagen. De locatie zou ook dezelfde zijn. Zo kunnen we gemakkelijk naar elkaars bedrijvendag gaan en het is bovendien goed om tegen bedrijven te kunnen zeggen dat er ook bio-ingenieurs aanwezig zullen zijn. De samenwerking met LBK zou enkel met de bedrijvendag zijn. LBK en VTK werken momenteel samen voor hun cv-boek. Als ook wij mee zouden samenwerken, hebben we wel meer namen om in het cv-boek te zetten, langs de andere kant wordt de verdeling van de winst wel heel moeilijk. We vragen zeker aan de AKV wat ze er van vinden. Voor de bedrijvendag van dit jaar blijft het concept dus nog hetzelfde. De mailadressen van vorig jaar en twee jaar terug, zullen zeer handig zijn. Dan kunnen die bedrijven gemaild of zelfs gebeld worden. De facturen van vorig jaar zijn allemaal aangetekend verstuurd en er is ook gemaild naar de bedrijven. Een viertal bedrijven hebben al geantwoord. Er zijn nog steeds zes bedrijven van twee jaar terug die niet betaald hebben, ook hier zit Didier goed achter. In totaal verwachten we nog zo n e10.000. Om dit geld onder de kringen te verdelen moeten de verdeelsleutels van de vorige jaren terug boven gehaald worden. (Verdeelsleutel: 40 procent wordt verdeeld volgens de studentenaantallen van de verschillende kringen, dit is de officiële verdeelsleutel die telkens op de eerste AKV wordt opgesteld; 60 procent wordt verdeeld naargelang de interesse van de bedrijven) We willen er samen met de kringen over denken een klein bedrag van de bedrijvendag naar Scientica te laten gaan. Bij activiteiten wordt de winst altijd verdeeld onder de kringen, maar eventuele verliezen moeten we wel telkens zelf opvangen en voor de winst die wordt gemaakt wordt er telkens hard gewerkt door de bestuursleden. Bovendien is een groter budget voor het galabal wel meer dan welkom. Het geeft Scientica ook de kans om wat te groeien en een budget aan te leggen. We kunnen bijvoorbeeld per activiteit bepalen wat Scientica krijgt, maar dit is misschien moeilijker en kan telkens opnieuw tot discussie leiden. We kunen ook de extra bedragen die we door vacatures en logo s op de site te zetten binnenkrijgen (mochten we dit gaan doen) voor Scientica houden. Al deze mogelijkheden zijn ideetjes en staan natuurlijk open voor discussie. Koen is zeker bereid nog mee te helpen aan de bedrijvendag. VTK belt ook naar de mensen waar hun studenten stages hebben gelopen. Wij kunnen vragen aan de mensen die de stages regelen of we contactgegevens krijgen of we kunnen hen vragen onze informatie door te sturen. KringRaad - BV KringRaad - BV - Pagina 3
4.5 Andere activiteiten Lezingenreeks: Marjan Annaert (Chemika), Ruben Maes (Merkator), Hanne Heylen (Wina) en waarschijnlijk Pieter en Kim (Geos) zijn de lezingenverantwoordelijken van de kringen. Aperitiefconcert: Voor het aperitiefconcert zullen de zalen in het STUK waarschijnlijk heel duur uitvallen. Het wordt zeker onderzocht. In het Heillige Geest college is ook een zaal. Die is wel wat klein, maar de akoestiek is zeker goed, de prijs is e60. Er moet ook zeker bij LOKO cultuur gepolst worden voor een zaal, dit gaat Wouter doen. Ook het lemmens is een mogelijkheid, al is de locatie wat minder. 5 Begroting Didier heeft al het geld van Scientica en heeft de kassa. Als alles geteld is, weten we wat voor risico s we kunnen nemen. Er zijn dit jaar veel nieuwe en vernieuwde activiteiten. We moeten vooral in het eerste semester goed oppassen, daarin zitten de meeste nieuwe activiteiten en de risicovolle Plan Sjarel. We kunnen, mocht het mislopen, een winstgevende activiteit organiseren in het tweede semester. Goede ideeën zijn meer dan welkom! Er is ook een werkingsbudget in de begroting ingepland van e200. Dit dient om het bestuur iets te laten drinken of voor iets te geven na een zware shift. De bedrijvendag staat momenteel op e+300. Dit is omdat een vzw best op nul kan draaien. Al is dit niet helemaal waar: zolang de winst maar gaat naar het doel van de vzw, mag dit wel. De huidige begroting is vooral opgesteld om bij de griffie binnen te brengen, al zou iedereen wel zo goed mogelijk naar de begroting moeten streven. We vermoeden wel dat het aperitiefconcert wat verlies gaat draaien. 6 Ondervoorzitter Wouter heeft de aanbieding van Bart Siodlak om hem bij te staan als ondervoorzitter. Bart is een ex-praesidiumlid van Chemika (quaestor en cultuur) die Wouter goed kent. De KBV gaat akkoord met zijn benoeming tot ondervoorzitter en zijn er zelfs enorm gelukkig mee! Dit moet nog op de AKV goedgekeurd worden. Volgens het recente huishoudelijk reglement gaat dat zo: eerst moet Koen Torremans uit zijn functie (uitsluitend op papier) verwijderd worden. Daarna kunnen we Bart coöpteren en tot ondervoorzitter bombarderen. Deze procedure wordt uiteraard toegelicht op de AKV. 7 Statuten en Huishoudelijk Reglement Scientica Leuven VZW De statuten zijn goedgekeurd. Dit moet niet meer op AKV gebeuren, dit gebeurt op de AV van de vzw. Enkel het Huishoudelijk Reglement van de KringRaad moet goedgekeurd worden. Het Huishoudelijk Reglement moet goed op voorhand doorgestuurd worden, met de mededeling dat het de bedoeling is dat iederen dat al goed doorneemt. We overlopen het Huishoudelijk Reglement nu niet, want iedereen heeft zijn zegje al kunnen doen. 8 Agenda AKV De AKV gaat door op woensdag 30 september om kwart na zes. vastleggen. De agenda: De agenda zullen we steeds op voorhand Goedkeuring verslag LOKOmotion (Koen stuurt het plan van vrijdag en het verslag van maandag op, dan kan iedereen er commentaar op geven.) Verdeelsleutel (Dit is nodig voor de bedrijvendag. Wouter bereidt tegen de AKV de verdeelsleutel voor en zoekt dus de procentuele aantallen van vorig jaar op.) KringRaad - BV KringRaad - BV - Pagina 4
Begroting Activiteiten: Plan Sjarel, Weekend, Bedrijvendag (Op de AKV zou een duidelijk plan moeten worden opgesteld zodat Maarten zeker weet wat hij moet doen.) Huishoudelijk Reglement Verkiezing ondervoorzitter Varia 9 Varia Logo: Didier heeft een nieuw logo gemaakt. Het oude Scientica logo is voor Scientica vzw en wordt dus ook gebruikt voor alles waarmee we als Scientica naar buiten komen. Internationaal: Er was niet veel volk op de drink van de International Orientation Days (10 mensen). Meer werd er echter niet verwacht. Het was wel erg jammer dat de meeste kringen niet vertegenwoordigd waren. Er waren er veel op weekend. Alle aanwezigen hebben een drankje gekregen, dit kostte ons e13. Eten op de AKV: Er kan misschien eten worden voorzien op de AKV, dan kunnen we een pauze inlassen en dan wat eten. Als we dit willen doen, moet dat zeker op voorhand doorgecommuniceerd worden. De vergadering wordt gesloten om 19.51u. Sanne Leenders (secretaris) KringRaad - BV KringRaad - BV - Pagina 5