15 ESSENTIËLE VRAGEN VOOR KMO'S Inspiratie voor uw loonadministratie & personeelsbeleid Deel 3
IN DEEL 3 11 Kan ik mijn medewerkers zelf hun extralegale voordelen laten kiezen? 12 Hoe maak ik tijd vrij voor mijn kernactiviteiten? 13 Hoe kan ik ons personeelsbeleid cijfermatig evalueren? 14 Veranderen van sociaal secretariaat, wat brengt dat met zich mee? 15 Werken in het buitenland of met buitenlanders, hoe begin ik daaraan?
VRAGEN DIE LEVEN Hoe stippel ik een goed personeelsbeleid uit? En hoe kan ik mijn loonkost beheren? Het zijn vragen die u bekend in de oren klinken, maar u misschien ook kopzorgen baren. Eén ding is zeker: u bent geen uitzondering. Voor de meeste van uw collega-ondernemers zijn het de belangrijkste uitdagingen voor de komende jaren. Om u daarbij te helpen, bundelt SD Worx de antwoorden op vijftien prangende vragen in een driedelige gids. We hopen dat ze u nuttige kennis en inspiratie geven om strategische knopen door te hakken. Flexibel verlonen, tijd maken voor kernactiviteiten, overstappen naar een ander sociaal secretariaat, internationale tewerkstelling en de cijfermatige evaluatie van uw personeelsbeleid komen in dit derde luik aan bod. Achteraan leest u meer over de inhoud van de twee andere delen en hoe u die kunt bestellen. Veel inspiratie!
11 KAN IK MIJN MEDEWERKERS ZELF HUN EXTRALEGALE VOORDELEN LATEN KIEZEN? Het loon van uw medewerkers is via collectieve afspraken vastgelegd, maar is het op maat geknipt van ieders noden? Helaas niet. Voortaan is het via een juridisch waterdicht concept mogelijk uw medewerkers een bepaalde keuzevrijheid te geven. En nee, uw totale loonkost stijgt hierdoor niet. Maak kennis met flexibel verlonen. 4
Wat is flexibel verlonen? Een jonge moeder wil misschien meer vakantiedagen of een handige gezinswagen, terwijl een vijftiger liever spaart voor een aanvullend pensioen. En een alleenstaande verkiest wellicht cash om zijn woonlening af te betalen. Flexibel verlonen betekent dat voordelen niet langer worden voorgeschoteld: uw medewerkers stellen zelf hun persoonlijke pakket samen op basis van hun persoonlijke behoeften. Door flexibel te verlonen krijgen ze er alvast één extra voordeel bij: de vrijheid om te kiezen. Waarom verloning à la carte? Naast de strengere regulering en de hoge loonkost is vooral de zoektocht naar en het behouden van talent een pittige uitdaging voor kmo s. Door uw verloningspakket als basis te gebruiken voor een innovatief verloningsmodel op maat van elke individuele medewerker, kunt u vandaag opnieuw voorsprong nemen. 62,6% van de Belgische werknemers wil graag zelf zijn verloningspakket samenstellen. DE TROEVEN VAN FLEXIBEL VERLONEN: Medewerkers stemmen hun loon af op hun privéen professionele situatie Bedrijven krijgen een extra troef voor rekrutering en retentie Het is een juridisch waterdicht en sociaal sluitend instrument Het is budgetneutraal voor de werkgever Werknemers percipiëren hun loonpakket als waardevoller 5
TOP 3 Waarom flexibel verlonen? Bron: SD Worx NV België onderzoek 2014 19% 37% kostencontrole 17% verhogen jobtevredenheid talent aan boord houden Hoe werkt het concreet? Alle bestaande voordelen krijgen volgens een beproefde methode een geldwaarde. Ze worden ondergebracht in een voordelenkorf en elke medewerker krijgt een individueel budget. Eén keer per jaar stellen uw medewerkers hun persoonlijke verloningspakket samen uit deze korf. De totale loonkost stijgt niet, want we gaan aan de slag met de bestaande loonvoordelen. MEER WETEN OVER FLEXIBEL VERLONEN? Deze methode voor flexibel verlonen is gekend als het Flex Income Plan TM. SD Worx ontwikkelde dit sociaal-juridisch en administratief raamwerk. Om de administratieve druk voor u tot een minimum te beperken is er ook een handige onlinetool waarmee u en uw medewerkers aan de slag gaan. Meer weten? www.sdworx.be/fip 6
12 HOE MAAK IK TIJD VRIJ VOOR MIJN KERNACTIVITEITEN? Wie van zijn hobby zijn beroep maakt, hoeft nooit meer te werken. Maar vaak wordt vergeten dat een zaak runnen zoveel meer omvat. Een bakker bakt graag taarten, maar heeft misschien een hekel aan de boekhouding. Om ervoor te zorgen dat de kern van uw zaak uw focus blijft, is outsourcing een oplossing, zeker wanneer uw onderneming groeit. 7
De loonberekening in België verschilt danig met die in Nederland, waar het moederbedrijf is gevestigd. Daarom hebben we de volledige loonafhandeling voor Trespa Belgium uitbesteed bij SD Worx. Een prima keuze die ons een stevige tijd- en energiewinst oplevert. Luc Timmermans, Country Manager Trespa International Het is een vertrouwd scenario: de ondernemer doet bij de opstart van zijn zaak zo veel mogelijk zelf, maar dat wordt langzaam onhoudbaar. Dus worden voor sommige taken nieuwe medewerkers aangeworven. Maar omdat het zo n gevoelige en vertrouwelijke materie is, blijft HR meestal in handen van de zaakvoerder of een vertrouweling die de HR-taken vaak nog combineert met ander werk, omdat ze geen vol- of deeltijdse job vullen. HERKENT U EEN OF MEERDERE SITUATIES? De HR-vragen van werknemers of uw personeelsverantwoordelijke nemen toe. U hebt geen voltijdse personeelsverantwoordelijke in dienst. Uw HR-verantwoordelijke is voor langere tijd afwezig door bijvoorbeeld ouderschapsverlof, en er is geen back-up. De HR-opvolging neemt alsmaar meer tijd in beslag of is inefficiënt georganiseerd. U wilt zich meer kunnen focussen op uw kernactiviteiten. U merkt dat het u ontbreekt aan specifieke kennis over de sociale wetgeving. 8
Kentering bij groei In de plaats van alles zelf te blijven doen, kunt u alle facetten van personeelsbeleid uitbesteden aan een gespecialiseerde externe partij. Dat werkt niet alleen sneller en efficiënter, een partner kan ook uw HR naar een hoger niveau tillen. Bovendien krijgen u en uw eigen werknemers opnieuw de ruimte om zich te focussen op wat echt telt: de kernactiviteiten van uw bedrijf. Van administratie tot externe personeelsdienst Alle HR-taken of deeltaken die u normaal intern zou behandelen, kunt u uitbesteden. 9
VOORDELEN VAN UITBESTEDING? Uw kosten zijn lager, zelfs voor kleine bedrijven. U bent zeker van kwaliteit. Een goede dienstverlening en resultaatsverbintenis zijn gegarandeerd. Alles is altijd op tijd en sociaal-juridisch correct. U krijgt een permanente ondersteuning en een vaste back-up, zodat continuïteit verzekerd is. U wint expertise. U krijgt efficiëntere procedures. De verwerking van lonen verloopt uiterst vlot en correct. U kiest zelf in welke mate en voor welke termijn u taken uitbesteedt. Denk aan loonverwerking, administratieve verplichtingen of de opmaak van contracten. U kunt nog een stap verder gaan en een externe personeelsdienst inschakelen. Zij beantwoorden vragen van werknemers en management over, bijvoorbeeld, ouderschapsverlof en loonbrieven. Of zij helpen met HR-taken zoals het berekenen van de eindejaarspremies of het bestellen van ecocheques. Welke taken u uitbesteedt of hoelang, bepaalt u natuurlijk zelf. U kiest! U kunt voor alle vormen van payrolloutsourcing bij SD Worx terecht. Van het klassieke sociaalsecretariaatsmodel, tot een uitgebreider en zelfs modulair pakket waarbij we één, meerdere of alle HR-taken voor onze rekening nemen. We kunnen u bijstaan bij u ter plaatse of vanuit SD Worx. Onze oplossingen kunnen we gedeeltelijk of volledig automatiseren of speciaal voor u ontwikkelen. Wat u uitbesteedt, kan permanent of tijdelijk zijn. HULP NODIG? Wilt u een of meerdere HR-facetten toevertrouwen aan SD Worx? Neem gerust contact op met ons, we helpen u graag! 10
13 HOE KAN IK ONS PERSONEELSBELEID CIJFERMATIG EVALUEREN? In tijden van big data willen alsmaar meer bedrijven ook personeelsgegevens in cijfers gieten. Zo willen ze een HR-beleid uitstippelen dat niet langer gestoeld is op subjectieve perceptie en buikgevoel. Klinkt veelbelovend, maar hoe gaat dat concreet in zijn werk? Tony Swinnen, Managing Partner HR Innovation, zet u op weg in vijf stappen. 11
De meerwaarde van een objectieve analyse van personeelsgegevens schetst Tony Swinnen aan de hand van een voorbeeld: U denkt misschien: Jan is vaak ziek. Maar klopt dat wel? En is hij dan vaker ziek dan de anderen? Of nog een stap verder: swingt het ziekteverzuim in uw organisatie de pan uit? Pas door verzuimpercentages systematisch op te volgen, ziet u het zwart op wit. Bovendien leiden dergelijke cijfermatige evaluaties weleens tot onverwachte inzichten. STAP 1 Bepaal relevante parameters Er bestaan heel wat objectieve parameters die bedrijven helpen om geïnformeerd HR-beslissingen te nemen en om het buikgevoel te bevestigen of te ontkrachten op voorwaarde dat ze gekoppeld zijn aan concrete doelstellingen binnen een beleid. Stel eerst de vraag: welke parameters gaat u monitoren en waarom? Enkele voorbeelden: loonkost is relevant voor ondernemingen in de horeca en kleinhandel, omwille van de beperkte marges. Beschikbare capaciteit en korte termijnplanning van de capaciteit zijn belangrijk in arbeidsintensieve sectoren of om pieken en dalen in productie te kunnen opvangen. Het verloop binnen het eerste jaar is omwille van de hoge aanwervingskost van belang bij groeiondernemingen in bijvoorbeeld IT. STAP 2 Pak het geautomatiseerd aan Met de komst van analysesoftware behoort tijdrovend manueel analysewerk voorgoed tot het verleden. Zonder al te veel extra inspanningen krijgt u heel wat gegevens. Per parameter kunnen rapporten worden gedraaid, tot op het niveau van de individuele medewerker. Dankzij de technologie zijn de mogelijkheden bijna eindeloos. STAP 3 Zet de resultaten in perspectief Het loont de moeite om de personeelsgegevens van uw organisatie te vergelijken met de markt. Zo kan uw bedrijf laag scoren ten opzichte van het nationale gemiddelde, maar hoge toppen scheren binnen uw eigen branche. Het Performance Dashboard van SD Worx bevat verschillende van die benchmarkopties. Zo kunt u beter inschatten of u met uw personeelsbeleid op het juiste spoor zit. 12
STAP 4 Stuur gefundeerd uw beleid bij Een glazen bol is cijfermatig evalueren niet. Maar volgt u stelselmatig een aantal relevante parameters op, dan is het wel een handig instrument om gefundeerd beslissingen te nemen. Zolang u maar in het achterhoofd houdt dat u niet alles in cijfers kan vatten en u elk resultaat binnen een ruimer kader moet bekijken en interpreteren. Maar als intuïtie en cijfers elkaar bevestigen, is dat wel een goed criterium om uw beleid bij te sturen. STAP 5 Werk stap voor stap Mijn gouden raad? Stap voor stap werken en niet meteen alles willen cijfermatig evalueren. U volgt beter een beperkt aantal parameters grondig op, die Tony Swinnen: Met de komst van analysesoftware behoort tijdrovend manueel analysewerk voorgoed tot het verleden. Zonder al te veel extra inspanningen krijgt u heel wat gegevens. invloed hebben op uw bedrijf, dan een bos cijfers, waardoor u de bomen niet meer ziet. Bouw ervaring op en houd uw geest open door steeds de context mee te nemen en verschillende scenario s open te laten. HAAL MEER UIT UW LOON- EN PERSONEELSGEGEVENS Rapportering hoeft niet omslachtig te zijn. Ons advies? Maak gebruik van de basislijstjes in uw loonpakket en u zult merken hoeveel tijd u bespaart. Wilt u uw situatie vergelijken met de markt? Dan kan u via het Performance Dashboard zelf benchmarkrapporten samenstellen. Meer info op www.sdworx.be/performancedashboard 13
14 VERANDEREN VAN SOCIAAL SECRETARIAAT, WAT BRENGT DAT MET ZICH MEE? De tijden dat we uit gewoonte levenslang bij een bank of energieleverancier bleven zijn voorbij. Toch is veranderen van sociaal secretariaat voor vele kmo s een drempel omdat het te veel werk met zich zou brengen. Kiest u voor SD Worx, dan kunt u op beide oren slapen. Nadat u deze beslissing hebt genomen, gaat bij ons de bal aan het rollen. 14
Start vanaf een wit blad SD Worx neemt alle administratieve zaken die bij een overstap komen kijken voor zijn rekening. Eerst bespreken we met u alle arbeidsrechtelijke en praktische informatie over de samenwerking. Daarna analyseren we de loonvoorbereiding, verloning en tewerkstelling. We nemen juridisch alles grondig door, corrigeren waar nodig of sturen bij als verbetering mogelijk is. U merkt het, het meeste werk ligt bij SD Worx. Voor u en uw werknemers blijft alles bij het oude. Die hoeven zelfs niet te merken dat u bij een ander sociaal secretariaat aansluit. Persoonlijke aanpak en begeleiding Na de opstart, stelt SD Worx op uw maat een payrollsoftwarepakket samen met de juiste personeelsgegevens. Om deze payrollmodule in de vingers te krijgen, geven we u voor de eerste loonberekening een korte opleiding. Zo maakt u meteen ook kennis met uw vaste payrollconsulent en leert hij of zij uw onderneming kennen. Dat helpt bij het beantwoorden van al uw mogelijke vragen. Vandaag en morgen. Eric Possemiers zaakvoerder van Meyer, sinds 1786 een familiebedrijf van papier- en kantoorbenodigdheden: Vaak wordt beweerd dat veranderen van sociaal secretariaat geen wandeling in het park is, maar voor ons verliep de overgang probleemloos. TIP Hebt u de knoop doorgehakt om naar SD Worx over te stappen, vergeet dan niet uw huidig sociaal secretariaat hiervan te verwittigen voor 30 juni. Zo kunnen wij voor u tijdig alle formaliteiten in orde brengen om vanaf 1 januari een vliegende start te nemen. 15
15 WERKEN IN HET BUITENLAND OF MET BUITEN- LANDERS, HOE BEGIN IK DAARAAN? Het correct opzetten van internationale tewerkstelling vraagt geduld en een flinke dosis expertise. Want elke situatie is anders, zelfs binnen de EU-grenzen. Toch hebben bedrijven nog vaak de neiging om nationale en internationale tewerkstelling over dezelfde kam te scheren, zegt Patrick Proost, Manager International Employment bij SD Worx. Hij wijst op 5 cruciale aandachtspunten. 16
1. Onderzoek het juridisch en arbeidsrechtelijk kader Onder welke voorwaarden kan de tewerkstelling juridisch correct gebeuren? Neemt u in België een werknemer in dienst die geen EU-onderdaan is, dan moet hij over een verblijfsvergunning en een arbeidskaart beschikken. Anders stelt u hem illegaal tewerk. Wilt u een aanwerving doen in het buitenland, dan moet u zich informeren over de formaliteiten ter plaatse: is er een meldingsplicht? Moet u een lasthebber aanstellen? In sommige landen kunt u zelfs pas lokaal aanwerven nadat u er lokaal bent geregistreerd. Pluis ook de arbeidswetgeving grondig uit, zo komt u later niet voor onaangename verrassingen te staan. Patrick Proost: Neemt u in België een werknemer in dienst die geen EU-onderdaan is, dan moet hij over een verblijfsvergunning en een arbeidskaart beschikken. Anders stelt u hem illegaal tewerk. 2. Bepaal de verloning in het juiste perspectief Om een concurrentieel salarispakket te bepalen voor een buitenlandse tewerkstelling, is inzicht in de heersende loonstandaarden onontbeerlijk. Daarnaast checkt u best of bepaalde voordelen die u in het salarispakket wilt opnemen, wel een haalbare kaart zijn: kunt u als Belgisch bedrijf ter plaatse een firmawagen leasen of u aansluiten bij een pensioenverzekeraar? 3. Houd rekening met verschillen in sociale zekerheid In welk land moeten uw buitenlandse werknemers hun sociale bijdragen be- 17
talen? België heeft een uiterst uitgebreid sociaal zekerheidssysteem waaraan de meeste landen niet kunnen tippen. Een vergelijkbare dekkingsgraad gaat in zo n geval gepaard met het afsluiten van een bijkomende medische verzekering. In sommige landen is het ingeburgerd dat de werkgever een aanvullende medische verzekering aanbiedt of tussenkomt in de privéverzekering. 4. Check in welk land uw werknemer belastbaar is Specifieke knowhow op het vlak van payroll en belastingberekening is een absolute must. Zodra er verschillende landen in het spel zijn een werkgever in België en een werknemer in het buitenland moet u vooraf nagaan waar de betrokken werknemer belastbaar is en welke uw verplichtingen als werkgever zijn op het vlak van Belgische en/of buitenlandse bedrijfsvoorheffing. 5. Onderschat het managen van verschillende buitenlandse payrolls niet Onze adviseurs begeleiden u bij de afhandeling van uw loonadministratie in meer dan 28 Europese landen. We zorgen dat alles tot in de puntjes klopt, zodat u op beide oren kunt slapen wanneer u de fiscale of sociale controle over de vloer krijgt. IS UW ONDERNEMING KLAAR VOOR INTERNATIONALE TEWERKSTELLING? Bij onze experts kunt u terecht voor alle uitdagingen die internationale tewerkstelling met zich meebrengt: advies over wetgeving in het buitenland, het opstellen van een internationale mobiliteitspolicy, het aanvragen van A1-documenten, arbeidskaarten en verblijfsvergunningen, het opstarten van buitenlandse payrolls, salary-splits, expats, detacheringen, bijstand bij fiscale controles Meer info en praktijkvoorbeelden? www.sdworx.be/internationaletewerkstelling 18
ZIJN ER NOG VRAGEN? Misschien hebben we die al behandeld in een van de twee vorige delen. Zo bespraken we in het eerste deel de aanwerving van een werknemer, het verlagen van de personeelskosten, tips voor thuiswerk en het belonen van medewerkers bij loonnormen en besparingen. Hoe u uw personeelskosten in kaart brengt, ontdekt u in het tweede luik. Ook hoe u structuur brengt in een groeiend bedrijf, hoe u juridische wijzigingen opvolgt, welke ondersteuning SD Worx biedt aan boekhouders en hoe u het best een ontslag aanpakt, nemen we daar onder de loep. DELEN 1, 2 EN 3 ZIJN BESCHIKBAAR! U kunt deze gids downloaden via www.sdworx.be/15vragen. Of haal een exemplaar in het SD Worx-kantoor in uw buurt. Een overzicht van onze regionale kantoren vindt u op de achterzijde. 19
Aalst Villalaan 16 9320 Aalst Antwerpen A12 Brandekensweg 9 2627 Schelle Antwerpen Centrum Brouwersvliet 2 2000 Antwerpen Antwerpen Noord Antwerpsesteenweg 39, bus 11 2950 Kapellen Antwerpen Oost Bisschoppenhoflaan 631-633 2100 Deurne Antwerpen Singel Brouwersvliet 2 2000 Antwerpen Brugge Gistelse Steenweg 294, bus 203 8200 Brugge Brussel Markiesstraat 1 1210 Brussel Geel Kleinhoefstraat 7 2440 Geel Gent Sint-Pietersplein 60 9000 Gent Hasselt Ilgatlaan 19 3500 Hasselt Heist-op-den-Berg Liersesteenweg 173 I 2220 Heist-op-den-Berg Herentals Augustijnenlaan 2A 2200 Herentals Kortrijk President Kennedypark 33 8500 Kortrijk Leuven Researchpark Haasrode 1310 Interleuvenlaan 10 3001 Leuven Lier Industriestraat 13 2500 Lier Mechelen Stationsstraat 61 bus 2 2800 Mechelen Overpelt Haltstraat 82C 3900 Overpelt Turnhout Vogelzang 1, bus 1 2300 Turnhout Vilvoorde Luchthavenlaan 25B 1800 Vilvoorde Waasland Hoogkamerstraat 337, bus 1 9140 Temse De contactgegevens van het kantoor in uw buurt raadplegen? Surf naar www.sdworx.be/kmo 20