Algemene regels inzake de werking van de stagecommissies

Transcriptie

1 NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN Algemene regels inzake de werking van de stagecommissies Tekst aangenomen door de algemene vergadering van 22 april 2008, gewijzigd door de algemene vergadering van 26 januari 2017 en 22 juni 2017 INLEIDING Deze regels worden aangenomen in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 5, van de wet van 25 ventôse jaar XI ; ze vullen de regels inzake de uitoefening van de stage aan. Artikel 1: Opdracht van de stagecommissies De stagiairs die als hoofdactiviteit een juridische functie uitoefenen in een Belgisch notariskantoor met het oog op het bekomen van een stagecertificaat, worden minstens eenmaal per jaar gehoord door de stagecommissie. Deze laatste wordt opgericht in de schoot van het genootschap van notarissen van de provincie waarin zij hun stage verrichten. De stagiairs worden tevens gehoord telkens er een wijziging van stagemeester is, alsmede aan het einde van de stageperiode. De houders van een stagecertificaat kunnen ook vragen één keer per jaar gehoord te worden. Elke stagecommissie heeft als opdracht: 1. de voorwaarden van de stage en de uitvoering ervan te controleren; 2. de vooruitgang van de stagiair op te volgen en bij te sturen waar nodig op grond van de volgende criteria: 1 het stageprogramma opgesteld door de Nationale Kamer van notarissen; 2 het inzicht van de stagiair in de werking van een notariskantoor; 3 de geschiktheid van de stagiair voor het ambt; 3. de stagiair raad te geven in het kader van zijn opleiding (het zoeken naar een stagemeester, behandelde materies, gevolgde opleidingen, enz.); 4. de stagemeester raad te geven in het kader van de opleiding van de stagiair (werkplaats, behandelde materies, regelmatige gesprekken tussen de stagemeester en de stagiair, enz.); 5. de stagemeester en de stagiair te horen, om de stagecommissie in staat te stellen het verloop van de stage op te volgen; 6. voor elke stagiair verslagen op te maken zoals voorzien in artikel 10 van dit reglement; 1

2 7. in de loop van het eerste trimester van elk kalenderjaar een verslag op te stellen van haar activiteiten en vaststellingen van het voorgaande jaar, met de voorstellen die zij aangewezen acht, en dat verslag elk kalenderjaar ten laatste op 30 april aan de kamer van notarissen over te maken alsmede aan de Nationale Kamer van notarissen en de Benoemingscommissies voor het notariaat. Artikel 2: Samenstelling van de stagecommissie Aanwijzing van de leden Duur en vernieuwing van het mandaat Binnen elk genootschap van notarissen wordt één stagecommissie ingesteld. De stagecommissie bestaat minstens uit zes leden, waarvan ten minste: a) een notaris-titularis of geassocieerd notaris uit het genootschap die het ambt sedert tenminste tien jaar uitoefent; b) een notaris-titularis of geassocieerd notaris uit het genootschap die het ambt minder dan vijf jaar uitoefent op het ogenblik van zijn aanduiding; c) een kandidaat-notaris die ingeschreven is op het tableau van een genootschap. De andere leden van de stagecommissie moeten de hoedanigheid van notaris, erenotaris of kandidaat-notaris hebben. De leden worden aangewezen door de kamer van notarissen voor een termijn van drie jaar. Een lid van wie de eerste aanstellingstermijn is verstreken, kan één maal worden heraangesteld. Een lid van wie de tweede opeenvolgende aanstellingstermijn is verstreken, kan slechts opnieuw worden aangewezen na verloop van een volledig jaar na de afloop van de tweede aanstellingstermijn. Het lid vermeld onder c) wordt voorgedragen door een representatieve vereniging van licentiaten in het notariaat, bedoeld in artikel 38bis, zesde lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI. Elke stagecommissie beslist zelf over haar interne organisatie en de eventuele opdeling in subcommissies. De secretaris van de stagecommissie, die niet stemgerechtigd is, wordt door de kamer van notarissen vrij aangewezen, zonder tijdsbeperking. De stagecommissie wijst onder haar leden, voor de duur die zij bepaalt, een voorzitter aan. Zij wijst bovendien de coaches aan. Artikel 3: Onverenigbaarheden Einde van het mandaat en van de functie als coach Een mandaat in een stagecommissie of de functie van coach is onverenigbaar met: - een mandaat binnen een benoemingscommissie voor het notariaat; - een mandaat binnen een adviescomité. Het mandaat in de stagecommissie eindigt van rechtswege: - bij het verstrijken van de termijn; 2

3 - wanneer een onverenigbaarheid ontstaat zoals bedoeld in het eerste lid; - wanneer een lid de hoedanigheid verliest op basis waarvan hij binnen de stagecommissie werd benoemd. De functie van coach eindigt van rechtswege: - wanneer een onverenigbaarheid ontstaat zoals bedoeld in het eerste lid; - wanneer hij de hoedanigheid verliest op basis waarvan hij aangesteld werd als coach. Artikel 4: Tussentijdse vervanging Wanneer een lid tijdens zijn mandaat moet worden vervangen, stelt de kamer van notarissen een nieuw lid aan, dat het mandaat van het vervangen lid voleindigt. Het voleindigen van het mandaat geldt als een volledig mandaat voor de toepassing van artikel 2, vierde lid. Artikel 5: Voorzitter De voorzitter is bevoegd voor de voorbereiding van de taken van de stagecommissie en voor de uitvoering van haar beslissingen. De voorzitter leidt de zittingen van de stagecommissie en verdeelt de taken onder haar leden. Hij maakt de planning op van de vergaderingen en roept de leden van de stagecommissie bijeen per brief, per of per telefax. Het activiteitenverslag van de stagecommissie en de verslagen over het verloop van de stage, alsook de briefwisseling, worden getekend door de voorzitter of, in geval van verhindering, door twee leden. Artikel 6: Coaches De stagecommissie duidt voor iedere stagiair een coach aan, die een notaris, erenotaris of kandidaat-notaris moet zijn, en de volgende opdrachten heeft: - de stagiair en de stagemeester regelmatig te ontmoeten daar waar de stage wordt uitgeoefend; deze ontmoetingen vinden plaats binnen de eerste drie maanden van de stage en nadien éénmaal per jaar; - alle informatie in te zamelen over het verloop van de stage; - de stagiair en stagemeester raad te geven; - omstandig verslag uit te brengen aan de stagecommissie binnen de maand na iedere ontmoeting; - alle opmerkingen van de stagecommissie over te maken aan de stagemeester en/of de stagiair; - fungeren als vertrouwenspersoon voor de stagiair. Artikel 7: Vergaderingen De oproepingen bevatten de agenda en worden minstens acht dagen voor de vergadering verstuurd. Deze vergaderingen vinden plaats in een lokaal gelegen in het rechtsgebied van het genootschap en ter beschikking gesteld door de kamer van 3

4 notarissen. In geval van hoogdringendheid kan de voorzitter de stagecommissie bijeenroepen zonder deze formaliteiten te vervullen. Van elke vergadering worden er notulen opgemaakt, die door de voorzitter van de vergadering worden getekend. Artikel 8: Aanwezigheidsquorum en stemquorum De stagecommissie kan slechts geldig in haar plenaire vergadering zetelen wanneer minstens de helft van haar leden aanwezig is. De stagecommissie onderzoekt tijdens de hoorzittingen de vooruitgang van de stage nadat minstens twee leden ervan afzonderlijk eerst de stagemeester en vervolgens de stagiair hebben gehoord. Een lid van de stagecommissie onthoudt zich in de volgende gevallen: 1 indien het lid zich ten opzichte van de stagiair in een graad van verwantschap of aanverwantschap bedoeld in artikel 8 van de wet van 25 ventôse jaar XI, bevindt; 2 indien het lid werkgever of coach is of geweest is van de betrokkene of indien de stagiair effectief met hem heeft samengewerkt. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt doorslaggevend. Artikel 9: Werkingskosten Archief Vertrouwelijkheid Elk genootschap verzorgt het secretariaat van de stagecommissie en verzekert de bewaring van haar archief. De werkingskosten van de stagecommissie, en onder andere de kosten die gemaakt worden door de coaches, komen voor rekening van het genootschap. Elk genootschap bewaart het archief gedurende tien jaar. De leden van de stagecommissie, evenals de leden van de kamer van notarissen, zijn gehouden tot de meest absolute vertrouwelijkheid betreffende alle informatie waarvan zij gedurende de uitoefening van hun mandaat kennis hebben. Artikel 10: Verslagen over het verloop van de stage Eindverslag Voor iedere stagiair wordt een verslag over het verloop van de stage opgesteld, na beraadslaging van de leden. Het verslag over het verloop van de stage wordt overgemaakt aan de stagiair, de stagemeester en de coach, binnen de maand na de hoorzitting. De eventuele opmerkingen moeten binnen de maand na opsturen van het verslag overgemaakt worden aan de stagecommissie en aan de bestemmelingen van het verslag. 4

5 Het eindverslag alsook de opmerkingen moeten bij ter post aangetekende brief worden verzonden. Alle verslagen alsook de opmerkingen worden geklasseerd in een dossier bewaard door het genootschap van notarissen. Een exemplaar van het eindverslag, samen met de eventuele opmerkingen, wordt ter beschikking gehouden van het adviescomité. De benoemingscommissie mag vragen dat het verslag haar wordt meegedeeld bij het onderzoek van een kandidatuur voor de functie van notaris. Artikel 11: Territoriale bevoegdheid Wanneer een stagiair zijn stage verder zet in een notariskantoor gelegen in een andere provincie, wordt zijn stagedossier aan de stagecommissie van die provincie overgemaakt. Wanneer de stage gelijktijdig wordt gedaan in twee notariskantoren gelegen in verschillende provincies, wordt het verslag over het verloop van de stage opgemaakt door de stagecommissie van het genootschap in het rechtsgebied waarin het kantoor gelegen is waar de stagiair de meeste uren van zijn stage doet. Voor ze haar verslag overmaakt, pleegt de stagecommissie overleg met de stagecommissie van het andere genootschap. Wanneer de activiteiten van de stagiair voor de helft verdeeld worden tussen de twee kantoren, brengen de stagecommissies een gezamenlijk verslag uit. Artikel 12: Taalgebruik De stagecommissie stelt haar verslagen op in de taal van het gewest van de ligging van het genootschap, waarvan ze deel uitmaakt. Voor het genootschap van notarissen van Brussel wordt het verslag over het verloop van de stage opgesteld in de taal van het diploma van licentiaat in het notariaat of van master in het notariaat van de stagiair en wordt het activiteitenverslag in beide talen opgesteld. Artikel 13: Overgangsbepaling De stagecommissies moeten hun samenstelling en hun werking uiterlijk op 1 september 2017 aanpassen aan de bepalingen van dit reglement. 5