Regionale samenwerking voor de Wmo in BNO-oost Besluit Portefeuillehouders overleg AWBZ 27 maart 2014 Inleiding Voor de transitie AWBZ werken we samen in de regio Brabant Noordoost-oost. We hebben het beleid (inventarisatie, analyse en uitwerking in visiedocument en beleidsplannen) samen gemaakt. We hebben het nieuwe opdrachtgeverschap uitgedacht, dat vorm kreeg in de basisovereenkomst. We zijn gestart met regionale pilots, zoals Hulp bij het Huishouden. We hebben een regionale communicatie aanpak. Nu komen we aan bij implementatie en uitvoering. We gaan bepalen wat we samen gaan doen en hoe we dat regelen. Wat willen we bereiken? De zorg moet doorgaan. We willen continuïteit voor cliënten garanderen. En daarom moeten we nu besluiten hoe we dat willen doen. Dit kunnen we niet uitstellen, omdat we de afspraken en contracten moeten afsluiten én tegelijkertijd de bezuinigingen realiseren. Beperken van financiële risico s. Efficiënt georganiseerde inkoop, schaalvoordeel, voorkomen van frictiekosten en sterke organisaties. We willen in 2015 lokaal én regionaal zo goed mogelijk onze nieuwe verantwoordelijkheden in de Wmo nemen. We handelen daarom zo praktisch mogelijk. Al doende ontwikkelen we de structurele en duurzame regionale samenwerking voor de Wmo. Daar maken we in 2014/2015 voorstellen voor. Hierdoor is er ruimte voor een andere lokale invulling dan in 2014-2015. In dit stuk beschrijven we in twee delen wat we nu samen willen doen en hoe: 1. Uitwerking regionale inkoop: via centrumgemeente 2. Uitwerking Bestuurlijk aanbesteden: de overlegtafel Wmo 1. Uitwerking regionale inkoop Wat gaan we regionaal inkopen? Het jaar 2015 is een overgangsjaar. Burgers die nu AWBZ zorg krijgen, behouden in 2015 hun recht op begeleiding (inclusief begeleiding bij persoonlijke verzorging) en kortdurend verblijf. Een deel van de AWBZ-gebruikers ontvangt de zorg in natura; ongeveer een vijfde deel maakt gebruik van een PGB. We moeten in april 2014 starten met de inkoop voor 2015. Contracten voor de levering van begeleiding in de thuissituatie, dagopvang/-activiteiten en kortdurend verblijf moeten vóór 1 oktober 2014 gesloten zijn. We zonderen een deel van het budget af voor de regionale inkoop. Waarom gaan we dat doen? We willen dat mensen de zorg die ze nodig hebben ook krijgen. Dat betekent dat kwaliteit en betaalbaarheid belangrijk zijn. Als regio hebben we meer volume richting aanbieders, waarvan er veel op (sub)regionale schaal werken. Samen contracterenheeft als voordeel dat we één systeem van prestatieafspraken, declaraties, monitoring en financiële verantwoording kunnen ontwikkelen. En dat bespaart administratieve lasten. We gaan ook met zorgverzekeraars samenwerken. Ook in 1
deze samenwerking is het belangrijk dat we over grotere volumes, dus op regionale schaal, afspraken maken. Hoe organiseren we dat? We stellen voor om pragmatisch te handelen: de regionale inkoop bij één gemeente onderbrengen. We stellen voor dat de gemeente Oss de regionale inkoop doet. We zetten de huidige centrumfunctie maatschappelijke opvang, zoals die door de gemeente Oss wordt uitgevoerd, voort. In de concept- wettekst Wmo 2015 staat dat de centrumgemeente-constructie blijft bestaan maar van juridische vorm verandert. Omdat de verantwoordelijkheid voor Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen nadrukkelijk bij alle gemeenten wordt gelegd, moeten we nieuwe afspraken maken over samenwerking voor Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen, het Algemeen Meldpunt Kindermishandeling en het Steunpunt Huiselijk Geweld (AMHK). Om welke budgetten gaat het? Op basis van de het eerste inzicht in het budget nieuwe taken van 29 januari is een onderverdeling gemaakt naar de volgende budgetten/producten: a. Budget begeleiding, kortdurend verblijf, 5% begeleiding bij PV, inloopfunctie GGZ; reserveren voor regionale inkoop zorg in natura en lokaal pgb; b. Cliëntondersteuning en integrale vroeghulp (raming budgetten MEE): een regionale werkgroep komt met een voorstel; c. Doventolk: wordt landelijk ingekocht; d. Maatwerkvoorziening inkomensondersteuning chronisch zieken (afschaffen Wtcg en CER), sociale wijkteams en budget zorgvuldige overgang voor cliënten en aanbieders: lokale beleid/inkoop; e. Aanvullend uitvoeringsbudget: lokale en regionale uitvoeringskosten. Hoe verder vanaf 2015? In 2016 zullen we sommige van deze producten (bijvoorbeeld specialistische inzet) regionaal blijven inkopen. Andere zullen niet meer (helemaal) regionaal worden ingekocht, vanwege hun sterke samenhang met de lokale situatie. Aandachtspunten voor de verdere uitwerking zijn onder andere de omvang van de regio, financiën/btw en het inbouwen van financiële solidariteit zodat we solidair zijn totdat het niet langer noodzakelijk is. Dit is vooral van belang bij de dure specialistische hulp. 2. Bestuurlijk aanbesteden: de overlegtafel Wmo voor 2015 en verder Inkopen doen we op een nieuwe manier: het bestuurlijk aanbesteden. We organiseren vanaf 2014 overlegtafels (voor Jeugdzorg en Wmo afzonderlijk). We willen dat de tweede lijn meer samenwerkt met de nulde en eerste lijn en dat zij een verschuiving maken van individuele naar collectieve dienstverlening. Dit betekent dat we tijdens de looptijd van de contracten in gesprek moeten blijven met de aanbieders om te komen tot een goed aanbod en een aanbod dat zich ontwikkelt. Dit sluit niet aan bij de klassieke manier van aanbesteding, waar bij wijzigingen al snel sprake is van wezenlijke wijziging van de opdracht en 2
er weer een nieuwe aanbesteding nodig is. Dat is onpraktisch, duur en voor aanbieders onaantrekkelijk te investeren als ze niet weten of ze partner van de gemeente blijven. Als we samen inkopen moeten we regelen en aan de overlegtafel bespreken: - beleidsmatige overeenstemming: wat willen we precies inkopen, bij wie en welke kwaliteitseisen stellen we? - gezamenlijke ICT voor de registratie tbv beleids- en managementinformatie; - gezamenlijk contractmanagement en facturering; - monitoring en kwaliteitsbewaking; 2.1 Overgangsjaar 2015 Welke afspraken maken we aan de overlegtafel? In 2015 maken we inkoopafspraken met bestaande aanbieders/partners van producten zoals bedoeld onder 1, voor burgers die nu al hulp krijgen. Voor nieuwe aanvragen in 2015 én voor burgers waarvan de indicatie in 2015 afloopt, kopen we de producten zoals bedoeld onder 1 regionaal in. Voor alle andere vormen van hulp heeft de gemeente beleidsvrijheid en kan zij zelf bepalen met welke partners zij contracten afsluit. We starten deze inkoopprocedure voor 2015: - We nemen in april 2014 met alle huidige aanbieders contact op. We sluiten namens de regio met deze aanbieders een contract voor 2015. - We gebruiken de overlegtafel Wmo voor het contracteren van huidige aanbieders voor 2015 én voor nieuwe aanvragen in 2015. - We maken met deze aanbieders financiële afspraken, met als uitgangspunt om binnen het (verlaagde) budget te blijven. - We geven de bestaande aanbieders al de opdracht om de hulp zo veel mogelijk te kantelen en in klantgesprekken in 2014 de burgers al voor te bereiden op veranderingen in de hulp vanaf 2015. - We maken voor het overgangsjaar 2015 geen afspraken met nieuwe aanbieders van gespecialiseerde ondersteuning (dit is in lijn met het regionaal Transitie-arrangement Jeugd Brabant NO) tenzij een gemeente hiervoor lokaal budget beschikbaar wil stellen of sprake is van omzetting van pgb naar zorg in natura. 2.2 Inrichting fysieke overlegtafels Aan de fysieke overlegtafel Wmo zit een selectie van de ruim 150 instellingen uit de regio en een afvaardiging van de gemeenten. Voor een efficiënt overleg stellen we het volgende voor: 1. Er komt één regionale overlegtafel. We kiezen hiervoor omdat gemeenten in de regio de wens hebben om meer met elkaar samen te werken op het gebied van beleid en inkoop. Ze kunnen zo actiever gebruik maken van elkaars kennis en kunde en van de schaalvoordelen die gezamenlijke inkoop met zich mee brengt. We maken afspraken over de schaal waarop samengewerkt wordt voor de inkoop van de diverse zorgvormen. Zo kan het deelcontract voor de hele regio, voor de subregio of voor een individuele gemeente gelden. 3
2. De overlegtafel heeft een adviserende rol. De voorstellen van de overlegtafel worden opgeschreven in concept-deelcontracten, waarover de colleges (en waar van toepassing de gemeenteraden) van de betrokken gemeenten besluiten nemen. Als taken zijn overgedragen aan de centrumgemeente neemt die de besluiten. 3. Al het overleg met instellingen vindt plaats aan de fysieke overlegtafel. Of het nu gaat over de totstandkoming van nieuwe of de aanpassing van al bestaande regionale en subregionale deelcontracten. Alleen op die manier zorgen we ervoor dat er meer transparantie komt in het overleg met de instellingen. Waar nodig kan de voorbereiding op en uitwerking van de deelcontracten in kleiner verband plaats vinden. 4. Lokale deelcontracten lokaal sluiten. Deze worden lokaal tussen de betrokken gemeente en instellingen uitgewerkt en afgesloten. De gemeente zal de leden van de regionale overlegtafel informeren over de algemene voortgang en resultaten van de contractbesprekingen. 5. Inbedden overlegstructuur. We richten de agenda en vergaderplanning van het overleg zo in, dat deze enerzijds aansluit bij de gemeentelijke Beleids- en Beheers-cyclus (BBC-cyclus) en anderzijds volgt op de planning van de overlegtafels Jeugd. We streven naar integraliteit in besluitvorming op de gebieden AWBZ/Wmo en Jeugdzorg. 6. Frequentie en agenda. De fysieke overlegtafel vindt minimaal een keer per maand plaats. De voorzitter stelt de agenda samen. Hiervoor leveren zowel gemeenten als genodigde instellingen hun agendapunten aan. Via de virtuele overlegtafels kunnen ook andere partijen agendapunten aanbieden. 1 7. Afvaardiging gemeenten De organisator van de overlegtafels zorgt voor gepaste afvaardiging vanuit gemeenten aan de fysieke overlegtafel. Wij stellen voor dat in ieder geval deelnemen: - Namens iedere subregio een inhoudelijk beleidsadviseur met (overleg-) mandaat van de subregio. Deze adviseur zorgt voor overleg vooraf en terugkoppeling achteraf met de andere adviseurs uit de subregio. - Namens de gehele regio een voorzitter, die de agenda samenstelt, het overleg voorbereidt met de gemeenten uit de regio, partijen uitnodigt, et cetera. - Namens de gehele regio een administratief ondersteuner, die notuleert, de website bijhoudt, uitnodigingen verstuurt et cetera. - Namens de gehele regio een inkoper. Op basis van agendapunten kunnen ook andere ambtenaren worden uitgenodigd voor deelname. 8. Afvaardiging instellingen Met informatie van gemeenten en zorgkantoor stellen we een actuele lijst samen met alle instellingen die in de regio een ondersteunings- of zorgaanbod verzorgen. Zowel grote als kleine(re) aanbieders. Uit deze lijst maken we een selectie van ongeveer 20 instellingen die 1 Dit punt wordt ook al genoemd in de basisovereenkomst. 4
deelnemen aan de fysieke overlegtafel Wmo. Naast deze instellingen kan de voorzitter van de fysieke overlegtafels iedere vergadering vrijkaarten vergeven aan partijen (instellingen, burgers, wmo-raden, zorgverzekeraars et cetera) om aan te sluiten op het overleg. 2.5 Virtuele overlegtafel De virtuele overlegtafel is een publiek toegankelijke website waarop ook de organisaties die niet deelnemen aan de overlegtafel, maar wel de basisovereenkomst hebben getekend. Ze kunnen via de website de opbrengsten van de overlegtafels ophalen en hun inbreng leveren. Ook Wmo-raden, burgers en belangenorganisaties worden expliciet uitgenodigd om deel te nemen aan deze virtuele overlegtafel. De virtuele overlegtafel wordt ook gebruikt voor communicatie over de twee fysieke overlegtafels (Wmo en Jeugdzorg). De website wordt hiervoor geschikt gemaakt. Gezien de korte termijn waarmee we willen beginnen met de fysieke overlegtafels Jeugd en Wmo, kiezen we voor een snel realiseerbare oplossing. Voor de lange termijn zal in overleg met de instellingen een website worden gemaakt die voldoet aan de eisen die we gezamenlijk in meer detail zullen formuleren. 2.6 Samenwerking overlegtafel Jeugd en Wmo De overlegtafels wmo en jeugd worden door de centrumgemeenten in nauwe samenwerking vormgegeven. Dubbele kosten en kwetsbaarheid in de uitvoering worden door deze samenwerking voorkomen. 5