1/10 De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Beraadslaging STAT nr 18/2009 van 1 juli 2009 Betreft: Aanvraag van het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse (BISA) om vanwege de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie mededeling te bekomen van de gecodeerde studiegegevens afkomstig van de in 2009 uitgevoerde enquêtes betreffende de arbeidskrachten voor wetenschappelijk onderzoek en als hulp bij de politieke besluitvorming (STAT/MA/09/017) De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie"); Gelet op de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek (hierna "wet openbare statistiek"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"); Gelet op het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "koninklijk besluit van 13 februari 2001"); Gelet op het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van het Statistisch Toezichtscomité opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het BISA ontvangen op 07/05/2009;
Beraadslaging STAT 18/2009-2/10 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie (Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie) op 26/05/2009; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 18/06/2009; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 1 juli 2009, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvrager, het BISA van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vraagt de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) mededeling van de gecodeerde studiegegevens afkomstig van de in 2009 uitgevoerde enquêtes naar de arbeidskrachten met het oog op een wetenschappelijk onderzoek (berekening van indicatoren die de Brusselse arbeidsmarkt kenmerken, bestemd om geïntegreerd te worden in de driemaandelijks gepubliceerde conjunctuurbarometer van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest) en als hulp bij de politieke besluitvorming.. 2. De aanvraag strekt er tevens toe het af te sluiten vertrouwelijkheidscontract tussen partijen goed te keuren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVINGEN Wet openbare statistiek 3. Op grond van de artikelen 15 en 15bis van de wet openbare statistiek is het Statistisch Toezichtscomité bevoegd om, enerzijds de mededeling toe te staan van de door de ADSEI gecodeerde studiegegevens aan de in de wet openbare statistiek vermelde bestemmelingen en anderzijds het vertrouwelijkheidscontract goed te keuren dat moet worden afgesloten tussen de betrokken partijen. 4. Op grond van artikel 16 van het koninklijk besluit van 7 juni 2007 is de Commissie belast met de opdrachten die aan het Statistisch Toezichtscomité werden toebedeeld, tot de installatie en de benoeming van de leden van dit Comité.
Beraadslaging STAT 18/2009-3/10 WVP en het koninklijk besluit van 13 februari 2001 5. Op grond van de artikelen 1, 1 en 3, 1 van de WVP en artikel 1, 3 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 zijn gecodeerde studiegegevens betreffende geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts mag gebeuren onder de in de WVP en het koninklijk besluit van 13 februari 2001 gestelde voorwaarden 1. B. WETTELIJKE BASIS VAN DE AANVRAAG 6. De aanvrager is één van de in artikel 15 van de wet openbare statistiek opgesomde bestemmelingen. 7. Inderdaad, in het 1e lid, 2 zijn onder deze bestemmelingen de ministeriële departementen opgenomen van de gewesten en de gemeenschappen. Het BISA is een dienst van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 8. De aanvrager kan derhalve een machtigingsaanvraag indienen om de mededeling van de gevraagde gegevens te bekomen. C. DOELEINDEN 9. Persoonsgegevens dienen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden te worden verkregen (artikel 4, 1, 2 WVP). 10. De aanvrager wenst met het oog op wetenschappelijk onderzoek en als hulp bij de politieke besluitvorming mededeling van de gecodeerde studiegegevens afkomstig uit de enquêtes die in het eerste, tweede, derde en vierde trimester 2009 werden uitgevoerd naar de arbeidskrachten en die zouden moeten toelaten: de tewerkstelling in het Gewest te berekenen, de werkloosheidsgraad te berekenen (def. IAO), 1 Volgens artikel 1, 3 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 tot uitvoering van de privacywet alsook de memorie van toelichting bij de wet van 11 december 1998 tot omzetting van de Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, 1566/1, 97/98, blz. 12, " Ook gecodeerde informatie waarbij door de verantwoordelijke voor de verwerking zelf niet kan nagegaan worden op welk individu de informatie betrekking heeft, vermits hij niet in het bezit is gesteld van de daarvoor noodzakelijke sleutels, wordt derhalve als "persoonsgegevens"beschouwd indien de identificatie nog door iemand anders kan verricht worden".
Beraadslaging STAT 18/2009-4/10 de activiteits- en tewerkstellingsgraad te berekenen per leeftijd, gewest, geslacht, opleidingsniveau, nationaliteit, de aanwijzingen van niet-aangepaste kwalificaties te berekenen, het pendelverkeer tussen gewesten te berekenen, het profiel van de werknemers te analyseren. 11. Deze doeleinden beantwoorden aan de voormelde vereisten van de WVP. 12. Krachtens artikel 15 van de wet openbare statistiek dienen gecodeerde persoonsgegevens te worden meegedeeld voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. 13. Uit de aanvraag en het ontwerp van vertrouwelijkheidscontract blijkt dat de aanvrager deze gegevens enkel mag gebruiken voor de aangeduide analyse en studie en het opmaken van globale en anonieme statistieken en dat de meegedeelde gegevens niet aan derden mogen meegedeeld worden, noch gebruikt voor controle- of repressiedoeleinden. De resultaten worden niet gepubliceerd indien de tabel cellen met minder dan 10 gevallen bevat. 14. De vereisten inzake doeleinde van de wet openbare statistiek worden dus geëerbiedigd. D. PROPORTIONALITEIT Gevraagde gegevens 15. Het gaat om de gegevens afkomstig uit de enquêtes die in het eerste, tweede, derde en vierde trimester 2009 werden uitgevoerd naar de arbeidskrachten, verstuurd in twee afzonderlijke bestanden onder de vorm van SPSS (Statistical Package for the Social Sciences). De aanvraag vermeldt op gedetailleerde wijze de gewenste gecodeerde gegevens. 16. Het technisch en juridisch advies verduidelijkt dat het niet mogelijk is om een verband te leggen tussen beide bestanden aangezien de identificatiemiddelen niet beschikbaar zullen zijn. Noodzaak tot het verkrijgen van gecodeerde gegevens 17. De onderzoeker mag de gecodeerde persoonsgegevens slechts ontvangen indien een verwerking van anonieme gegevens niet toelaat de beoogde statistische of wetenschappelijke doeleinden te verwezenlijken (artikel 4 van de WVP).
Beraadslaging STAT 18/2009-5/10 18. Uit de aanvraag blijkt impliciet dat enkel de mededeling van gecodeerde gegevens toelaat het onderzoek uit te voeren. Noodzaak tot het verkrijgen van elk gegeven 19. Uit het aanvraagformulier blijkt dat wat dit betreft het bewijs niet werd geleverd per gegeven maar voor het geheel van gevraagde gegevens. 20. De aanvraag verduidelijkt dat de berekening van de indicatoren onmogelijk is zonder mededeling van de gecodeerde gegevens uit de enquêtes naar de arbeidskrachten. Enkel de noodzakelijke variabelen werden geselecteerd. Niet alleen de gegevens van het Brussels Gewest worden gevraagd maar ook deze van de andere gewesten teneinde de resultaten te kunnen vergelijken en het pendelverkeer tussen gewesten te kunnen berekenen. 21. Hieruit volgt dat de gevraagde gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3 van de WVP). Frequentie van mededeling 22. De mededeling slaat op de gecodeerde studiegegevens afkomstig uit de enquêtes naar de arbeidskrachten van elk trimester van 2009. Aangezien deze nog niet beschikbaar zijn voor de 4 trimesters van 2009 zullen ze ter beschikking van het BISA gesteld worden na hun verspreiding door de ADSEI. Zodoende zullen de gegevens meegedeeld worden binnen 30 dagen nadat zij beschikbaar werden. Bewaringstermijn van de gegevens 23. De duur van het onderzoek bedraagt ongeveer een maand per kwartaalbarometer. De bewaringstermijn van de gegevens werd beperkt in functie van de noden van het onderzoek. De gegevens van elk trimester van 2009 dienen evenwel ter beschikking te blijven tot bij het opstellen van de laatste kwartaalbarometer van het jaar. De aanvraag vermeldt dus dat de gegevens twee maanden na het laatste onderzoek vernietigd worden (onderzoek dat moet uitgevoerd worden binnen de maand na de terbeschikkingstelling van de gegevens). Deze termijn wordt gerechtvaardigd door de wens om sommige resultaten van het onderzoek a posteriori te kunnen verbeteren of controleren. In ieder geval zullen de gegevens en back-ups onmiddellijk door de aanvrager worden vernietigd zodra het statistisch doeleinde definitief bereikt is. De Commissie stelt vast dat de bewaringstermijn de termijn dus niet overschrijdt die noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden (art. 4, 1, 5 van de WVP).
Beraadslaging STAT 18/2009-6/10 E. AANGIFTE 24. Alvorens over te gaan tot de verwerking van de bedoelde gecodeerde gegevens dient de aanvrager daarvan aangifte te doen bij de Commissie (art. 17 van de WVP). F. VEILIGHEID 25. De aanvrager moet waken over de bescherming en de veiligheid van de meegedeelde studiegegevens (art. 16 van de WVP en 15bis van de wet openbare statistiek). Consulent inzake informatieveiligheid 26. Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager over een veiligheidsconsulent beschikt. Veiligheidsbeleid 27. Uit de evaluatievragenlijst blijkt dat op alle punten van de vragenlijst positief wordt geantwoord. 28. De aanvraag vermeldt dat: de gegevens zullen bewaard worden op 1 PC die beveiligd wordt door een login en een wachtwoord. Deze PC bevindt zich in het kantoor van de gemachtigde gebruikers; de gegevens in een apart bestand zullen opgeslagen worden dat bovendien zal beveiligd worden door een login en een wachtwoord; de gegevens gecryteerd zullen worden; het lokaal uitsluitend zal toegankelijk zijn voor personen die hiertoe gemachtigd worden via hun badge; er een beveiligde back-up zal genomen worden van de bedoelde gegevens. Deze zal bewaard worden op een externe harde schijf die zal gecodeerd worden en beschermd door een login en een wachtwoord; de gegevens niet langer dan nodig bewaard zullen worden en na het onderzoek zo snel mogelijk zullen vernietigd worden: slechts 1 exemplaar van de gegevens en de back-up worden bewaard (alle kopieën die bijvoorbeeld gediend hebben voor het doorzenden van de gegevens worden onmiddellijk vernietigd) en de bewaringstermijn is beperkt tot maximum 14 maanden. Volgens de ADSEI en de Commissie dienen de gegevens in elk geval te worden vernietigd zodra het onderzoek is beëindigd (cf. punt 23). Bovendien bepaalde de Commissie
Beraadslaging STAT 18/2009-7/10 de maximale bewaringstermijn voor het geheel van gegevens op 3 maanden, te rekenen vanaf de terbeschikkingstelling van de gegevens van het 4 de trimester (cf. punt 23). Verantwoordelijke natuurlijke persoon 29. De identiteit van de verantwoordelijke natuurlijke persoon werd meegedeeld. Deze persoon is verantwoordelijk voor het naleven van alle wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen alsook van de bepalingen die voortvloeien uit de onderhavige beslissing van de Commissie. Zij is bovendien verantwoordelijk voor de effectief toezicht op de rechtmatige aanwending van de meegedeelde gegevens. Personen die de studiegegevens gebruiken en de lijst van deze personen 30. Een beperkt aantal personeelsleden (4 personen) zullen de meegedeelde gegevens gebruiken. Scheiding van andere verwerkingen 31. De aanvrager dient de onderhavige gegevensverwerking gescheiden te houden van andere verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor hij eventueel verantwoordelijk is. Verbod op decodering 32. De aanvrager verbindt er zich toe alle middelen te zullen inzetten om te vermijden dat de identiteit zou worden achterhaald van de personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Koppelverbod 33. De aanvrager verbindt er zich toe geen pogingen te ondernemen om de bekomen persoonsgegevens te koppelen aan persoonsgegevens die hem reeds met toepassing van andere machtigingen werden overgemaakt. Vertrouwelijkheid 34. De aanvrager verbindt er zich toe de vertrouwelijkheid van de studiegegevens te eerbiedigen en erover te waken dat deze door zijn personeelsleden uitsluitend gebruikt worden met het oog op het bedoelde onderzoek. De evaluatievragenlijst vermeldt dat het personeel werd geïnformeerd over zijn plichten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid.
Beraadslaging STAT 18/2009-8/10 G. ANDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN Verspreiding van de resultaten 35. Na de analyse en het gebruik van de gegevens moet de aanvrager erover waken dat de resultaten in een globale en anonieme vorm gepubliceerd worden zodat de persoonsgegevens niet rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen geïdentificeerd worden. 36. Het BISA voegt hieraan toe dat de gegevens niet zullen gepubliceerd worden indien een tabel cellen bevat met minder dan 10 gevallen (niet gewogen). De ADSEI vestigt de aandacht op het feit dat elke driemaandelijkse schatting lager dan 10.000 eenheden en elke jaarlijkse schatting lager dan 5.000 eenheden zeer voorzichtig geïnterpreteerd dienen te worden. 37. Tenminste 15 dagen vóór de verspreiding moet de onderzoeker de voorgenomen publicatie aan de ADSEI voorleggen. Deze laatste kan de verspreiding eventueel verbieden. De term "verspreiding" moet in zeer ruime zin begrepen worden waarbij rekening wordt gehouden met de evolutie van de informatiemaatschappij. Hij omvat dus elke verspreiding, ongeacht of deze schriftelijk, mondeling of online plaatsvindt. Controle 38. De aanvrager stemt er uitdrukkelijk mee in dat vertegenwoordigers van de Commissie te allen tijde en zonder voorafgaande ingebrekestelling toegang krijgen tot de lokalen en tot de informatica-infrastructuur waar de verstrekte gegevens worden bewaard, om na te gaan of de bepalingen van de onderhavige machtiging, van de wet openbare statistiek en haar uitvoeringsbesluiten, alsook deze van het onderhavig vertrouwelijkheidscontract worden uitgevoerd. 39. Op eenvoudig verzoek kan de Commissie toegang krijgen tot andere lokalen en ICT-systemen om te controleren of er geen inbreuk gepleegd wordt op de bepalingen van de machtiging, op de wet openbare statistiek en haar uitvoeringsbesluiten of op het vertrouwelijkheidscontract. Onderaanneming 40. Ingeval van onderaanneming vereist artikel 16 van de WVP dat een contract wordt afgesloten waarin de veiligheidsmaatregelen worden vermeld alsook de andere punten waarvan sprake in dit artikel.
Beraadslaging STAT 18/2009-9/10 III. HET VERTROUWELIJKHEIDSCONTRACT 41. Het bij de aanvraag gevoegde ontwerp van vertrouwelijkheidscontract, dat de voorwaarden vastlegt waaronder de studiegegevens aan de aanvrager worden meegedeeld, moet beantwoorden aan de vereisten van artikel 15bis van de wet openbare statistiek. Dit is het geval. 42. Bij het aflopen van het contract mag de vertrouwelijkheid van de gegevens zelf niet worden verbroken. Deze vertrouwelijkheid dient dus onbeperkt in de tijd geëerbiedigd te worden. 43. Het contract mag op generlei wijze afbreuk doen aan de voorwaarden waartoe de Commissie heeft beslist met betrekking tot de mededeling van de gegevens. 44. De contractuele bepalingen inzake privacy en vertrouwelijkheid maken integraal deel uit van de onderhavige beslissing, zodat een persoon vreemd aan het vertrouwelijkheidscontract zich ook tot de Commissie kan wenden met het oog op de controle van de naleving van de voorwaarden waaronder de gegevens door de aanvrager gebruikt mogen worden. IV. ALGEMENE BESLISSING 45. Bij de verwerking van de verkregen persoonsgegevens dient de onderzoeker rekening te houden met de WVP, de wet openbare statistiek, hun uitvoeringsbesluiten en elke andere wettelijke of reglementaire bepaling tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de bepalingen van de onderhavige beslissing van de Commissie, en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract dat hij heeft afgesloten met de ADSEI. V. SPECIFIEKE BESLISSING 46. de Commissie is van oordeel dat : - de mededeling van gecodeerde studiegegevens afkomstig uit de enquêtes 2009 naar de arbeidskrachten aan het BISA toegelaten is met het oog op de onder punt 10 vermelde doeleinden; - de gegevens zullen meegedeeld worden na hun verspreiding door de ADSEI; - de gegevens en back-ups dienen onverwijld door de aanvrager vernietigd te worden zodra het statistisch doeleinde is bereikt en ten laatste 3 maanden na de terbeschikkingstelling van de laatste gegevens ( vierde trimester) uit de enquêtes.
Beraadslaging STAT 18/2009-10/10 OM DEZE REDENEN, De Commissie machtigt de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie om de bedoelde gecodeerde studiegegevens onder de bovenvermelde voorwaarden mee te delen aan het Brussels Instituut voor Statistiek en Analyse van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De Commissie keurt het vertrouwelijkheidscontract goed. De machtiging tot mededeling krijgt slechts uitwerking na de ondertekening van het contract. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere