KLACHTREGLEMENT VvvK Tel. 06 11 59 69 11 info@vvvk.nl ww.vvvk.nl KvK te Amsterdam nr. 34348867 Bankrekening ING nr. 4218990
KLACHTREGLEMENT VAN DE KLACHTENCOMMISSIE VAN DE VERENIGING VAN & VOOR KINDERTHERAPEUTEN Definities Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. klacht een uiting van ongenoegen over - de behandeling en/of bejegening door een afgestudeerde kindertherapeut (zijnde een A-registerlid) die is aangesloten bij de Vereniging van & voor Kindertherapeuten (hierna: VvvK) en of personen werkzaam voor de kindertherapeut; - de organisatie van de praktijkvoering. b. klager - de minderjarige cliënt van de kindertherapeut, in elk geval vertegenwoordigd door de wettelijke vertegenwoordiger(s); - het bestuur van de VvvK (in geval van een klacht tegen een lid van de VvvK); - een lid van de VvvK ( in geval van een klacht tegen een andere kindertherapeut aangesloten bij de VvvK). c. kindertherapeut een A-registerlid aangesloten bij de VvvK. d. beklaagde degene (te weten de kindertherapeut) over wie geklaagd wordt (bij klachten over personen werkzaam voor de kindertherapeut wordt de kindertherapeut aangesproken). e. cliënt de minderjarige c.q. zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger(s) die gebruik maakt of heeft gemaakt van de diensten van een bij de VvvK aangesloten kindertherapeut. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 2 van 11
f. klachtencommissie VvvK de door het bestuur van de VvvK ingestelde onafhankelijke klachtencommissie die belast is met de klachtenbehandeling. g. klachtenbemiddeling het naar aanleiding van een klacht door middel van overleg trachten te komen tot een oplossing van de klacht waarbij het herstel van de relatie tussen klager en beklaagde als doel wordt nagestreefd. De klachtencommissie kan daarin (voorafgaand aan of tijdens de klachtenbehandeling) een bemiddelende rol spelen. h. klachtenbehandeling het onderzoek naar de oorzaak van een klacht resulterend in een niet-juridisch afdwingbare uitspraak over de gegrondheid van de klacht en waar zo nodig een advies kan volgen aan beklaagde over de door deze te nemen maatregelen naar aanleiding van de klacht; i. secretariaatsadres klachtencommissie de klachtencommissie is bereikbaar op het volgende adres: postbus 78055, te (1070 LP ) Amsterdam of via het volgende e-mail adres: klachtencommissie@vvvk.nl. Het bestuur van de VvvK bepaalt per zittingsperiode het secretariaatsadres van de klachtencommissie en maakt dat bekend op haar website en in haar Nieuwsbrief. Doelstelling van de klachtenregeling Artikel 2 De klachtenregeling kent de volgende doelstellingen: a. het recht doen aan de individuele klager en beklaagde; b. het creëren van de mogelijkheid voor herstel van de relatie, gebaseerd op onderling vertrouwen en gelijkwaardigheid van klager en beklaagde; c. het leveren van een bijdrage aan -en het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de door de kindertherapeut geleverde zorg door het verzamelen van klachten om een beter inzicht te kunnen krijgen in mogelijke tekortkomingen in de zorg welke wordt geleverd door de kindertherapeuten en dus beter te kunnen inspelen op de behoeften van de cliënt in het algemeen. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 3 van 11
Uitgangspunten bij de klachtenregeling Artikel 3 De klachtenregeling is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: a. de VvvK streeft naar een vlotte behandeling van de klacht volgens een vaste en overzichtelijke werkwijze; b. de klacht wordt (in het kader van klachtenbemiddeling welke steeds wordt gestimuleerd door de klachtencommissie) bij voorkeur eerst besproken tussen klager en beklaagde. De klachtencommissie kan in dat kader klager en beklaagde desgevraagd praktische adviezen geven over de aanpak van de klachtenbemiddeling; c. de klachtenregeling is voor klager laagdrempelig, wat ook inhoudt, dat ter zake aan klager door de VvvK geen kosten in rekening worden gebracht; d. beide partijen hebben het recht zich te laten bijstaan bij de behandeling van de klacht. Eventueel daaraan verbonden kosten dienen door de partij welke het aangaat zelf te worden gedragen; e klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld een toelichting te geven op de inhoud van de klacht, volgens het beginsel van hoor en wederhoor; f. klager en beklaagde hebben het recht op inzage van alle stukken die relevant (kunnen) zijn voor de behandeling van de klacht, voor zover dit de persoonlijke levenssfeer van een derde niet aantast; g. persoonlijke gegevens over klager en beklaagde worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en geregistreerd. De leden van de klachtencommissie, de leden van het bestuur van de VvvK en andere bij de procedure betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van wat hen uit hoofde van hun functie als lid van de klachtencommissie dan wel uit hoofde van hun functie als lid van het bestuur VvvK dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bekend is geworden; h. de klachtencommissie onthoudt zich van een oordeel over de financiële aansprakelijkheid van beklaagde. Zij beperkt zich tot de beoordeling van de gegrondheid van de klacht. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 4 van 11
Benoeming, ontslag en samenstelling van de klachtencommissie Artikel 4 1 De klachtencommissie bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter (welke jurist is en daarbij geen lid is van de VvvK) een secretaris en een algemeen lid. Allen worden benoemd door het bestuur. 2. Voor ieder lid van de commissie (inclusief de voorzitter) wordt door het bestuur een plaatsvervangend lid benoemd. 3. De voorzitter en leden van de klachtencommissie worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn tweemaal herbenoembaar. Ditzelfde geldt voor de plaatsvervangende leden. 4. De leden van de klachtencommissie zijn aangesloten bij de VvvK, met uitzondering van de voorzitter. 5. De leden dan wel plaatsvervangende leden, van de klachtencommissie kunnen geen deel uitmaken van het bestuur van de VvvK. 6. De leden van de klachtencommissie hebben geen familierelatie en/of persoonlijke relatie met beklaagde of klager. Zo nodig worden zij bij een behandeling van een bepaalde klacht om die reden vervangen door een plaatsvervanger. 7. Een (plaatsvervangend) lid van de klachtencommissie, met inbegrip van de (plaatsvervangend) voorzitter kan vrijwillig terugtreden. 8. Het bestuur kan een (plaatsvervangend) lid van de klachtencommissie met inbegrip van de (plaatsvervangend) voorzitter van zijn of haar functie ontheffen indien dit lid, naar mening van het bestuur en de andere leden van de klachtencommissie samen, onvoldoende functioneert en in dit functioneren geen verbetering is te verwachten. 9. Het lidmaatschap van de klachtencommissie eindigt voorts in elk geval door het overlijden van het lid of beëindiging van het lidmaatschap van de VvvK 10. De leden van de klachtencommissie ontvangen desgewenst een onkostenvergoeding (waaronder een reiskostenvergoeding) welke is vastgesteld door het bestuur van de VvvK en is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van de VvvK. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 5 van 11
Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie Artikel 5 De klachtencommissie heeft de volgende taken: 1. het op basis van de behandeling van de klacht komen tot een uitspraak van de gegrondheid van de ingediende klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen aan beklaagde; 2 het uitbrengen van rapportage na een klachtafhandeling aan het bestuur van de VvvK. Deze rapportage betreft met name het aantal klachten dat werd ingediend, de aard van de klachten en de eventuele aanbevelingen die gedaan zijn aan beklaagde. De klachtencommissie heeft de volgende bevoegdheden: 3. het oproepen en schriftelijk en/of mondeling horen van personen die direct betrokken zijn bij de ingediende klacht; 4. het doen van een poging voorafgaand aan of tijdens de klachtenbehandeling om de relatie tussen partijen te herstellen; 5. het inwinnen van informatie (o.a. bij het tucht college van de Stichting Tuchtrecht Beroepsbeoefenaren Natuurlijke Gezondheidszorg (waarbij de leden van de VvvK verplicht zijn aangesloten, hierna: TBNG ) en het raadplegen en inzien van voor de behandeling van de klacht relevante stukken, voor zover dat gebeurt met toestemming van klager; 6. na sluiting van het dossier betreffende de klacht zal de klachtencommissie een bewaartermijn van dat dossier van vijf jaar hanteren waarna zij het dossier zal vernietigen. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 6 van 11
Indienen van een klacht door klager Artikel 6 1 Klager stuurt een uitsluitend schriftelijke klacht, voorzien van datum, handtekening en relevante contactgegevens van klager naar secretariaatsadres van de klachtencommissie. 2 De klacht dient in elk geval de naam en het adres van beklaagde te bevatten evenals een duidelijke beschrijving van de klacht waarbij wordt aangegeven wanneer de klacht is ontstaan en voorts wordt ingegaan op de specifieke omstandigheden waarover wordt geklaagd. Verder dient te worden aangegeven welke acties zijn ondernomen door klager om te trachten de zaak buiten de klachtencommissie om tot een oplossing te brengen. Zie hiervoor het klachtenformulier, te downloaden op de website van de VvvK (www.vvvk.nl) 3 Klager dient bij het indienen van de klacht een kopie te overleggen van de schriftelijke behandelingsovereenkomst alsmede duidelijk leesbare kopieën van gevoerde correspondentie tussen klager en beklaagde over de klacht. 4. Indien na ontvangst van de klacht blijkt dat één of meerdere gegevens als hiervoor genoemd ontbreken en/of de klacht onvoldoende informatie bevat zal klager in de gelegenheid worden gesteld de ontbrekende gegevens aan te vullen. Klager zal daarvoor een termijn van hoogstens twee weken (welke in bijzondere gevallen indien daartoe een onderbouwd verzoek wordt gedaan eventueel door de klachtencommissie kan worden verlengd) worden gegund. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 7 van 11
Werkwijze commissie na ontvangst van de klacht Artikel 7 1. De klachtencommissie zal uiterlijk binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging aan klager sturen. In die bevestiging wordt ook informatie verstrekt over de te vervolgen procedure. 2. De klachtencommissie zal de klacht niet in behandeling nemen (niet ontvankelijk verklaren) als deze niet voldoet aan de eisen die artikel 6 lid 1 tot en met 3 stelt ( mits klager in overeenstemming met artikel 6 lid 4 in de gelegenheid is gesteld het verzuim te herstellen) en/of er na het ontstaan van de grond van de klacht er een periode van 3 jaar of meer is verstreken en/of een gelijke klacht van klager nog in behandeling is bij de klachtencommissie en/of de klacht al eerder in behandeling is geweest bij de klachtencommissie en zich geen nieuwe feiten en omstandigheden hebben voorgedaan die een nieuwe behandeling door de klachtencommissie noodzakelijk maakt en/of de klacht inmiddels door klager is aangebracht bij een andere instantie en/of er geen sprake is van: een klacht als bedoeld in artikel 1 a; een klager als bedoeld in artikel 1 b; een beklaagde als bedoeld in artikel 1 d. 3. De klachtencommissie stuurt binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van de schriftelijke (door de commissie ontvankelijk verklaarde) klacht een kopie daarvan aan beklaagde met het verzoek daarop binnen vier weken schriftelijk te reageren. Beklaagde kan indien daartoe een onderbouwd verzoek wordt gedaan, desgewenst een extra termijn krijgen van maximaal vier weken. 4. Indien blijkt dat klager nog geen poging heeft ondernomen om de kwestie samen met beklaagde tot een oplossing te brengen zal de klachtencommissie klager aanraden dat alsnog te doen. Als blijkt dat dit niet tot resultaat heeft geleid, wordt de klacht verder inhoudelijk in behandeling genomen door de klachtencommissie. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 8 van 11
De behandeling van de klacht en de uitspraak Artikel 8 1. Het onderzoek van de feiten en omstandigheden gebeurt op basis van hoor en wederhoor. 2. Klager, beklaagde en anderen die naar het oordeel van de klachtencommissie moeten worden gehoord, worden in principe door de klachtencommissie uitgenodigd voor een hoorzitting. Indien klager/beklaagde zich wil laten vergezellen door iemand in de hoorzitting, dient deze dit vooraf kenbaar te maken onder vermelding van gegevens van de mee te nemen persoon en dient de andere partij en klachtencommissie hiermede akkoord te gaan. In de uitnodiging zal worden vermeld waar en wanneer de besloten hoorzitting zal plaatsvinden. Zowel klager als beklaagde worden voordien gevraagd hun verhinderdata te geven. De klachtencommissie zal zoveel mogelijk rekening houden met die verhinderdata. 3. Indien zowel klager als beklaagde af willen zien van een hoorzitting, c.q. daar geen prijs op stellen (en de klachtencommissie van mening is dat het opgebouwde dossier voldoende duidelijk is en een toelichting van partijen niets essentieels zal kunnen toevoegen) zal de klachtencommissie de zaak kunnen afdoen zonder het horen van partijen. 4. Het horen van klager en beklaagde kan plaatsvinden in tegenwoordigheid van elkaar (wat de voorkeur geniet) of afzonderlijk, dit ter beoordeling van de klachtencommissie. Indien tot afzonderlijk horen van partijen wordt overgegaan, zal de klachtencommissie alleen die informatie bij haar overwegingen betrekken, waarop de andere partijen de gelegenheid heeft gehad te reageren. Klager en beklaagde hebben recht op inzage van alle stukken, welke relevant (kunnen) zijn voor de behandeling van de klacht, voor zover dit naar het oordeel van de klachtencommissie de persoonlijke levenssfeer van derden niet aantast. Persoonlijke gegevens van klager en beklaagde worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en geregistreerd. 5. De klachtencommissie komt zo vaak bij elkaar als de voorzitter of een meerderheid van de leden dat noodzakelijk acht. 6. Een klacht wordt niet verder in behandeling genomen als deze door klager wordt ingetrokken, dan wel indien na bemiddeling en/of na overleg met klager blijkt dat bij klager geen behoefte meer bestaat aan verdere behandeling. Zowel klager als beklaagde zullen daarvan een schriftelijke bevestiging ontvangen van de klachtencommissie. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 9 van 11
7. Indien de klachtencommissie concludeert dat zij over voldoende informatie beschikt om tot een uitspraak over de gegrondheid van de klacht te kunnen komen wordt deze in een vergadering van de klachtencommissie vastgesteld. De secretaris maakt in overleg met de voorzitter en de andere leden een verslag van de gevolgde procedure en de verklaringen van betrokkenen en van eventuele deskundigen. In het verslag wordt opgenomen de gemotiveerde uitspraak van de klachtencommissie over de gegrondheid van de klacht. Tevens wordt daarbij vermeld of, en zo ja, welke aanbevelingen aan beklaagde worden gedaan. 8. Het verslag met daarin vermeld de uitspraak wordt binnen vier weken na de hoorzitting aan klager en beklaagde gezonden. Deze termijn kan, met opgave van redenen, tweemaal worden verlengd met vier weken. 9. Beklaagde bericht binnen vier weken na ontvangst van een gegrond verklaarde klacht aan de klachtencommissie en klager schriftelijk of er naar aanleiding van het gegeven oordeel en/of aanbevelingen van de klachtencommissie maatregelen zijn genomen door beklaagde. Zoals al eerder aangegeven is de uitspraak van de klachtencommissie niet-juridisch afdwingbaar. 10. Het bestuur van de VvvK ziet erop toe dat gedane aanbevelingen aan beklaagde worden uitgevoerd. Wanneer beklaagde in gebreke blijft kan het bestuur van de VvvK de volgende disciplinaire maatregelen opleggen: a) na 21 kalenderdagen en het in gebreke blijven van beklaagde, ontvangt deze een schriftelijke waarschuwing; b) na 14 kalenderdagen na de schriftelijke waarschuwing en het in gebreke blijven van beklaagde, ontvangt deze een schriftelijke berisping; c) na 7 kalenderdagen na de schriftelijke berisping en het in gebreke blijven van beklaagde, kan schorsing voor bepaalde tijd als lid van de vereniging volgen; d) na het in gebreke blijven van beklaagde na schorsing voor bepaalde tijd van het lidmaatschap, kan royement voor onbepaalde tijd als lid van de vereniging volgen. 11. Klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere daartoe geëigende (externe) instantie, zoals het TBNG: zie ook artikel 5 lid 5), de civiele rechter of de strafrechter. 12. Als het de klachtencommissie duidelijk is dat de klacht zoals voorgelegd aan de klachtencommissie integraal door een externe organisatie in behandeling is of wordt genomen, dan zal de klachtencommissie de klacht niet verder behandelen en daarvan schriftelijk mededeling doen aan klager en de beklaagde. Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 10 van 11
Slotbepaling Artikel 9 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de klachtencommissie. 2. Dit reglement treedt in werking op 2 februari 2013 en vervangt daarmee alle voorgaande reglementen Dit reglement (welke zal worden gepubliceerd op de site van de VvvK, www.vvvk.nl), gehoord door het bestuur van de VvvK, is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de VvvK op 2 februari 2013 Klachtreglement VvvK 2013 Pagina 11 van 11