De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie");

Transcriptie

1 1/11 De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Beraadslaging STAT nr 10/2009 van 29 april 2009 Dossier behandeld door: An Machtens T: +32 (0) F: +32 (0) Betreft: Aanvraag van het Belgisch Instituut voor de Verkeersveiligheid om vanwege de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie van de FOD Economie mededeling te bekomen van gecodeerde studiegegevens met het oog op een statistisch onderzoek betreffende verkeersongevallen met lichamelijk letsel (STAT/MA/09/011) De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie"); Gelet op de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek (hierna "wet openbare statistiek"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"); Gelet op het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "koninklijk besluit van 13 februari 2001"); Gelet op het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van het Statistisch Toezichtscomité opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Belgisch Instituut voor de Verkeersveiligheid vzw ontvangen op 25/03/2009;

2 Beraadslaging STAT 10/2009-2/11 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies van 31/03/2009 gericht aan de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie (Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie); Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 15/04/2009; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 29 april 2009, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Belgisch Instituut voor de Verkeersveiligheid vzw (hierna BIVV) wenst voor statistisch onderzoek van de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) gecodeerde studiegegevens te verkrijgen betreffende verkeersongevallen op de openbare weg met doden en gewonden voor de jaren 1991 tot en met Die gegevens worden gevraagd om te een analyse te kunnen maken van de lichamelijke verkeersongevallen wat - met behulp van sensibiliseringscampagnes, informatieverstrekking, adviezen en aanbevelingen voor de beleidsmakers en betrokken professionelen (parlementairen, lokale en federale politiezones, administraties, en slachtoffers- en gebruikersorganisaties) - moet leiden tot een veiliger verkeer. De gegevens omtrent ongevallen in voornoemde jaren (behalve 2008) hebben reeds het voorwerp uitgemaakt van een aanvraag (beraadslaging STAT nr 9/2008 van 21 mei 2008). 3. De aanvraag betreft ook de goedkeuring van een vertrouwelijkheidscontract dat tussen de voormelde partijen moet worden afgesloten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING Wet openbare statistiek 4. Krachtens de artikelen 15 en 15bis van de statistiekwet, is het Statistisch Toezichtscomité enerzijds bevoegd om de doorgifte te machtigen van gecodeerde studiegegevens door ADSEI aan de bestemmelingen, vermeld in de statistiekwet en anderzijds om het

3 Beraadslaging STAT 10/2009-3/11 vertrouwelijkheidscontract goed te keuren dat tussen de betrokken partijen wordt afgesloten. 5. Artikel 16 van het voormeld koninklijk besluit van 7 juni 2007 bepaalt dat de Commissie wordt belast met de opdrachten van het Statistisch Toezichtscomité tot aan de installatie en benoeming van de leden van dit comité. De WVP en het koninklijk besluit van 13 februari Op grond van artikelen 1, 1, en 3, 1 van de WVP en artikel 1, 3 van het kb van 13 februari 2001 zijn gecodeerde studiegegevens over geïdentificeerde of identificeerbare personen, persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts mag gebeuren onder de voorwaarden bepaald in de WVP en het kb van 13 februari B. WETTELIJKE BASIS VAN DE AANVRAAG 7. De aanvrager komt voor in de lijst van de limitatief opgesomde bestemmelingen in artikel 15 van de wet openbare statistiek. 8. Onder deze bestemmelingen bevinden zich inderdaad de natuurlijke- en rechtspersonen die met een specifiek onderzoeksproject dat aan de geldende wetenschappelijke normen voldoet, een specifiek wetenschappelijk doeleinde nastreven. 9. De aanvrager kan dus een machtigingsaanvraag indienen om de bedoelde gegevens te verkrijgen C. DOELEINDEN 10. De aanvrager wenst de gecodeerde studiegegevens te verkrijgen voor de doeleinden vermeld onder punt 2 (statistisch doeleinde, hulp bij de politieke besluitvorming en algemeen belang). 1 Zie artikel 1, 3 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 en zie ook Memorie van Toelichting bij het wetsontwerp tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens, Parl. St. Kamer , nr. 1566/1 p. 12: Ook gecodeerde informatie waarbij door de verantwoordelijke voor de verwerking zelf niet kan nagegaan worden op welk individu de informatie betrekking heeft, vermits hij niet in het bezit is gesteld van de daarvoor noodzakelijke sleutels, wordt derhalve als persoonsgegevens beschouwd indien identificatie nog door iemand anders kan verricht worden.

4 Beraadslaging STAT 10/2009-4/ Persoonsgegevens moeten worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (art. 4, 1, 2 van de WVP). 12. Artikel 15 van de statistiekwet bepaalt dat gecodeerde gegevens moeten worden verstrekt voor wetenschappelijke of statistische doeleinden. De mededeling van gegevens voldoet aan die voorwaarden. 13. Uit het vertrouwelijkheidscontract blijkt dat de onderzoeker die gegevens alleen mag gebruiken voor de vermelde analyse en studie en voor de opmaak van globale, anonieme statistieken en dat de verkregen gegevens niet aan derden kunnen worden doorgegeven noch gebruikt voor controle- of repressiemaatregelen. 14. De vereisten die de WVP en de statistiekwet stellen aangaande de doeleinden, zijn voor de hier beschreven doeleinden nageleefd. D. PROPORTIONALITEIT Gevraagde gegevens 15. Alle gecodeerde studiegegevens over de verkeersongevallen op de openbare weg met doden en gewonden voor de jaren 1991 tot 2008 (2008 is nog niet beschikbaar) worden gevraagd, met inbegrip van de bijgewerkte versies zolang het contract geldig is. 16. Het BIVV wenst de integrale ongevallengegevens met inbegrip van: de gegevens over de plaats van het ongeval (exact adres, al dan niet een ongeval op een kruispunt, agglomeratie, etc.); soort ongeval, lichtsterkte, weersomstandigheden, staat van de weg, lokale kenmerken, positie en beweging van de gebruikers, factoren verbonden aan het ongeval en beweging van voetganger en tweewielers, diversen, informatie over gevaarlijke voertuigen; informatie over de betrokken personen (leeftijd, geslacht, plaats in het voertuig, gevolgen, alcohol, staat, type gebruiker). Met uitzondering van de PV-nummers en de nummerplaten worden dus alle variabelen opgevraagd die de ADSEI verzamelt.

5 Beraadslaging STAT 10/2009-5/11 Noodzaak om de gecodeerde gegevens te verkrijgen 17. De onderzoeker mag enkel gecodeerde persoonsgegevens ontvangen indien het onmogelijk is om met anonieme gegevens de statistische of wetenschappelijke doeleinden die hij betracht, te verwezenlijken (artikel 4 van de WVP). 18. Uit de aanvraag blijkt impliciet dat het onderzoek alleen met gecodeerde gegevens gerealiseerd kan worden. Noodzaak om ieder gegeven te verkrijgen 19. De mededeling van de gevraagde gecodeerde gegevens moet essentieel zijn voor de verwezenlijking van het onderzoek zoals dat beschreven staat in de aanvraag en het ontwerp van vertrouwelijkheidscontract (art. 4, 1, 3 van de WVP). 20. Volgens ADSEI is de proportionaliteit aangetoond voor alle gevraagde variabelen. De Commissie deelt die mening. Frequentie van de mededeling 21. Het vertrouwelijkheidscontract bepaalt dat de gecodeerde studiegegevens binnen de 30 dagen nadat het contract werd afgesloten, ter beschikking moeten zijn van de onderzoeker. Volgens de Commissie is het beter te vermelden dat het de beschikbare gegevens van het ogenblik betreft. De gegevens voor 2008 en de bijgewerkte versies binnen de geldigheidsperiode van het contract, moeten worden verstrekt binnen de dertig dagen nadat ze beschikbaar zijn en dit in overeenstemming met het technisch en juridisch advies. Bewaartermijn 22. Volgens de onderzoeker is de duur van het onderzoek onbepaald. De bewaartermijn van de gegevens is vastgesteld op 10 jaar. ADSEI acht dit een redelijke termijn gelet op de doeleinden en de specifieke taken van het BIVV. De Commissie sluit zich hierbij aan. 23. De aanvrager vernietigt de gegevens en de back-ups ten laatste op het ogenblik waarop het statistisch doeleinde werd bereikt.

6 Beraadslaging STAT 10/2009-6/ De bewaartermijn overschrijdt dus niet de tijd die noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken (art. 4, 1, 5 van de WVP). E. AANGIFTE 25. Vooraleer de verantwoordelijke voor de verwerking begint met de verwerking van de bedoelde gecodeerde gegevens, moet hij daarvan aangifte doen bij de Commissie (art. 17 van de WVP). F. VEILIGHEID 26. De onderzoeker moet er over waken dat de verkregen studiegegevens beschermd en beveiligd zijn (art. 16 van de WVP en 15bis van de statistiekwet). Veiligheidsconsulent 27. Het evaluatieformulier vermeldt dat het BIVV geen veiligheidsconsulent heeft aangesteld. Veiligheidsbeleid 28. Uit het evaluatieformulier met betrekking tot het BIVV blijkt dat: 1. veiligheidsmaatregelen werden genomen om onnodige of ongeoorloofde fysieke toegang tot de gegevensdragers te beletten; om fysieke beschadigingen te voorkomen die de persoonsgegevens in gevaar kunnen brengen; om de verschillende netwerken te beschermen waarmee de toestellen zijn verbonden die gegevens verwerken; voor de opmaak van een bijgewerkte lijst van de verschillende gemachtigde personen die toegang hebben tot de gegevens met hun respectievelijk toegangsniveau; om de verschillende dragers te identificeren die persoonsgegevens bevatten; om het personeel te informeren over zijn veiligheids- en vertrouwelijkheidsverplichtingen;

7 Beraadslaging STAT 10/2009-7/11 2. een mechanisme van toegangsmachtigingen tot de informatiesystemen werd geïnstalleerd zodat de gegevens en verwerkingen enkel toegankelijk zijn voor de uitdrukkelijk gemachtigde personen en toepassingen; 3. dat de geldigheid en de efficiëntie van de voorziene technische en organisatorische maatregelen regelmatig in de tijd zullen worden gecontroleerd; 4. Zijn niet voorzien: de evaluatie van de risico's en de eigen noden inzake veiligheid; een geschreven versie van het veiligheidsbeleid waarin het beleid voor bescherming van de persoonsgegevens is geïntegreerd; de bijgewerkte veiligheidsdocumentatie (lopende); de registratie van de entiteiten die toegang hebben tot de gegevens; noodprocedures bij veiligheidsincidenten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. 29. Het technisch en juridisch advies geeft een positief advies voor de veiligheidsmaatregelen maar om de veiligheid van de gegevens beter te verzekeren, wordt aangeraden werk te maken van de ontbrekende procedures en documenten en een veiligheidsconsulent aan te stellen. De Commissie deelt dit standpunt. Verantwoordelijke natuurlijke persoon 30. De identiteit van de verantwoordelijke, natuurlijke persoon werd meegedeeld. Het betreft een persoon in dienst van het BIVV. Hij is verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen en van de bepalingen van onderhavige beslissing van de Commissie. Ook moet hij daadwerkelijk controleren of de verkregen gegevens rechtmatig gebruikt worden. Personen die de studiegegevens gebruiken en de lijst van deze personen 31. Uit de ontvangen informatie blijkt dat 12 personeelsleden gebruik zullen maken van de verstrekte gegevens (de uitvoerders van het onderzoek). Voorts zullen twee personen van de dienst IT, belast met het onderhoud van de server, toegang hebben tot die gegevens. De server bevindt zich in een lokaal met een toegangscode die tot het IT personeel wordt beperkt. 32. Verschillende van de gevraagde gegevens kunnen worden beschouwd als gevoelige gegevens zoals bedoeld in artikelen 7 en 8 van de WVP.

8 Beraadslaging STAT 10/2009-8/ Gelet op de gevoelige aard van die gegevens moet de onderzoeker hoofdstuk III van het KB van 13/02/2001 naleven, te weten: - een lijst opstellen van de (categorieën) personen die toegang hebben tot de verstrekte gegevens; deze lijst wordt voortdurende geactualiseerd en ter beschikking gehouden van de Commissie; - de betrokken personen moeten het vertrouwelijk karakter in acht nemen via een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting: ze moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren; - de aangifte van de verwerking moet de wettelijke of reglementaire basis vermelden waardoor gevoelige gegevens zoals bedoeld in de artikelen 7 en 8 van de WVP verwerkt kunnen worden. Scheiding van andere verwerkingen 34. De onderzoeker moet de onderhavige gegevensverwerking gescheiden houden van andere gegevensverwerkingen waarvoor hij eventueel verantwoordelijk is. Verbod op decodering 35. De onderzoeker verbindt er zich toe alles in het werk te stellen zodat de personen, van wie hij de gegevens verwerkt, niet geïdentificeerd worden. Koppelverbod 36. De onderzoeker verbindt er zich toe niets te ondernemen om de verkregen persoonsgegevens te koppelen aan gegevens die hij reeds verkreeg in het kader van andere machtigingen. 37. De onderzoeker krijgt alleen toegang tot de gegevens binnen het kader van het onderzoeksproject zoals omschreven in het vertrouwelijkheidscontract en die gegevens kunnen alleen gebruikt worden door de personeelsleden die bij het onderzoek betrokken zijn.

9 Beraadslaging STAT 10/2009-9/11 G. ANDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN Verspreiding van de resultaten 38. De aanvrager moet ervoor zorgen dat, na analyse en gebruik van de gegevens, de gepubliceerde resultaten anoniem en globaal blijven, zodat de persoonsgegevens er niet rechtstreeks of onrechtstreeks uit geïdentificeerd kunnen worden. Het BIVV vermeldt in de aanvraag geen enkele variabele te publiceren waarmee een persoon geïdentificeerd kan worden. Er wordt geen enkele tabel met kleine aantallen verspreid. 39. Ten minste 15 dagen voor de verspreiding moet de aanvrager de resultaten voorleggen aan de ADSEI die dan eventueel de verspreiding kan verbieden. De term "verspreiding" moet in brede zin worden begrepen want houdt rekening met de evolutie in de informatiemaatschappij en omvat dus elke schriftelijke, mondelinge of online verspreiding Controle 40. De aanvrager stemt er uitdrukkelijk mee in dat vertegenwoordigers van de Commissie altijd en zonder voorafgaande ingebrekestelling toegang krijgen tot de lokalen en tot de informatica-infrastructuur waar de verstrekte gegevens worden bewaard, om na te gaan of de bepalingen van de voorliggende machtiging en van de wet openbare statistiek en haar uitvoeringsbesluiten, alsook de bepalingen van onderhavig vertrouwelijkheidscontract worden uitgevoerd. 41. Op eenvoudig verzoek kan de Commissie toegang krijgen tot andere lokalen en ICTsystemen om te controleren of er geen inbreuk gepleegd wordt op de bepalingen van de machtiging van de Commissie, de wet openbare statistiek, haar uitvoeringsbesluiten en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract. Onderzoek zoals bedoeld in artikel 15, 1 ste lid, 4 van de statistiekwet 42. De aanvraag omschrijft nauwkeurig de analysemethodiek en onderzoeksnormen die de onderzoeker handhaaft. Volgens ADSEI wordt het onderzoek gevoerd overeenkomstig de geldende wetenschappelijke normen en gepaste analysemethodiek. De Commissie sluit zich aan bij dit advies.

10 Beraadslaging STAT 10/ /11 III. HET VERTROUWELIJKHEIDSCONTRACT 43. Het veiligheidscontract legt de voorwaarden vast waaronder de studiegegevens aan de onderzoeker kunnen worden verstrekt en moet overeenstemmen met de vereisten van artikel 15bis van de statistiekwet. 44. Na afloop van het contract mag de vertrouwelijkheid van de gegevens zelf niet worden verbroken. Dit laatste moet onbeperkt in de tijd geëerbiedigd worden. 45. Het contract kan op geen enkele manier afbreuk doen aan de voorwaarden van de beslissing van de Commissie inzake de mededeling van gegevens. 46. De contractuele bepalingen betreffende privacy en vertrouwelijkheid, maken integraal deel uit van onderhavige beslissing waardoor ook de personen vreemd aan het vertrouwelijkheidscontract zich kunnen wenden tot de Commissie om te laten controleren of de onderzoeker de voorwaarden waaronder hij de gegevens mag gebruiken naleeft. IV. ALGEMENE BESLISSING 47. De onderzoeker moet bij de verwerking van de verkregen persoonsgegevens rekening houden met de WVP, de wet openbare statistiek, hun uitvoeringsbesluiten en elke andere wettelijke of reglementaire bepaling tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de bepalingen van de onderhavige beslissing van de Commissie, en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract die hij heeft afgesloten met de ADSEI. V. SPECIFIEKE BESLISSING 48. De Commissie is van oordeel dat : - de gevraagde mededeling van studiegegevens aan het BIVV is toegelaten voor de vermelde doeleinden; - de gegevens die niet beschikbaar zijn binnen de 30 dagen na het afsluiten van het contract meegedeeld zullen worden binnen de 30 dagen na hun beschikbaarheid; - de bewaringstermijn vastgesteld wordt op maximum 10 jaar vanaf de ontvangst van de bedoelde gegevens, zonder dat die termijn langer mag zijn dan nodig is voor de verwezenlijking van het onderzoek;

11 Beraadslaging STAT 10/ /11 - het wenselijk is dat het BIVV rekening houdt met de veiligheidsmaatregelen vermeld onder punt 27 en 28-4 zonder dat de onderhavige mededeling evenwel in het gedrang gebracht wordt indien deze maatregelen niet onmiddellijk uitgevoerd worden; - gelet op de gevoelige aard van bepaalde gevraagde gegevens, de onderzoeker in elk geval hoofdstuk III van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 moet naleven. OM DEZE REDENEN, De Commissie, Machtigt de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie om de bedoelde gecodeerde studiegegevens onder de bovenvermelde voorwaarden te verstrekken aan het BIVV. Keurt het vertrouwelijkheidscontract goed. De machtiging tot mededeling krijgt slechts uitwerking na de ondertekening van het contract. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere