Aan: - Leden van de algemene Ledenvergadering (Groepsraad) van Scouting van Maasdijk: leden groepsbestuur praktijkbegeleider leidinggevenden speleenheden afgevaardigde jongerentak wettelijke vertegenwoordiger per speltak jeugdleden te weten: Bevers, Welpen, Scouts, Explorers Deze notulen worden enkel per email verzonden Uw brief van : - Ons kenmerk : GB.- Datum : 12 april 2014 Onderwerp : Notulen Algemene ledenvergadering (Groepsraad) Bijlage(n) : - Dames en Heren, Ik zou graag gebruik willen maken van dit gedeelte om een korte leeswijzer te schrijven. Resultaten van stemmingen over voorstellen zullen altijd schuin, dikgedrukt en onderstreept zijn, extra informatie over agendapunten zal schuin zijn en ten slotte zullen vragen schuin en dikgedrukt weergegeven worden.
1. Opening 13:00 Aanwezig: Aaltje de Jong, Elmara de Jong, René Meijer, Jeroen de Vrije, Robert Elsinga, Trijn Geverink- Hunneman, Peter Gerrits, Jeroen de Jong, Jan Willem Hartsuiker, Benk Benckhuisen, Giedo de Jong, Harm Peters, Martijn de Wal, Erwin Meijer, Robin Dijkstra, Bjorn Messie, Aly Benckhuisen. Volgens het nieuwe HR zouden bij deze groepsraad de volgende stemgerechtigden aanwezig kunnen zijn: Direct leidinggevenden: 19 Ondersteunde staf: 4 Verenigingsbestuur: 8 Roverscouts 4 Plusscouts 3 Oudervertegenwoordiging 3 Totaal: 41 Aanwezig 17 Derhalve zou het quorum niet zijn behaald. Hierbij dus de oproep aan eenieder kom naar de groepsraad anders kunnen wij komende keer geen besluiten nemen! Afwezig met notificatie: Binne Veenstra en Janneke van der Kroft. 2. Vaststellen agenda Toelichting: Vaststellen van de agenda zoals die is verstuurd bij hoge uitzondering worden agendapunten toegevoegd. Robin D brengt een agendapunt in die per abuis is vergeten bij de agenda namelijk het vaststellen van de notulen. Dit wordt als punt 3a ingebracht. 3. Ingekomen stukken Toelichting: De secretaris brengt ingekomen stukken in. Stukken die voor de groepsraad bedoeld zijn worden als enige ingebracht dit moet duidelijk op het ingezonden stuk vermeld staan. Er zijn geen additionele stukken ingebracht die niet in de agenda al waren vermeld. 3A: Vaststellen notulen Toelichting: onvolkomenheden uit de vorige notulen wijzigen en/of uitleg toevoegen als iets niet helemaal duidelijk is. De notulen worden per acclamatie vastgesteld. 2
4. Financieel jaarverslag 2013 Toelichting: de penningmeester geeft een overzicht van het financiële jaar 2013, daarna wordt er gestemd of decharge wordt verleend. De penningmeester (Martijn van de Wal) geeft uitleg over de resultaten. Wat opvalt is dat er meer is uitgegeven dan begroot. Dit heeft voornamelijk te maken met de hogere uitgaven aan het jubileumjaar. Daarnaast werd er ook veel geld uitgegeven aan het opleiden en trainen van onze vrijwilligers. Het financieel jaarverslag wordt per acclamatie goedgekeurd. Martijn van der Wal: Ik wil graag het volgende aan de groepsraad meegeven: wat is een goede hoogte van de reserve om aan te houden willen wij financieel gezond blijven? Op dit moment hebben wij een reserve van 60% van de jaarbegroting. Is dit te hoog of te laag en wat zou een goede verhouding reserve jaarbegroting zijn. Martijn van de Wal geeft aan dat veel inkomsten zeker zijn (voornamelijk contributie) en veel uitgaven ook relatief stabiel (afdracht Scouting Nederland en huur). Het voorstel is om dit de volgende groepsraad terug te laten komen zodat een aantal mensen zich kunnen inlezen. 5. Goedkeuring ontruimingsplan Toelichting: We zijn al een aantal jaar bezig met een ontruimingsplan deze legt het bestuur nu ter stemming voor aan de groepsraad. Aaltje de jong: Er mist in het plan waar staat wie het gebouw moet controleren. Er wordt een oplossing aangedragen. Door maar 2 rondes te doen. De 1 e ronde is de beverruimte, kleine zaal, grote zaal, keuken, de toiletten. De 2 e ronde is magazijn, de trap op naar de magazijnzolder, stam zolder, de rsa ruimte, en dan de trap af en dan naar buiten. Dit wordt bijgevoegd in het ontruimingsplan. Er komen twee( nog nader te benoemen ) kaarten te hangen. Een in de beverruimte en een in het magazijn. Als deze weg is hoeft er niet nog iemand het gebouw in om de rondes te doen. Iedereen die een sleutel heeft mag het doen. Trijn Geverink ( moeder van Laurens van Veen) heeft brandweerpapieren en is bereid om de leiding voorlichting te geven over wat te doen en te laten bij het controleren van een ruimte bij brand. Harm neemt het op zich om een afspraak hierover te maken. De toevoeging en uitwerking komt in de volgende groepsraad terug. Elke leiding wordt tevens geacht het ontruimingsplan te kennen. Het ontruimingsplan is per acclamatie aangenomen. 6. Goedkeuring huishoudelijk reglement Martijn van de Wal geeft aan dat het een dynamisch document is, dat tenminste elk twee jaar wordt aangepast. Martijn, Robert en Aaltje gaan er nog verder mee bezig. Elke versie krijgt nu ook een nummer, zodat we ook weten met welke versie we bezig zijn. In hoofdstuk 6 staat 2 keer artikel 4. En bij Leiding, staat 2 keer art. 2. Dit wordt gewijzigd. 3
Op een ouderavond behoort 1 bestuurslid aanwezig te zijn. Een wijziging is dat de speltak zelf een ouder vertegenwoordiger mag aanwijzen. Hoofdstuk 7 hierin vermelden dat nieuwe leden op uitnodiging van de (team) leiding mogen komen kijken. Wat betreft het alcoholbeleid hanteren de regels van de wet op dit moment. Vergoeding van cursus en trainingen. Hierover lopen de meningen erg uiteen. Niet laten wachten op de vergoeding. Een machtiging laten tekenen. Bij vroegtijdig de vereniging verlaten dan terug betalen. Niet zelf om het geld hoeven vragen. In de volgende groepsraad wordt hiervoor een voorstel uitgewerkt. Het Huishoudelijk reglement wordt per acclamatie goedgekeurd. 7. Stemming nieuwe bestuursleden Toelichting: De bestuurders van de vereniging dienen te worden benoemd door de groepsraad voor een periode van 3 jaar. De groepsvoorzitter, de groepssecretaris, de groepspenningmeester en de groepsbegeleider worden in functie benoemd. De bestuursleden zullen zich op de vergadering nader introduceren. (Tegen)kandidaten voor de vervulling van (één van) de voorgestelde functie(s) kunnen zich tot een kwartier voor de aanvang van de groepsraad op 12 april 2014 bij het groepsbestuur aanmelden. Aftredend en niet herkiesbaar als bestuurslid public relations: Harm Peters Voorstel: Het verenigingsbestuur draagt voor tot benoeming per 1 mei 2014 in de mw. Janneke van der Kroft; Het verenigingsbestuur draagt voor tot benoeming per 1 mei 2014 in de dhr. Jeroen de Vrije; Het verenigingsbestuur draagt voor tot benoeming per 1 mei 2014 in de functie van secretaris van het verenigingsbestuur: mw. Aly Benckhuisen; Janneke van der Kroft wordt benoemd in functie met 14 stemmen voor en 3 blanco Jeroen de Vrije wordt benoemd in functie met 16 stemmen voor Aly Benckhuisen wordt benoemd in functie met 16 stemmen voor 4
8. Herbenoeming bestuursleden Toelichting: De bestuurders van de vereniging dienen te worden benoemd door de groepsraad voor een periode van 3 jaar. De groepsvoorzitter, de groepssecretaris, de groepspenningmeester en de groepsbegeleider worden in functie benoemd. De bestuursleden zullen zich op de vergadering nader introduceren. (Tegen)kandidaten voor de vervulling van (één van) de voorgestelde functie(s) kunnen zich tot een kwartier voor de aanvang van de groepsraad op 12 april 2014 bij het groepsbestuur aanmelden. Voorstel: Het verenigingsbestuur draagt voor tot herbenoeming per 1 mei 2014 in de Dhr. Harm Peters; Het verenigingsbestuur draagt voor tot herbenoeming per 1 mei 2014 in de dhr. Binne Veenstra; Harm peters wordt benoemd in functie met 16 stemmen voor Binne Veenstra wordt benoemd in functie met 15 stemmen voor 1 stem blanco en 1 onthouding 8. Rondvraag Giedo de Jong: vraagt hoe het zit met een nieuwe tent voor de RSA. Deze vraag gaat door naar de bestuursvergadering. Robert Elsinga: hoe krijgen we nieuwe leiding bij de scouts? Na de zomervakantie hebben we 36 scouts. Werving komt op de agenda van het bestuur. Jeroen de Jong: kunnen de uitnodigingen de volgende keer via SOL worden verstuurd? Het probleem is dat je geen bijlagen via Sol kunt versturen. Wellicht dat we wel de uitnodiging kunnen versturen alvast en een link erbij kunnen sturen dat deze te downloaden zijn via de website. Jeroen de Vrije: of er ook al een stukje op de website stond? Hij dacht dat er na de oproep wel iets geplaatst was, maar helaas. Jeroen biedt aan hier een stukje voor te schrijven Jeroen de Vrije: of we ook aan sponsoring doen? Martijn van de Wal geeft aan dat er geen vast sponsoring beleid is. Wel wordt er iets gedaan aan materiele sponsoring bij bijvoorbeeld NL doet. Jeroen wil hier wel wat betekenen. Elmara de Jong: of de groepsraad ook op een vaste dag kon worden gezet. Bijvoorbeeld de 3 e zaterdag in april en november? Het bestuur geeft aan hier wel wat voor te voelen en gaat hier naar kijken. 5
Robin Dijkstra: Hij zoekt een vertegenwoordiger voor van Maasdijk bij de regioraad. Het zijn 2 avonden per jaar. In mei en november. Wie wil dit gaan doen? Aaltje de Jong en Aly Benckhuisen melden zich hiervoor aan. Erwin Meijer: of er ook mensen zijn die in de kascommissie willen deelnemen? Bjorn Messie en Peter Gerrist melden zich hiervoor aan. 9. Vergadering wordt gesloten om 14:45 Erwin bedankt iedereen voor de aanwezigheid en input Met vriendelijke groet. Het verenigingsbestuur van Scouting Van Maasdijk Namens deze, Aly Benckhuisen 6