Regels en eisen bij de schoolcontroles

1 Regels en eisen bij de schoolcontroles

1. Inleiding 3 2. De week vóór de controle 4 3. De dag van de schoolcontrole 5 4. Tips voor een juiste aanwezigheidsregistratie 6 5. Na de schoolcontrole 7 2

1. Inleiding 1.1 Achtergrond Rotterdam doet er veel aan om schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten te voorkomen. Signaleren, samenwerken en helder handhaven staan daarbij centraal. Samenwerkingsovereenkomst Om het aspect van handhaving verder invulling te geven heeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam en de Inspectie van het Onderwijs op 2 februari 2011, een samenwerkingsovereenkomst getekend. Doel van de samenwerkingsovereenkomst is de samenwerking in de keten gericht op het tegengaan van schoolverzuim en schooluitval te bevorderen. Dit vanwege aanhoudende zorg met betrekking tot schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten (overheidsprogramma Aanval op de uitval ). Inspectie Op grond van de samenwerkingsovereenkomst heeft de gemeente de taak om voor de Inspectie van het Onderwijs bij scholen dan wel instellingen onderzoek te doen naar naleving van de Leerplichtwet. Als op grond van de bevindingen van de gemeente na een periode van herstelgelegenheid blijkt dat de wettelijke vereisten nog onvoldoende worden nageleefd, zal de Inspectie van het Onderwijs als ultiem middel een handhavingstraject aanvangen en indien noodzakelijk adviseren een bestuurlijke boete op te leggen. Scholen en instellingen hebben een belangrijke, eigen verantwoordelijkheid in de aanpak van het schoolverzuim. Wettelijke bepalingen zijn daarbij als een ondergrens vastgelegd in de Leerplichtwet 1969 1 en de verschillende sectorwetten. Hoewel de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de Inspectie van het Onderwijs specifiek gericht is op toezicht op de Leerplichtwet 1969, zijn in dit toetsingskader ook enkele bepalingen uit de sectorwetten geïntegreerd. 1.2 Aanleiding Op het moment dat er een schoolcontrole wordt aangekondigd op een locatie is het van belang dat: - De betrokken personen een goede inschatting kunnen maken van hetgeen ze kunnen verwachten tijdens het onderzoek. - De juiste voorbereidingen worden getroffen voor het verloop van het onderzoek.. - Het kader op basis waarvan de onderzoeken naar verzuim en voortijdig schoolverlaten plaatsvinden, duidelijk is. De richtlijnen in dit document zijn bedoeld om bovenstaande punten toe te lichten en te ondersteunen 1 Zie bijlage 1 3

2. De week vóór de schoolcontrole Onderstaande stukken moeten op de dag van de controle klaarliggen: Een overzicht van de opleiding(en) en klassen. Klassenlijsten waarop in ieder geval naam, geboortedatum en adres van iedere student vermeld wordt. Hieruit worden de 3 klassen geselecteerd welke die dag onderzocht worden. Roosters van de klassen. Interne verzuimaanpak (verantwoordelijkheden, procedure aanpak verzuimmeldingen, verzuimprotocol ( www.waarwasje.nu)) en de aanwezigheidsregistratie van les en praktijktijd. De legenda van de codes die voor de verzuimregistratie gebruikt worden. N.B. Niet de aanwezigheidsregistratie van alle klassen, maar een voorbeeld van de aanwezigheidsregistratie van één klas van één week. Een overzicht van de schoolvakanties en vrije dagen van het huidige cursus jaar. Een schoolgids/studiehandleiding waarin het verzuimbeleid is beschreven. Map met studenten die het huidige schooljaar extra verlof hebben gekregen ( aanvraag + beschikkingen). Tijdens het onderzoek selecteert de onderzoeker hieruit 5 verlofaanvragen, hiervan moeten relevante stukken, zoals de aanvraag en beschikking, door de school beschikbaar worden gesteld. Standaard formulieren en richtlijnen voor extra verlofaanvragen staan op www.waarwasje.nu. Lijst met alle dit schooljaar verwijderde studenten, indien van toepassing. Tijdens het onderzoek selecteert de onderzoeker hieruit 5 verwijderingen, hiervan moeten relevante stukken, zoals brieven aan ouders, melding verzuim en verwijdering aan LPA, door de school beschikbaar worden gesteld. NB: onder verwijdering verstaat LP dat de student de toegang tot de school is ontzegd, derhalve iets anders dan uitschrijving. Lijst met de meldingen bij DUO van de 3 maanden voorafgaand aan de datum van de schoolcontrole. Hiervoor de crebonummers van de opleiding naar m.wolf@albeda.nl mailen, deze lijst wordt dan tezamen met onderstaande lijst door Martinie Wolf aan u geleverd. Lijst met uitschrijvingen studenten zonder startkwalificatie DUO van de 3 maanden voorafgaand aan de datum van het onderzoek van de geselecteerde klassen. 1 onderwijsovereenkomst + een bijlage van de student. Het aantal studenten van de opleiding. Het totaal aantal studenten van de gehele locatie. De onderzoeker wil de administratie van de ziek en afmeldingen inzien ( Dossiervorming). Bovendien wil hij/zij weten wat het ziektebeleid (bij simulanten, maar ook bij werkelijke ziekte) en het te laat kom beleid van de opleiding is. 4

3. De dag van de schoolcontrole Het is belangrijk dat de verzuimmedewerker op de controledag aanwezig is en zodoende de specifieke vragen van de onderzoeker kan beantwoorden. De onderzoeker selecteert drie klassen en, indien van toepassing, 5 tijdens dit schooljaar verwijderde studenten. De onderzoeker wil de roosters van de les en praktijktijd van de te onderzoeken klassen inzien en gaat koppen tellen. Indien van toepassing: van de 5 geselecteerde verwijderde studenten de persoonlijke verzuimadministratie van de 16 weken voorafgaande aan de verwijdering. De onderzoeker wil de verzuimregistratie van de afgelopen 16 weken vanaf de dag van de controle van de geselecteerde klassen inzien (weekoverzichten waarop per student de aanwezigheid per dag kan worden gezien). Hierbij hoort ook de registratie van het verzuim op stage, het kan zijn dat de onderzoeker het stagecontract en de stagebriefjes van een aantal studenten zal opvragen. Als men ziet dat een student uit deze klassen de grens van 16 klokuren ongeoorloofd verzuim bereikt had, kijkt men op de lijst of deze bij DUO gemeld is. Bovendien wordt ook de inhoud van de melding beoordeeld (www.waarwasje.nu : Het meldingsformulier stap voor stap). 5

4. Tips voor een juiste aanwezigheidsregistratie (zoals geëist bij een schoolcontrole) Controleer iedere week of tijdens alle ingeroosterde uren de aanwezigheid van de studenten geregistreerd is. Van 2 à 3 willekeurige klassen wordt nl. de aanwezigheidsregistratie van drie maanden voorafgaand aan het onderzoek gecontroleerd en als er één uur niet geregistreerd is wordt de verzuimregistratie als onvolledig beoordeeld. Indien er een lesuur uitvalt en niet vervangen wordt, verwijder dit lesuur uit het rooster als de studenten voor dit uur niet geregistreerd worden! Als dit niet gedaan wordt staat er een uur zonder aanwezigheidsregistratie op het rooster en is voor de inspecteurs de verzuimregistratie onvoldoende. Indien een student de grens van 16 uur ongeoorloofd verzuim bereikt heeft meldt dit dan binnen 5 werkdagen. Indien de inspecteurs zien dat een student te laat gemeld is wordt de verzuimregistratie als onvoldoende beoordeeld. Let erop dat op de dag van de schoolcontrole de docenten de aanwezigheid aan het begin van het lesuur registreren, dit i.v.m. het zgn. koppentellen door de inspecteurs. Indien een kwalificatie plichtige student verwijderd wordt moet dit uiterlijk de volgende werkdag bij DUO gemeld worden. Zo niet, is deze melding te laat en derhalve een onvoldoende in de rapportage. Het is logisch dat de officiële brief met de argumenten voor de verwijdering niet onmiddellijk verzonden kan worden daar deze eerst door de juridische afdeling goedgekeurd moet worden. Hetzelfde geldt als een kwalificatie plichtige student geschorst wordt, dit moet ook onmiddellijk via het loket van DUO gemeld worden. Maak een dossier van iedere verzuimende student. D.w.z.: noteer het telefoongesprek bij het eerste uur verzuim, maak een kopie van de brief die wordt verzonden na 5 uur verzuim, maak een gespreksverslag, etc. Neem deze gespreksverslagen en brieven op in DsDo. Bij het verlenen van vrijstelling geregeld schoolbezoek of te wel extra verlof zorg dat de aanvraag en de beslissing op papier staan en dat er bewijsstukken overlegd kunnen worden, zoals een kopie van een trouwkaart van een 25 jarig huwelijk ouders of van een rouwkaart, etc.. Zie ook aanvraagformulieren en richtlijnen extra verlof op www.waarwasje.nu. 6

5. Na de schoolcontrole Eerste onderzoek: De onderzoeker stuurt na het onderzoek een schriftelijke rapportage aan de branchedirecteur en onderwijsleider, deze krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. De onderzoeker start met het aanleggen van een dossier van de instelling/opleiding. Melding aan de Inspectie van het Onderwijs vindt niet plaats. Tweede onderzoek: Na minimaal drie maanden beoordeelt de onderzoeker of de opleiding de eerder geconstateerde tekortkomingen heeft weggewerkt. Als de opleiding nu voldoet aan alle wettelijke bepalingen maakt de onderzoeker hier een aantekening van in het dossier en wordt het dossier gesloten. De opleiding krijgt wederom een schriftelijk rapportage. De branchedirecteur en onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. Indien de opleiding nog steeds niet voldoet aan de wettelijke bepalingen dan zal de onderzoeker de opleiding aansporen om alsnog aan de eisen te voldoen en aangeven dat hij/zij bij wederom niet voldoen een signaal zal afgeven aan de Inspectie van het Onderwijs. De onderzoeker bevestigt schriftelijk de resultaten van het onderzoek aan de branchedirecteur en onderwijsleider. Deze krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens maakt de onderzoeker het definitieve rapport op. Alle schriftelijke stukken worden opgenomen in het dossier van de school. Derde onderzoek indien er bij het tweede onderzoek wederom tekortkomingen waren : De onderzoeker beoordeelt na minimaal drie maanden of de opleiding de eerder geconstateerde tekortkomingen heeft weggewerkt. Als de opleiding nu voldoet aan alle wettelijke bepalingen maakt de onderzoeker hier een aantekening van in het dossier en wordt het dossier gesloten. Wel wordt een schriftelijke rapportage aan de opleiding gezonden. De branchedirecteur en onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor vervolgens 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens maakt de onderzoeker het definitieve rapport op. Als de onderzoeker constateert dat de opleiding bij de derde controle nog steeds niet voldoet aan de wettelijke vereisten, volgt een melding aan de Inspectie van het Onderwijs. De onderzoeker zendt bij de melding een kopie van alle relevante informatie (dossier) aan de Inspectie van het Onderwijs. Hiermee start het officiële toezicht en handhavingstraject vanuit de Inspectie van het Onderwijs en komt de instelling in de rode fase terecht. De onderzoeker stelt de instelling schriftelijk in kennis van de melding en stuurt een schriftelijke rapportage. De 7

branchedirecteur en de onderwijsleider krijgen in het kader van hoor en wederhoor 10 werkdagen om een reactie te geven. Vervolgens wordt door de onderzoeker een definitief rapport opgemaakt. De Inspectie van het Onderwijs hanteert de melding als urgent signaal en beoordeelt het dossier. Wanneer het dossier in de ogen van de Inspectie onvoldoende is onderbouwd, verzoekt de inspectie de onderzoeker het dossier aan te vullen. Als het dossier vervolgens compleet en het juridisch handhaafbaar is, start de inspectie het handhavingstraject en legt een bestuurlijke boete op. Is het dossier nog steeds niet compleet, dan voert de Inspectie zelf onderzoek uit. Zij stuurt zo nodig een brief met gelegenheid tot herstel. De opleiding(en) kom(en) onder geïntensiveerd toezicht en moet verbeteracties plegen. De Inspectie informeert de onderzoeker van het schoolcontroleteam. Na drie maanden voert de Inspectie het onderzoek op instelling opnieuw uit, indien gewenst met de onderzoeker van het schoolcontroleteam. Voldoet de instelling nu aan de wettelijke bepalingen dan sluit de Inspectie het dossier. Als de instelling na de hersteltermijn niet voldoet, legt de Inspectie dit vast in een conceptrapport en na hoor en wederhoor in een definitief rapport. Daarna legt de Inspectie een bestuurlijke boete op. De instelling blijft onder geïntensiveerd inspectietoezicht totdat zij de zaken op orde heeft conform de wettelijke bepalingen. Afspraken in convenanten De afspraken die de gemeente in convenanten of anderszins met instellingen heeft gemaakt met betrekking tot de reductie van schoolverzuim en schooluitval kunnen door de gemeente in de onderzoeken meegenomen en gerapporteerd worden. In de handhaving door de Inspectie van het Onderwijs zullen die bevindingen echter niet worden meegewogen. In de handhaving door de Inspectie van het Onderwijs zijn alleen de wettelijke bepalingen het uitgangspunt. 8