Klachtenregelingen Gemeente Westvoorne 1 Uitgave november 2004
Klachtenregelingen Gemeente Westvoorne Uitgave november 2004 Wie mag er klagen? Klachtrecht: Een ieder moet een klacht kunnen indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon werkzaam onder een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover hem of een ander heeft gedragen. Voor een burger levert het klachtrecht derhalve de mogelijkheid om genoegdoening te krijgen in verband met onheuse bejegening door de overheid. Het klachtrecht vormt een aanvullende vorm van bescherming tegen de overheid. Wat is een klacht? Klacht: Een klacht is een uiting van ongenoegen over de wijze waarop (personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van) een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke persoon of rechtspersoon heeft gedragen. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: een ongeïnteresseerde bejegening, te trage afhandeling van een aanvraag, te laat of het niet beantwoorden van brieven, een onvoldoende gemotiveerd antwoord, het niet toezenden van aangevraagde informatie. Een klacht moet gaan over een gedraging van een bestuursorgaan in een bepaalde aangelegenheid. Er kan niet geklaagd worden over beleid of beleidsuitvoering in het algemeen. De klacht moet ook een gedraging jegens iemand inhouden. Algemene wensen over het optreden of het beleid van het bestuursorgaan worden dan ook buiten de regeling van het klachtrecht gehouden. Verder moet er een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen klacht, melding en bezwaar. Melding: Het onder de aandacht brengen door een burger van een gevaarlijke of hinderlijke situatie is een melding. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: de toestand van het openbaar groen, niet ophalen huisvuil, gat in het wegdek, loszittende trottoirtegels, overhangende takken, uitzichtbenemende bermen, niet werkende straatverlichting. Meldingen over openbaar groen en huisvuil kunnen op werkdagen tussen 8.00 12.00 uur worden doorgegeven aan de gemeentewerf te Oostvoorne, tel. nr. 0181-482489 of tel. nr. 0181-482433. Meldingen over openbare verlichting moeten worden doorgegeven aan Citytec, tel. nr. 0800-2489832. Voor overige meldingen kan contact worden opgenomen met de afdeling Gemeentewerken te Rockanje, tel. nr. 0181-408059. 2
Bezwaar: Een bezwaar kan worden ingediend tegen een besluit van een bestuursorgaan. Voor informatie over het indienen van een bezwaarschrift kan contact worden opgenomen met de afdeling bezwaar en beroep, tel. nr. 0181-408043. Verder wordt verwezen naar de folder Bezwaar en beroep tegen een beslissing van de overheid van het Ministerie van Justitie. Bij wie moet worden geklaagd? Het klachtrecht kan worden onderverdeeld in intern en extern klachtrecht. Intern Klachtrecht: Dit betreft de behandeling en afdoening van klachten door het bestuursorgaan zelf. Een klacht moet altijd eerst aan het bestuursorgaan of degene waarover geklaagd wordt kenbaar gemaakt worden. Dit is het zogenaamde kenbaarheidsvereiste. Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend. Een schriftelijke klacht, een zogenaamd klaagschrift, moet aan de volgende eisen voldoen: Omschrijving van de gedraging, waartegen de klacht is gericht Naam en adres van de klager Dagtekening Handtekening van de klager Vertaling indien het klaagschrift in een vreemde taal is opgesteld Hoe wordt een klacht behandeld? Een bestuursorgaan is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen indien de klacht betrekking heeft op een gedraging: a. waarvoor reeds eerder een klacht is ingediend die volgens de klachtenregeling is afgehandeld; b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld; e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of, f. zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. Het bestuursorgaan is verder niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. Voor de behandeling van een mondelinge klacht gelden geen specifieke eisen. Is er echter sprake van een klaagschrift en de klacht wordt in behandeling genomen, dan zal het bestuursorgaan de klager en degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft in de gelegenheid stellen om te worden gehoord. Het horen zal in het algemeen worden uitgevoerd door de direct leidinggevende van degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft en de klachtencoördinator. De hoorzitting is in beginsel niet openbaar. Van het horen wordt een verslag gemaakt. De direct leidinggevende en de klachtencoördinator brengen 3
vervolgens een advies uit aan het bestuursorgaan. De behandelingstermijn voor een klaagschrift is 6 weken na ontvangst van het klaagschrift. In geval de behandeling van de klacht uitgevoerd wordt door de direct leidinggevende en de klachtencoördinator is de behandelingstermijn 10 weken. De afhandelingstermijn kan 4 weken worden verdaagd. De klager wordt vervolgens schriftelijk in kennis gesteld van de bevindingen van het bestuursorgaan. Ontevreden over de behandeling van de klacht? Indien de klager het niet eens is met de behandeling van de klacht door het bestuursorgaan, kan hij een klacht indienen bij de gemeentelijke ombudsman. Het traject van het externe klachtrecht wordt dan ingezet. Extern klachtrecht: Dit betreft de behandeling van klachten over bestuursorganen door een van het bestuursorgaan onafhankelijke instantie, nadat de klacht eerst bij het bestuursorgaan zelf is kenbaar gemaakt. Het betreft een tweedelijnsvoorziening. In Westvoorne wordt gebruik gemaakt van een gemeentelijke ombudsman als externe klachtvoorziening. Als gemeentelijke ombudsman is aangesteld de heer mr. M.H.J.M. van Kinderen. Het adres van de gemeentelijke ombudsman is Hofplein 33, 3011 AJ Rotterdam, tel.nr. 010-4111600, fax.nr. 010-4118181. Vragen over het klachtrecht? Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met de klachtencoördinator, tel. nr. 0181-408051. 4
Model Klaagschrift De met een * gemerkte gegevens moeten worden ingevuld. Gemeente Westvoorne t.a.v. de klachtencoördinator Postbus 550 3235 ZH Rockanje Afzender: Naam*: Adres*: Postcode en woonplaats*: Telefoonnummer: Datum*: Betreft: Klacht Hierbij breng ik u op de hoogte van mijn klacht. Datum van voorval: Betrokken afdeling, medewerker of bestuursorgaan: Ik heb reeds eerder over mijn klacht gesproken met: Datum gesprek: Beschrijving van de gedraging, waartegen de klacht is gericht*: Handtekening* Deze voorlichtingsfolder is een vrije weergave van de wettelijke voorschriften. Bij een (juridische) geschil kan geen beroep op de inhoud worden gedaan. 5