EVC-tool: instructie voor leidinggevende Wat is EVC? Een van uw medewerkers heeft zich aangemeld voor een EVC-procedure bij NCOI Opleidingsgroep. EVC staat voor het Erkennen van eerder Verworven Competenties (EVC). Door een EVC-procedure te doorlopen kan uw medewerker vrijstellingen verdienen voor onderdelen van een bepaalde opleiding. Vrijstellingen worden toegekend wanneer wanneer (vrijwilligers)werken opleidingservaringen daar aanleiding toe geven. Door middel van een digitale vragenlijst ( EVC-tool ) vindt een inventarisatie plaats van de bereikte competenties en kwalificaties van uw medewerker. De vragenlijst dient zowel door uw medewerker als u als leidinggevende ( coach ) ingevuld te worden. Per module wordt een aantal stellingen gepresenteerd met betrekking tot bepaalde competenties. Uw medewerker geeft hier aan in welke mate hij denkt over de betreffende competentie te beschikken (op een 5- puntsschaal waarbij 1 staat voor competentie geheel niet aanwezig en 5 voor competentie geheel aanwezig ) en onderbouwt dit met bewijsmateriaal (indien competentie aanwezig) door antwoord te geven op de verdiepingsvraag en eventueel aanvullend bewijsmateriaal toe te voegen. Vervolgens geeft u als leidinggevende aan in hoeverre u van mening bent dat de medewerker de betreffende competentie bezit. Deze inventarisatie dient als input voor het assessmentgesprek tussen uw werknemer en de assessor. Op basis van de uitkomsten van het assessment beoordeelt NCOI of uw werknemer in aanmerking komt voor vrijstellingen in het programma van de opleiding. Lees voordat u gaat starten met de vragenlijst deze instructie goed door! Starten vragenlijst per module U ontvangt tegelijk met uw medewerker de inlogcode voor de EVC-tool. U kunt dus vanaf dag 1 uw medewerker volgen en eventueel ondersteunen bij het invullen van de EVC-tool. Wanneer u inlogt in de tool ziet u in het startscherm de namen van uw medewerker(s) die een EVC-procedure doorlopen (zie figuur1). U kunt ook zien hoe ver uw medewerker(s) in de evc-procedure zit(ten). De volgende statussen worden onderscheiden: NCOI Opleidingsgroep EVC-instructie leidinggevende -1-
Gepland: de deelnemer (uw medewerker) heeft nog geen module afgerond. Gestart: de deelnemer heeft 1 of meerdere modules afgerond en u kunt starten of bent al gestart met het doorlopen van de vragenlijst voor het beoordelen van deze modules. Actief: de deelnemer (uw medewerker) heeft alle modules afgerond, u bent bezig met het doorlopen van de vragenlijst voor het beoordelen van deze modules. Ondersteund: U heeft alle modules doorlopen en beoordeeld. De vragenlijst staat nu klaar voor de assessor om beoordeeld te worden. Figuur 1: Startscherm met overzicht deelnemers EVC Wanneer u op de naam van uw medewerker klikt, verschijnen de modules waarvoor de evc-procedure wordt doorlopen en de status ervan: Figuur 2: overzicht modules van deelnemer Ondersteund: U heeft deze module al beoordeeld Activeren: U moet deze module nog beoordelen Gestart: Uw medewerker is bezig met deze module maar heeft de module nog niet afgerond (u kunt deze module dus nog niet beoordelen) Gepland: Uw medewerker moet deze module nog starten. NCOI Opleidingsgroep EVC-instructie leidinggevende -2-
Overgeslagen: U medewerker heeft deze module overgeslagen, omdat hij te weinig kennis heeft van deze module om de vragenlijst in te vullen. U hoeft deze module dan ook niet te beoordelen. Wanneer u vervolgens op een van de modules (die geactiveerd moet worden)klikt, wordt de vragenlijst van de betreffende module zichtbaar. Figuur 3: vraag uit een vragenlijst van module met de status activeren U ziet per vraag welke score een medewerker zichzelf heeft gegeven en welke toelichting hij/zij daarbij heeft gegeven. Wanneer een medewerker zichzelf een score 4 of 5 heeft gegeven op een stelling (mee eens/helemaal mee eens), heeft hij ook een verdiepingsvraag moeten beantwoorden. In het tekstvak eronder (Coach) ziet u de knop Wijzig. Wanneer u hier op klikt komt u in het volgende scherm: NCOI Opleidingsgroep EVC-instructie leidinggevende -3-
Figuur 4: antwoordscherm leidinggevende/coach In dit scherm kunt u uw score geven, dat wil zeggen: u geeft aan in hoeverre u denkt dat de medewerker over de betreffende kennis/inzicht/vaardigheden beschikt zoals genoemd in de stelling (1= helemaal mee oneens, 5= helemaal mee eens). Het is van belang dat u de scores altijd beargumenteert in het tekstvak. Wanneer u geen zicht heeft op een betreffende competentie (kennis/houding/vaardigheid), vinkt u de score 1 aan. U kunt dan in de toelichting aangeven dat u geen zicht heeft op de betreffende competentie. Nadat u een vraag heeft beantwoord, klikt u op de knop Opslaan. Wanneer u klaar bent met het invullen van de vragenlijst van een module, klikt u op Ingevuld : Figuur 5: afronding vragenlijst U doorloopt deze procedure voor alle modules van de opleiding. Wanneer u alle modules heeft beoordeeld, zit uw bijdrage aan de EVC-procedure erop. De assessor gaat vervolgens de vragenlijst doorlopen. Tijdsduur U heeft vijftien werkdagen (21 kalenderdagen) de tijd om de vragenlijst in te vullen, ongeacht het aantal modules. Houd er rekening mee dat het invullen van de vragenlijst nogal wat tijd kost: het invullen van een vragenlijst per module duurt ongeveer een half uur. U heeft de mogelijkheid om tussentijds te stoppen. Klik dan bij het beantwoorden van de vraag wel eerst op Opslaan, voordat u de vragenlijst afsluit. En dan? Als u de vragenlijst heeft ingevuld en afgerond, ontvangt uw medewerker een uitnodiging voor een assessmentgesprek. Tijdens dit gesprek wordt het opgebouwde dossier (de ingevulde vragenlijsten en het bijgevoegde bewijsmateriaal) met uw medewerker besproken door een EVC-assessor van NCOI. Het is een pittig gesprek, dat een beetje lijkt op een mondeling examen. Voor dit examen hoeft uw medewerker echter niks voor te bereiden, omdat het gaat over de kennis en vaardigheden die hij de afgelopen jaren heeft opgebouwd. NCOI Opleidingsgroep EVC-instructie leidinggevende -4-
Eindrapportage Na het assesmentgesprek ontvangt uw medewerker een schriftelijke evcrapportage. In deze rapportage staat aangegeven voor welke modules uit de betreffende opleiding uw medewerker vrijstellingen toegekend heeft gekregen. Het is daarnaast een erkenning van de competenties die uw medewerker in huis heeft. Problemen met de EVC-tool? Heeft u geen toegang, vragen of wijzigingen met betrekking tot de EVCprocedure, neem dan contact met ons op via telefoonnummer 035-6400411of via het online contactformulier op onze website (www.ncoi.nl). Hoewel de EVCtool uitgebreid getest is, bestaat de mogelijkheid dat u enige (technische) problemen ondervindt. Schroom dan niet om uw reactie aan ons door te geven. NCOI Opleidingsgroep EVC-instructie leidinggevende -5-