Bijlage 9: Definitie van manco, manco s (meerv.) datgene waarin iets tekort schiet, te kort bij koopwaren, Deficit, Gemis, Gebrek, Hiaat, Leemte, Mankement, Ontbrekend gedeelte, Onderwicht, Tekortkoming, Tekort, Wat ontbreekt, Zwakheid. Inleiding Nadat een bestelling binnenkomt, is de volgende stap het controleren van de ontvangen goederen. Dit doe je omdat je wilt nagaan of de bestelde goederen in de juiste hoeveelheid en met de juiste kwaliteit zijn geleverd. Je ontvangt immers een rekening voor de bestelde goederen. Na levering kunnen goederen ontbreken, beschadigd of misschien wel bedorven zijn. Ook kan het gebeuren dat de leverancier de verkeerde goederen heeft geleverd. Als er in zulke gevallen geen controle is geweest, betaal je ten onrechte voor de goederen. En je grijpt mis: je dacht immers dat het besteld was. Bij een goede controle had je kunnen ontdekken dat de levering niet correct was. Controle is belangrijk om derving te voorkomen. Controle ingekomen/binnenkomende goederen: wat en waarom? Nadat een bestelling binnenkomt, is de volgende stap het controleren van de ontvangen goederen. Als cateringmanager doe je dit meestal niet zelf, maar vraag je aan een medewerk(st)er dit te doen. Het controleren van de goederenontvangst vraagt tijd van het personeel. Dat kost natuurlijk geld. Maar als de controle niet gebeurt, kan dat leiden tot derving. En dat kost ook geld. In de praktijk is gebleken dat de kosten voor het controleren van de ontvangen goederen lager zijn dan de verliezen die de locatie heeft door derving. Het hangt er daarbij wel vanaf hoe intensief de controle wordt uitgevoerd. Ook de mate van automatisering van de administratieve procedures zal van bedrijf tot bedrijf verschillen. Bij sommige grotere horecaorganisaties wordt na binnenkomst de levering gecheckt en direct in het administratieve systeem ingevoerd. In het administratieve systeem is een koppeling die ervoor zorgt dat de levering betaald wordt. Dat is natuurlijk erg efficiënt, maar in aanschaf en onderhoud is zo n systeem duur. Wel is het noodzakelijk dat de originele bestelling altijd blijft bestaan, teneinde een goede beoordeling te onderbouwen.
Voorbeeld: exclusief toeslagen, BTW etc. en alleen als voorbeeld bedoeld. Best Besteller locatie 100 prijs/eh prijs/totaal 60 Remia tomatenketchup 750cc 3,25 195,00 196 visfilet tialapia 11,00 2.156,00 80 krat heineken pils 6,70 536,00 45 bananen/kg 1,25 56,25 afleveradres voor 11:00 uur 2.943,25 het bestelde artikel, uit de basis assortiment lijst waarop is ingeschreven, is/kan niet worden geleverd. De bestelregel blijft staan en product is aan te merken als 60 manco's Besteller locatie 100 Pakb 60 Remia tomatenketchup 750cc prijs/eh prijs/totaal geleverd 3,25-0 196 visfilet tialapia 11,00 2.156,00 196 80 krat heineken pils 6,70 536,00 80 45 bananen/kg 1,25 37,50 30 60 Heinz tomatenketchup 750cc 3,75 225,00 60 60 credit remplace -0,50-30,00 60 2.924,50 afleveradres voor 11:00 uur 13:15 het tijdvenster is ruimschoots overtreden zonder akkoord van de locatie. Hiervoor een boete van xxxx, afhankelijk van de geleden schade met een minimum van 50,- er is een tekort geleverd, voor bananen is geen alternatief 15 manco's voor Remia, bestelregel 1, is een ander gelijkwaardig en in deze A-merk geleverd. Dit heft de manco (bestelling) niet op. Het product is normaliter duurder maar mag niet hoger gefactureerd worden. Omdat het hier een remplace betreft zal er een creditregel aan toegevoegd worden. Creditregel op het remplace geleverde product. Indien een voordeliger product geleverd is zal de lagere prijs gelden. Indien geen A-merk geleverd is blijft de manco regel 1 bestaan en zal geen creditregel toegevoegd worden Op dit formulier staat precies wat is geleverd en hoeveel. Bij de horeca is de omloopsnelheid van de diverse producten groot. Een krop sla kan je geen weken goed houden. Ook kan het soort producten wisselen als het menu verandert. Door die hoge omloopsnelheid wil je goed in de gaten houden wat je hebt en wat je misschien nu nog wel hebt, maar snel opraakt. Het komt niet goed over bij je gasten als je het aardbeiengebak deze week als aanbieding hebt, maar je hebt s ochtends na elven al geen enkel stuk aardbeientaart meer. Als dat steeds gebeurt, zou het kunnen betekenen dat: je steeds te weinig bestelt; je steeds te weinig geleverd krijgt; je wel geleverd krijgt, maar van het verkeerde artikel (bijvoorbeeld perzikentaart); je wel voldoende geleverd krijgt, maar die aardbeientaarten zijn tijdens transport te erg beschadigd;
Daarom wil je dus dat er gecontroleerd wordt wat er binnenkomt in vergelijking met wat je besteld hebt en of het van een goede kwaliteit is. Omdat er ook tijdens de opslag van goederen wel eens wat mis kan gaan, zul je tussentijdse controles moeten doen. Soorten controles Op de inkomende goederen kun je twee soorten controles uitvoeren, namelijk: kwantitatieve controle; kwalitatieve controle. Kwantitatieve controle Bij de kwantitatieve controle van de ontvangen goederen wordt er gecontroleerd of de hoeveelheid binnengekomen goederen overeenkomt met de hoeveelheid bestelde goederen. Een kwantitatieve controle is vrij gemakkelijk uit te voeren. Het aantal colli moet geteld worden, en dat is meestal snel gebeurd. Colli zijn verpakte eenheden, zoals dozen, kratten of kisten. Kwalitatieve controle Bij de kwalitatieve controle van de ontvangen goederen wordt er gecontroleerd of de goederen in een goede staat verkeren. Je kijkt dan bijvoorbeeld of ze niet beschadigd zijn, of bijvoorbeeld groenten er fris en goed uitzien. Een kwalitatieve controle kost meer tijd en is dus duurder. Soorten afwijkingen Bij het uitvoeren van een kwantitatieve controle kan ontdekt worden dat de hoeveelheid goederen niet klopt met de bestelling. Er is of te veel of juist te weinig van een bepaald artikel geleverd. Voorbeelden van afwijkingen die bij een kwaliteitscontrole ontdekt kunnen worden, zijn: verkeerd geleverde goederen (bijvoorbeeld perzikentaart in plaats van aardbeientaart, flessen rode wijn uit de Languedoc in plaats van witte wijn, ossenhaas in plaats van biefstuk); beschadigde goederen; goederen waarvan de houdbaarheidsdatum voorbij is. Derving Het niet ontdekken van afwijkingen in een geleverde bestelling kan leiden tot derving. Derving betekent verlies van waarde van goederen door bijvoorbeeld breuk, diefstal of bederf. Immers, een niet-volledig geleverde partij goederen waarvoor wel wordt getekend, betekent dat je geld betaalt voor goederen die je helemaal niet ontvangen hebt. In de horeca bied je je gasten iets te eten of te drinken (hun bestelling) aan en dat moet natuurlijk goed smaken. Dat begint allemaal met de producten die je binnenkrijgt na een bestelling. Als die producten niet goed (of verkeerde producten )zijn, werkt dat natuurlijk door in het eten en drinken, de beleving en tevredenheid van de gast. Dus moet je al goed opletten bij binnenkomst. Interne criminaliteit Het niet controleren van binnengekomen goederen kan leiden tot interne criminaliteit. Minder betrouwbare medewerkers kunnen dan vrij gemakkelijk producten stelen, omdat het in dit soort gevallen altijd erg moeilijk is na te gaan wie er nou schuldig is. Heeft de medewerker zich niet netjes gedragen of heeft de leverancier inderdaad niet voldoende geleverd? Lees voor Administratieve controle Bij een goede controle van de goederen hoort ook een goede administratie. Documentcontrole Bij de administratie moet je verschillende documenten invullen, zoals: de order en de orderbevestiging; de vrachtbrief; de pakbon; de ontvangstbon; de factuur;
de manco-, breuk- of teveellijst; de niet-te-leveren (NTL)-lijst; samen het logboek. Als cateringmanager zul je deze taken meestal niet zelf uitvoeren. Wel moet je medewerkers kunnen uitleggen wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. En ook wil je natuurlijk op de hoogte worden gesteld bij afwijkingen, zodat je contact kunt opnemen met de back-office van Paresto en de leverancier. Bestelling Een bestelling wordt gedaan in Eatec bij het bestellen van de goederen. Dit systeem plaats de order bij de leverancier, de beleverende instantie. Normaal is het zo dat de leverancier ter bevestiging van de bestelling een overzicht van de bestelde goederen terugstuurt: de orderbevestiging. Het is belangrijk de order en de orderbevestiging met elkaar te vergelijken. Vrachtbrief Een vrachtbrief is een lijst van de geplaatste bestellingen waarop is ingevuld welke goederen geleverd zijn. Bij aflevering moet aan de hand van de ontvangen vrachtbrief gecontroleerd worden of het aantal colli klopt. De medewerker controleert daarbij ook op zichtbare beschadigingen. Als alles in orde blijkt te zijn, ondertekent hij de vrachtbrief. Als hij bij de controle ontdekt dat óf het aantal geleverde goederen niet klopt óf dat enkele geleverde goederen beschadigd zijn, dan vermeldt hij dit op de vrachtbrief. De vrachtbrief bestaat uit drie delen: het origineel voor de afnemer van de goederen; een kopie voor de chauffeur als bewijs van aflevering; een kopie voor de leverancier als bewijs dat de afnemer de goederen heeft ontvangen. De vrachtbrief wordt alleen gebruikt als de leverancier het bezorgen van de goederen uitbesteedt aan een vervoersbedrijf. Als de leverancier zelf het transport verzorgt, is er geen vrachtbrief. Er zal dus niet altijd een vrachtbrief bij de geleverde goederen zitten. In dat geval is de pakbon het enige controlemiddel dat je hebt. Pakbon Op de vrachtbrief staat het aantal colli vermeld, op de pakbon van de leverancier staat het aantal geleverde stuks. Deze pakbon wordt in het magazijn van de leverancier gebruikt bij het verzamelen van de goederen die op de order van de afnemer staan. Voor de pakbon worden ook andere benamingen gebruikt, zoals paklijst, verzendbon en verzendlijst. De pakbon mag niet afwijken van de bestelbon. De bestelde regels worden ook zichtbaar op de pakbon. Zo heb je direct zicht op het juiste geleverde. Check steeds goed wat er binnenkomt. Het aantal geleverde stuks vergelijk je met de aantallen op de pakbon. Je controleert ook of de goederen op de pakbon dezelfde zijn als de goederen in de verpakking. Zo kun je zien of je de juiste goederen hebt ontvangen. Op een pakbon staan de volgende gegevens: De originele bestelling; soort goederen; aantal goederen per soort; omschrijving van de goederen (bijvoorbeeld de portionering); artikelnummer. De administratie kan de pakbon en/of vrachtbrief twee keer gebruiken als controlemiddel. De eerste keer kan de administratie de informatie op de pakbon en/of vrachtbrief vergelijken met de orderbevestiging. Zo kun je zien of de geleverde goederen overeenkomen met de bestelde goederen. De tweede keer kan de administratie de pakbon en/of vrachtbrief vergelijken met de factuur. De totaalprijs op de pakbon wordt dan vergeleken met de totaalprijs op de factuur. De leverancier kan namelijk - per ongeluk - meer goederen in rekening hebben gebracht dan hij feitelijk geleverd heeft. Als alles goed is gegaan bij het bestellen en leveren, dan verschillen de bestelling, pakbon en de vrachtbrief niet van elkaar. Medewerkers die de goederen in ontvangst nemen, moeten dus weten dat ze aan de bel moeten trekken als het niet klopt. Geef het
direct door aan de backoffice van Paresto. Het is aan jou welke verantwoordelijkheid je jouw medewerkers geeft in het afhandelen van deze bestelproblemen. De pakbon en/of vrachtbrief worden dus door de ontvanger gebruikt bij kwantiteits- en kwaliteitscontrole van de geleverde goederen. Als de geleverde partij niet in orde blijkt te zijn, vul je een klachtenformulier in. Dit is een bon waarop de informatie van de geleverde goederen wordt vermeld en die door de administratie wordt gebruikt als informatie om de leverperformance ven de leverende partij te berekenen. Op het klachtenformulier moet het volgende worden ingevuld: het aantal; de artikelomschrijving; het artikelnummer; de prijs; de afwijking; de THT datum; indien mogelijk een batchnummer van de partij/het artikel; zo mogelijk een foto/afbeelding van het geconstateerde. Factuur Een factuur is een rekening van de leverancier die door de afnemer moet worden betaald. De ontvangstbon is voor de administratie het bewijs dat de bestelde goederen zijn aangekomen. Als de ontvangstbon door de administratie is verwerkt, kan de factuur van de leverancier worden betaald. De factuur moet eerst worden vergeleken met de ontvangstbon en de originele bestelbon. Manco-, breuk- of teveellijst Als bij de kwantiteits- en kwaliteitscontrole blijkt dat er goederen ontbreken of beschadigd zijn of als er te veel zijn geleverd, dan vul je dit in op een mancolijst, breuklijst of teveellijst. Meestal stuur je beschadigde en te veel geleverde goederen terug aan de leverancier. Niet-te-leveren-lijst Het kan gebeuren dat de leverancier niet alle bestelde goederen in voorraad heeft. Als dit het geval is, zal de leverancier dit op de pakbon vermelden door bij het bestelde aantal een nul (0) in te vullen. Hierop kun je zien welke goederen niet geleverd konden worden. De leverancier moet dit/deze goederen/aantallen binnen twee (2) uur naleveren maar ook is het mogelijk dat de leverancier een vervangend (remplace) doch gelijkwaardig product zal uitleveren. Remplaces Zijn goederen welke om enige reden niet geleverd zijn. Hiervoor is een gelijkwaardig product in zo mogelijk merk en inhoud geleverd. De afspraak is dat een remplace product maximaal de bestelde eenheidsprijs mag dragen. Remplaces moeten vooraf gemeld worden dit heeft immers gevolg in bereiding of beleving en dus appreciatie, van de klant. Remplaces werken in de regel kostenverhogend voor de ontvanger en worden gedragen door de opdrachtnemer/veroorzaker, inclusief de daarbij behorende extra kosten.