Overdrachtsdossier regionale samenwerking Dit document geeft een kort en bondig overzicht van de regionale samenwerking in de Metropoolregio Eindhoven. Het overzicht is gesorteerd per gremium, met een korte uitleg over de functie, de deelnemers, de onderwerpen en thema s, de frequentie en andere praktische informatie. Metropoolregio Eindhoven De regio Eindhoven is een metropool. Een agglomeratie, bestaande uit een fijnmazig netwerk van twee steden en een groot aantal dorpen. Dorpen en steden die onderling zeer sterke functionele verbanden hebben. Onze regio is een geheel; een zogenaamd daily urban system. Daarom werken de gemeenten in onze regio ook al 40 jaar samen om onze regio verder te ontwikkelen. En dat met veel succes. We zijn een toptechnologische regio waar het goed wonen en leven is. En internationaal wordt dat ook erkend. We hebben een geweldige reputatie. Maar onze reputatie als Brainport en de slimste regio van de wereld geeft geen garantie voor de toekomst. We moeten onze regio blijven ontwikkelen. Alleen samen kunnen we de welvaart en het welzijn van onze regio verbeteren. We gaan de bestuurlijke regionale samenwerking vormgeven in de Metropoolregio Eindhoven. Licht en flexibel samenwerken op de thema s waarop dat nu nodig is. We werken samen aan een regionale strategie op de domeinen economie, ruimte en mobiliteit. Vanaf 1 maart 2014 beginnen we stap voor stap deze nieuwe manier van samenwerken in te voeren. Binnen de Metropoolregio Eindhoven onderscheiden we: het Regionaal Platform, de Regioraad (als algemeen bestuur), het Dagelijks Bestuur, de werkplaatsen en gesprekstafels, het portefeuillehoudersoverleg en de bijeenkomsten voor de raadsleden. Regionaal Platform In het Regionaal Platform nemen de colleges van alle 21 gemeenten plaats. Het Platform heeft geen officiële beslisbevoegdheid, maar vervult in de praktijk 6 rollen: - Vastleggen gezamenlijke visie op de toekomst van de regio - Vastleggen regionale strategie en kaders - Vaststellen regionale opgaven en bepalen bovenregionale agenda - Eigenaar regionale ambitie - Scheppen van de voorwaarden en de condities om regionale opgaven daadwerkelijk te realiseren - Verantwoordelijk voor de werkplaatsen die inhoudelijk uitwerken rapporteren Zes keer per jaar komt het Regionaal Platform bijeen. Deze bijeenkomst duurt een hele middag (van 13:00 18:00), voltrekt zich in een informele setting en eindigt met een informele afsluiting. De voltallige colleges van de gemeenten zijn uitgenodigd, maar elk college bepaalt zijn eigen delegatie en komt met ten minste 2 personen. 1
De agenda wordt interactief opgesteld. Iedereen kan punten en opgaven digitaal aandragen via een nog te openen website (online per 1 maart). Het Dagelijks Bestuur is agendacommissie voor het Regionaal Platform. Het Regionaal Platform is verantwoordelijk voor het oprichten en monitoren van werkplaatsen en gesprekstafels voor specifieke onderwerpen. Afhankelijk van de opgave en het type vraag kan voor een van beide besloten worden. Daarnaast kan het platform commissies of werkgroepen instellen om bepaalde deeltaken op te pakken, zoals bijvoorbeeld een financiële commissie. De vergaderingen van het Regionaal Platform zijn openbaar. Ook de vergaderstukken zijn openbaar, tenzij incidenteel besloten wordt daar niet voor te kiezen. Vier weken voor de bijeenkomst zal de grove opzet van het overleg verzonden worden, waarna de verdere invulling van details later volgt. Vergaderdata Regionaal Platform in 2014: - 23 april of 21 mei - 25 juni - 3 september - 17 december Regioraad De Regioraad is het Algemeen Bestuur (AB) van de Metropoolregio Eindhoven. Zij neemt de formele besluiten, zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling, over de Metropoolregio Eindhoven voor zover zij deze niet mandateert aan het Dagelijks Bestuur. De Regioraad bestaat uit één lid per gemeente, aangewezen door de gemeenteraden. De Regioraad wordt geïnstalleerd tijdens de vergadering van het Regionaal Platform op 4 juni 2014. Praktijk tot nu toe is dat de raden collegeleden in de Regioraad benoemen. De Regioraad benoemt het Dagelijks Bestuur. De DB leden worden verkozen uit de Regioraad. De gemeenten die DB leden leveren, vaardigen vervolgens een nieuw lid af naar de Regioraad. De Regioraad zal uit praktische overweging georganiseerd worden aansluitend aan de vergaderingen van het Regionaal Platform. Zowel de vergadering als de stukken van de Regioraad zijn altijd openbaar. Vier weken voor de vergadering zal de agenda naar de leden gemaild en op internet geplaatst worden. Vergaderdata Regioraad in 2014: - 4 juni - 25 juni - 3 september - 17 december Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur (DB) is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Het DB zal in 2014 nog bestaan uit zes leden. De voorzittersfunctie wordt traditiegetrouw vervuld door de burgemeester van Eindhoven. Elke sub-regio (de Peel, de Kempen, de Randgemeenten, Eindhoven en Helmond) 2
levert een DB-lid. Tot nu toe is de vicevoorzittersrol steeds vervuld door de burgemeester van Helmond. Per 1 januari 2015 zal het SRE overgaan in de Metropoolregio Eindhoven. Dit betekent dat er gedurende 2014 al verschillende besluiten genomen zullen moeten worden wat betreft de organisatie en de nieuwe samenwerking. Aangezien de Metropoolregio Eindhoven slechts drie DB-leden zal kennen zullen drie van de zes DB-leden hiermee worden belast. Voor de Metropoolregio Eindhoven geldt dat de regiovoorzitter het nationale en internationale boegbeeld van de regio is. Hij/zij is trekker van de Regionale Agenda en brengt deze ook in op (inter)nationale podia. De voorzitter is bevoegd om op basis van deze agenda te onderhandelen en te handelen. De vicevoorzitter neemt een deel van de taken van de regiovoorzitter op zich. Het derde lid van het DB van de Metropoolregio Eindhoven is procesverantwoordelijke voor het Regionaal Platform, de werkplaatsen en gesprekstafels. De vergaderingen van het DB zullen in 2014 uit twee delen bestaan. Het eerste deel gaat over SRE onderwerpen. Het tweede deel over de Metropoolregio Eindhoven. De vergaderingen zijn niet openbaar. De status van de vergaderstukken wordt per stuk beoordeeld en kan openbaar, niet openbaar of vertrouwelijk zijn. Deze stukken worden de woensdag voorafgaande aan de vergadering naar de leden opgestuurd. De vergaderdata van het DB in 2014: - 14 april - 19 mei - 16 juni - 7 juli - 25 augustus - 22 september - 13 oktober - 10 november - 8 december Portefeuillehouders overleg Het portefeuillehouders overleg (poho) is een gremium dat op basis van de huidige gemeenschappelijke regeling advies uitbrengt over de onderwerpen die geagendeerd zijn voor de Regioraad. Verder kan het portefeuillehoudersoverleg gebruikt worden als er behoefte is aan een platform voor overleg over een specifiek onderwerp. Tijdens dit overleg kunnen de portefeuillehouders van alle 21 gemeenten hun beleid afstemmen en informatie uitwisselen. Zowel het DB als de bestuurlijk trekker van de desbetreffende werkplaats kan besluiten tot het bijeenroepen van een poho. Op het moment worden er poho s georganiseerd voor financiën vanwege de borging van de P&C cyclus, voor mobiliteit vanwege de wettelijke WGR+-taken en incidenteel voor andere onderwerpen. Poho s worden ad hoc ingepland. Portefeuillehouders overleggen zijn openbaar. Dit geldt ook voor de vergaderstukken, tenzij er incidenteel voor gekozen wordt dit niet te doen. Uiterlijk tien werkdagen voor de vergadering worden de vergaderstukken opgestuurd. 3
Raadsledenbijeenkomst De gemeenteraden vormen tezamen de volksvertegenwoordiging van de regio en zijn uiteindelijk de partijen die de Metropoolregio Eindhoven zijn legitimiteit geven. Daarom is het van cruciaal belang om hen goed op de hoogte te houden van wat er gebeurt bij de Metropoolregio Eindhoven en tegelijkertijd op de hoogte te blijven van de meningen van de raden. Twee maal in het aankomende jaar zijn de raadsleden van alle gemeenten in de regio uitgenodigd. In principe zullen deze bijeenkomsten aansluiten op de vergaderingen van het Regionaal Platform. De eerste vergadering zal dienen als introductie in regionale samenwerking. De bijeenkomsten van de gemeenteraadsleden zijn openbaar. Ook de vergaderstukken zijn openbaar tenzij er voor gekozen wordt bepaalde stukken niet openbaar te maken. Vier weken voor de bijeenkomst wordt de grove opzet van de bijeenkomst doorgestuurd via de e-mail, waarna de precieze invulling van het programma later wordt gestuurd. De vergaderdata van de raadsledenbijeenkomst in 2014: - 4 juni Werkplaats De werkplaats richt zich op de uitwerking van een regionale opgave. In het Regionaal Platform worden regionale opgaven en kaders bepaald. De werkplaats gaat met de verdere uitwerking aan de slag. Het Platform zet een duidelijk omschreven opdracht uit, verschaft de middelen en stelt een bestuurlijk trekker aan voor een werkplaats kan starten. Kandidaten voor de rol van bestuurlijk trekker melden zich vooraf bij het DB bij de bespreking van de opgave/opdracht. De keuze voor een trekker wordt gemaakt op basis van expertise, kennis, kunde en betrokkenheid bij de regio. Deze trekker stelt vervolgens zelf een klein, deskundig projectteam samen. Dit projectteam van ongeveer zes personen wordt samengesteld uit de organisaties van de betrokken triple helix partijen. Procesondersteuning wordt geboden vanuit de ambtelijke organisatie van de Metropoolregio Eindhoven. De vorm van het proces in de werkplaats is vrij en wordt bepaald door de trekker en zijn team. De maximale duur van een werkplaats is twee jaar. In deze periode worden resultaten periodiek teruggekoppeld naar het Regionaal Platform. De werkplaats richt zich op regionale opgaven waarvoor geen vaststaande oplossing beschikbaar is. Het richt zich op het ontwikkelen en opstellen van een toekomstvisie en strategie voor deze regionale opgave. Bij afronding worden er vervolgstappen geformuleerd. Op het moment zijn er zes werkplaatsen ingericht. De thema s zijn Economische Strategie, Werklocaties, Arbeidsmarkt, Wonen, Strategie Ruimte en Zorg (deze laatste is tijdelijk voor 2014). Werkplaatsen zijn niet openbaar. De vergaderstukken zijn dit echter wel, tenzij ervoor wordt gekozen om een specifiek stuk niet openbaar te maken. Gesprekstafel Een gesprekstafel richt zich op het gesprek tussen de betrokken partijen in de regio aangaande lokale of subregionale thema s. Deze thema s zijn geen taak van de Metropoolregio Eindhoven maar komen 4
voort uit het onderling delen van informatie die voor allen van nut kan zijn. Het betreft dus een community of practice. In tegenstelling tot de werkplaats heeft de gesprekstafel niet als doel om een regionaal programma of actieplan te maken, maar dient uitsluitend als platform om informatie, afstemming en best practices uit te wisselen aangaande lokale of subregionale thema s. De organisatie van een gesprekstafel loopt wel analoog aan die van de werkplaats. Het Regionaal Platform stelt een bestuurlijk trekker aan voor een gesprekstafel. Deze trekker formeert een bestuurlijk team van ongeveer zes personen bestaande uit vertegenwoordigers van organisaties betrokken bij de opdracht. Deze vertegenwoordigers komen zowel van de gemeenten als van het bedrijfsleven en de kennisinstellingen. Dit team formuleert een opdracht voor de gesprekstafel. De trekker bepaalt hierin zijn eigen werkwijze. Deze opdracht wordt door het Regionaal Platform vastgesteld. Procesmatig wordt de tafel ondersteund door de organisatie van de Metropoolregio Eindhoven. Opbrengsten en tussenresultaten worden tussentijds door het team teruggekoppeld in het Regionaal Platform en via het digitale platform. Op het moment is er één gesprekstafel ingericht met het thema Duurzaamheid. Voor de gesprekstafels geldt hetzelfde als voor de werkplaatsen. De overleggen zijn niet openbaar; maar de vergaderstukken wel, tenzij wordt gekozen een stuk niet openbaar te maken. Overzicht Voor een algeheel beeld van de functies van de verschillende hierboven beschreven gremia is een filmpje gemaakt. Deze is te vinden op http://youtu.be/ndrl8zax5is. 5