Format jaarverslag examencommissie Eigenaar stafafdeling Juridische Zaken Vastgesteld door het College van Bestuur d.d. 22 april 2013
Toelichting Met ingang van september 2010 bepaalt de WHW dat de examencommissie, in het kader van de gewenste transparantie, jaarlijks een verslag van haar werkzaamheden moet opstellen ten behoeve van het instellingsbestuur. Het jaarverslag dient bij voorkeur een maand na afloop van het verslagjaar - doch uiterlijk aan het eind van het kalenderjaar - te zijn vastgesteld. De verslagperiode van het jaarverslag valt samen met het studiejaar. Na vaststelling wordt het jaarverslag, na namens de examencommissie te zijn gedagtekend en ondertekend door de voorzitter en secretaris, in ieder geval gezonden aan: de domeinvoorzitter; de deelraad van het domein; het management van de opleiding; de opleidingscommissie; de centrale stafafdelingen juridische zaken en onderwijs en onderzoek. Bij het opstellen van het jaarverslag moet gebruik gemaakt worden van dit format. Hiermee wordt bevorderd dat elke examencommissie op belangrijke punten dezelfde informatie verstrekt. Dit maakt het niet alleen mogelijk om ontwikkelingen in de tijd te signaleren maar ook om de gegevens van de examencommissies onderling te vergelijken. Indeling Format 1. Samenvatting Geef een samenvatting van de belangrijkste gegevens uit het jaarverslag. Daarnaast kan de samenvatting door de examencommissie worden benut om adviezen in op te nemen en/of standpunten kenbaar te maken dan wel bijzondere gebeurtenissen of ontwikkelingen onder de aandacht te brengen. 2. Samenstelling en werkwijze Beschrijf hier hoe de examencommissie is samengesteld en wat haar werkwijze is. De examencommissie is ingesteld voor de volgende opleidingen: Opleiding(en) 1. 2. 3. 4. CROHO nummer: Samenstelling examencommissie De examencommissie bestaat uit de volgende leden: Naam Functie Benoemd vanaf.. tot.. Extern lid 1 Naam voorzitter Naam secretaris 1 Een extern lid is een persoon die al dan niet in dienst van de HvA niet betrokken is bij de opleiding maar daar wel kennis en deskundigheid over bezit. 2
Is een examencommissie verdeeld in kamers, dan dient bovenstaand overzicht per kamer te worden ingevuld met daarbij aangegeven welke kamer waar verantwoordelijk voor is. Benoeming leden examencommissie Geef aan: Op welke wijze de leden van de examencommissie benoemd zijn. Op basis van welke criteria. De gevolgde procedure. Als de domeinvoorzitter bij de benoeming is afgeweken van het advies van de examencommissie, dan moet dit worden aangegeven, alsmede de reden van de afwijking. Geef aan bij hoeveel leden het lidmaatschap voortijdig beëindigd is en wat de reden van beëindiging was (schorsing, langdurige afwezigheid, eigen verzoek etc.) De naam van het lid hoeft niet vermeld te worden. Samenstelling toetscommissie De toetscommissie bestaat uit de volgende leden: Naam Functie Benoemd vanaf.. tot.. Samenkomst, verslaglegging en besluitvorming Geef aan: Het aantal malen dat de (kamer van een) examencommissie bijeen is geweest; Het aantal malen dat de examencommissie overleg heeft gevoerd met de domeinvoorzitter, het management van de opleiding, de toetscommissie en de opleidingscommissie; Hoe de verslaglegging plaatsvindt; Hoe de besluitvorming plaatsvindt (denk bv. aan het opstellen van een nieuwe procedure, maar ook aan hoe besloten wordt over verzoeken van individuele studenten). Naast deze onderwerpen wordt indien van toepassing - melding gemaakt van onderwerpen die voor het goed functioneren van de examencommissie van belang zijn. 3. Professionalisering Beschrijf hier wat de examencommissie doet aan professionalisering van de leden van de examencommissie. Geef aan hoeveel leden van de examencommissie en toetscommissie hebben deelgenomen aan de een van de scholingsactiviteiten van de HvA Academie op dit gebied. 4. Resultaten 4a. Borgen eindniveau Beschrijf hier op welke wijze de examencommissie het eindniveau van de opleiding concreet borgt. Het gaat hierbij met name om het borgen van de kwaliteit van afstudeerwerk. Beschrijf welke werkzaamheden de commissie hierbij verricht en welke maatregelen zijn genomen (of overwogen) om eventueel geconstateerde zwakken punten aan te pakken. Beschrijf de rol van de toetscommissie hierbij. 3
4b. Toetsen en beoordelen Beschrijf hier op welke wijze de examencommissie de kwaliteit van het toetsen en beoordelen borgt. Welke besluiten al dan niet op advies van de toetscommissie zijn genomen met betrekking tot het toetsen en beoordelen. De richtlijnen die al dan niet op advies van de toetscommissie vastgesteld zijn met betrekking tot het toetsen en beoordelen. De afspraken die zijn gemaakt met de toetscommissie over de bewaking van de kwaliteit van toetsen en beoordelingen. De werkzaamheden die de toetscommissie heeft verricht? Op welke wijze het werk de toetscommissie geëvalueerd is en met welk resultaat. 4c. Aanstellen examinatoren Beschrijf hier hoe de aanwijzing van examinatoren verlopen is. Welke procedure is gevolgd bij de aanwijzing van examinatoren; Is er gebruik gemaakt van een profiel? Zo ja, dit graag als bijlage opnemen in verslag. Hoeveel personen zijn als examinator aangewezen; In hoeveel gevallen is een aanwijzing als examinator ingetrokken dan wel niet gecontinueerd, alsmede de redenen hierbij. 4d. Adviezen aan het management Beschrijf hier de adviezen aan het management. Ten aanzien van welke onderwerpen is advies gevraagd aan de examencommissie? o door de opleidingsmanager o door de domeinvoorzitter De adviezen die aan het management van de opleiding gegeven zijn. Of de adviezen van de examencommissie door het management op passende wijze worden meegewogen. 4e Beslissingen over studenten Vul de besluiten die betrekking hebben op individuele studenten in onderstaande tabel in. Besluiten die betrekking hebben op individuele studenten, niet zijnde besluiten over toelating en/of de toekenning van vrijstellingen 1. Aan hoeveel studenten is een bachelor diploma uitgereikt? 2. Aan hoeveel studenten die zijn afgestudeerd is het predicaat cum laude toegekend? 3. Aan hoeveel studenten is een propedeuse uitgereikt? 4. Aan hoeveel studenten is een masterdiploma uitgereikt? 5. Aan hoeveel studenten is na het eerste jaar van inschrijving een bindend afwijzend studieadvies toegekend? 6. Bij hoeveel studenten is het eerstejaars bindend afwijzend studieadvies weer ingetrokken waarbij na de vermelding van het aantal door middel van een letter 2 ook de reden van de intrekking wordt aangegeven. 2 Is het eerstejaars bindend afwijzend studieadvies ingetrokken omdat het onterecht was (bij voorbeeld omdat nog niet alle cijfers waren ingevoerd of ingeval van een vergissing) vermeldt men achter het aantal tussen haakjes de letter O. Is er sprake van een minnelijke schikking dan wordt de letter M vermeld. 4
7. Aan hoeveel studenten is na het tweede jaar van inschrijving een bindend afwijzend studieadvies toegekend? 8. Bij hoeveel studenten is het tweedejaars bindend afwijzend studieadvies weer ingetrokken waarbij na de vermelding van het aantal door middel van een letter 3 ook de reden van de intrekking wordt aangegeven. 9. Hoeveel studenten zijn gestraft voor fraude of plagiaat? 10. In hoeveel gevallen heeft de examencommissie de domeinvoorzitter geadviseerd de inschrijving van een student wegens ernstige fraude te beëindigen? 11. In hoeveel gevallen heeft de examencommissie besloten af te wijken van de onderwijs- en examenregeling? 12. In hoeveel gevallen heeft de examencommissie goedgekeurd dat een student een minor volgt waar tevoren niet van vast stond dat deze zonder door de betreffende student kon worden gevolgd? 13. In hoeveel gevallen heeft de voorzitter of de secretaris in een spoedeisend geval op basis van een volmacht een besluit over een individuele student genomen? Indien punt 10 wordt ingevuld dient tevens te worden aangegeven of de domeinvoorzitter het advies heeft overgenomen en zo niet, waarom. Indien punt 11 wordt ingevuld dient tevens te worden toegelicht waarom de examencommissie heeft besloten van de onderwijs- en examenregeling af te wijken. Besluiten over niet-reguliere toelating tot de opleiding 1. Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van het colloquium doctum? 2. Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een buitenlands diploma dat gelijkwaardig is aan een Nederlands diploma? 3. Hoeveel studenten zijn toegelaten op basis van een EVC-procedure? Besluiten over de toekenning van vrijstellingen 1. Aan hoeveel studenten zijn een of meer vrijstellingen toegekend op basis van een collectieve vrijstellingsregeling als bedoeld in artikel 5.10 lid 1 van de onderwijs- en examenregeling? 2. Aan hoeveel studenten is een individuele vrijstelling toegekend? Indien in de onderwijs- en examenregeling bij een deeltijdopleiding niet is vermeld dat het hebben van een werkkring verplicht is, kan er in beginsel geen vrijstelling voor de stage worden toegekend. Gebeurt 3 Is het tweedejaars bindend afwijzend studieadvies ingetrokken omdat het onterecht was (bijvoorbeeld omdat nog niet alle cijfers waren ingevoerd of in geval van een vergissing) vermeldt men achter het aantal tussen haakjes de letter O. Is er sprake van een minnelijke schikking dan wordt de letter M vermeld. 5
dit toch, dan is dit een afwijking van de onderwijs- en examenregeling en dient dit in het jaarverslag te worden aangegeven. Geef een overzicht van de beoordeling van individuele verzoeken van studenten, o.a. met betrekking tot: Voorzieningen voor studenten met chronische ziekte/handicap/topsport (aantal, welke voorzieningen); Extra herkansing (aantal, gehonoreerd of afgewezen); Verzoek om herbeoordeling/second opinion (aantal, gehonoreerd of afgewezen); Hardheidsclausule, inclusief verzoek om alternatief afstudeertraject (aantal, gehonoreerd of afgewezen). Beroepszaken Vermeld ten aanzien van beroepszaken de volgende gegevens: Aantal beroepschriften ingediend bij het College van beroep voor de examens Onderwerp Aantal Aantal schikkingen Oordeel v.h. College 5. Facilitering examencommissie Geef aan op welke wijze de examencommissie wordt gefaciliteerd. Het aantal uren dat aan de leden van de examencommissie ter beschikking gesteld wordt voor het verrichten van de werkzaamheden. Of de examencommissie door een ambtelijk secretaris ondersteund wordt en zo ja voor hoeveel uur. Dit format vervangt het format dat is vastgesteld op 19 mei 2011 en treedt in werking een dag na de vaststelling door het College van Bestuur. Instemming van de medezeggenschapsraad is verkregen op 16 april 2013 6