NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN OFFERTEAANVRAAG

NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN OFFERTEAANVRAAG TEN BEHOEVE VAN DE BEDRIJFSREVISOREN 03juni2015! INLEIDING In het eerste deel van deze offerteaanvraag zal de opdracht verder verduidelijkt worden en zal de nodige achtergrondinformatie worden opgenomen, teneinde de bedrijfsrevisoren toe te laten een gedetailleerde offerte uit te werken. In het tweede deel worden een aantal concrete vragen geformuleerd over specifieke elementen die in de offerte duidelijk dienen te worden toegelicht. Het derde deel omvat de typisch contractuele bepalingen voor de totstandkoming, de uitwerking en de stopzetting van de opdracht. Deze offerteaanvraag wordt bezorgd aan het Instituut der Bedrijfsrevisoren met het verzoek haar leden hiervan in kennis te willen stellen. *

I DEEL 1: ALGEMENE INFORMATIE A. Algemene voorstelling van het Belgische notariaat De organisatie en de werking van het Belgische notariaat worden geregeld in de wet van 25 Ventase van het jaar XI op het notarisambt (16 maart 1803, verder genoemd 'de Ventosewet'). De Ventasewet voorziet onder andere in de oprichting van de Nationale Kamer van notarissen, het wettelijk reglementerend en vertegenwoordigend orgaan op nationaal niveau. De Nationale Kamer is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid wiens organen eveneens de werking en het beheer van het Notarieel Fonds verzekeren. Verder voorziet de Ventasewet in de oprichting van het Notarieel Fonds. Dit Fonds werd in de vorm van een afzonderlijke rechtspersoon opgericht bij de Nationale Kamer van notarissen. Het heèft als taak de verminderingen van erelonen die de notarissen voor bepaalde verkoopakten dienen toe te staan, terug te storten aan die notarissen. Om dit te kunnen doen, wordt het Fonds gestijfd door een jaarlijkse bijdrage van alle notarissen, ten belope van 0,5 % van hun netto-beroepsinkomen (KB van 19 juni 2014). De Koning werd belast met de organisatie van de controle op het Fonds. In het koninklijk besluit van 29 december 1999 houdende organisatie van het toezicht op het Notarieel Fonds wordt bepaald dat de Nationale Kamer jaarlijks een bedrijfsrevisor dient aan te stellen die is ingeschreven op het tableau van het Instituut der Bedrijfsrevisoren om de rekeningen van het Fonds te controleren. Deze offerteaanvraag heeft tot doel de geïnteresseerde bedrijfsrevisoren in te lichten over de voorwaarden waaraan de bedrijfsrevisor voor het Notarieel Fonds en de Nationale Kamer van notarissen dient te voldoen en over de modaliteiten waarin zijn opdracht dient te worden uitgevoerd. 8. Het Notarieel Fonds 1. Doelstelling van art. 117 van de wet van 25 ventöse jaar XI op het notarisambt Artikel 117 kent aan kopers van een bescheiden woning een vermindering toe op het ereloon van de notaris met 250, mits aan een aantal voorwaarden is voldaan. Sedert de BTWplicht van notarissen werd vanaf 01 januari 2012 het bedrag verhoogd naar 302,5 (250 + 21% BTW). Die voorwaarden zijn : het dient te gaan om de aankoop van de eerste gezinswoning waarop het verminderd registratierecht van toepassing is; voor de financiering van deze aankoop dienen de kopers voor ten minste 50 % van de waarde een beroep te doen op een hypothecaire lening of op een kredietopening, waarvoor zij reeds een vermindering met de helft van het ereloon van de notaris kunnen genieten (op basis van het KB van 16 december 1950 houdende het tarief van de honoraria der notarissen). 2

De ereloonvermindering die een notaris onder deze voorwaarden dient toe te staan, kan hij terugvorderen van het Notarieel Fonds. 2. Financiering van het Notarieel Fonds Om de terugbetalingen aan de notarissen die een vermindering hebben toegestaan te financieren, wordt het Fonds gestijfd door een jaarlijkse bijdrage van alle notarissen van het land, ten belope van 0,5 % van hun netto-belastbaar inkomen. Voor notarissen die hun ambt in vennootschap uitoefenen, wordt deze bijdrage op het netto-belastbaar inkomen van de vennootschap berekend, maar met een minimum van 1.250 Euro per vennoot (art. 1 KB 29-12-99). In enkele specifieke gevallen zijn bepaalde gunstmaatregelen voorzien. Het huishoudelijk reglement bepaalt de praktische modaliteiten voor de inning van deze bijdragen. Een essentiële rol is daarbij weggelegd voor de bedrijfsrevisor. Hij dient na te gaan of de bijdragen aan het Fonds correct zijn berekend en betaald. 3. Organisatie en werking van het Notarieel Fonds a) algemeen Het Fonds werd opgericht 'bij de Nationale Kamer van notarissen'. Dit houdt onder andere in dat de Nationale Kamer het huishoudelijk reglement van het Notarieel Fonds diende uit te werken. Op 11 april 2000 werd het reglement opgesteld en meermaals gewijzigd. In bijlage vindt U een kopie van de laatste versie. Het Notarieel Fonds wordt beheerd door het directiecomité van de Nationale Kamer. De rekeningen van het Fonds dienen door de bedrijfsrevisor te worden gecontroleerd. b) berekening en inning van de bijdragen van de notarissen Jaarlijks ontvangen de notarissen een document waarin de betaling van hun bijdrage gevraagd wordt. Deze bijdrage wordt berekend door het Fonds op basis van het aanslagbiljet van het tweede jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de bijdrage verschuldigd is (bijv. de bijdrage voor 2015 wordt berekend aan de hand van het aanslagbiljet van het aanslagjaar 2013 - inkomsten 2012). Deze werkwijze werd gekozen om over een objectieve berekeningsbasis te kunnen beschikken. c) terugbetaling aan de notaris van toegestane ereloonverminderingen Voor elke verkoopakte die aan de wettelijke voorwaarden voor de vermindering voldoet, doet de notaris een elektronische aanvraag aan het Fonds. Hij houdt hiervan een kopie bij. In principe dient de bedrijfsrevisor niet tussen te komen bij de terugbetalingen door het Fonds, behoudens in het kader van zijn algemene opdracht om de rekeningen van het Fonds te controleren. Een controle van de aanvragen tot terugbetaling is voorzien in het kader van de jaarlijkse boekhoudcontrole van de notarissen. C. De Nationale Kamer van notarissen 3

De Nationale Kamer is dus een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid opgericht door de wet - als wettelijke vertegenwoordiger van de leden van alle genootschappen; - als reglementerend orgaan: o.m. deontologie, stage, boekhouding en toezicht, doorrekening bijdragen, regels voor de notariële praktijk, beroepsaansprakelijkheid; - géén disciplinaire bevoegdheid. De opdracht van de Nationale Kamer bestaat erin te zorgen voor een "uniforme" ambtsuitoefening waar mogelijk/nodig in algemeen belang - belang van het publiek; - te waken over gelijke uitoefeningsvoorwaarden van het notarisambt. De organen van de Nationale Kamer zijn de algemene vergadering en het directiecomité. De algemene vergadering is samengesteld uit vertegenwoordigers van de genootschappen of hun plaatsvervangers die rechtstreeks verkozen worden door de algemene vergaderingen van de genootschappen. Elk genootschap heeft recht op één vertegenwoordiger per begonnen schijf van 30 notarissen. Het mandaat van vertegenwoordiger of plaatsvervanger bedraagt 5 jaar. De wet bepaalt dat de vertegenwoordigers en plaatsvervangers jaarlijks voor een vijfde worden hernieuwd. Het directiecomité bestaat uit acht leden die door de algemene vergadering uit haar leden worden verkozen, met een gegarandeerde taalpariteit. Het mandaat van een lid van het directiecomité bedraagt 3 jaar. Het directiecomité wordt jaarlijks gedeeltelijk vernieuwd, om de drie jaar worden een nieuwe voorzitter en ondervoorzitter gekozen, elk jaar worden twee van de andere leden vervangen. De regels houdende organisatie van de Nationale Kamer werden uitgewerkt bij koninklijk besluit van 29 december 1999 en vervolledigd door het Huishoudelijk reglement van 24 oktober 2000 (verschillende keren gewijzigd). De werkingskosten van de Nationale Kamer van notarissen komen uit de bijdragen van de notarissen die via de provinciale genootschappen worden geïnd. De algemene vergadering van oktober keurt, op voorstel van het directiecomité, de begroting voor het volgende kalenderjaar. goed en stelt het aand~el van elk genootschap van notarissen in haar werkingskosten vast. Dezelfde algemene vergadering wijst een bedrijfsrevisor of accountant aan voor het toezicht op de boekhouding van de Nationale Kamer. De algemene vergadering van de maand april keurt de rekeningen van het voorgaande kalenderjaar goed. Tijdens de algemene vergadering van april wordt het verslag medegedeeld van de revisor of accountant, belast met het toezicht op de boekhouding van de Nationale Kamer. D. Toelichting van de vraag :waarvoor dient de bedrijfsrevisor in te staan? 0.1. Notarieel Fonds Het art. 1 van het KB 29 december 1999 voorziet dat de bedrijfsrevisor dient na te gaan of de bijdragen aan het Notarieel Fonds correct zijn berekend en betaald. Hij dient een verslag op te stellen van zijn bevindingen en zendt hiervan een exemplaar over aan de Minister van Justitie en aan de Nationale Kamer van notarissen. 4

1. Controle van de berekening van de bijdragen aan het Fonds De berekening van de bijdrage aan het Notarieel Fonds wordt door de diensten van het Notarieel Fonds berekend, aan de hand van het aanslagbiljet van het tweede voorafgaande aanslagjaar. Een kopie van het relevante gedeelte van dat aanslagbiljet dient tegen 31 augustus te worden teruggestuurd naar het Fonds. De revisor dient (steekproefsgewijs) de juistheid van de berekeningen na te gaan en tevens te verifiëren of de notaris zijn bijdrage ook effectief op de rekening van het Fonds heeft gestort. 2. Controle van de rekeningen van het Fonds Deze verplichting die door het KB wordt opgelegd, houdt de jaarlijkse 'gewone' revisorale controle in van de rekeningen van het Fonds. 3. Verslag Elk jaar maakt de bedrijfsrevisor een verslag op over zijn bevindingen, dat hij (voor het einde van de maand maart) aan het directiecomité en aan de Minister van Justitie overzendt. Hij brengt verslag uit aan de algemene vergadering van de Nationale Kamer, (in de maand april van elk jaar). De bedrijfsrevisor maakt eveneens een aanvullend verslag op buiten deze periode, telkens wanneer hij het nodig acht of op verzoek van het directiecomité, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend. 4. Beperkingen en mogelijke uitbreidingen van de samenwerking De bedrijfsrevisor wordt door de algemene vergadering van de Nationale Kamer aangesteld voor één jaar. Zijn mandaat is jaarlijks verlengbaar. 0.2. Nationale Kamer 1. Controle van de rekeningen van de Nationale Kamer Jaarlijkse 'gewone' revisorale controle van de rekeningen van de Nationale Kamer. 2. Verslag Elk jaar maakt de bedrijfsrevisor een verslag op over zijn bevindingen, dat hij (voor het einde van de maand maart) aan het directiecomité overzendt. Hij brengt verslag uit aan de algemene vergadering van de Nationale Kamer, (in de maand april van elk jaar). De bedrijfsrevisor maakt eveneens een aanvullend verslag op buiten deze periode, telkens wanneer hij het nodig acht of op verzoek van het directiecomité, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend. 3. Beperkingen en mogel!ïke uitbreidingen van de samenwerking De bedrijfsrevisor door de algemene vergadering van de Nationale Kamer aangesteld voor één jaar. Zijn mandaat is jaarlijks verlengbaar. 5

j DEEL 2 : ELEMENTEN OP TE NEMEN IN DE OFFERTE In het tweede deel van deze offerteaanvraagvragen wij aan de bedrijfsrevisoren informatie over de volgende elementen op te nemen in hun offerte. 1. Informatie over uw onderneming en gebruikte methodologie Algemene voorstelling van uw bureau en diensten (eventueel aan de hand van brochures, jaarverslagen,... ) Hoe wordt de tweetaligheid voor de duur van het ganse project verzekerd? 2. Ervaring in openbare instellingen Welke referenties van opdrachten in openbare instellingen kan U voorleggen? 3. Prijsbepaling Gelieve een eenduidige offerte op te stellen voor de taken zoals die in de offerteaanvraag zijn vermeld. Op welke manier wordt uw prijs bepaald? Indexering? Hoe worden eventuele bijkomende prestaties aangerekend? Op welke tijdstippen wordt er gefactureerd? Welke betalingstermijnen gelden er? 4. Het staat U uiteraard vrij alle bijkomende informatie die van nut kan zijn bij uw offerle te voegen. 5. Verdere inlichtingen Bijkomende inlichtingen kunnen worden ingewonnen bij : An HUYS, Notarieel Fonds, Bergstraat 30-32, 1000 BRUSSEL (huys@cnknot.be - 02/506.46.43) Anne Catherine DELEYE, Directeur, Bergstraat 30-32, 1000 BRUSSEL (deleye@cnknot.be- 02/506.46.40) Mr. Guy JANSEN, Penningmeester, Vaartstraat 59/1-3000 LEUVEN (016/22.18.47), 6

j DEEL 3: WETTELIJKE, REGLEMENTAIRE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN 1. Opdrachtgever Opdrachtgever : Nationale Kamer van notarissen openbare instelling Bergstraat 30-32 1 000 Brussel KBO-nr 0267-301-217 2. Voorwerp van de opdracht De opdrachtnemer verbindt er zich dus toe, overeenkomstig de bepalingen van onderhavige offerteaanvraag, de nodige diensten te verlenen om het verwachte resultaat te bereiken. 3. Wijze van toekenning Deze offerteaanvraag wordt verspreid door middel van een oproep aan de kandidaten door toedoen van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. De opdracht zal worden toegekend voor het geheel en niet voor een gedeelte daarvan. In deze offerteaanvraagk wordt op sommige plaatsen aan de opdrachtnemers de vrijheid gelaten om suggesties uit te brengen. De opdrachtgever is niet verplicht de redenen te verklaren waarom een aanbod niet werd weerhouden. 4. Suggesties De inschrijvers zijn ertoe gemachtigd alle suggesties naar voren te brengen die hen nuttig schijnen, binnen de grenzen van het nagestreefde doel van de opdrachtgever. De opdrachtgever eigent zich het recht toe om, na onderzoek van deze suggesties, het voorwerp van de opdracht te herbekijken en eventueel aan te passen voor alle inschrijvers. 5. Bepaling en controle van de prijzen De opdracht zal worden toegewezen voor een globale prijs per jaar. Eenheidsprijzen met een inschatting van het globale volume zullen gepreciseerd worden voor diensten zoals controle van de bijdragen en verslagen. 6. Vorm en inhoud van de aanbiedingen De aanbiedingen moeten worden opgesteld in 4 exemplaren en volgens de modaliteiten die in onderhavige offerteaanvraag worden vastgelegd. Twee exemplaren worden in het Nederlands opgesteld, twee exemplaren in het Frans. 7. Het indienen van de aanbiedingen De aanbiedingen moeten worden ingediend uiterlijk op 10 augustus 2015 ter attentie van: 7

Mr Thierry VAN SINAY, Voorzitter van de Nationale Kamer van notarissen, of Mr Guy JANSEN, Penningmeester van de Nationale Kamer van Notarissen, Bergstraat 30-32, 1000 BRUSSEL. Op deze termijn zal geen enkele verlenging worden toegestaan. Zonodig kan het directiecomité van de Nationale Kamer van notarissen nadien nog bijkomende vragen stellen over de ingediende offertes. 8. Geldigheidsduur van de aanbiedingen De geldigheidsduur van elke aanbieding wordt bepaald op zes maanden te rekenen vanaf de ontvangst van de offerteaanvraag. 9. Onderverdelingen De opdracht kan eventueel worden onderverdeeld in modules, mits de opdrachtnemer het geheel van de modules zal kunnen uitvoeren en een globale prijs zal kunnen opgeven voor het geheel van de modules. 10. Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen De uitvoering van de opdracht zal worden geregeld door : a) de bepalingen van onderhavige offerteaanvraag; b) de documenten waarnaar deze offerteaanvraag verwijst (in het bijzonder art. 117 wet van 25 ventöse jaar XI en het huishoudelijk reglement van het Notarieel Fonds en de Nationale Kamer). Hierover zal een contract of opdrachtbrief worden opgemaakt met wederzijdse goedkeuring. 11. VeiliqiJeid en vertrouwelijkheid Buiten de wettelijke voorwaarden kunnen er ook verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid worden opgelegd aan de opdrachtnemers en aan hun vertegenwoordigers om redenen van geheimhouding of veiligheid. De documentatie die door de opdrachtgever aan de opdrachtnemers wordt bezorgd, mag slechts worden gebruikt voor de prestaties die betrekking hebben op het onderwerp van deze aanbesteding. Ambtshalve is er in elk geval een strikte verplichting tot vertrouwelijkheid van toepassing op alle informatie waarvan de opdrachtnemer in het kader van de aanbesteding en van de uitvoering van de opdracht kennis neemt. De opdrachtnemers zullen, in voorkomend geval, het bewijs leveren van het engagement van hun medewerkers ten opzichte van de verplichtingen van onderhavige offerteaanvraag. 12. Publiciteit 8

De opdrachtnemers verbinden zich ertoe in hun publiciteit geen melding te maken van deze aanbesteding, noch als referentie te vermelden, zonder voorafgaande geschreven toelating van de opdrachtgever. 13. Onderaanneming en tiideliike vereniging De opdracht wordt aan één enkele opdrachtnemer voor het gehele project toevertrouwd. In geval de opdrachtnemer beroep doet op zelfstandige consultants voor het (mee) uitvoeren van de opdracht, dient alleszins de in de offerte vermelde werkwijze te worden nageleefd. Bij om het even welk voorval zal de opdrachtnemer alleen en volledig verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Voor de uitvoering van het project kunnen geen tijdelijke verenigingen worden aangegaan. 14. Technische en functionele specificatjes De minimale technische en functionele specificaties staan beschreven in deel 1 van onderhavige offerteaanvraag. De opdrachtgever kan aan deze vereisten nog andere toevoegen naargelang de vorderingen van de studies en de realisaties, ingevolge resultaten en naar voren gebrachte suggesties, waarbij er evenwel niet voorbij gegaan mag worden aan het hoofddoel van de opdracht. Deze bijkomende vereisten zullen het voorwerp uitmaken van een akkoord dat door de twee partijen moet worden ondertekend. 15. Lokalisatie De diverse werken en studies zullen plaatsvinden in de lokalen die door de opdrachtgever worden aangeduid of aanvaard. 16. Taalgebruik De bedrijfsrevisor moet verplicht perfect tweetalig zijn. Alle gebruikte documentatie, verslagen, moeten zowel in het Nederlands als in het Frans ter beschikking worden gesteld. 17. Vereiste ervaring De bedrijfsrevisor dient zijn ervaring en zijn professionele bekwaamheid voor de uitvoering van een dergelijke opdracht voldoende te hebben bewezen. Hij zal bij voorkeur reeds een of meer revisorale opdrachten hebben uitgevoerd voor openbare instellingen of organismen van openbaar nut. De medewerkers van de opdrachtnemer dienen reeds over voldoende ervaring te beschikken die vereist is voor een optimale uitvoering van de opdracht of van nabij te worden begeleid door de revisor. 9

18. Onverenigbaarheden De opdracht is onverenigbaar met een mandaat betreffende de boekhoudkundige controle in een notariskantoor of de schatting van een notariskantoor. Tijdens de uitoefening van de opdracht kan de opdrachtnemer dergelijk mandaat dan ook niet uitoefenen. 19. Documentatie en informatie Het geheel van informatie en documentatie geleverd door de opdrachtnemer mag voor intern gebruik door de opdrachtgever gebruikt worden. 20. Kalender van de prestaties - verslagen Een precieze timing van de prestaties zal met wederzijdse goedkeuring opgesteld worden voor de aanvang van de opdracht. De tijdstippen voor de verslaggeving zijn reeds vastgelegd in de huishoudelijke reglementen van het Notarieel Fonds en de Nationale kamer, die integraal deel uitmaken van deze offerteaanvraag. 21. Prijs van de opdracht De forfaitaire prijs die door elke opdrachtnemer in zijn offerte wordt vermeld, moet betrekking hebben op het geheel van de prestaties. Een gedetailleerd prijsoverzicht zal aan de offerte toegevoegd worden. Deze lijst zal per rubriek de eenheidsprijs per uur en totaalprijs vermelden, evenals de voorgestelde varianten en de varianten aankoop of huur (contracten van x jaar), onderhoudskosten, eventuele kortingen. 22. Einde van de opdracht Zonder afbreuk te doen aan de door de offerteaanvraag voorziene bepalingen, kan de opdrachtgever in volgende gevallen een einde stellen aan de opdracht, zonder dat daaruit voor om het even welke opdrachtnemer het recht zou voortvloeien om schadevergoeding of intresten te eisen : a) indien op om het even welk ogenblik zou blijken dat de kostprijs van de prestaties de budgettaire mogelijkheden van de opdrachtgever zou overschrijden; b) indien zou blijken dat de opdrachtnemer niet in staat is de verplichtingen na te komen die in de offerte vermeld staan; c) indien zou blijken dat de doelstellingen van het project niet gehaald worden; d) indien de bepalingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid door de opdrachtnemer of door één van zijn onderaannemers niet worden nageleefd. In ieder geval zal het contract verdere opzegmodaliteiten dienen te voorzien. De offerte zal reeds vermelden welke vergoedingen zullen worden aangerekend in geval een einde wordt gesteld aan de overeenkomst anders dan op een van de hierboven vermelde wijzen. De offerte zal eveneens reeds melding maken van de voorwaarden en modaliteiten waaronder na afloop van de overeenkomst het gebruik van het reeds verrichte werk door de opdrachtgever mogelijk is. * * 10

ll

I BIJLAGEN 1. art. 117 van de wet van 25 ventöse jaar XI op het notarisambt 2. KB 29 december 1999 organisatie -werking Nationale Kamer 3. KB 29 december 1999 organisatie toezicht Notarieel Fonds 4. Huishoudelijk reglement Nationale Kamer 5. Huishoudelijk reglement Notarieel Fonds 6 MB 19 juni 2014 vermindering van het bijdragepercentage van de notarissen aan het Notarieel Fonds 12