Secretariaat: Lindy Pos Carbasiusstraat 20 1447 PH Purmerend tel. 0299 771062 e-mail: secretaris@vippurmerend.nl Notulen Algemene Ledenvergadering vrijdag 26 april 2013 Aanwezige bestuursleden: Bert Bouman (voorzitter), Lindy Pos (secretaris), Jasper Bouman (penningmeester), Arne Hendriks en René Tigges. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen van harte welkom. Daarna laat hij de presentielijst rondgaan. Op de presentielijst staan ook de afmeldingen. 2. Mededelingen Met het oog op de stemming over agendapunt 6 is straks (afhankelijk van de opkomst van het aantal stemgerechtigde leden) een stembureau nodig. Bij agendapunt 6 wordt dit bezien. De voorzitter zegt dat Dames 2 kampioen geworden is en daarmee de kans heeft gekregen om naar de 2 e klasse te gaan. Hen is echter gevraagd om in de 3 e klasse te blijven spelen zodat er een nieuw te vormen damesteam in de 2 e klasse kan gaan spelen naast het huidige dames 1. Dames 2 wilde hieraan meewerken. Dames 2 wordt hier uitdrukkelijk voor bedankt. Daarnaast zijn er ook bij de jeugd een aantal teams kampioen geworden: B2, CMV 1 en CMV 2. Hij feliciteert hen allemaal met dit mooie resultaat. De voorzitter zegt dat alle commissies hun jaarplannen hebben ingestuurd voor het komende seizoen. Deze zijn bijna allemaal integraal goedgekeurd. Soms was echter het bedrag dat gevraagd werd voor de uitvoering van het jaarplan te hoog. Omdat het bestuur een sluitende begroting wil presenteren is niet alles gehonoreerd. De voorzitter wijst op het lidmaatschap van Club ViP voor 25,00 per jaar. Hij nodigt iedereen uit die nog geen lid van deze club is om dat wel te worden. Daarmee sponsor je de vereniging en komt je naam op de website te staan als lid van deze Club. De voorzitter zegt dat er verscherpt toezicht op de uitvoering van de drank- en horecawet in verenigingsgebouwen komt. Ze sturen dan jongens en meisjes van een jaar of 15 naar de bar om te kijken of ze drank geleverd krijgen. De mensen die de bardiensten bezetten moeten hier goed op letten omdat wij anders het risico lopen onze vergunning kwijt te raken en een boete te krijgen. Vraag bij twijfel om een legitimatiebewijs. Freek Dijkmeijer vraagt hoe dit dan gaat met de andere verenigingen die hier ook de bar draaien. De voorzitter antwoordt dat dit ook met hen verder besproken moet worden. Maretti Bannenberg vraagt of er wel alcohol gedronken mag worden door minderjarigen. De voorzitter zegt dat dit niet te controleren valt. 3. Vaststelling notulen ALV d.d. 7 september 2012 Joost Blekemolen vraagt n.a.v. punt 2 of er al een definitief sponsorbeleid is. De voorzitter zegt dat dit niet het geval is. Het is wel verder verbeterd. Er is nu een pakket A: Club ViP, pakket B: verenigingssponsor en een pakket C: teamsponsor. De notulen worden hierna ongewijzigd vastgesteld. 4. Keuze Wedstrijdtenues René Tigges verwijst naar de bijlage bij de uitnodiging. Vorig jaar is besloten om de aanschaf van nieuwe tenues een jaar uit te stellen. Arne Hendriks zegt dat het beachtenue niet indoor gebruikt kan worden vanwege de sponsoring op de mouw. Er is inspraak geweest op het uiterlijk van de shirts, daarop zijn aanpassingen gedaan door Muta en is er een voorkeur uitgesproken voor het zwarte shirt en het gele shirt voor de libero. Nisma Abdelmalik vraagt of er pasmodellen komen. Arne zegt dat er eind mei een passessie komt met alle maten in de Karekiet. Dan kunnen ook de trainingspakken gepast worden. Freek Dijkmeijer vraagt of er niet gestemd kan worden over de kleurstelling. 1
De penningmeester zegt dat er vorige keer is besloten om daarvoor een commissie in te stellen. Die heeft gekozen voor het zwarte shirt. De voorzitter besluit de kleurkeuze toch in stemming te brengen. Er blijken 13 leden voor het zwarte shirt te kiezen en 13 voor het gele shirt. De voorzitter beslist om ons nu de stemmen staken te houden aan wat de commissie heeft voorgedragen: het shirt wordt zwart en de libero speelt in een geel shirt. De voorzitter zegt dat de prijs van het tenue 61,00 wordt. Als men te laat is met bestellen dan wordt de prijs verhoogd naar 66,00 omdat ze dan via Iterson besteld kunnen worden. Dus bestel voor uiterlijk 15 september. Willem Koeten vraagt hoe het met de rugnummers gaat. Arne Hendriks antwoordt dat er straks passessies komen. Tot 1 juli kun je dan passen en via de ledenadministratie krijg je dan je rugnummer door. Dan bestel je via de website van Muta tot een bepaalde datum en dan worden de tenues rond 1 september geleverd. Petra Pijnenburg vraagt of er voor de dames aparte broekjes komen. Arne Hendriks antwoordt bevestigend. De voorzitter deelt mee dat we een verenigingssponsor hebben gevonden die ons tenminste 5 jaar wil sponsoren op de mouw. Het is Hartman garagedeuren. Als je tegen het eind van deze 5 jaar een nieuw shirt nodig hebt dan adviseert hij om even te wachten met bestellen. Harry Muller zegt stel dat als er na 5 jaar een nieuwe verenigingssponsor komt, worden we dan verplicht een nieuw shirt aan te schaffen? Nisma Abelmalik stelt de vraag wat er gebeurt als er een nieuwe verenigingssponsor komt. De voorzitter zegt dat we dat dan tegen die tijd wel zien en dat dit een punt van onderhandeling zal vormen. Joost Blekemolen zegt stel er komt een verenigingssponsor en een teamsponsor, heb je dan 2 shirts? Arne Hendriks antwoordt bevestigend. Eén in bruikleen van de teamsponsor en een eigen shirt. Joost Koeten vraagt of je verplicht bent om in het shirt te spelen als je in een gesponsord team speelt. Arne Hendriks zegt dat dit zo is. Martin Havik vraagt als een speler in een afwijkend tenue wil spelen krijgt hij dan een boete. Arne Hendriks antwoordt bevestigend. 5. Vaststelling begroting seizoen 2013-2014 De penningmeester licht het door hem gevolgde proces toe. Hij heeft van alle commissies de jaarplannen ontvangen inclusief begroting. Hij heeft toen alle begrotingen bij elkaar opgeteld en kwam toen iets tekort. Hij heeft hij daarna een aantal begrotingsposten verlaagd. Verder wil hij graag een aantal zaken apart benoemen: Vorig jaar is besloten om de kantine inkomsten lager te begroten, met het oog op de toekomst waarbij we gebruik gaan maken van een nieuwe sporthal, waarbij we geen eigen kantineopbrengsten meer zullen hebben. Echter, dan kregen we de begroting niet sluitend en aangezien we ook weten dat de werkelijke inkomsten toch vaak 2.000,00 bedragen is dit bedrag begroot. Bij de sponsorinkomsten is nog geen rekening gehouden met de verenigingssponsor, omdat dit pas deze week bekend is geworden. De contributiebedragen zijn alleen verhoogd met het prijsindexcijfer. Een verdere verhoging is niet nodig. Hiervoor is geen apart voorstel ingediend omdat dit volgens de statuten niet nodig is. Freek Dijkmeijer vraagt wat de post entree activiteiten inhoudt. De penningmeester zegt dat dit de inkomsten van de activiteitencommissie zijn zoals bijv. de mixtoernooien. Freek Dijkmeijer vraagt of het extra damesteam niets kost. De penningmeester zegt dat deze kosten al zijn meegenomen. De ALV stemt hierna in met de begroting voor het seizoen 2013-2014. De voorzitter zegt dat de commissies binnenkort geïnformeerd worden wat de gevolgen zijn voor hun begrotingen. 6. Voorstel tot wijziging statuten en huishoudelijk reglement Aan de hand van de presentielijst wordt geteld hoeveel stemgerechtigde leden aanwezig zijn (al dan niet met machtiging). Er blijken 40 van de 72 stemgerechtigde leden aanwezig te zijn. Dat is net niet voldoende. Er wordt daarom voor dinsdag 7 mei een nieuwe ALV uitgeschreven. De voorzitter licht het voorstel toe. Het concept is niet met de notaris besproken, maar de notaris heeft uiteindelijk wel het laatste woord hierover. Hij verzoekt de leden om toestemming te verlenen om als dat alleen kleine tekstuele en geen inhoudelijke wijzigingen zijn deze door te mogen voeren. Er zijn drie belangrijke redenen om de statuten te wijzigen en die staan ook in de toelichting. 1) Er zijn verschillende soorten leden. 2) Nu mogen alleen competitiespelende leden die meerderjarig zijn stemmen. Dat willen we graag veranderen. 2
3) Het beachseizoen en de opzegtermijn. Willem Koeten vraagt of het vervroegen van de opzegtermijn met een maand kan worden uitgebreid naar twee maanden om de CCS niet in problemen te brengen met de teamindeling. Freek Dijkmeijer vindt dat ook de teamindeling dan eerder bekend gemaakt moet worden. De voorzitter zegt dat de teamindeling toch ook ruim voor de opzegdatum bekend gemaakt wordt en ziet daarin geen reden om de opzegtermijn niet met een maand naar voren te halen. Freek Dijkmeijer vraagt wat er gebeurt als er na het bekendmaken van de teamindeling heel veel leden opzeggen waardoor het team waarin je bent ingedeeld niet meer in de competitie uitkomt. Kan hij dan niet meer opzeggen? De penningmeester vindt dat er een academische discussie ontstaat. We gaan daar net als nu op een coulante manier mee om. De voorzitter gaat in op de opmerkingen die hij van Joost Blekemolen vooraf heeft ontvangen. We gaan met de notaris in overleg om te kijken of zijn wijzigingsvoorstellen wel/niet doorgevoerd moeten worden. De opmerkingen gaan vooral over alles wat met beach te maken heeft. Als dat ook in het huishoudelijk reglement geregeld kan worden in plaats van de statuten dan doen we dat zeker. Freek Dijkmeijer wijst erop dat in de verschillende groepen leden ook verschillende belangen kunnen spelen. Hoe ga je daar dan mee om als alle leden stemrecht krijgen? De voorzitter zegt er van uit te gaan dat als de situatie zich voordoet dat er ergens over gestemd moet worden dat alleen een bepaalde groep leden aangaat, hij dan aan de leden zal vragen om alleen te stemmen als het hen zelf aangaat. Hij gaat daarbij uit van de netheid van de leden. Verder zal hij de wijziging van artikel 6 voorleggen aan de notaris. Aan- of afmeldingen via de ledenadministratie en niet meer via het bestuur omdat er een heel draaiboek van is gemaakt wat er in zo n geval moet gebeuren en wie er geïnformeerd moet worden. Joost Blekemolen vindt dat er in het huishoudelijk reglement dezelfde definities als in de statuten gebruikt moeten worden. De voorzitter zegt dat hij voor 7 mei naar de notaris gaat om de wijzigingsvoorstellen te bespreken. 7. Vacatures in bestuur en commissies a) (Her)benoeming penningmeester: Jasper Bouman wordt opnieuw gekozen m.i.v. 1 juli 2013 voor een termijn van drie jaar. b) (Her)benoeming leden Commissie van beroep: Gerard Wegman, Scipio Maas en Werner Wijsman worden opnieuw gekozen m.i.v. 1 juli 2013 voor een termijn van drie jaar. 8. Jubilarissen en nog wat.. De voorzitter wil graag Joke Monnik een bos bloemen overhandigen omdat zij een tomeloze inzet voor de club heeft en altijd klaar staat. Helaas is Joke op het laatste moment verhinderd. Hij overhandigd de bloemen aan Joan Seeder die ze bij Joke zal bezorgen. 9. Rondvraag Henk de Kruijf vraagt om met de notaris te bespreken om in de statuten op te nemen om na een schorsing een tweede vergadering uit te schrijven die dan dezelfde avond wordt gehouden. Freek Dijkmeijer vindt dan niet integer. De voorzitter sluit zich daarbij aan, maar zal het vragen aan de notaris. Karel van Gaalen vraagt naar de bezetting van de bardiensten tijdens jeugdwedstrijden. Volgens hem is er afgesproken dat als er alleen jeugdwedstrijden zijn de CCJ de bardienst zou regelen. De penningmeester zegt hierover al uitgebreid met de kantinecommissie gediscussieerd te hebben. Dat is in principe niet zo. Karel van Gaalen heeft gelezen dat we ook op zaterdag gaan spelen. Wat betekent dat precies voor de bardienst? Arne Hendriks zegt dat we inderdaad op zaterdag gaan spelen vanwege het ruimtetekort dat op de vrijdagavond ontstaat. De meerderheid van heren 1 heeft in de enquête aangegeven een voorkeur te hebben voor wedstrijden op zaterdag. Daar zal dan ook een jeugdteam aan worden toegevoegd. Karel vraagt of alle teams dan ook dubbele bardiensten gaan draaien. De penningmeester zegt dat het bestuur daar nog niet over gesproken heeft maar dat zullen we wel met elkaar op moeten lossen. Arne Hendriks zegt dat als we de Kraal huren er vrijwilligers zijn die de bar draaien in de Kraal. Dat betekent echter wel dat we dan ook geen barinkomsten daarvan hebben. Brenda Lundahl vraagt of er dan zoveel meer teams zijn dan afgelopen seizoen. Arne zegt dat we 8 tijdvakken hebben om wedstrijden in te delen, maar we hebben volgend jaar 9 seniorenteams. Harry Muller vraagt of het niet mogelijk is om af en toe een trainingsavond als speelavond in te roosteren. Arne antwoordt dat dit niet mogelijk is. Maretti Bannenberg vraagt of het misschien mogelijk is dat ook een recreantengroep bardiensten gaat draaien. De voorzitter vindt dat een goede suggestie en zal die neerleggen bij de recreantencommissie. 3
Martin Havik vraagt of het mogelijk is om oude shirtjes in te zamelen voor een ontwikkelingsland. De voorzitter vindt dat een prima idee, maar vraagt zich af wie dat gaat regelen. Freek Dijkmeijer vraagt of ook minderjarigen bardienst mogen draaien. De voorzitter antwoordt dat dit niet is toegestaan. Henk de Kruijf zegt dat hij daarover bij een bijeenkomst van de gemeente is geweest. Er komt een nieuw convenant over de drank- en horecawet. Er komt ook een nieuwe APV. En daar komt een cursus voor. 10. Sluiting De voorzitter bedankt hierna alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 22.50 uur de vergadering. 4
Aanwezige stemgerechtigde leden: Abelmalik, Nisma Boersma, Auke Bouman, Jasper Coert, Yvonne Deddens-Kooij, Jolanda Dijkmeijer, Freek Gaalen, Karel Havik, Martin Hendriks, Arne Koeten, Joost Koeten, Wietse Koeten, Willem Kok, Adeline Koopmeiners, Annet Kuijk van, Patrick Lundahl-Bloothoofd, Brenda Maas, Scipio Muller, Harry Muts, Kim Nellen, Stefan Pijnenburg-Boonen, Petra Tigges, René Visser, Dorien Zutphen, Ellen Afwezige stemgerechtigde leden die zich hebben afgemeld maar een machtiging hebben afgegeven aan een stemgerechtigd lid: Beekhof, Irene Bezuijen, Joyce Dijkmeijer, Lisanne Fledderus, Inge Haas de, Anneke Hart, Monique Haver van, Mieke Houthuys, Joyce Knijn, Harry Koorn, Jan Kroon, Floris Meirmans, Simon Muller, Mike Poel, Ina Spiegelaar, Algreet Wennekes, Lars (Totaal: 24) (Totaal: 16) Aanwezige leden zonder stemrecht: Bannenberg, Maretti Bemmel van, Jef Blekemolen, Joost Bouman, Bert Hendriks, Paul Hibbeler, Justin Kruijf de, Henk Loogman-Kaandorp, Marijke Luijbe, Merijn Moorman, Laura Pos-Wolhoff, Lindy Seeder, Joan Wijk van, René Daarnaast afwezig met bericht: Arab, Mohamad Bloothoofd, Dirk Brouwer, Maarten Heinicke, Olaf Lieben, Bert Monnik, Joke Zandvoort, Marja Zijp, Jennie (Totaal: 13) (Totaal: 8) 5